Тема 5. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности.

Вопросы.

1. Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности.

2. Виды информационных технологий и систем управления документационным обеспечением предприятия.

3. Организация электронной системы управления документооборотом.

Требования предъявляемые к управленческой информации: Полнота Оперативность и срочность Достоверность Адресность Доступность для восприятия

Документ - это материальный носитель, на который наносятся сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме.

Свойства документа: Полифункциональность Наличие юридической силы. Функции, реализуемые с помощью документа: Регистрация первичной информации или принятого решения Передача информации Хранение информации Обработка информации

Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю.

Виды документопотоков: Внешние Внутренние исходящие

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Типы документооборота: Операционный Универсальный

Задачи системы документационного обеспечения управления (СДОУ) Документирование управленческих решений Документационное обеспечение управления Получение, фильтрация и распределение потоков информации Контроль и анализ качества исполнения Организация хранения, поиска документов и выдачи документов.

Виды деятельности: Документирование Делопроизводство

Классы документов (по содержанию) Управленческие или организационно-распорядительные документы Экономико-статистические документы Научно-технические документы Юридические документы

Управленческие или организационно-распорядительные документы бывают: По содержанию: Организационные Распорядительные Информационно-справочные По форме: Формализованные неформализованные

Рисунок 5.1 Классификация информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

Таблица 5.1 Сравнительная характеристика ИСУД Вид ИСУД Характеристика ПО Ориентированные на бизнес-процессы   Documentum, FileNet(Panagon и Watermark), Hummingbird Корпоративные   Lotus (Domino), Open Text, Context Системы управления контентом   Adobe Excalibur Системы управления потоками работ   Lotus (Domino/ Notes, Domino Workflow) FileNet, Staffware Системы управления информацией (порталы)   Lotus (Domino/ Notes, K - station), Context Excalibur Системы управления образами   Adobe

Рисунок 5.2 Функции систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Рисунок 5.3 Конкурентные преимущества систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия

Тест по теме 5.

1. Документ – это

   1. это материальный носитель, на который наносятся сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме.

   2. это нематериальный носитель, на который наносятся сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме.

   3. это материальный носитель, на который не наносятся сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме.

   4. это материальный носитель, на который наносятся сведения, не отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме.

2. Функции, реализуемые с помощью документа

   1. Регистрация первичной информации

   2. Передача информации

   3. Принятие решения

   4. Хранение информации

3. .... - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю

   1. Документопоток

   2. Документообращение

   3. Документооборот

   4. Документация

4. .... - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

   1. Документопоток

   2. Документооборот

   3. Документопереворот

   4. Делопроизводство

5. Задачи системы документационного обеспечения управления (СДОУ)

   1. Документационное обеспечение управления

   2. Получение, фильтрация и распределение потоков информации

   3. Документирование управленческих решений

1. принятие решения

1. Какие из ИСУД обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet?

   1. Системы управления образами

   2. Системы управления контентом

   3. Системы управления информацией (порталы)

   4. Системы управления потоками работ

2. Какие из ИСУД обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов?

   1. Системы управления потоками работ

   2. Системы управления информацией (порталы)

   3. Системы управления контентом

   4. Системы управления образами

Задание на самостоятельную работу (ответ высылается по адресу svglazkova@gmail.com )

Используя возможности и ресурсы сети Интернет, приведите примеры компьютерных систем документационного обеспечения управленческой деятельности с краткой характеристикой.