Практическая работа

Прикладное ПО: Обработка данных средствами MS Excel

Часть1

Запустите MS Excel. Изучите (или вспомните) основные понятия электронных таблиц, опираясь на содержание теоретического блока № 1.

Теоретический блок №1. Основные понятия электронных таблиц

Электронная таблица (ЭТ) – автоматизированный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой находятся либо данные (тексты, даты, формулы, числа и т.д.), либо результаты расчета по формулам. Благодаря формулам электронная таблица автоматически выполняет перерасчеты при изменении исходных данных.

Табличный процессор – это прикладная программа, позволяющая создавать и редактировать ЭТ. MS Exсel – один из наиболее распространенных электронных табличных процессоров. ЭТ, созданные в MS Exсel называются электронными таблицами Exсel.

Рабочая область (поле) электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы.

Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д. Максимальное количество строк и столбцов определяется особеннос­тями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес-имя ячейки (например, А2, С4 и т.д.)

Блок (диапазон) ячеек - группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк и столбцов (или их частей).

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок. Пример задания адресов ячейки и блоков (см. рисунок 3.1.):

• адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца G и строки 3- G3;

• адрес блока, образованного в виде части строки 1 - А1:Н1;

• адрес блока, образованного в виде части столбца В - В1:В10;

• адрес блока, образованного в виде прямоугольника - D4:F5.

Рис. 3.1. Общий вид электронной таблицы на экране ПК

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Активная ячейка обычно выделяется жирной рамкой. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы.

Рабочая книга, лист. Документ Excel, который может включать в себя несколько электронных таблиц, называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет описанную выше табличную структуру. В окне программы Excel отображается только текущий рабочий лист. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Переименование рабочего листа выполняется двойным щелчком мыши на его ярлычке.

Рис. 3.2. Вид рабочего листа электронной таблицы Excel

Упражнение

1. Укажите в Вашей тетради имя диапазона ячеек таблицы, включающего первые пять ячеек 3-й строки.

2. Укажите в Вашей тетради имя диапазона ячеек таблицы, включающего со второй по шестую ячейку столбца F.

3. Какие имена имеют рабочие листы ЭТ, представленной на рисунке 3.2?

Отработайте операции выделения ячеек таблицы:

4. Выделите с помощью мыши столбец С (щелкните мышью по имени столбца), нажав правую кнопку мыши, посмотрите, какие действия можно выполнить с выделенным столбцом.

5. Аналогично выделите строку 5, нажав правую кнопку мыши, посмотрите, какие действия можно выполнить с выделенной строкой.

6. Выделите последовательные столбцы C, D и E, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

7. Аналогично выделите строки с 3 по 8 включительно.

8. Выделите диапазон ячеек E5:G10. Добавьте к выделенным ячейкам диапазон B2:C15 (для этого нажмите клавишу Ctrl и держите ее нажатой).

9. Выделите весь рабочий лист Щелчком мыши по пустому прямоугольнику в левом верхнем углу рабочего листа.

Примечание. Снять выделение можно щелчком мыши на свободном пространстве ЭТ.

1. Найдите на рисунке 3.2. и в ВАШЕЙ ЭТ, где отражается имя (номер) текущей ячейки.

2. Выполните переключение листов рабочей книги в СВОЕЙ ЭТ, вернитесь на Лист 1, переименуйте Лист1, задав ему новое имя Задача 1.

3. Сохраните рабочую книгу с именем ИНФ Практикум ЭТ-01 XXX ФИ в папке, указанной преподавателем. Здесь ХХХ – номер группы, ФИ – фамилия и имя студента.

В каком формате сохранен файл?

Теоретический блок №2. Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных типов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты. Ввод данных выполняется в текущую ячейку. Содержимое текущей ячейки отображается в строке ввода (формул).

Символьные (текстовые) данные - это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии

Группа № 115

Числовые данные - это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции.

Пример числовых данных:

-20

256,28

,251

Формулы ­– это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций. Указание адреса ячейки в формуле называется ссылкой.

Пример формулы:

=А5/(B3+12)

В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в А5 и B3, саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Рис. 3.3. Пример формулы

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции:

СУММ (B2:B6,B9)

– это функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках В2,ВЗ,В4,В5,В6 и В9.

Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты могут иметь различные форматы представления в ячейках ЭТ, например,

ДД-ММ-ГГ (04-10-98);

ДД.ММ.ГГ (04.10.98);

ДД-МММ (04-Янв) и т.д.

Практическое задание №1. Создание электронной таблицы.

Проверьте, что в Вашей электронной таблице открыт лист Задача 1 .

1. В ячейку А3 ввести текст: Сводный отчет о командировочных расходах.

2. В ячейку А4 ввести текст: за период с 26 ноября по 2 декабря 2000 года.

3. В ячейку А6 ввести текст: День недели.

4. В ячейку В6 ввести текст: Дата.

5. Изменить ширину столбца А так, чтобы информация была вся видна на экране (щелкнуть мышью разделитель между именами столбцов и передвинуть его).

6. В ячейку А7 ввести текст: Воскресенье.

7. Используя операцию автозаполнения, заполнить область А7:А13 днями недели.

Автозаполнение. Автозаполнение процесс заполнения ячеек таблицы данными, если их изменение закономерно. «Зацепите» мышью квадратик маркера заполнения (см. рис. 3.2.) ячейки A7, он превратиться в «+» и протяните его на необходимое количество ячеек.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8. В ячейку А14 ввести текст: Итого.

9. В ячейку В7 ввести дату: 26.11.10

10. Используя операцию автозаполнения, заполнить область В7:В13 датами.

11. В ячейки области С6:H6 ввести заголовки: Город Гостиница Транспорт Телефон Питание Итого.

12. В ячейку С7 ввести текст: Москва.

13. Используя автозаполнение, заполнить область С7:С12 текстом Москва.

14. В ячейку С13 ввести текст: Миасс.

15. В ячейку D7 ввести число: 2500.

16. Используя автозаполнение, заполнить область D7:D12 числами 2500.

17. В ячейку D13 ввести число: 0.

18. Область E7:G13 заполнить числами, можно ввести СВОИ значения, но обязательно предусмотреть числа с дробной частью!

В итоге таблица должна иметь следующий вид:

	A	B			C	D			Е		F	G			H
1
2
3	Сводный отчет о командировочных расходах
4	за период с 26 ноября по 2 декабря 2010 года
5
6	День недели		Дата	Город			Гостиница	Транспорт		Телефон			Питание			Итого
7	Воскресенье		26.11.10	Москва			2500	560		203			450
8	Понедельник		27.11.10	Москва			2500	90,3		325			330
9	Вторник		28.11.10	Москва			2500	27,55		430			235
10	Среда		29.11.10	Москва			2500	12,57		122			50
11	Четверг		30.11.10	Москва			2500	483		0			400
12	Пятница		01.12.10	Москва			2500	49,2		512			571
13	Суббота		02.12.10	Миасс			0	37		0			106,54
14	Итого

14. В ячейке D14 с помощью автосуммирования получить итоговую сумму по расходам на гостиницу.

Автосуммирование. Установите курсор в ячейку, где необходимо посчитать сумму. Нажмите кнопку на панели инструментов. Проверьте, что автоматически выделился необходимый диапазон для суммирования, нажмите Enter.

14. С помощью автозаполнения получить итоги в ячейках E14:G14.

15. В ячейке H7 с помощью автосуммирования получить итоговую сумму по расходам за Воскресенье.

16. С помощью автозаполнения получить итоги в ячейках H8:H14.

17. Измените значения в ячейках F11 и F13. Как повлияли эти изменения на результаты суммирования?

18. Сохранить электронную таблицу.