2. Нормативная регламентация документирования издания периодического печатного сми

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами. Однако нормативная регламентация документирования такой специфической отрасли как СМИ конкретно не прописана в нормативных актах.

Роль и значение нормативно – правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

В редакциях, так же как и других организациях, предъявляются общие требования к документам, и регулируются общей нормативной базой ДОУ.

Однако в соответствии с целью данной работы важно выяснить существуют ли в нормативной базе СМИ вопросы касающиеся документирования отдельных процессов: от требований предъявляемых к тексту документов до выявления специфических документов присущих только отрасли СМИ.

Нормативно-правовая база СМИ включает в себя:

– Конституцию РФ;

– Закон РФ «О средствах массовой информации»;

– Федеральный закон «О рекламе»;

– Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

– Федеральный закон «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»;

– Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»;

– Федеральный закон «О лотереях»

– Гражданский кодекс Российской Федерации;

– Уголовный кодекс Российской Федерации;

– Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации;

– Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Конституция Российской Федерации²⁴

В статье 24 «Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются» указывается важнейший аспект, касающийся делопроизводства в печатном издании, так как граждане часто обращаются в газеты за помощью по средствам писем или личных звонком. При этом предоставляя различную информацию личного характера или личные документы. Работники редакций должны понимать, что работа с такой информацией должно вестись крайне деликатно, присланные письма не должны показываться и цитироваться на общее обозрение, нельзя без разрешения цитировать их или осмеивать в статьях. Необходимо так же уметь корректно составлять ответы на письма самого разнообразного содержания.

Требования к содержанию статей издания, а так же сопровождающих документов регулирует пункт 1 статьи 29 «Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального, религиозного или языкового превосходства». При написании статей или получения для публикации объявлений необходимо проверять на наличие указанного. Особенно это важно при взаимодействие с авторами работающими по авторскому договору, так как текст статьи обязательно прикладывается к акту готовящемуся каждый месяц.

Объявления, присылаемые в газету с наличием указанной пропаганды, не должны попадать в номер. Заказчикам должна быть предложена возможность замены формулировок объявления либо отказ от публикации. Газета будет в первую очередь нести ответственность за выход данной информации, поэтому работники документационных служб редакций должны точно находить и распознавать данную информацию и не допускать работу с ней.

Пункт 4 той же статьи указывает «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом». В соответствии с данной статьей работники редакции должны следить за .распространением информации. Не редки случаи утечки информации составляющих коммерческую или государственную тайну, данная информация должна строго учитываться и не попадать на полосы газеты без письменного разрешения.

Важно так же, что газета - это источник информации, которая должна быть достоверна и актуальна, все имеют право на ее получение, и редакция должна заботиться о данном процессе, вся информация должна своевременно публиковаться, а так же выкладываться на сайт. Процедуры получения информации должны быть строго регламентированы и подтверждены соответствующими документами, такими как договорами и соглашениями с сайтами, авторскими договорами, а так же официальными письмами вышестоящих и сторонних организаций и внутренними нормативными документами редакций.

Закон РФ «О средствах массовой информации»²⁵ является основным как для печатного издания так и для любого другого, так как содержит в себе ряд особенно важных положений и повсеместно регулирует деятельность СМИ.

С точки зрения документирования закон содержит Главу 2 «Организация деятельности средств массовой информации» которая в свою очередь регулирует такие важные для печатного издания и его редакции моменты как регистрация, устав, договоры, права и обязанности и др.

Например в статье 8 говориться: «Устав редакции средства массовой информации принимается на общем собрании коллектива журналистов - штатных сотрудников редакции большинством голосов при наличии не менее двух третей его состава и утверждается учредителем».

Так же устанавливаются требования к учредителем СМИ и к процедуре регистрации: «Заявление о регистрации средства массовой информации, продукция которого предназначена для распространения преимущественно: на территории субъекта Российской Федерации, территории муниципального образования, подается учредителем в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, уполномоченного Правительством Российской Федерации»²⁶ (Приложение №3).

Форма данного заявления регламентируется приказом Минкомсвязи России от 29.12.2011 №362 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной услуги по регистрации средств массовой информации»²⁷ Данный приказ так же регламентирует и требования к заполнению данного заявления (Приложение №4).

Так же закон определяет форму регистрации СМИ «Свидетельство о регистрации средства массовой информации оформляется на бланке, являющемся документом строгой отчетности и защищенной от подделок полиграфической продукцией, по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации» (Приложение №5)

В той же статье регламентируется срок действия свидетельства «Учредитель сохраняет за собой право приступить к производству продукции средства массовой информации в течение одного года со дня выдачи свидетельства о регистрации».

Статья 10. Закона определяет сведения которые должны быть указаны в заявлении:

1) сведения об учредителе (соучредителях), обусловленные требованиями настоящего Закона;

2) наименование (название) средства массовой информации;

3) язык (языки);

4) адрес редакции и др.

Статья регламентирует полный состав сведений необходимых для регистрации, что исключает возможности ошибки, а так же указывает необходимые составляющие функционирования СМИ.

Статья 11 этого же закона ставит необходимые условия для перерегистрации СМИ: смена учредителя, изменение состава соучредителей, а равно наименования (названия), языка, формы периодического распространения массовой информации, территории распространения его продукции.

Статья 18 устанавливает что «Учредитель утверждает устав редакции и (или) заключает договор с редакцией средства массовой информации (главным редактором)». То есть статья имеет непосредственное отношение к документированию, так как в ней присутствует требование к процедуре придания документам юридической силы.

Вопросу порядка регистрации и процедуре утверждения устава или договора редакции посвящена статья 20 «Копия устава редакции или заменяющего его договора направляется в регистрирующий орган не позднее трех месяцев со дня первого выхода в свет (в эфир) данного средства массовой информации». Та же статья указывает, что редакция вправе оговорить, какие сведения, содержащиеся в ее уставе или заменяющем его договоре, составляют коммерческую тайну.

Так же в законе уделяется внимание важнейшему аспекту трудовых отношений – договорам. Статья 22 указывает основные составляющие договоров между редакцией и ее сотрудниками, между соучредителями средства массовой информации, между учредителем и редакцией. Определяются виды отношений между участниками, а так же такие важные аспекты как: «Стороной в договоре с редакцией может быть каждый соучредитель в отдельности либо все соучредители вместе», «Учредитель, редакция (главный редактор) и издатель могут заключать также иные договоры между собой, а также с распространителем»

Большое внимание в законе уделяется выходным данным публикуемым в каждом номере, как обязательном элементе. Статья 27 содержит полный список сведений о печатном периодическом издании, которые, на мой взгляд, придают номеру печатного издания юридическую силу, с наличием таких данных он может считаться полноценным документом: «Каждый выпуск периодического печатного издания должен содержать следующие сведения:

1) наименование (название) издания;

2) учредитель (соучредители);

3) фамилия, инициалы главного редактора;

4) порядковый номер выпуска и дата его выхода в свет, а для газет - также время подписания в печать (установленное по графику и фактическое);

5) индекс - для изданий, распространяемых через предприятия связи;

6) тираж;

7) цена, либо пометка «Свободная цена», либо пометка «Бесплатно»;

8) адреса редакции, издателя, типографии;

9) знак информационной продукции в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 29 декабря 2010 года N 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию».

(п. 9 введен Федеральным законом от 21.07.2011 N 252-ФЗ)

Статья 34. Хранение материалов радио- и телепередач содержит перечень требований к выпускаемым материалам как доказательствам в возможных спорах. В статье устанавливаются требования к журналам фиксации выпускаемых материалов, а так же сроки их хранения: «В регистрационном журнале указываются дата и время выхода в эфир, тема передачи, ее автор, ведущий и участники». Однако статья не указывает применения таких требований к печатным изданиям, что, на мой взгляд, неправильно, так как во всех редакция статьи подлежат обязательному хранению, а в крупных изданиях с большим количеством сотрудником такие процедуры обязательны.

Обеспечение конфиденциальности получаемой информации регулирует статья 41: «Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, предоставленные гражданином с условием сохранения их в тайне». Работники службы ДОУ получающие и регистрирующие данную информацию должны в обязательно порядке следить за требованием данной статьи.

Соблюдение авторских прав, а так же процедуру работы авторскими документами раскрывает статья 42: «Автор либо иное лицо, обладающее правами на произведение, может особо оговорить условия и характер использования предоставляемого редакции произведения». Данные условия находятся в заключаемом между редакцией и автором договоре, а так же актами к нему.

Важным является уточнение процедуры работы с письмами, направляемыми в редакцию «Редакция не обязана отвечать на письма граждан и пересылать эти письма тем органам, организациям и должностным лицам, в чью компетенцию входит их рассмотрение.

Статья 43 устанавливает право граждан или организаций на опровержение материалов опубликованных в печатном издании «Если редакция средства массовой информации не располагает доказательствами того, что распространенные им сведения соответствуют действительности, она обязана опровергнуть их в том же средстве массовой информации». При этом гражданин или организация может предоставить текст данной публикации и указать место неточности. Данная претензия может быть оформлена в виде письма, заявления, либо личного посещения редакции. Сотрудники обязаны принять претензию, дальнейшее решение по вопросу должно решаться в редакции коллегиально либо главным редактором.

Статья 44 устанавливает порядок опровержения, а так же необходимые сведения, указываемые в нем «в опровержении должно быть указано, какие сведения не соответствуют действительности, когда и как они были распространены данным средством массовой информации, набрано тем же шрифтом и помещено под заголовком «Опровержение», на том же месте полосы, что и опровергаемое сообщение или материал».

Так же в статье указывается, что в течение месяца со дня получения требования об опровержении редакция обязана в письменной форме уведомить заинтересованных гражданина или организацию о предполагаемом сроке распространения опровержения либо об отказе в его распространении с указанием оснований отказа». Закон не устанавливает вид документа для письменного опровержения, но более удобным будет уведомление в форме письма.

ФЗ «О рекламе»²⁸ тоже имеет непосредственное отношение к СМИ, так как любое издание, имеющее право публиковать рекламу должно учитывать требования данного закона.

С точки зрение документирования данный закон не содержит специальных положения, однако в ст. 5 «Общие требования к рекламе» содержаться положения, которые должны указываться не только в заключаемых между СМИ и рекламодателем договорах, но и учитываться при верстке объявления.

Статья 10 данного закона указывает «Заключение договора на распространение социальной рекламы является обязательным для рекламораспространителя в пределах пяти процентов годового объема распространяемой им рекламы». Статья устанавливает не только обязательность заключение договора, но условия заключения.

Статья 12 закона определяет сроки и обязательства хранения рекламных материалов «рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров». Данное положение позволяет внести в номенклатуры дел редакции соответствующие записи.

Статья 16. Реклама в периодических печатных изданиях устанавливает требования к опубликования рекламы, устанавливает пометки, а так же допустимый объем. Знание данного положения позволяет бухгалтерии и службе ДОУ редакции правильно составить договор и выполнить все условия.

Нарушение законодательства о рекламе – в части, касающейся времени, места и средств размещения рекламы (п. 3 ст. 30 Федерального закона «О рекламе») влечет ответственность по законодательству не о СМИ, а о рекламе.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»²⁹ имеет непосредственное отношение к информационному печатному изданию, каждое из которых, несет ответственность за публикуемую информацию.

П. 1 ст. 9 «Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства».

За любым печатным изданием стоят редакции разных форм собственности, этот пункт закона в отношении их ограничивает доступ к различным документам, составляющим коммерческую, профессиональную и др. тайну.

Как и в любом другом учреждении, в редакции печатного издания есть нормативные документы, ограничивающие доступ к информации: нельзя без согласия автора рассылать любым источникам информаций, независимо от содержания. Это может фиксироваться как в трудовом и авторском договоре, так и в уставе редакции и других внутренних нормативных документах.

К нормативным актам, регулирующим СМИ, относится Федеральный закон «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»³⁰

В статье 45 пункте 2 указываются требования к материалам о кандидатах избирательных объединений, опубликованные в печатном издании: «Содержание информационных материалов, размещаемых в средствах массовой информации или распространяемых иным способом, должно быть объективным, достоверным, не должно нарушать равенство кандидатов, избирательных объединений».

Требования к тексту материалов содержит статья 48, указывающая о необходимости делать ссылку на высказывания кандидатов «в ссылке должны указываться дата (период времени) обнародования этого высказывания и наименование средства массовой информации, в котором оно было обнародовано». То есть при составлении любого документа, как в редакции, так и в любой организации с указанием высказывания необходимо выполнять требования данного закона.

Важное положение закреплено в статье 50 пункте 8 данного закона «Организации, осуществляющие выпуск средств массовой информации, обязаны вести отдельный учет объемов и стоимости эфирного времени и печатной площади» «и представлять данные такого учета в эту комиссию не позднее чем через десять дней со дня голосования».

Данная статья напрямую регламентирует необходимость вести отчет, а так же время исполнения. В законе не указанно формы документов отчетности, но обычно в редакциях ответственными за учет такой информации назначают сотрудников служб ДОУ, они следят не только за правильностью оформления договоров, актов, протоколов, но и за своевременным подписанием и исполнением их пунктов.

Так же статья регламентирует время хранения данных документов отчетности «обязаны хранить документы о безвозмездном и платном предоставлении эфирного времени и печатной площади не менее трех лет со дня голосования». Это необходимо учитывать при составлении номенклатуры дел редакции, а так же обязанности по работе с данной отчетностью должна быть изначально указана в должностных инструкциях или дополнительных к ним актах.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»³¹ в статье 5 пункте 1 указывает виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра: «печатные издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения». То есть номер печатаного издания считается обязательным экземпляром документа и должен быть направлен в указанные законом учреждения хранящие его. Обработкой и отправкой номеров газет в редакции занимаются сотрудники службы ДОУ, на них лежит ответственность за выполнение данных положений.

Статья 6 закона регламентирует количество экземпляров отправляемых получателям: «9 обязательных экземпляров центральных газет и газет субъектов Российской Федерации на русском языке», а так же устанавливает, что передача экземпляров осуществляется безвозмездно и за счет средств редакций.

В статье 23 закона устанавливает ответственность за несвоевременную доставку обязательных экземпляров получателям «За недоставку, несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях».

Сотрудники редакций должны следить за исполнением данных требований во избежание наказания, для этого должна вестись отчетность о отправках экземпляров, это может учитываться в реестрах корреспонденции, почтовых накладных и чеках, отчетах электронной почты, а также ежемесячных отчетов руководителям.

Нередко редакции (если они являются юридическими лигами) или издатели для сохранения и увеличения читательской аудитории практикуют проведение различных лотерей. В Федеральном законе от 11 ноября 2003 г. № 138-Ф3 «О лотереях»³² даны практические рекомендации по организации и проведению стимулирующих лотерей в периодических печатных изданиях, в частности, указывается, что организатору такой лотереи необходимо сформулировать условия стимулирующей лотереи и уведомить о ее проведении уполномоченный орган. Данное уведомление составляет служба ДОУ редакции, оно составляется в форме письма.

Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»³³, указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём «сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций», в ст. 9, указывает, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы создаются в обязательном порядке экономически отделом и предоставляются на ознакомление Главному редактору и подведомственным органам.

Особо важны для печатного издания положения Гражданского кодекса Российской Федерации,³⁴ так как он регулирует процесс создания, реорганизации и ликвидации любого юридического лица, а так же содержит положения об авторских договорах и другие не менее важные детали.

Так например статья 60 Гражданского кодекса РФ (часть первая) указывает что «реорганизуемое юридическое лицо после внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о начале процедуры реорганизации дважды с периодичностью один раз в месяц помещает в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, уведомление о своей реорганизации».

Данный пункт обязывает печатные издания публиковать данную информацию. Кодекс не указывает документы, которыми должны регулироваться данные отношения, но содержит сведения, которые должны указываться в уведомлении: «в уведомлении о реорганизации указываются сведения о каждом участвующем в реорганизации, создаваемом (продолжающем деятельность) в результате реорганизации юридическом лице, форма реорганизации, описание порядка и условий заявления кредиторами своих требований, иные сведения, предусмотренные законом».

В пункте 1 статьи 428 ГК РФ обосновывается вывод о необходимости заключения для периодических печатных изданий издательских лицензионных договоров в письменной форме, в рамках договора присоединения, т. е. договора, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах и могли быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом.

Статья 1228 кодекса определяет понятие Автор, а так устанавливаются права и обязанности автора «автором результата интеллектуальной деятельности признается гражданин, творческим трудом которого создан такой результат» «автору результата интеллектуальной деятельности принадлежит право авторства, а в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, право на имя и иные личные неимущественные права».

Данные положения регулируются авторскими договорами, составляемыми в каждой редакции, и имеют важнейшее значение для документирования, а точнее: требования к тексту документа, порядку его составления.

Статья 1268 ГК указывает, что «Автор, передавший другому лицу по договору произведение для использования, считается согласившимся на обнародование этого произведения». Этот пункт подтверждается подписью сторон, а так же печатью. Если автор планирует работу с редакциями продолжительное время то каждый месяц сотрудники служб ДОУ редакции готовит акт выполненных работ (Приложение №6).

Дополнительным положения, кающиеся авторского договора, регулирует статья 1286 ГК РФ «по лицензионному договору одна сторона - автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования этого произведения в установленных договором пределах».

Статья 1289 регулирует ответственность автора перед печатным изданием, таки образом устанавливая необходимые сведения указываемые в договорах, а именно сроки передачи авторского заказа: «произведение, создание которого предусмотрено договором авторского заказа, должно быть передано заказчику в срок, установленный договором».

Эта же статья запрещает считать заключенным договор без уточнения в нем сроков исполнения авторского заказа.

Статья 144 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации³⁵ устанавливает, что «редакция, главный редактор соответствующего средства массовой информации обязаны передать по требованию прокурора, следователя или органа дознания имеющиеся в распоряжении соответствующего средства массовой информации документы и материалы, подтверждающие сообщение о преступлении, а также данные о лице, предоставившем указанную информацию, за исключением случаев, когда это лицо поставило условие о сохранении в тайне источника информации».

Из статьи следует, что редакции обязаны передавать полученную информацию присланную им в письмах либо сказанную лично, однако при получении такой информации следует точно устанавливать можно ли ее распространять с ссылкой на автора информации.

При регистрации данной информации в журнал регистрации входящих документов ответственным сотрудникам в редакциях следует указывать вид распространения.

Ст. 14.3. Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ)³⁶ устанавливает, что рекламодатель, рекламопроизводитель и рекламораспространитель (обычно организации, осуществляющие выпуск СМИ, выступают именно в этом качестве) несут ответственность за ненадлежащую рекламу или отказ от контррекламы.

Из сказанного выше следует, что нормативные акты, устанавливают лишь общие требования к организации работы документационных служб в печатном издании. Они не акцентируют внимание на оформлении или порядке документирования. Важно заметить разрозненность норм в разных нормативных актах. Для применения их следует унифицировать, однако создание единого акта регулирующего документирование издания печатного СМИ не требуется, так как редакция СМИ, как и любая другая организация может руководствоваться общими нормами, а детально все прописывать в локальных актах.

Некоторые нормативные акты содержат сроки исполнения и подготовки определенных документов, а так же устанавливают необходимость некоторых из них. С точки зрения документирования это имеет важное значение, так как эти аспекты, касающиеся только области СМИ регулируются на высшем уровне, дополнения к ним могут указываться в должностных инструкциях или инструкциях по видам деятельности.

Важным элементом является то, что многие печатные издания, а особенно на уровне субъектов имеют небольшой коллектив сотрудников, документирование деятельности занимается обычно одни сотрудник, на котором лежит ответственность за все указанные выше процессы. Поэтому сотрудник, приступающий к обязанностям в редакции, должен обязательно ознакомится с нормативными актами, регулирующими области СМИ и быть полностью осведомленным во всех процессах.