КОМПЬЮТЕРНЫЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

В 3-Х ЧАСТЯХ

Часть 1. Техническое и программное

обеспечение

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

для студентов дневного обучения

Тема 5

СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В.С. Оскерко, Н.Г.Токаревская, Д.В.Алейников, Т.В. Куратева

Минск БГЭУ 2011

2

3

ЧАСТЬ 2. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЬЮТЕРНЫХ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

5 СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

& Системы обработки табличной информацииназывают табличными процессорами – это специальные комплексе программ для управления элек-

тронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны константы и формулы.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, мож-

но расположить в виде таблицы, т. е. в строках и столбцах; числа в одной стро-

ке или столбце связаны с числами в других строках или столбцах и предполага-

ется использование математических вычислений над данными таблицы; пред-

полагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение ин-

формации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготов-

ление нужного числа копий табличных документов.

Первая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, VisiCalk

была разработана 1979 г.

Сейчас самым распространенным табличным процессором является при-

ложение Excel компании Microsoft. Поэтому именной его изучению посвящает-

ся данная тема учебного пособия.

Косновным возможностям табличного процессора Excel относятся:

·построение, корректировка, сохранение таблиц;

·использование встроенных функций для проведения расчетов в таблицах;

·защита табличных данных;

·построение и редактирование по табличным данным двух- и трехмерных графиков и диаграмм;

·поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

·создание связанных таблиц;

·работа с таблицей как с базой данных;

4

·автоматизация работы с таблицей с помощью макросов;

·одновременная работа с несколькими книгами и др.

5.1Создание таблицы и построение диаграмм

Вэтом разделе вы освоите:

sразработку макета таблицы и его использование;

sсоздание пользовательского списка для автозавпонения;

sсоздание пользовательского формата данных;

sпостроение и редактирование диаграмм;

sтехнологию связывания и внедрения объектов Excel в другие приложения;

sтехнологию установки параметров страницы;

sорганизацию и возможности предварительного просмотра страниц;

sнастройку печати.

& Рассмотрим основные понятия табличного процессора Excel.

Файл табличного процессора называется книгой. Книга состоит листов. На

листах отображается электронная таблица, имеющая 256 столбцов и 65 536

строк. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки.

Ячейку ЭТ, в которой в данный момент находится курсор, называют те-

кущей или активной. Адрес ячейки определяется идентификатором столбца и номером строки. Например, A14.

Прямоугольный диапазон ячеек называютблоком ячеек и задают адреса-

ми верхней левой и нижней правой ячейки, например, D4:F13.

Для выполнения вычислений в ячейках таблицы используются формулы.

Формула – конструкция, начинающаяся со знака ( = ), состоящая из констант,

ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками операторов и функциями.

Например:

=3+A1-СУММ(A4:A8)

Адрес ячейки, используемый в формуле, является ссылкой. Ссылки быва-

ют различных видов:

5

· абсолютная ссылка (например, $A$14) – ссылка, не изменяющаяся при ко-

пировании формулы. Она обозначается с использованием символа ( $ );

· относительная ссылка (например, A3) – ссылка, автоматически изменяю-

щаяся при копировании формулы в любом направлении;

· смешанная ссылка (например, $D8, G$6) – ссылка, содержащая абсолютное значение столбца или строки.

Ячейкам таблицы можно присваивать собственные имена, например ячей-

ку В12 можно назвать ИТОГ. Тогда ссылка на ячейку В12 в формуле (напри-

мер, =D7*В12) тоже будет обозначаться ИТОГ и являться абсолютной, а фор-

мула будет выглядеть так: =D7*ИТОГ.

Функции – это программы, выполняющие вычисления или специальные операции.

5.1.1 Настройка рабочей среды

& Настройка рабочей среды Excel позволяет сделать внешний вид интер-

фейса наиболее отвечающим потребностям пользователя. Настройка осуществ-

ляется через меню Вид.

Управление отображением рабочего листа, позволяющее отобразить или скрыть строку формул, полосы прокрутки, строку состояния, ярлычки листов и др. осуществляется с помощью команды Сервис/Параметры.

Задание 1. Изучить интерфейс и настроить рабочую среду приложения Excel.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Откройте табличный процессорExcel командой главного менюWindows

Пуск/Программы/ Microsoft Office/Microsoft Excel.

·Ознакомьтесь со структурой окна Microsoft Excel (рис. 5.1).

·Проверьте наличие строки состояния, строки формул, полос прокрутки, яр-

лычков листов. Если эти составляющие окнаExcel отсутствуют, включите их отображение из менюВид и в окнеПараметры, открывающемся командой

Сервис/Параметры.

6

· Задайте направление перехода курсора к другой ячейке после нажатия [Enter]

Для этого выполните командуСервис/Параметры и в окне Параметры на вкладке Правка установите флажок Переход к другой ячейке после ввода, в

направлении/ выберите Вправо.

Рис. 5.1 Окно табличного процессора Excel.

5.1.2 Создание и использование макета таблицы

& При проектировании электронных таблиц необходимо учитывать -пе риодичность их эксплуатации: однократно или многократно.

Одноразовые таблицы используются обычно однократно. Многоразовые таблицы используют для различных исходных данных, т.е. многократно. По-

этому для создания таблицы многоразового использования имеет смысл загото-

вить некое подобие бланка документа, который будет при повторном примене-

нии заполняться изменяемыми данными. Неизменяемые элементы такой табли-

цы можно сохранить как макет.

Макет таблицы – это заготовка таблицы, содержащая заголовок, шапку документа, формулы в расчетных ячейках, все элементы оформления, но не со-

держащая исходные данные.

7

ные ячейки, например E3:F3, и нажимайте кнопку [Объединить и по-

местить в центре]. Аналогично объедините нужные ячейки по вертикали,

например А3:А4, B3:B4 и т.д.;

- задайте форматы шрифта шапки таблицы. Для этого выделите всю шап-

ку и откройте окно Формат ячеек. На вкладке Выравнивание выберите в группе Выравнивание в раскрывающихся спискахпо горизонтали – по центру, по вертикали– по центру; в группе Отображение поставьте флажок переносить по словам. На вкладке Шрифт установите параметры шрифта шапки (например, Times New Roman, полужирный, 12 пт.) и на-

жмите [ОК].

·Пронумеруйте столбцы таблицы, используя автозаполнение:

-в ячейку A5 введите цифру 1 и выделите мышью ячейку A5;

-установите указатель мыши на маркер автозаполнения (квадратик в пра-

вом нижнем углу обрамляющей рамки), удерживайте нажатой клавишу

[Ctrl] и тяните вправо до ячейки H5 при нажатой левой кнопке мыши.

Примечание. Для автозаполнения арифметической прогрессии с шагом, отличным от единицы, нужно ввести два элемента прогрессии в соседние ячейки, выделить их и автозаполнять перетягиванием маркера автозаполнения.

· Выполните обрамление таблицы:

- выделите всю таблицу(диапазон ячеек А3:G11) или ее фрагмент, на-

пример, шапку;

-откройте окно Формат ячеек на вкладке Граница;

-выберите тип и цвет линий и укажите их расположение на образце щелчком мыши или, используя соответствующие кнопки. Нажмите [ОК].

·Введите заключительную часть заготовки макета: в ячейку А11 – Итого; в

ячейку А13 – Стоимость 1л. бензина=. В ячейке C13 выполните обрамление.

·Задайте форматы для табличных данных, предварительно их выделив:

-для данных столбца Дата (диапазон A6:A10) в окно Формат ячеек На вкладке Число списке Числовые форматы выберите формат Дата, в поле

Тип выберите 14.03.2001;

10

Примечание. Теперь при вводе даты, даже если вы введете двухзначное обозначение года, будет выводиться полный формат даты в виде ДД.ММ.ГГГГ.

-для столбцов 2, 3, 4 оставьте формат Общий;

-для столбцов 5, 6, 7 выберите Числовой, Число десятичных знаков – 1.

-для столбца 8 и ячейки C13 – Денежный, Число десятичных знаков –

0, с обозначением р.

Задание 3. Ввести расчетные формулы в заготовку макета таблицы для расче-

та отклонения фактического расхода бензина от расхода по норме; стоимости израсходованного бензина на доставку грузов в указанные города; итоговых сумм.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Перейдите в режим отображения формул, выбрав команду Сервис/ Пара-

метры и установив на вкладке Вид флажок Формулы. Нажмите [ОК].

Примечание. Вид таблицы в режиме отображения формул несколько отличается от вида в режиме отображения значений формул. Поэтому нельзя в этом режиме выполнять форматирование. Для возврата в режим отображения значений формул нужно снять флажок

Формулы.

·Введите формулы в столбец Отклонение:

-установите курсор в первую ячейку столбца Отклонение – G6;

-для расчета отклонения нужно от расхода по норме(E6) вычесть факти-

ческий расход (F6) на 100 км пробега и разность умножить на пробег. По-

этому введите формулу следующего вида: =(E6-F6)/100*D6

и нажмите [Enter]. При этом во избежание ошибок, ссылки в формуле вводятся не с клавиатуры, а щелчком мыши в соответствующих ячейках.

- скопируйте формулу из ячейки G6 в диапазон ячеек G7:G10 с использо-

ванием маркера автозаполнения. Обратите внимание, что в каждой форму-

ле будут образовываться ссылки на ячейки соответствующей строки.

·Введите формулы в столбец 8:

-установите курсор в ячейку H6;

-для расчета стоимости израсходованного бензина нужно его расход на

11

1 км (F6/100) умножить на пробег (D6) и на стоимость1 литра бензина

(C13). Поэтому введите формулу вида: =F6/100*D6*C13

- при копировании этой формулы на нижестоящие ячейки относительная ссылка C13 будет преобразовываться в C14, C15 и т.д. Чтобы не допустить модификация адреса C13, нужно ссылку C13 сделать абсолютной ($C$13).

Для этого в формуле после ввода ссылкиC13 нажмите функциональную клавишу [F4]. В результате формула примет вид:

=F6/100*D6*$C$13

- скопируйте формулу из ячейки H6 в диапазон ячеек H7: H10 с использо-

ванием маркера автозаполнения.

·Вычислите итоговые суммы в строке ИТОГО:

-установите курсор в ячейку E11;

-нажмите кнопку [Автосумма] на панели инструментов;

-уточните предложенный процессором диапазон ячеек для суммирова-

ния, для чего мышью выделите нужный диапазонE6: E10 и нажмите

[Enter]. В результате образуется формула вида: =СУММ(E6:E10)

- скопируйте формулу из ячейки E11 в диапазон F11:H11 с использовани-

ем маркера автозаполнения.

Задание 4. Организовать защиту созданного макета таблицы.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Закрепите на листе шапку таблицы. Для этого выделите первую ячейку под границей закрепления – A6 и выберите команду Окно/Закрепить области.

Примечание. При закреплении появляется горизонтальная и/или вертикальная граница в виде сплошной линии, которую нельзя сместить, ее можно только снять командойОк-

но/Снять закрепление областей.

·Защитите таблицу, кроме блока для изменяющихся исходных данных:

-выделите ячейки, в которые впоследствии будут вводиться переменные

12

исходные данные – это диапазон A6:F10 и ячейка С13. Выделение несмеж-

ных ячеек в диапазоне осуществляется при нажатой клавише [Ctrl];

- введите команду Формат/Ячейки и в окне Формат ячейки на вкладке

Защита уберите флажок Защищаемая ячейка;

- выполните защиту листа командой Сервис/Защита/Защитить лист, ус-

тановив флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Па-

роль можно не водить.

Примечание. Для снятия защиты с листа служит команда Сервис/Защита/Снять защиту

листа.

·Убедитесь, что ввести информацию в защищенные ячейки(все, кроме ячеек для переменных данных) невозможно.

·Выйдите из режима отображения формул (см. задание 3).

·Сохраните книгу Макет с полученным макетом таблицы (рис.5.4) и закройте

Excel.

Рис.5.4 Макет таблицы Ведомость расхода бензина

Задание 5. В книге Бригада-1 создайте таблицу для расчета расхода бензина на основании макета таблицы Ведомость расхода бензина.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

& Использование макета предполагает заполнение макета таблицыис ходными данными и получение результатов расчета.

13

·Откройте макет таблицы Ведомость расхода бензина в книге Макет.

·Введите исходные данные, приведенные на рис. 5.2, в столбцы 1-6 и в ячейку С13. Обратите внимание, что вводить данные можно только в незащищенные ячейки.

Примечание. При заполнении таблицы удобно для перемещения внутри таблицы использовать клавишу [Tab].

· Сохраните полученную таблицу в книге с именемБригада-1 в папке Excel

командой Файл/Сохранить как.

5.1.3 Создание пользовательского списка для автозаполнения

& Автозаполнение является одной из часто используемых технологий в

Excel и служит для ускорения ввода одинаковых или однородных по структуре данных. Такие данные называются списками. Если ввести любой элемент спи-

ска в ячейку таблицы и скопировать ее содержимое в соседние ячейки перетя-

гиванием маркера автозаполнения в любом направлении, то другие элементы списка вводятся автоматически.

Аввтозаполнению в Excel подлежат формулы, числовые арифметические и геометрические прогрессии. Для работы с ними можно воспользоваться коман-

дой Правка/Заполнить/Прогрессия. Имеются и встроенные текстовые списки из наименования дней недели и месяцев. Пользователю предоставляется воз-

можность создания собственных списков.

Пользовательский список для автозаполнения представляет собой задан-

ную последовательностью; например, Север, Юг, Восток, Запад.

Рассмотрим создание пользовательского списка из перечня городов для облегчения многократного ввода данных в разные таблицы.

Задание 6. Создать пользовательский список из названий городов таблицы

Ведомость расхода бензина.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Командой Сервис/Параметры откройте окно Параметры на вкладке Спи-

ски.

14

· Так как нужный перечень городов уже имеется в таблице, его можно вклю-

чить в число списков Excel. Для этого:

-установите курсор в строку Импорт списка из ячеек;

-перейдите на лист с таблицей и выделите ячейки с названиями городов

(C6:C10). Ссылка на указанный диапазон отобразится в строкуИмпорт

списка из ячеек;

- нажмите [Добавить].

Примечание. Для создания нового списка можно в полеСписки выбрать элемент Новый список и ввести его элементы через [ENTER] в поле Элементы списка, затем нажать [Добавить]

· Проверьте работу созданного пользовательского списка. Для этого в любой ячейке листа Excel введите одно из названий городов, например Москва, и ско-

пируйте его автозавполнением вправо, вниз, влево, вверх.

5.1.4 Создание пользовательского формата данных

& В Excel имеется целый ряд встроенных форматов числа, например: чи-

словой, процентный, дробный, экспоненциальный, денежный и др. Их установ-

ка и информация о назначении каждого из них представлены в окнеФормат ячеек на вкладке Число.

Если есть необходимость использовать другие форматы, например число с обозначение штук (5 шт.), то нельзя просто ввести в ячейку5 шт., т.к. эти дан-

ные будут рассматриваться Excel как текстовые, и для расчетов могут исполь-

зоваться только числовые данные.

В этом случае необходимо дополнить стандартные форматы чисел вExcel поль-

зовательскими. Пользовательские форматы создаются с помощью шаблонов.

Шаблон # обозначает ввод цифры, при этом незначащий ноль не отображается.

Ашаблон 0 обозначает ввод цифры, незначащий ноль отображается. Шаблон “

”(кавычки) служит признаком ввода текста.

Задание 7. Для данных в колонке Пробег машины создать пользовательский

15

формат, позволяющий отобразить единицу измерения км.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В книге Бригада-1 выделите ячейки, к которым надо применить пользова-

тельский формат, это диапазон D6:D10.

·Откройте окно Формат ячейки на вкладке Число и выполните следующее:

-в списке Числовые форматы выберите (все форматы);

-в области отображения встроенных форматов выберите наиболее близ-

кий к желаемому – 0;

- в поле Тип отредактируйте образец встроенного формата, приведя его к

виду

0“ км”

- нажмите [ОК].

5.1.5 Работа с диаграммами

& Графическое представление табличных данных называютделовой гра-

фикой. Она включает диаграммы и графики различных типов, например:

·гистограмма представляет значения вертикальными столбиками;

·линейчатая диаграмма представляет значения горизонтальными полосами;

·круговая диаграмма – отображает только один ряд данных в виде круга, раз-

битого на сектора разного цвета.

Диаграмма динамически связана с таблицей данных, т.е. она изменяется при изменениях данных в таблице. Данные строки (или столбца) таблицы ото-

бражаются на диаграмме в видеряда данных. Если для ряда данных использу-

ются значения строки, то значение столбцов образуюткатегории. Условные обозначения на диаграмме представлены в так называемойлегенде, которая служит для идентификации рядов данных(категорий). Каждый элемент ряда данных на диаграмме представлен маркером – графическим изображением его значения (прямоугольником, пирамидой, конусом, сектором и др.). Принято маркеры каждого ряда отображать одним цветом или узором.

16

Мастер для построения диаграмм вызывается одноименной кнопкой панели инструментов или командой меню Вставка/Диаграмма.

Редактирование диаграммы предполагает изменение типа диаграммы,

исходных данных, определенных параметров. Можно также добавлять или уда-

лять отдельные элементы, дополнять другими рядами данных.

Форматирование диаграммы – изменение вида элементов диаграммы

(цвета фона, узор, рамки и др. визуальные эффекты) или форматов шрифта на диаграмме. Окно форматирования для любого элемента диаграммы можно от-

крыть двойным щелчком мыши на нем или из меню Формат.

Задание 8. Построить диаграмму типа гистограмма, отражающую расход бен-

зина по норме и фактически. В качестве меток осиX отобразить номер маши-

ны.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В книге Бригада-1 выделите в таблице нужные ячейки для рядов данных– диапазон E6:F10.

· Активизируйте Мастера диаграмм одноименной кнопку на панели инст-

рументов или командой Вставка/Диаграмма.

· В открывшемся окне Мастер диаграмм постройте диаграмму за четыре ша-

га:

- шаг 1 из 4 – на вкладке Стандартные в списке Тип выберите гисто-

грамма, из форматов данного типа в списке Вид выберите Обычная гисто-

грамма. Если нажать и удерживать кнопку [Просмотр результата], то мож-

но увидеть образец диаграммы. Нажмите [Далее];

- шаг 2 из 4 – на вкладке Диапазон данных проверьте правильность ус-

тановленного диапазона и для задания ориентации рядов установите пере-

ключатель Ряды в столбцах:

- на вкладке Ряд в списке Ряд выберите Ряд1, установите курсор в поле

Имя и щелкните мышью по ячейкеE4 в таблице для ввода имени рядапо

17

маркеру.

· Выберите команду меню Формат/Выделенный ряд или команду контекст-

ного меню Формат ряда данных. На вкладке Вид в поле Граница измените тип линий и цвет; в поле Заливка выберите цвет для ряда щелчком мыши или воспользуйтесь кнопкой [Способы заливки] для выбора узора или текстуры для ряда. Нажмите [OK].

·Самостоятельно измените цвет для ряда фактически.

·Выделите диаграмму одним щелком мыши и выберите командуФормат/

Выделенная область диаграммы. На вкладке Шрифт измените размер шриф-

та и нажмите [ОК].

· Выделите правой кнопки мыши подписи по оси X щелчком по любой из них.

Выберите команду контекстного меню Формат оси и на вкладкеВыравнива-

ние в поле Ориентация выберите 90 градусов. На вкладке Шрифт измените размер шрифта и нажмите [ОК].

Задание 10. Отредактировать диаграмму, изменив тип натрехмерная гисто-

грамма, и разместить ее на отдельном листе.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Выберите команду Диаграмма/Тип диаграммы. В списке Тип выберите –

Гистограмма, Вид – Трехмерная диаграмма. Нажмите [ОК].

· С помощью команды Диаграмма/Размещение в окне Размещение диа-

граммы установите переключатель – отдельном, а в правом поле введите имя листа Анализ расхода бензина.

Задание 11. Отредактировать диаграмму: добавить к диаграмме новый ряд дан-

ных Отклонение.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· На листе Анализ расхода бензинавыберите команду Диаграм-

ма/Добавить данные.

· В диалоговом окне Новые данные установите курсор в полеДиапазон и на листе с таблицей выделите с помощью мыши диапазон ячеекG6:G10, данными из которых будет дополнена диаграмма. Нажмите [ОК].

19

· Добавьте название для нового ряда данных. Для этого выберите команду

Диаграмма/Исходные данные, на вкладке Ряд в списке Ряд выделите Ряд3 и

задайте ему имя Отклонение, л. Нажмите [ОК].

5.1.6 Использование OLE-технологии

& Excel может обмениваться данными с другими приложениями

Windows, используя динамические связи. Обмен данными между приложения-

ми по OLE-технологии предполагает внедрение и связывание объектов и вы-

полняется командами Правка/Копировать в файле источнике Прави -

ка/Специальная вставка в файле приемнике.

При внедрении объектов изменение данных в файле-источнике не влечет за собой автоматическое обновление данных в файле-приемнике, но в прило-

жении-приемнике предоставляется инструментарий приложения-источника для редактирования вставленного объекта.

Если при изменении данных в файле-источнике они будут автоматически обновляться и в файле-приемнике, то говорят освязывании объектов. При этом редактирования вставленного объекта может осуществляться в приложе-

нии-источнике, открываемом из файла приемника.

Задание 12. Скопировать таблицу Excel из книги Бригада-1 в документ Word

Связь с организацией динамической связи между книгой и документом Word.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В книге Бригада-1 выделите таблицу Ведомость расхода бензина и ско-

пируйте ее в буфер.

· Откройте текстовый процессорWord и наберите название таблицыВедо-

мость расхода бензина и установите курсор под ним в место вставки связы-

ваемой таблицы.

· В окне Word выберите команду Правка/Специальная вставка и в открыв-

шемся окне установите переключатель Связать, в списке Как выберите формат вставляемого объекта Лист Microsoft Excel.

20

· Проверьте работу динамической связи:

Примечание. Наличие динамической связи между документомWord и книгой Excel выражается в автоматическом изменении документаWord после внесения изменений в книгу

Excel.

- двойным щелчком по таблице в документеWord откройте книгу Excel и

отредактируйте таблицу в Excel, например, измените цвет шрифта или лю-

бое число;

- убедитесь в отражении внесенных изменений документеWord. Если их нет, выполните команду контекстного меню на таблицеОбновить связь.

При отсутствии динамической связи будет отсутствовать и командаОбно-

вить связь.

· Сохраните документ Word с таблицей с именем Связь в папке Excel.

Задание 13. Вставить таблицу Excel из книги Бригада-1 в документ Word

Связь внедрением (без установки динамической связи между объектами).

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В книге Бригада-1 выделите таблицу Ведомость расхода бензина и ско-

пируйте ее в буфер.

·В документе Связь на новой странице введите название таблицыОтчет автопарка о расходе бензина установите курсор под ним в место вставки связываемой таблицы.

·В окне Word выберите команду Правка/Специальная вставка и в открыв-

шемся окне установите переключатель Вставить, в списке Как выберите фор-

мат вставляемого объекта Лист Microsoft Excel.

· Проверьте наличие связи:

Примечание. При внедрении связь между документами не является динамической, но позволяет выявить документ-источник внедренного объекта и воспользоваться инструментарием редактирования приложения-источника в приложении приемнике.

- двойным щелчком по таблице в документеWord перейдите в режим ре-

дактирования таблицы. В результате в окне Word таблица будет представ-

лена в виде электронной таблицыExcel, а панель инструментов пополнит-

ся инструментарием приложения Excel;

21

- отредактируйте таблицу произвольным образом и убедитесь, что в книге

Бригада изменения не зафиксированы.

Задание 14. Найти информацию о файле-источнике объектов, вставленных в документ Связь по OLE-технологии.

· Включите отображение в документе Связь кодов полей, нажав комбинацию клавиш [Alt+F9] или установив флажокКоды полей на вкладкеВид в окне

Параметры, открытом командой Сервис/Параметры.

· На месте первой вставленной таблицы прочитайте и расшифруйте информа-

цию, начинающуюся с ключевого слова LINK – связывание.

· На месте второй вставленной таблицы прочитайте и расшифруйте информа-

цию, начинающуюся с ключевого слова EMBED – внедрение.

·Отключите отображение кодов полей.

·Сохраните документ Связь.

5.1.7 Подготовка таблицы к печати

& Перед печатью таблицы необходимо задать параметры внешнего вида страниц бумаги, на которых она будет располагаться. Для этого служит коман-

да Файл/Параметры страницы, которая открывает окно Параметры страни-

цы (рис. 5.6).

22

Рис. 5.6 Окно Параметры страницы

Данное окно содержит вкладки:

· Страница – для задания ориентации страниц, масштаба отображения ин-

формации, размещения её на заданном числе страниц, качества печати и разме-

ра листа;

·Поля – для установки полей и центрирования на странице;

·Колонтитулы – задает колонтитулы и их размещение;

·Лист – позволяет выбрать выводимый на печать диапазон ячеек; установить сквозные строки (столбцы) для печати таблиц, которые не умещаются на одной странице; отобразить сетку; задать направление печати и др.

Для того, чтобы вставить разрыв страницы вручную или убрать его используют соответствующие команды меню Вставка.

С целью проверки внешнего вида документа перед печатью служит коман-

да Файл/Предварительный просмотр. Управление в режиме предварительно-

го просмотра осуществляется при помощи кнопок панели инструментов окна

Предварительный просмотр (рис. 5.7).

Установить параметры печати можно в окнеПечать, которое открывается командой Файл/Печать.

23

Рис. 5.7 Фрагмент окна Предварительный просмотр

Задание 1. В папке Excel создать книгуПечать с таблицейСтоимость

оборудования (рис. 5.8)

Рис. 5.8 Фрагмент таблицы Стоимость оборудования

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Создайте рабочую книгу Печать и сохраните её в папке Excel..

·На листе 1 создайте таблицу, приведенную на рис. 5.34 и выполните обрам-

ление.

· Выделите диапазон данных А3:В5 и, используя маркер автозаполнения, за-

полните 100 строк.

Задание 2. На листе 1 книги Печать установить параметры страницы: размер бумаги – А4, ориентация – книжная; все поля страницы – 2 см.; поля верхнего и нижнего колонтитулов – 1,5 см; размещение таблицы – по центру страницы.

Создать колонтитулы: в верхнем колонтитуле ввести свою фамилию, в нижнем

– номер страницы и текущую дату.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Ведите команду Файл/Параметры страницы.

·В появившемся окне Параметры страницы установите:

-на вкладке Страница – Размер бумаги – А4, Ориентация – книжная;

-на вкладке Поля – правое, левое, верхнее, нижнее – 2 см, поля верх-

него и нижнего колонтитула – 1,5 см. Установите флажки Центрировать

24

на странице горизонтально и вертикально.

- на вкладке Колонтитулы нажмите [Создать верхний колонтитул] и в

появившемся окне Верхний колонтитул введите свою фамилию в область

Слева, отформатируйте шрифт колонтитула и нажмите [ОК];

- на вкладке Колонтитулы нажмите [Создать верхний колонтитул] в

появившемся окне Верхний колонтитул в область Слева введите свою

фамилию, выделите ее и, используя кнопку [Формат текста], устано-

вите параметры шрифта колонтитула и нажмите [ОК];

-аналогично создайте нижний колонтитул. Для вставки текущей даты используйте кнопку [Вставить дату]; для вставки номера – кнопку

[Вставить номер страницы]. Нажмите [ОК].

Примечание. Вкладка Колонтитулы окна Параметры страницы может быть открыта командой Вид/Колонтитулы.

Задание 3. В книге Бригада-1 настроить параметры печати: печать сквозной строки 2; направление печати – вниз, затем вправо. Распечатать лист 1.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

& Сквозные строки или столбцы нужно устанавливать для организации повторония на каждой странице шапки таблицы, если таблица в длину не умещается на странице, или колонки, если таблица в ширину не умещается на странице.

При подготовке к печати таблицы, которая не умещается на странице по горизонтали, задают направление печати вправо, затем вниз.

·В окне Параметры страницы на вкладке Лист установите печать сквозной строки 2. Для этого установите курсор в полесквозные строки и щелкните мышью в любом месте строки с шапкой таблицы.

·Укажите направление печати, установив переключатель в положениевниз,

затем вправо и нажмите [ОК]

·Сохраните книгу Печать.

Задание 4. Задать параметры книги Печать: Печатать – все; Число копий –

25

2; печатать две страницы на одном печатном листе.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Выберите команду Файл/Печать. Изучите окно Печать. Обратите внимание на указание текущего принтера, его состояния; диапазона печати; числа копий.

·Задайте следующие параметры печати: Печатать – все; Число копий – 2;

·Нажмите кнопку [Свойства] и задайте печать двух страниц на одном печат-

ном листе.

· Нажмите [Отмена], чтобы не выводить страницы на печать.

Задание 5. Представить преподавателю результаты работы в папкеExcel с

файлами Макет, Бригада-1, Связь, Печать.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Построить линейчатую диаграмму, отображающую сравнительный анализ расхода бензина автомобилями по норме и фактически. Отформатиро-

вать диаграмму, установив параметры шрифта: размер – 8 пт, цвет – красный.

на Лист2 и разместить её на одной печатной странице.

Контрольные вопросы

1. Что такое табличный процессор и электронная таблица?

26

2.Назовите основные функциональные возможности табличных процессоров.

3.Назовите основные элементы интерфейса окна приложения Excel.

4.Раскройте основные понятия Excel.

5.С какими типами данных работает Excel?

6.Перечислите основные этапы создания таблиц средствами табличного процессора Excel.

7.Какие таблицы называют многоразовыми и одноразовыми?

8.Каково назначение макета таблицы?

9.Как выполняется форматирование таблицы в Excel?

10.Какие виды ссылок используются в формулах Excel? В чем их различие? 11.Как в Excel включается и выключается режим отображения формул?

12.Для чего используется защита ячеек и как ее можно установить? 13.Для чего и как выполняется закрепление областей таблицы Excel? 14.Что такое автозаполнение? Как выполняется автозаполнение?

15.Как создать пользовательский список для автозаполнения?

16.Какие форматы чисел существуют в Excel? Как и для чего создается пользо-

вательский формат?

17.Что такое диаграмма, каковы основные элементы диаграммы? 18.Какие основные типы диаграмм используются в Excel?

19.Как осуществляется построение диаграмм с помощью Мастера диаграмм? 20.Каковы возможности редактирования и форматирования диаграмм в Excel? 21.Какова суть OLE-технологии?

22.Как выполняется внедрение и связывание объектов по OLE-технологии? 23.Как подготовить книгу Excel к печати? Как задается направление печати? 24.Какими способами могут быть заданы колонтитулы?

25.Какими способами можно задать поля печатаемой страницы? 26.С какой целью задают сквозные столбцы (строки)?

27.Как разместить печатаемую таблицу на заданном числе страниц?

27

Индивидуальные задания

1. В табличном процессоре Excel создать таблицу ниже приведенного вариан-

та, заданного преподавателем.

1. Основные показатели работы завода

3. Ведомость выработки изделий

28