Методичка по Вводу данных(изм_титул)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ ДОНБАССКАЯ НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ СТРОИТЕЛЬСТВА И АРХИТЕКТУРЫ

Кафедра высшей и прикладной математики и информатики

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к выполнению лабораторной работы на тему «Ввод и корректировка данных в Microsoft Excel» по курсу «Информатика»

(для студентов строительных и природоохранных специальностей дневной формы обучения)

УТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры

высшей и прикладной математики и информатики

Протокол № 3 от 11. 10. 2005 г.

Макеевка 2005 г.

3

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Excel – табличный процессор.

Excel (с англ. - замечательный) – это пакет прикладных программ, ориентированный на обработку данных, представленных в табличной форме. Именно поэтому его часто называют табличным процессором, или элек-

тронной таблицей.

Табличный процессор позволяет создавать таблицы, в которые можно вводить числовые данные, автоматически производить расчеты, сохранять эти данные для последующих расчетов (вносить изменения и снова пересчитывать автоматически). Обычно табличные процессоры позволяют строить различные графики или диаграммы с использованием рассчитанных данных.

Любые приложения операционной системы Windows позволяют переносить или копировать данные (текст, рисунки, картинки и т.д.) из других приложений. Поэтому в редакторе Word можно подготовить текст како- го-либо документа, а табличном процессоре Excel подготовить расчетные таблицы, графики и диаграммы, перенести их в Word и вставить в нужные места подготавливаемого документа.

На сегодня Excel является одним из самых совершенных и популярнейших в мире табличных процессоров семьи Microsoft Office для Windows. Он позволяет решать множество видов довольно сложных математических и финансовоэкономических задач, способен удовлетворить потребности многих специалистов по экономике, банковскому делу, менеджменту и маркетингу, а также специалистов других областей знаний, и, конечно, инженеров.

Кроме обработки и анализа табличных данных, Excel дает возможность:

•предоставлять пользователю контекстно-зависимую помощь;

•представлять данные в наглядной графической форме в виде гистограмм, графиков и любых диаграмм;

•работать со списками (базами данных) – создавать, форматировать и сортировать списки, проводить поиск и выбор их элементов по заданным критериями – автофильтрами;

•оперативно анализировать экономическую деятельность любых объектов (организаций, предприятий, бирж, банков и т.п.), оказывать содействие в принятии правильных решений;

•сортировать табличные данные по алфавиту, возрастанию (убыванию), датам, месяцам и т.д.;

•проводить обмен данными с другими программами и приложениями по тех-

нологии OLE (Object Linking and Embedding – объектно-ориентированная связь и встраивание);

•формировать сводные таблицы, отчеты и даже карты с географической привязкой данных;

•создавать макросы, то есть макрокоманды, которые используются для автоматизации решения процедур и задач, которые часто повторяются, а также выполнять ряд других функций.

4

В основу функционирования Excel, как и остальных элементов программной среды Microsoft Office, положен известный принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get, то есть «что ты видишь, то и получаешь»1). Как следствие, системный интерфейс Excel доступен широкому кругу пользователей, не требует специальных знаний компьютерной техники и информатики, способен превратить рутинный труд в творческий процесс, дает возможность анализировать результаты работы и видеть их на экране в такой форме, в которой они будут напечатаны на бумаге.

Электронная таблица – основа любого табличного процессора. В терминологии, принятой в среде Excel, она называется рабочим листом, или просто листом (worksheet). Совокупность листов, размещенных в одном файле, при-

нято называть рабочей книгой (workbook).

Все книги-файлы Excel имеют расширение *.xls.

Интерфейс пользователя

При запуске Excel на экране появляется картинка, подобная показанной на

Панели инструментов

Содержимоеактивнойячейки

Рис. 1 Общий вид окна Excel

1 В русскоязычной литературе режим принято называть режимом полного соответствия.

5

Поскольку программы, разработанные для Windows, можно настраивать с учетом потребностей конкретного пользователя, то, что видите на экране вы, может несколько отличаться от рисунков в данной книге. Если вам покажется, что на экране отсутствует что-то важное, попробуйте вызвать меню Вид. Если в этом меню слева от команды Строка формул отсутствует "галочка", щелкните на этой команде – и на экране появится строка формул. Это касается и команды Строка состояния. Если вы не можете найти упоминаемых в тексте панелей инструментов, выберите из меню Вид команду Панели инструментов и в появившемся окне щелкните на строках Стандартная и Форматирование.

В строке заголовка указано имя приложения и имя используемого в настоящий момент файла – рабочей книги. (Если окно документа не максимизировано, эти имена окажутся в двух различных заголовках.) При запуске Excel открывается чистая рабочая книга, которой присваивается имя Книга1 (Book1). Это временное имя используется до тех пор, пока вы не сохраните книгу, присвоив ей имя.

Подобно всем программам, написанным для Windows, в Excel имеется строка меню, при помощи которой можно выполнять разнообразные команды. Развернуть меню можно, щелкнув на его имени или нажав одновременно клавишу Alt и подчеркнутую букву в имени меню. Если нужно закрыть меню, не выполняя команды, просто щелкните в любом месте экрана за пределами меню (рис. 2).

Рис. 2 Строка меню

На стандартной панели инструментов и панели инструментов фор-

матирования размещен целый ряд кнопок, позволяющих быстро выполнить многие команды Excel при помощи мыши. Если вы не знаете точно, для чего предназначена какая-либо кнопка, поместите на нее курсор мыши, и рядом с кнопкой появится ее название (рис. 3).

Рис. 3 Панели инструментов Excel

Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит полезную информацию о том, что в данный момент делает Excel. Сейчас там написано Готово, это означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Наконец, что наиболее удобно, здесь указываются результаты некоторых действий над выделенными числами. Чтобы выбрать, результат вычислений, который следует выводить в строке состояния, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши (рис. 4).

6

Попадая на ячейку, курсор мыши принимает форму большого знака "плюс"(рис. 5). Но его форма может изменяться в зависимости от того, на какие области экрана он указывает.

Область задач предназначена для создания новых файлов, поиска нужной информации, работы с буфером обмена, вставке иллюстраций. Выбрать задачу можно, щелкнув на кнопке в верхней части области. При этом внешний вид области задач изменится в зависимости от выбранной задачи (рис. 6).

Рис. 4 Строка состоя-

ния Excel

Рис. 5 Форма курсора

Рис.6 Область задач

Работа с книгами

Книга Excel может содержать любое количество листов (ограниченное только объемом памяти). Существует четыре типа листов:

• Таблицы

7

•Листы диаграмм

•Листы макросов XLM (устаревшие, но все еще поддерживаемые современными версиями)

•Листы диалоговых окон (устаревшие, но все еще поддерживаемые современными версиями)

Вы можете открыть любое количество книг (каждую в отдельном окне), но активной книгой в данный момент может быть только одна из них. Соответственно, только один лист книги может быть активным листом. Для того чтобы активизировать другой лист, щелкните на соответствующей закладке, которая расположена в нижней части окна, или нажмите <Ctrl+PgDn> (чтобы активизировать следующий лист) или <Ctrl+PgUp> (чтобы активизировать предыдущий лист). Если вы хотите изменить имя листа, щелкните на соответствующей закладке дважды и введите новое название. Щелкнув на закладке правой кнопкой мыши, вы вызовите контекстное меню, с помощью которого можно осуществлять некоторые дополнительные операции с листами.

Вы можете скрыть окно книги, применив команду ОкноÖСкрыть. Скрытое окно книги остается открытым, но невидимым. Одна и та же книга может отображаться в нескольких окнах. Для этого выберите ОкноÖНовое. В новом окне будет отображен другой лист книги.

Рабочее поле табличного процессора (Таблицы)

Первое, что вам встретится в Excel, – это электронный эквивалент разграфленного листа бумаги.

Рабочее поле табличного процессора разбито на столбцы и строки. Столбцы имеют имена, состоящие из латинских букв: сначала имена со-

стоят из одной латинской буквы (A, B, C, …, X, Y, Z); когда латинский алфавит исчерпан, то имена столбцов именуются двумя буквами (AA, AB, …, AZ, BA, BB, …, IV). Всего таких столбцов будет 256.

Строки нумеруются целыми числами от 1 до 65536.

Ячейка (клетка), расположенная на пересечении столбца и строки, является основным элементом табличного процессора. Она имеет имя (координату, адрес), состоящее из имени соответствующего столбца и номера соответствующей строки. Каждая ячейка может содержать данные следующих типов:

•числовые;

•текстовые;

•формулы.

•либо она – пустая.

Формула может содержать:

•числовые данные;

•знаки арифметических действий;

•функции;

•имена ячеек.

Если в какой-либо клетке находится формула, то табличный процессор автоматически производит пересчет этой формулы при изменении значений ячеек, имена которых входят в эту формулу, и выводит полученное значение в

8

этой клетке.

Активная ячейка.

В рабочем поле всегда имеется активная ячейка, которая выделена жирной рамкой. С активной клеткой можно выполнять следующие действия:

•перемещение:

с использованием клавиш перемещения курсора на клавиатуре;

щелчком левой клавиши мыши, когда курсор мыши находится на нужной клетке;

•ввод данных: нажатие клавиш на клавиатуре приводит к вводу соответствующих символов в активную клетку; при этом, вводимая информация появляется и в активной клетке, и в строке формул (строка формул расположена над строкой с названиями столбцов); ввод данных в активную клетку заканчивается нажатием функциональной клавиши («Enter», клавиши перемещения курсора); пока ввод не закончен, введенная информация может редактироваться в активной клетке;

•редактирование: содержимое активной клетки отображается в строке формул; эта информация может редактироваться по обычным правилам редактирования.

Интервал ячеек.

Интервал ячеек – это группа ячеек, над которой можно производить некоторые общие операции. Обычно используют интервал соседних ячеек – это клетки, расположенные либо в одной строке, либо в одном столбце, либо в соседних строках (столбцах).

Интервал соседних ячеек определяется именами (координатами) двух ячеек, расположенных на диагонали прямоугольника, определяющего этот интервал ячеек; имена этих двух ячеек разделяются двоеточием. Например,

A1:C5, D10:B4, T5:20, C4:K4, и т.д.

Интервал не соседних ячеек – интервал ячеек, состоящий из нескольких интервалов соседних ячеек. Интервал не соседних ячеек определяется перечнем интервалов соседних ячеек, разделенных точкой с запятой. Например, A1:C5;D10:B4 определяет интервал не соседних ячеек, состоящий из двух интервалов соседних ячеек: A1:C5 и D10:B4.

Выделение интервалов ячеек на рабочем поле табличного процессора:

•нажать левую клавишу мыши, когда курсор находится на клетке, задающей начало интервала ячеек,

•и двигать мышь, не отпуская левую клавишу, к концу интервала;

•отпустить клавишу мыши в конце интервала ячеек.

Для выделения интервала не соседних ячеек необходимо выделять эти клетки с нажатой клавишей «Ctrl».

Замечание: Выделенный интервал заполняется темным цветом, при этом активная ячейка вначале интервала все равно остается белой, но она принадлежит интервалу.

9