Характеристика информации в различных видах управленческой деятельности

Характеристика информации	Оперативный контроль	Управленче­ский контроль	Стратегическое планирование
Источник	В основном внутрен­ний	—>	Внешнее
Границы	Четко определенный, узкий	—>	Очень широкое
Уровень обобщения	Детализированный	—>	Агрегированное
Временные рамки	Прошлый	—>	Будущее
Новизна	Текущий	—>	Довольно старое
Требуемая точность	Высокий	—>	Низкое
Частота использования	Очень частый	—>	Довольно редкое

продукция (услуги, в том числе информационные) или работы; технология; лицензии; патентные права.

4.Анализ рынка: потенциальные потребители продукции; потенциальные конкуренты; размер рынка и его рост; оценочная доля на рынке.

5.План маркетинга: цены; ценовая политика; каналы сбыта; реклама; прогноз новой продукции.

6.Производственный план: производственный процесс; производственные помещения; оборудование; программное обеспечение; источники поставки информации, материалов, оборудова­ния и кадров исполнителей; субподрядчики.

7. Организационный план: форма собственности; сведения о партнерах, владельцах предприятия; сведения о руководящем составе; организационная структура.

8. Оценка степени риска: слабые стороны предприятия; вероятность появления новых технологий; альтернативные стратегии.

9.Финансовый план: план доходов и расходов; план денежных поступлений и выплат; балансовый план; точка безубыточности.

10. Приложения: копии контрактов, лицензий и т.п.; копии документов, из которых взяты исходные данные; прейскуранты поставщиков.

Этапы и правила проектирования ИУС

По мнению Рассела Акфора, процесс проектирования ИУС со­стоит из пяти основных этапов.

Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требует­ся информация. При этом должны быть учтены потребности каж­дого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных требований. На этом этапе опреде­ляется, какой тип информации нужен для принятия каждого ре­шения.

Агрегирование решений. Решения, для принятия которых тре­буется одна и та же или значительно перекрывающаяся информа­ция, должны быть сгруппированы в одну задачу управления.

Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система сбора, хранения, переда­чи и модификации информации.

При этом должны быть учтены возможности персонала по использованию вычислительной тех­ники.

Проектирование и контроль за системой — важнейший этап создания и воплощения системы, служащей для оценки выдавае­мой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки.

Любая система будет иметь недостатки и поэтому ее необходи­мо делать гибкой и приспособляемой. Геоинформационные техно­логии призваны автоматизировать многие трудоемкие операции, ранее требовавшие больших временных, энергетических, психо­логических и других затрат от человека. Однако разные этапы тех­нологической цепочки поддаются большей или меньшей автома­тизации. Наиболее велика роль интеллектуальных способностей

человека на этапе постановки задачи. Даже определяя конечную цель всей работы, она во многих случаях формулируется «размы­то», неоднозначно. Специалисты по геоинформатике знают, как непросто получить от «заказчика» геоинформационной системы ясную формулировку того, что он хочет получить в результате всей работы, и весьма часто «разработчик» ГИС помогает «заказчику» в этом. «Разработчик» ГИС должен не только показать преимущества той или иной технологии, проиллюстрировать их ранее выпол­ненными работами, но и постараться понять конечную и сопут­ствующие цели «заказчика». Здесь роль психологии может прояв­ляться в определении семантического пространства «заказчика» и пользователя. Под семантическим пространством понимаются с определенной точностью установленные отношения («близость — удаленность», иерархия и т.д.) между понятиями, терминами, постулатами, научными пристрастиями и т. п. Семантическое про­странство может быть определено как для отдельного субъекта, так и для коллектива.

Как показывает опыт, хорошо спроектированная, с точки зре­ния исполнителя, система может оказаться совершенно нерабо­тоспособной, если:

- к процессу проектирования не были привлечены те сотрудни­ки, которые будут впоследствии ею пользоваться. В результате систе­ма может либо давать недостаточный для управления объем инфор­мации, либо перегружать менеджеров излишними сведениями;

- персонал оказывается в основном неподготовленным к ее использованию. Большая часть деятельности осуществляется по старым технологиям, а использование системы становится допол­нительной нагрузкой для персонала. Обновление данных начинает отставать от требуемого ритма, и через некоторое время процессы работы системы и реального управления совсем расходятся.

ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее ис­пользования заметно не превышают затраты на ее создание. Наи­лучшая ИУС — это не обязательно такая система, которая дает наибольшее количество данных и обеспечивает наибольшую точ­ность и скорость их получения. Лучшая ИУС предоставляет сведе­ния такого количества и качества, которые необходимы для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость экс­плуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования для обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на ее проектирование и установку, обучение персонала, а также время и расходы, связан­ные со сбором, накоплением и обработкой данных.

Изложенные выше общие подходы к планированию и разра­ботке информационно-управляющей системы могут быть уточне­ны и детализированы на случай построения системы, использу­ющей ГИС-технологии.

По мнению Р.Ф.Томлинсона, процесс планирования ГИС по­зволяет существенно снизить затраты на ее создание.

Как было указано в журнале «Moody» (октябрь 1996 г.), соотно­шения стоимости эквивалентных изменений на различных этапах создания ИС выглядят так:

1$ — на стадии разработки требований;

10$ — на стадии проектирования;

100$ — на стадии создания;

1000$ — на стадии внедрения.

После того как сформулированы стратегические цели и задачи создания информационной системы, начинается планомерная ра­бота по разработке бизнес-плана.