Методичка по Вводу данных_укр-2008

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА І АРХІТЕКТУРИ

Кафедра вищої і прикладної математики та інформатики

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторної роботи на тему «Введення і корегування даних в Microsoft Excel» по курсу «Інформатика»

(для студентів будівельних і природоохоронних спеціальностей денної форми навчання)

ЗАТВЕРДЖЕНО на засіданні кафедри

вищої і прикладної математики та інформатики Протокол № 4 від 07. 02. 2008 р.

Макіївка – 2008

3

КОРОТКІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ПРО ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР EXCEL.

Для представлення даних в зручному вигляді використовують таблиці (1). Комп’ютер дозволяє представляти їх в електронній формі, що надає можливість не тільки відображати, а і обробляти дані. Клас програм, використовуваних для цієї цілі, називають

електронними таблицями (2).

Таблиця (1)

Спосіб представлення тексту або даних по строках та стовбцях, що має особливе значення в системах управління базами даних. В текстових процесорах – спосіб упорядкованого розміщення тексту.

Електронна таблиця (2)

Інтерактивна система обробки даних, що становить собою прямокутну таблицю, комірки якої можуть містити числа, строки або формули, що задають залежність значень комірки від інших комірок.

Особливість електронних таблиць полягає в можливості застосування формул для опису зв’язку між значеннями різних комірок. Розрахунок по заданим формулам виконується автоматично. Зміна вмісту якої-небудь комірки призводить до перерахунку значень всіх комірок, які з нею пов’язані формульними відношеннями, та к оновленню всієї таблиці у відповідності до даних, що змінилися (рис. 1).

Рис. 1 При зміні вмісту однієї з комірок таблиці всі формули перераховуються значення в комірках, які прямо або побічно залежить від змінених, автоматично оновлюються.

Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними і дозволяє отримувати результати без виконання розрахунків ручним способом або спеціального програмування. Найбільш широке застосування електронні таблиці знайшли в економічних та бухгалтерських розрахунках, але й в науково-технічних задачах електронні таблиці можливо використовувати ефективно, наприклад для:

-проведення однотипних розрахунків над великими наборами даних;

-автоматизації підсумкових обчислень;

-рішення задач шляхом вибору значень параметрів, табулювання формул;

-обробки результатів експериментів;

-виконання пошуку оптимальних значень параметрів;

-підготовки табличних документів;

-побудови діаграм і графіків по існуючим даним.

Одним з найбільш поширених засобів роботи з документами, що мають табличну структуру, є програма Microsoft Excel (3).

4

Microsoft Excel (3)

Excel (з англ. – чудовий) – це пакет прикладних програм, орієнтований на обробку даних, представлених у табличній формі. Саме тому його часто називають табличним процесором, або електронною таблицею.

1.1. Excel – табличний процесор.

Табличний процесор (4) дозволяє створювати таблиці, в які можна вводити числові дані, автоматично робити розрахунки, зберігати ці дані для наступних розрахунків (вносити зміни і знову перераховувати автоматично). Звичайно табличні процесори дозволяють будувати різні графіки або діаграми з використанням розрахованих даних.

Табличний процесор (4)

Табличний процесор – це програма, яка орієнтована на обробку даних, представлених у табличній формі.

На сьогоднішній день Excel 2003 є одним із найбільш поширених у світі табличних процесорів родини Microsoft Excel для Windows. Він дозволяє вирішувати безліч видів достатньо складних фінансово-економічних задач, здатний задовольнити потреби багатьох фахівців з економіки, банківської справи, менеджменту і маркетингу, а також фахівців інших областей знань, і, звичайно, інженерів.

В основу функціонування Excel, як і інших елементів програмного середовища Microsoft Office, покладено відомий принцип WYSIWYG (5). Як наслідок, системний інтерфейс Excel доступний широкому колу користувачів, не вимагає спеціальних знань комп’- ютерної техніки та інформатики, здатний перетворити рутинну працю у творчий процес, дає можливість аналізувати результати роботи і бачити їх на екрані у тій формі, в якій вони будуть надруковані на папері.

WYSIWYG (5)

WYSIWYG (What You See Is What You Get, тобто «що ти бачиш, те й одержуєш») – один з принципів побудови екранного редактора текстів. Режим роботи системи підготування текстів, за яким зображення на екрані максимально наближено к друкованому тектсу, що є результатом роботи.

Електронна таблиця – основа будь-якого табличного процесора. У термінології, що прийнята в середовищі Excel, вона називається робочим листом, або просто листом (worksheet). Сукупність листів, розміщених в одному файлі, прийнято називати робочою книгою (workbook).

Усі книги-файли Excel мають розширення *.xls.

1.2. Концепція об'єктної моделі.

Якщо Ви знайомі з комп’ютером, то, імовірно, приходилося зустрічати термін об’єктно-орієнтоване програмування (6). Під словом об'єкт мають на увазі елемент програми, яким програміст може маніпулювати. Працюючи в Excel, іноді зручно мислити саме категоріями об'єктів. При цьому зовсім не обов'язково бути програмістом. Об’єктноорієнтований підхід допоможе побачити розглянуті елементи в перспективі.

5

Об’єктно-орієнтоване програмування (6)

Спосіб (стиль) програмування, що дозволяє створювати окремі програмні об’єкти (об’єднувати набори інструкцій в блоки або об’єкти), які можливо знов використовувати в різних програмах.

Excel містить у собі наступні об'єкти:

-програму Excel;

-робочу книгу Excel;

-електронну таблицю в робочій книзі;

-діапазони в таблицях;

-кнопку в таблиці;

-елемент керування типу список на користувальницькій формі;

-лист діаграми;

-діаграму на листі;

-ряди діаграми.

1.3. Інтерфейс користувача.

При запуску Excel на екрані з'являється картинка, подібна показаній на рис. 2.

Рядок заголовка Рядок меню

Панелі інструментів

ВмістСодержимоеактивноїактивнойкоміркиячейки

6

У рядку заголовка зазначено ім’я додатку та ім’я використовуваного в даний момент файлу – робочої книги. (Якщо вікно документа не максимізоване, ці імена з’являться в двох різних заголовках.) При запуску Excel відкривається нова робоча книга, який привласнюється ім’я Книга1. Це тимчасове ім’я використовується доти, поки книгу не буде збережено, привласнивши їй нове ім’я.

Подібно всім програмам, написаним для Windows, у Excel мається рядок меню (рис. 3), за допомогою якого можливо виконувати різноманітні команди. Розгорнути меню можна, клацнувши на його імені або натиснувши одночасно клавішу Alt і підкреслену букву в імені меню. Якщо потрібно закрити меню, не виконуючи команди, просто клацніть у будь-якому місці екрана за межами меню.

Рис. 3 Рядок меню

На стандартній панелі інструментів і панелі інструментів форматування розміщено цілий ряд кнопок, що дозволяють швидко виконати багато з команд Excel за допомогою миші. (рис. 4)

Рис.4 Панелі інструментів Excel (Панель інструментів Стандартна – зверху, панель інструментів Форматування – знизу)

Рядок стану, що знаходиться в нижній частині екрану, містить корисну інформацію про те, що в даний момент робить Excel. На рис. 1 там написано «Готово», це означає, що Excel виконав попередню операцію і готовий прийняти нові дані. У рядку стану вказуються також імена клавіш, таких як Caps Lock і Num Lock, якщо ці клавіші використовуються. Нарешті, що найбільше зручно, тут указуються результати деяких дій над виділеними числами. Щоб вибрати, результат обчислень, який варто виводити в рядку стану, потрібно клацнути на ньому правою кнопкою миші (рис. 5).

Рис. 5 Рядок стану Excel 2003

7

Потрапляючи на комірку (7), курсор миші приймає форму великого знака «плюс» (рис. 6). Але його форма може змінюватися в залежності від того, на яку область екрану він вказує.

Комірка (7)

Комірка –найменша структурна одиниця розташування даних на робочому листі в електронній таблиці

Область задач призначена для створення нових файлів, пошуку потрібної інформації, роботи з буфером обміну, вставки ілюстрацій. Обрати потрібну задачу можливо, клацнувши на кнопці у верхній частині області. При цьому зовнішній вигляд області задач зміниться в залежності від обраної задачі (рис. 7).

1.4. Робота з книгами.

Книга Excel може містити будь-яку кількість листів (обмежене тільки обсягом пам’яті). Існує чотири типи листів:

•Таблиці

•Листи діаграм

•Листи макросів XLM (застарілі, але усе ще підтримувані сучасними версіями)

•Листи діалогових вікон (застарілі, але усе ще підтримувані сучасними версіями)

Windows дає можливість відкрити будь-яку кількість книг (кожну в окремому вікні), але активною книгою в даний момент може бути тільки одна з них. Відповідно, тільки один лист книги може бути активним листом. Для того щоб активізувати інший лист, треба клацнути на відповідній закладці, що розташована в нижній частині вікна, або натиснути <Ctrl+PgDn> (щоб активізувати наступний лист) або <Ctrl+PgUp> (щоб активізувати попередній лист). Якщо необхідно змінити ім’я листа, треба клацнути на відповідній закладці двічі і ввести нову назву (по закінчені треба натиснути «Enter»). Клацнувши на закладці правою кнопкою миші, можна побачити контекстне меню, за допомогою якого можна здійснювати деякі додаткові операції з листами (рис. 8).

8

Рис. 8 Контекстне меню роботи з листами.

1.5. Робоче поле табличного процесора (електронної таблиці).

Зовнішній вид табличного процесору Excel являє собою електронний еквівалент розграфленого аркуша паперу.

Робоче поле табличного процесора розбито на стовпці і рядки.

Стовпці мають імена, що складаються з латинських букв: спочатку імена складаються з однієї латинської букви (A, B, C, …, X, Y, Z); коли латинський алфавіт вичерпаний, то імена стовпців іменуються двома буквами (AA, AB, …, AZ, BA, BB, …, IV)... Усього таких стовпців 256 (В Excel 2007 кількість стовпців збільшена і їх імена можуть містити три букви латинського алфавіту – останній стовбець XFD, всього їх 16384).

Рядки нумеруються цілими числами від 1 до 65536 (В Excel 2007 кількість рядків також збільшено до 1048576).

Комірка, розташована на перетинанні стовпця і рядка, є основним елементом табличного процесора. Вона має ім’я (координату, адресу), що складається з імені відповідного стовпця і номера відповідного рядка. Кожна комірка може бути порожньою або містити дані наступних типів:

-числові;

-текстові;

-формули.

Формула може містити:

-числові дані;

-знаки арифметичних дій;

-функції;

-імена комірок.

1.6.Активна комірка

Уробочому полі завжди є активна комірка, що виділена жирною рамкою. З активною коміркою можливо виконувати наступні дії:

•переміщення:

з використанням клавіш переміщення курсору на клавіатурі;

щигликом лівої клавіші миші, коли курсор миші знаходиться на потрібній комірці;

•уведення даних: натискання клавіш на клавіатурі призводить до введення відповідних символів в активну комірку; при цьому інформація, що вводиться з'являється і в активній комірці, і в рядку формул; уведення даних в активну комірку закінчується натисканням функціональної клавіші «Enter» або клавіші переміщення курсору. Поки введення не закінчене, введена інформація може редагуватися в активній комірці;

9