- •Организация и технология документационного обеспечения управления
- •Введение
- •Задачи курса:
- •Лабораторная работа № 1 организация службы делопроизводства (4 часа)
- •1. Цель лабораторной работы
- •2. Требования к организации службы делопроизводства
- •3. Задание на самостоятельную подготовку к выполнению лабораторной работы
- •4. Задание на выполнение лабораторной работы
- •5. Требования к содержанию и оформлению отчета о лабораторной работе
- •5. Контрольные вопросы для подготовки к защите лабораторной работы.
- •6. Источники и литература Источники
- •Литература
- •Лабораторная работа №2 (4 часа) организация документооборота
- •1. Цель лабораторной работы
- •2. Требования к организации документооборота
- •3. Задание на самостоятельную подготовку к выполнению лабораторной работы
- •4. Задание на выполнение лабораторной работы
- •5. Требования к содержанию и оформлению
- •Литература
- •Лабораторная работа №3 (4 часа) регистрация документов
- •1. Цель лабораторной работы
- •2. Требования к регистрации документов
- •3. Задания для самостоятельной работы
- •7. Источники и литература Источники
- •Литература
- •Лабораторная работа № 4 (8 часов) номенклатура дел
- •1. Цель лабораторной работы
- •2. Требования к номенклатуре дел.
- •3. Задания для самостоятельной работы
- •4. Задание на выполнение лабораторной работы
- •5. Требования к содержанию и оформлению
- •Литература
- •Лабораторная работа № 5 (8 часов)
- •3. Задания для самостоятельной работы
- •4. Задание на выполнение лабораторной работы
- •5. Требования к содержанию и оформлению
- •Литература
- •Лабораторная работа № 6 (8 часов) составление инструкции по делопроизводству
- •1. Цель лабораторной работы
- •2. Требования к инструкции по делопроизводству
- •3. Задания для самостоятельной работы
- •Литература
- •Управляющий делами Начальник секретариата Заведующий инспекцией при министре Заведующий канцелярии
- •Примеры регистрационных журналов Форма журнала входящих документов
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
- •Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
- •Открытое акционерное общество
- •«Салют»
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •4. Права эк
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлижащих хранению
- •Приложение 18
- •Дело №_____ том №____
- •__________________________________________________________
- •Опись №
- •Введение……………………………………………………………………………...3
- •420066, Казань, Красносельская,51
Литература
1. Быкова Т.А., Вялова Л.М, Санкина Л.В. Делопроизводство. –М.: МЦФЭР,2006. С. 300–325
2. Быкова Т.А. Организация и порядок проведения кспертизы ценности документов организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004. № 2. С. 6–14.
3. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство. 2004. № 4. С. 29–32.
4. Кузнецова Т.В.. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.:ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2007. 5. Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов // Секретарское дело. 2004. № 4. С.36–38.
6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Учеб. пособ. (6-е изд., стер.) – М.: Кнорус, 2007.
7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник. (6-е изд., стер.) – М.: МЦФЭР, 2008.
Лабораторная работа № 6 (8 часов) составление инструкции по делопроизводству
1. Цель лабораторной работы
Лабораторная работа проводится с целью формирования у студентов практических навыков по составлению основного нормативного акта, регламентирующего технологию работы с документами в организации – инструкции по делопроизводству.
2. Требования к инструкции по делопроизводству
Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правили т.д.
Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.
Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из нее структуру и отдельные моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.
Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов – положение и должностная инструкция, с раздела «Общие положения». В нем может быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом случае указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях. (Приложения )
При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берется ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов с внесенными в него изменениями. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.
В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Все это сопровождается примерами из документов организации.
Отдельно можно выделить раздел «Порядок печатания и размножения документов". Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.
После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.
Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как традиционной технологии, так и в автоматизированной, но они отличаются по характеру выполняемых операций.
При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это, обычно:
- образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);
- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации; подлежащих утверждению; документов, на которые ставится печать, и т.д.).
Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров описывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа – правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.
Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждается. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения. Например:
1. Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
2. Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.
3. Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
4. Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.
Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых все функции службы делопроизводства распределены между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству – основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.