Информатика - Борисов

7.Системы обработки текстов

7.СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ

Вопросы:

7.1.Основные сведения о текстовых процессорах.

7.2.MS Word. Общая характеристика.

7.3.Предварительная настройка MS Word.

7.4.Основные приемыработы стекстами. Редактирование документа.

7.1. Основные сведения о текстовых процессорах

Текстовые процессоры умеют форматировать текст, вставлять в документ графику и прочие объекты, которые не относятся к клас- сическому понятию текста. Многообразие программ для обработки текста разрешает найти редакторы с любым набором функций.

Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторами. Название полученная по первым буквам фразы What You See Іs What You Get – то, что ты видишь, есть то, что ты получишь. Когда говорят, что это WYSІWYG-редактор, то гаран- тируют полное соответствие внешнего вида документа на экране компьютера и его печатной копии. К редакторам такого типа отно-

сятся Word , OpenWrіter и StarWrіter.

Некоторые современные редакторы поддерживают концепцию «почти» WYSІWYG. Вид документа на экране при этом немного от- личается от того, какой вид будет иметь печатный документ, но это делается специально с целью более эффективного использования рабочего окна документа. Примерами таких редакторов есть

Netscape Composer и KLy.

Из наиболее популярных редакторов можно выделить:

•Word – служит для создания разнообразных печатных докумен- тов, есть компонентом офисных приложений MS Wіndows;

•StarWrіter (OpenWrіter) – входит в состав программы StarOffіce (OpenOffіse.org), внешним видом и функциональностью он подобен

Word, работает и в MS Wіndows и в ОС Lіnux;

•Ly (KLy в KDE) – современный текстовый редактор, который может вставлять в текст команды разметки Te и LaTe;

•Netscape Composer вставляет в текст команды разметки языка HTML, существуют версии как для ОС Lіnux, так и для MS Wіndows.

Редактор Word пользуется большой популярностью во всем мире, позволяя готовить достаточно профессиональные документы, имеющие вид обычных статей и книг. Большинство юридических

71

Раздел III. Современные информационные технологии

документов в нашей стране готовится именно в этом редакторе, по- этому будем рассматривать системы обработки текстов на примере программы Microsoft Word.

7.2. Word. Общая характеристика

Программный комплекс Word относится к классу текстовых про- цессоров, которые предназначены для разработки текстовых доку- ментов требуемого качества.

Запуск. Запускается Word обычным образом:

Пуск→Все программы→Microsoft Office→ Microsoft Word

На экране – типовое окно Windows-приложения:

Настройка панели инструментов с добавлением или удалением кнопок

Рис. 7.1. Окно документа

Назначение элементов каждой панели и каждой строки будем по- яснять по ходу дела.

По умолчанию Word настроен так, что текст, набранный сразу после запуска Word, будет выглядеть примерно так:

ВВЕДЕНИЕ

Зачем юристу математика? Ведь до сих пор юриспруденция счита- ется сугубо гуманитарной областью, и многие из наших читателей по- ступали в Российскую академию правосудия для того, чтобы не му- читься с этой математикой. Они считают, что юристу в его будущей ра-

72

7. Системы обработки текстов

боте математика не понадобится и, стало быть, незачем тратить на нее время. Но это убеждениеошибочно ипротиворечит практике.

Академическое (то есть фундаментальное) образование предпо- лагает освоение базовых достижений человеческой культуры. Мате- матика – одна из важнейших составляющих мировой культуры, такая же, как естествознание, философия и др.

Математика воспитывает такой склад ума, когда критической проверке и логическому обоснованию подвергаются те или иные све- дения, утверждения, точки зрения. Как говорил М.В. Ломоносов: «Математику затем учить следует, что она ум в порядок приводит».

Скорее всего, весь такой текст после набора придется приводить к нужному виду. Избежать дополнительных затрат сил и времени можно, если перед набором текста выполнить предварительную на- стройку Word. С этими настройками набрать текст. При необходи- мости останется только оформить особым образом те или иные дета- ли в документе.

7.3. Предварительная настройка Word

Сразу после запуска программы следует выполнить предвари- тельную настройку Word.

В классе ПК такую настройку нужно выполнять всякий раз зано- во при открытии Word и для каждого нового Word-документа.

Первичная настройка текстового процессора осуществляется сле- дующими командами:

•Сервис → Параметры;

•Сервис → Параметры автозамены;

•Сервис → Язык;

•Вид → Панели инструментов;

•Вид → Масштаб.

Задание 7.1. Предварительная настройка Word

1. ОткрытьменюВид ПРИМЕЧАНИЕ. Установленный по умолчанию режим представле-

ния документа Обычный используется для набора чернового варианта документа, который придется доводить до ума за счет дополнитель- ных затрат сил и времени.

• Установим режим представления документа Разметка страницы. Это режим задают для документа, который разрабатывается для по- следующей печати. К тому же в режиме разметки доступны все ре- сурсы Word.

73

Раздел III. Современные информационные технологии

•Проверить, стоит ли флажок Линейка. Если не стоит, то ус- тановить его.

•Перейти в строку Панели инструментов. В открывшемся меню

оставить только флажки Стандартная и Форматирование. Осталь-

ные флажки – снять. Тем самым мы освобождаем место для тек- ста документа.

ПРИМЕЧАНИЕ. При необходимости можно включить в работу ту или иную панель, установив флажок в ее строке в списке панели инструментов (меню Вид).

2. Выполнить командуВид→Панели инструментов →Настройка…

ОткрытьвкладкуПараметры.

•Установить флажок Стандартная панель и панель формати- рования в две строки. Размещение этих панелей в одной строке уве- личивает место для текста, но делает неудобным их использование, когда размер экрана меньше 17 дюймов.

•Снять флажок Всегда показывать полные меню и устано- вить флажок Показывать полные меню после короткой задержки. Этим обеспечивают не полное открытие того или иного меню, а только тех строк, которые в нем наиболее часто используются. Пол- ностью меню открывается после небольшой задержки. Если же тер-

петь эту задержку мочи нет, то щелчком по двум стрелкам в ниж- ней строке неполного меню открываем его полностью.

•Установить Эффект при выводе меню, например, Соскальзыва-

ние.

•Закрыть окно настройки.

3. ОткрытьменюФормат. КликнутьвстрокеШрифт.

•В окне Шрифт на закладке Шрифт установить Шрифт: Arial, Начертание: Обычный, Размер: 12 пт.

•Завершить установку параметров шрифта, нажав кнопку По умолчанию....

4. Открыть меню Сервис. Кликнуть в строке Параметры. Открыва- етсяодноименноеокносдесятьювкладками.

•На вкладке Вид к тому, что уже установлено, установить флажок Границы текста. В этом случае на листе появится рамка из точек, которая четко разделяет область текста и окружающие ее по- ля. Если границы текста не видны, то нельзя исключить того, что тот или иной объект на странице (рисунок, таблица) выйдет частью или полностью за эти границы, а это нарушает общую эстетику докумен- та и чревато тем, что не будет напечатано все, что вышло за границы.

•Проверить, стоит ли флажок Вертикальная линейка, если нет, то поставить его.

74

7.Системы обработки текстов

•На вкладке Общие снять флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур, задать Единицы измерения: –

миллиметры. Во всех наших последующих описаниях для указания размеров мы пользуемся именно этой единицей.

ПРИМЕЧАНИЕ. На вкладке Правка обратим внимание на

флажок заменять выделенный фрагмент. Если этот флажок установлен, то выделенный фрагмент (а это может быть символ, или слово, или абзац и даже весь текст) заменяется символом, который вводится с клавиатуры. При умелом использовании – это удобная функция Word. А когда не ведомо, что творишь, то можно весь текст заменить пробелом! К счастью, Word имеет средства защиты от

неумных наших действий. Щелчком по кнопке Отменить на панели инструментов всегда можно вернуться на один или несколько шагов назад, поскольку Word запоминает достаточно большое число последних действий по редактированию текста. Просмотреть их список можно, открыв список у кнопки Отменить.

• На вкладке Сохранение снять флажок разрешить быстрое со- хранение. Экономия времени за счет быстрого сохранения практиче- ски не видна, а вот объем быстро сохраняемого файла непомерно разрастается.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратим внимание на строку автосохранение каждые: 5 минут. Через каждые 5 минут текущий образ документа сохраняется в специальном файле. Поэтому в случае форс-мажорных обстоятельств (например, выключилось питание) теряются результаты работы за последние пять минут. При новом запуске Word может появиться документ, в строке заголовка которого имеется слово Восстановленный. Этот документ следует тут же сохранить и только потом продолжить работу с ним. Значит, автосохранение не освобождает нас от необходимости регулярного сохранения

результатов текущей работы щелчками по кнопке Сохранение. При первом сохранении документа нужно правильно указать папку, в которой он будет храниться, и снабдить файл документа уникальным именем, отражающим его содержание и позволяющим легко найти этот документ среди других в папке.

• Снять флажок всегда создавать резервную копию.

ПРИМЕЧАНИЕ. Установленный флажок всегда создавать резервную копию обеспечивает наряду с сохранением результата последнего сеанса работы с документом еще и сохранение того варианта документа, с которого работа начиналась. Если позже мы пожалеем о содеянном в этом последнем сеансе, то резервная копия документа здорово выручит. Правда, такая защита от недомыслия

75

Раздел III. Современные информационные технологии

оплачивается двойным объемом дискового пространства для хранения документа. Обычно же у прилежных людей этот флажок снят.

• Щелчком по кнопке ОК фиксируем все сделанные в меню Сер- вис настройки.

5. СноваоткрытьменюСервис Кликнуть в строке Параметры автозамены. В открывшемся окне

снять флажки Делать первые буквы предложений прописными и Де- лать первые буквы ячеек таблиц прописными.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если эти флажки установлены , то после каждого <Enter> первая буква в новой строке всякий раз (!) делается заглавной. А это далеко не всегда нужно. Нередко эта услуга Word оказывается медвежьей и потому раздражает. Лучше будет, если эти флажки снять!

Щелчком по кнопке ОК фиксируем все сделанные в меню Сервис настройки.

6. ЕщеразоткрытьменюСервис Перейти в строку Язык, а из нее – в новое меню, где кликнуть в

строке Расстановка переносов. В одноименном окне установить флажок Автоматическая расстановка переносов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Так установленные переносы называются мягкими. При изменении параметров страницы или шрифтов они автоматически переустанавливаются. По умолчанию флажок Автоматическая расстановка переносов снят, и слово, не умещающееся в данной строке, целиком переносится на следующую. При этом увеличиваются расстояния между словами в строке. Автоматическая расстановка переносов улучшает внешний вид документа за счет уменьшения расстояния между словами в строках, к тому же получают известную экономию бумаги.

7. ОткрытьменюФайл. КликнутьвстрокеПараметрыстраницы.

• На вкладке Поля установить:

oразмеры полей: Верхнее: 15 мм, Нижнее: 15 мм, Левое: 25

мм (для пошивки документа), Правое – 15 мм, переплет – 0 мм;

•На вкладке Источник бумаги установить:

oОт края: до верхнего колонтитула: – 10 мм, до нижнего ко- лонтитула: – 10 мм.

ПРИМЕЧАНИЯ Колонтитулы – специальные поля у верхнего и нижнего краев листа, которые заполняются отдельно от основного текста и будут повторяться на каждой странице. У нас в нижнем колонтитуле (когда потребуется) будет проставлен номер страницы. Высота цифры номера (Шрифт Arial, Размер 12) пт составляет

76

7. Системы обработки текстов

примерно 5 мм. Для того, чтобы этот номер располагался в нижнем поле (для которого задан размер в 15 мм) под нижней границей текста, задаем расстояние От края до колонтитула: нижнего, равное 10 мм

(рис. 7.2).

Если предполагается печать на двух сторонах листа (для снижения

вдвое расхода бумаги), то следует поставить флажок Зеркальные поля. При этом надпись Левое изменяется на Внутри, а Правое – на Снаружи. В этом случае более широкое поле на нечетных страницах будет слева, а для четных – справа.

На вкладке Размер бумаги по умолчанию установлена книжная (обычная) ориентация бумаги, но можно, когда это необходимо, установить и альбомную.

Рис. 7.2.

•Установив параметры страницы, путем нажатия OK закрываем окно Параметры страницы.

8.ОткрытьменюВид.

•Кликнуть в строке Масштаб.

•В открывшемся окне установить переключатель окошке Мас-

штаб 100%.

Задание 7.2. Создание документа

После выполнения задания 7.1 набрать текст, представленный на рис. 7.3, придерживаясь заданного ниже порядка.

1. Набравпервыйивторойабзацытекста(строка(Arial, 12) тожеаб- зац!), сохранить документ в своей папке под именем Фамилия7-2 (в качестве фамилии используете собственную). Дляэтого:

•кликнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов;

•в окне Сохранение документа:

o в окошке Имя файла: записать Фамилия7-2,

oв окошке Папка:, перемещаясь по файловой системе, полу- чить имя папки со своей фамилией;

•кликнуть по кнопке Сохранить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратим внимание на заголовок Word-документа. Как видим, в нем – название Фамилия7-2.

77

Раздел III. Современные информационные технологии

(Arial, 12)

К сведениям конфиденциального характера относятся:

(Courier New,12)

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (персональные данные).

(Comic Sans MS, 12 )

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

(Georgia, 14, K, Ч)

Служебныесведения, доступккоторымограничен органамигосударственнойвластивсоответст- виисГражданскимкодексомРоссийскойФедерации ифедеральнымизаконами(служебнаятайна).

(Arial Black, 12)

Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).

(Times New Roman, 12)

Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами(коммерческая тайна).

(Calibri, 14)

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Рис. 7.3.

78

7.Системы обработки текстов

2.Набрать третий и четвертый абзацы текста ((Courier New,12) – абзац).

ПРИМЕЧАНИЕ. Шрифт выбираем из списка в окне Шрифт на панели форматирования, который открывается щелчком по

кнопке .

Размер шрифта выбираем из списка в окне Размер на панели форматирования, который открывается щелчком по кнопке .

3. Снова сохранить документ, кликнув по кнопке Сохранить на панелиинструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратим внимание на то, что сейчас щелчок по кнопке Сохранить на панели инструментов уже не открывает окно Сохранение документа. Поэтому важно при первом сохранении документа правильно указать папку для его размещения.

Нужно взять за правило сразу сохранять документ в начале работы над ним (точно указав место его хранения – свою папку), а потом периодически повторять эту операцию. В случае форс- мажорных обстоятельств потеряем лишь то, что было сделано после последнего сохранения.

4.ЗакрытьWord.

5.СноваоткрытьWord-документФамилия7-2. Дляэтого:

•кликнуть по кнопке Открыть на панели инструментов;

•в окне Открытие документа:

o в окошке Папка: перемещаясь по файловой системе, полу- чить имя папки со своей фамилией,

o выделить файл Фамилия7-2 и кликнуть по кнопке Открыть. Обратим внимание на то, что в документе Фамилия7-2 сохраня-

ются все установки предварительной настройки Word. 6. Продолжитьнабортекста.

РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ ПРЕДЪЯВИТЬ ПРЕПОДАВАТЕЛЮ.

7.Сохранитьдокумент.

8.ЗакрытьWord.

9.Проверитьсодержимоесвоейпапки.

79

Раздел III. Современные информационные технологии

7.4. Основные приемы работы с текстами, редактирование документа

Редактирование документа – это следующий набор действий:

•управление отображением документа;

•расстановка переносов;

•перемещение текста документа в Word-окне;

•перемещение курсора по документу и точечные исправления;

•выделение фрагмента текста и работа с ним.

Два первые пункта (управление отображением документа и рас- становка переносов) нами уже изучены (см. п. 7.2. Предварительная настройка Word).

Перемещение текста документа в окне Word

Рассмотрим сначала перемещение текста по вертикали.

•Перемещение текста на одну строку вниз или вверх выполняют щелчком по соответствующей кнопке с треугольником или на вертикальной полосе прокрутки.

•Перемещение на большее расстояние выполняют щелчком по светло-серой зоне между ползунком и кнопкой с треугольником на вертикальной полосе прокрутки. Если установить указатель мыши в светло-серой зоне, нажать и не отпускать левую кнопку мыши, то ползунок (и текст) переместится к указателю.

•Перетаскивая ползунок на вертикальной полосе прокрутки, пе- ремещаются на нужную страницу. Номер страницы показывается в желтом прямоугольнике слева от ползунка.

•Самый удобный способ перемещения по документу обеспечи- вает мышь с колесиком. Поместив указатель мыши в поле докумен- та, вращением колесика вперед (от себя) перемещаемся по докумен- ту вверх (текст прокручивается вниз), вращением колесика назад(к себе) – перемещаются вниз(текст прокручивается вверх).

Нажатием колесика преобразуем указатель мыши в широкую

черную двойную стрелку . Если теперь двинуть мышь вперед или назад, то текст побежит в противоположном направлении. Скорость движения текста зависит от того, как быстро сдвинуть мышь с места. Щелчком движение текста останавливают.

• Перемещение текста по горизонтали выполняют с помощью горизонтальной полосы прокрутки щелчками по кнопкам или по светло-серой зоне или взявшись за ползунок.

80