Эти сведения являются реквизитами газеты как документа, их можно соотнести с обязательными реквизитами каждого документа, как мною было показано выше. (Приложение №1, 2)

Так же к печатному изданию может быть предъявлены требования, которые предъявляют к документам, например в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти²² устанавливается, что «Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее». Такое требование можно отнести и к публикации печатного издания: поля точно определены и установлены, это не только указанно в технологиях печати в типографиях, но и при верстке номера.

Так же Правила в пункте 24 четвертой главы устанавливают «В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке».

В любой редакции существует сотрудник, ответственный за делопроизводство, и именно он ведет учет создаваемых номеров, а так же их составляющих (фото, статьи, цифровые показатели).

Данный процесс обязательный, так как на основе сохраненных номеров рассчитываются зарплаты, делаются аналитические отчеты, а так же составляются планы тиража на следующий год. Отчеты редакциями ведутся и перед учредителями, а если печатное издание издается органом исполнительной или законодательной власти, то требования к содержанию отчетов, а так же сохраняемым номерам и сопутствующим материалам увеличиваются.

В пункте 26 пятой главы указывается: «Федеральный орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов». Каждая редакция, как уже было указанно выше, формирует свой фонд. Основной документацией на предприятие считается публикуемый материал, собранный в номер, а иными словами номер газеты. Архив номеров (в напечатанном виде) хранится в редакции в специально отведенном месте.

Отдельно хранятся фотографии, которые редакция вправе использовать для иллюстрирования своих публикаций: все файлы рассортированы по дате и тематике. Такое расположение фотографий наиболее удобно, так как в номер могут быть использованы фото разных лет, если они не имеют привязки к какому то отдельному событию. Индивидуально структурирован архив карикатур.

Так же в редакциях отдельно хранится электронный архив номеров газеты: страницы издания хранятся в отдельных файлах в формате PDF. Так как эти полосы газеты сами по себе являются документами, они сохраняются на жестком диске именно так, как выглядели на момент окончательной верстки. Все сданные материалы корреспондентов хранятся именно сверстанными в номер.

В том же каталоге в отдельных папках можно найти рекламу, опубликованную в номерах газеты, архив сканвордов, которые помещаются на последнюю полосу издания, а также телепрограммы.

Исходя из выше сказанного, выпущенный номер – это вторичный документ, который появляется в результате анализа первичных документов, т.е. статей, фотографий собранных воедино для предоставления общественности. Стоит отметить, что документ тоже является вторичным, так как также создан путем анализа различной первичной информации.