59

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Организация и технология документационного обеспечения управления

Лабораторный практикум

Для студентов всех форм обучения

Казань 2010

УДК 651.5 ББК 60.84

Г 0.64

Гайдученко Т.Н.

Организация и технология документационного обеспечения управления. Лабораторный практикум предназначен для студентов очной и заочной форм обучения по специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Казань: Казан. гос. энерг. ун-т, 2010.

Практикум содержит методические указания к выполнению лабораторных работ по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления».

© Казанский государственный энергетический университет, 2010.

Введение

Курс «Организация и технология документационного обеспечения управления» является специальной дисциплиной учебного плана специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Данное методическое пособие предназначено для студентов всех форм обучения.

Курс «Организация и технология документационного обеспечения управления» состоит из двух разделов: «История организации делопроизводства в дореволюционной России, советских государственных учреждениях и в учреждениях постсоветского периода» и «Современная организация и технология документационного обеспечения управления».

Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Документационное обеспечение управления как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами¹.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Компетентность в вопросах документационного обеспечения, понимание его роли в системе управления, владение современными технологиями работы с документами и информацией – все это показатель уровня деловой и информационной культуры и профессионализма специалиста и руководителя.

Задачи курса:

- проследить становление и развитие понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»;

- осветить место документационного обеспечения в процессах управления;

- ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;

- сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач

организации работы с документами в учреждении;

- ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

- изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

В результате изучения курса студент должен знать:

- тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды;

- особенности формирования структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности служащих в различные исторические периоды;

- зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления;

- методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;

- современные направления развития и пути совершенствования документационного обеспечения управления;

- основные научные и практические проблемы организации документационного обеспечения управления;

- нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;

- закономерности изменения объема документооборота;

- рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;

- требования к ручным и автоматизированным информационно-поисковым системам (ИПС) по документам организаций;

- методику контроля за сроками исполнения документов;

- методику составления классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения) и направления их использования;

- организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив (включая экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей).

В результате изучения курса студент должен уметь:

- анализировать объем документооборота и принимать меры к его сокращению и рационализации;

- составлять классификаторы документированной информации (номенклатура дел и др.);

- участвовать в разработке информационно-поисковых систем организации;

- организовывать контроль за исполнением документов;

- организовывать оперативное хранение документов;

- готовить документы к передаче в ведомственный архив.

Данный лабораторный практикум составлен в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления». При составлении данного методического пособия была использована Примерная программа дисциплины «Организации и технологии документационного обеспечения управления»² и программа производственной практики³ (авторы-составители: канд. ист. наук, доц. Т.А. Быкова, канд. ист. наук, доц. Л.В. Санкина.)