Формування списку

Список формується на основі трьох основних структурних елементів поля, запису та заголовка списку.

Запис – повний опис конкретного елемента списку.

Поле – окремі елементи даних в запису.

Заголовок списку – це заголовки полів.

При формуванні списку потрібно виконувати такі вимоги:

1 Заголовок списку повинен мати інше форматування в порівнянні з рештою списку, наприклад інший розмір або тип шрифту.

2 Не можна виділяти заголовок від запису порожніми рядками.

3 Не можна починати поля з пробілів.

Якщо зазначені умови виконані, то Excel автоматично розпізнає сукупність даних таблиці як список. При автоматичному визначенні списку ознакою кінця списку є перший порожній ряд

Структура бази даних в Excel

На одному робочому листі потрібно розмістити лише один список.

Інформація в базах даних має постійну структуру. Кожний рядок можна розглядати як одиничний запис. Інформація в межах кожного запису міститься в полях.

Працюючи з базою даних в Excel, насамперед потрібно ввести заголовки стовпців. Після цього можна ввести інформацію в базу даних. Введення даних і перегляд інформації можна здійснювати за допомогою команди ДаніФорма.

Структурні компоненти бд

Структурними компонентами бази даних є записи, поля і заголовки (Див. рис. 11).

Запис – це повний опис конкретного об’єкта, він містить значення логічно пов’язаних між собою полів.

Наприклад:

Косько А. П.

1972

інженер

Харків

92

Кожний запис – це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість не обмежена.

Поле – це певна характеристика об’єкта або окремий елемент даних у записі.

Кожне поле має унікальне ім’я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи розбивати на поля, що містять найдрібніший елемент даних.

Наприклад, замість поля: «Прізвище, ім’я, по батькові» краще задати три поля «Прізвище», «Ім’я», «По батькові».

Заголовний рядок – це рядок, що містить імена полів, тобто заголовки стовпців і розміщується на самому початку списку.

Щоб підкреслити заголовки, необхідно скористатися вкладкою Шрифт або Границя діалогового вікна Формат комірок, що відкривається за командою ФорматКомірки.

Рисунок 11. Структура бази даних

Робота з базою даних в Excel

Не потрібно вставляти окремий рядок з дефісів чи знаків рівності, тому що Excel може витлумачити таке підкреслення, як дані.

Нові дані можна додавати безпосередньо в кінець списку. Дуже зручним може виявитися порядкове редагування списку за допомогою стандартної екранної форми. Для цього необхідно виділити якусь комірку в списку та виконати команду ДаніФорма. Необхідно пам’ятати, що перед виконанням команди ДаніФорма повинна бути виділена тільки одна комірка в списку, інакше у формі можуть з’явитися неправильні заголовки стовпців.

У Excel є команда текст по стовпцях, що дає можливість дуже просто створювати списки з даними, які містяться в текстових файлах. Також можна скористатися Майстром перетворень.

Обробка списків за допомогою форми даних

Вікно форми

Для спрощення введення та обробки інформації у списках вико­ристовується діалогове вікно форми даних.

Форма – це вбудований засіб для введення та обробки інформації в списку.

У цьому вікні знаходять­ся кілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам полів списку. Для введення вікна форми даних потрібно вибрати ДаніФорма. На екрані з'явиться вікно форми (Див. рис. 12). У вікні форми даних можна вести пошук інформації, вводити нові записи в список, видаляти існуючі та редагувати записи.

У заголовку вікна форми виводиться ім'я робочого листа. У ві­кні форми вказана загальна кількість записів списку та номер по­точного запису. Для переходу від одного поля до іншого використо­вується клавіша <Tab>.

Рисунок 12. Вікно форми

У формі можна змінювати значення комірок таблиці. Після натиснення кнопки Закрити всі зміни будуть відо­бражені в електронній таблиці. Кнопка Видалити видаляє зі списку активний запис. Якщо потрібно вставити в список новий запис, то потрібно натиснути кнопку Додати. Поля форми стануть порож­німи і в них можна буде вводити дані. Новий запис вставляється за допомогою форми даних лише в кінець списку. Якщо потріб­но вставити новий запис усередину списку, то це можна зробити лише безпосередньо на робочому листі без форми даних, вибравши ВставкаРядки.