Делопроизводство

Делопроизводство Документы: - по месту составления и направлению движения

• внутренние (приказы по ОД )

• внешние (исходящие, входящие)

по типу содержания

• Организационные (длительного времени действия, например, "устав", должностные инструкции, правила внутреннего распорядка),

• Распорядительные документы предприятия приказы по основной деятельности,

• Распоряжения, решения)

• Информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, телефонограммы, докладные записки, протоколы, пояснительные записки, справки)

• Документы по личному составу ( личные дела , трудовые контракты , трудовые книжки и т.д.)

• Финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, сметы, счета, планы, отчеты, кассовые книги )

• Нормативные документы вышестоящих инстанций (налоги, охрана окружающей среды )

• Контракты (договоры ) - являются основными документами предпринимательской деятельности.

Требования к бланкам и оформлению документов.

Для изготовления в основном используется два формата листов бумаги А4 (210 на 291 мм) и А5 (148 на 210 мм), чаще - А4. Гораздо реже АЗ (247 па 420 мм) - для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков.

Бланки

• Общий бланк - используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: 01, 02, 03, 06.

• Бланк письма - в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 0.1, 04, 06, 07 .

• Бланк конкретного вида документа, кроме письма - в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12..

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловое расположение реквизитов: фланговое и центрованное. При фланговом расположении строки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Предприятия, работающие с зарубежными партнерами, имеют специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке. При угловом расположении: слева на русском, справа - на иностранном. При продольном расположении: выше на русском, ниже - на иностранном.

Все бланки , как и документы, должны иметь поля не менее :левое - 20 мм, верхнее - 20 мм,

правое и нижнее - 10 мм. В делопроизводстве существуют единые нормы и правила оформления документов управления, которые установлены ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации . Требования к оформлению документов."

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает : юридическую силу документов ; оперативное и качественное составление и исполнение документов ; организацию быстрого поиски документов ; возможность активного использования ПК.