Вимоги до тексту і мови документів дипломатичного листування
Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, — англійською.
До зовнішньодипломатичних документів ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива арґументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.
Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.
Мова дипломатичних документів — це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа.
Особливість дипломатичної мови полягає, за англійським прислів’ям, у майстерності "висловити найогидніші речі в приємних виразах».
2.Етикетні мовні формули в документах дипломатичного листування.
Обов'язковим складовим елементом багатьох дипломатичних документів є так звані протокольні формули , які задають тональність всьому документові. Існують декілька синонімічних словосполучень, які використовують для їхнього найменування - трафаретні або клішовані формули ввічливості, компліменти, етикетні мовні формули. Про їхню роль в дипломатичному листуванні опосередковано свідчить існуючий поділ відповідних документів на такі, що містять або ні трафаретні формули ввічливості. До перших належать особисті і вербальні ноти, приватні листи напівофіційного характеру, послання глав держав та урядів, телеграми, до других - меморандуми і пам'ятні записки.
Трафаретні формули ввічливості в документах дипломатичного листування - це стандартизовані мовні звороти, сформовані у результаті однотипності неодноразово повторюваних ситуацій у практиці дипломатичної комунікації. їхня перевага полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і прискорюють процес складання документу, дозволяючи не витрачати зусиль на пошук відповідних форм вислову. З іншого боку, практика користування готовими мовними формулами для вираження подібного змісту у стандартних комунікативних ситуаціях створює сприятливі умови для закріплення нормативного характеру міжсоціу- мної взаємодії. Це дозволяє шляхом відхилення від загальноприйнятих протокольних формул - в сторону більш теплих або більш офіційних змінювати тональність дипломатичних текстів. Але, щоб вловити ці нюанси, необхідно знати норму, звичайну для даного виду документа.
Протокольні мовні формули покликані імітувати особисте пряме спілкування між відправником та адресатом дипломатичного документа. У структурі мовного етикету можна виділити формули, що вживаються при встановленні контакту між кореспондентами - формули звертань, вітань І компліментів, при підтриманні контакту — формули вибачення, проханий, подяки, подачі інформації тощо, при припиненні контакту - формули прощання, побажання. Це і є власне етикетні мовні формули.
Після звертання або на початку тексту дипломатичного листування використовуються компліменти - етикетні мовні формули, якими висловлюється повага до адресата. Комплімент є одним із найдавніших засолім мовного впливу, який використовується з метою сприяння встановленню контакту, приязного тону, довіри.
3. Форми та правила звертань до осіб з високим та надвисоким статусом, офіційних осіб.
Важливу роль у дипломатичному листуванні відіграють звертання. Підручники з дипломатичного протоколу радять, готуючи той чи інший дипломатичний документ, ретельно продумувати формулу звертання. Найпоширенішою формулою є "Шановний пане + посада, звання або прізвище у кличному відмінку". Наприклад: Шановний пане Міністре, Шановний пане Посол, Шановний пане Петренку... Показовим є те, що за звертанням, яким починається нота або лист, можна визначити тональність документа. Наприклад, якщо нота починається словами: Пане Міністре, Пане Посол (без слова шановний), то це свідчить про стриманий або навіть напружений характер листа.
Вживання у звертанні слова «пан» надає документу відтінок офіційності, іноді сухості та відчуженості. Його рекомендують вживати тільки тоді , , коли адресат приблизно одного віку і має схоже соціальне становище з адресантом.
Не допускається переходу меж від дружності до фамільярності : має бути присутня ввічливість та шанобливість.
Як показує практика, у дипломатичному листуванні, що ведеться між представниками східнослов'янських країн, країн СНД, часто вживається така форма звертання, як ім'я та по батькові, також, як правило, з прикметником шановний І вельмишановний: Надзвичайному та Повноважному Послу України в Польщі Дмитру Васильовичу Павличку!..
До найвищих урядових осіб рекомендують звертатися : Ваша Високодостойносте, Ваша Високоповажносте. Важливо правильно писати титул, звання, посади, імена та прізвища осіб, до яких звертаються.
Краще написати надто багато, ніж надто мало.
4.. Стилістичні особливості дипломатичного підстилю офіційно-ділового стилю мовлення
Специфічною рисою, притаманною дипломатичним текстам, є насиченість спеціальними термінами іншомовного походження. Це явище зумовлене, перш за все, сферою функціонування дипломатичних документів, завжди призначених для іноземного читача, отже, розрахованих на абсолютно точне розуміння. Це також пов'язано зі змістом дипломатичних текстів, присвячених міжнародним проблемам і питанням міжнародного права.
Частина дипломатичних термінів потрапила в українську мову з інших мов шляхом калькування (запозичення).Таким чином, у сфері дипломатичної термінології іншомовні запозичення посідають значне місце. Як правило, це прямі лексичні запозичення, що зберегли своє вихідне значення. Спеціальна термінологія виступає одним із стилістичних маркерів україномовних дипломатичних текстів. Вживання спеціальних термінів іншомовного походження є одним із засобів реалізації в україномовних дипломатичних текстах інформативної функції, яка детермінує такі стильові риси дипломатичного мовлення, як ясність, стереотипність, точність, що означає, перш за все, однозначність змісту, тобто неприпустимість двозначного тлумачення окремих слів або фраз документу. Також особливу увагу необхідно звертати на правильне використання абревіатур у дипломатичних текстах. Існують такі правила:
Чим вищий ступінь офіційності, урочистості дипломатичного тексту, тим менша ймовірність використання абревіатур. В таких документах як статути, конвенції, ноти, угоди, абревіатури майже не використовуються.
В усних заявах, виступах, пам'ятних записках, посланнях, підготовчих матеріалах, інструкціях абревіатури вживаються значно частіше, але їх форма регламентується реєстровими списками дипломатичних установ. Наприклад, ПРООН, ЄС, Євратом, МОП, СОТ, ЮНІСЕФ, ЮНЕСКО;
У дипломатичних текстах нижчого рівня офіційності (інтерв'ю дипломатів, листи напівофіційного характеру, протоколи й звіти зустрічей) відбувається ніби переклад форм безпосередньої усної комунікації у писемно-текстову форму. В таких документах кількість абревіатур збільшується;
Ще нижчим рівнем офіційності відзначаються тексти, які являють собою перероблений для інших цілей дипломатичний текст, наприклад для ЗМІ: повідомлення, анонси, огляди, нариси, статті. У таких тестах широко вживаються абревіатури.
