1. Понятие нотариального делопроизводства.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства о нотариатенотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Все нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части:

1) делопроизводство в нотариальных конторах;

2) порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий;

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах).

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. Наличие печати показывает, что нотариус является официальным лицом, совершающим от имени государства нотариальные действия.

За организацию ведения нотариального делопроизводства и работы с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, занимающийся частной практикой, лично отвечает за правильное ведение делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Язык нотариального делопроизводства – русский.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись:

• журнал входящей корреспонденции;

• журнал исходящей корреспонденции;

• разносная книга для местной корреспонденции;

• книга жалоб и предложений;

• контрольная картотека или папка.

Нотариусы также ведут алфавитные книги учета:

• завещаний;

• закрытых завещаний;

• запрещений отчуждения имущества и арестов, наложенных на имущество.

Эти алфавитные книги, как правило, ведутся в течение многих лет, пока они не будут заполнены.

Удостоверяемые нотариусами завещания вносятся в алфавитную книгу учета завещаний или закрытых завещаний по фамилии завещателя с указанием его имени и отчества. В этой же книге указываются дата удостоверения завещания и реестровый номер. В случаях, когда завещатель отменяет свое завещание, в этой же книге производится соответствующая запись.

В алфавитную книгу учета запрещений и арестов вносятся фамилия, имя, отчество собственника имущества, на которое налагается запрещение или арест, реестровый номер нотариального действия. При снятии запрещения или ареста в этой же книге делается соответствующая отметка.

Каждый нотариус, на которого возложено совершение таких нотариальных действий, как принятие мер к охране наследственного имущества и выдача свидетельств о праве на наследство, кроме всех вышеуказанных реестров, книг учета депозитных операций и лицевых счетов депонентов, алфавитных книг, ведет и другие дополнительные книги учета, связанные с оформлением права наследования.

Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.

При приеме поступающей (входящей) в нотариальную контору корреспонденции, прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе осуществляется номенклатура дел. В каждой нотариальной конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура дел уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления.

Экземпляры нотариально удостоверенных сделок, а также акты описи наследственного имущества хранятся в нарядах, из которых формируются дела.

При формировании дел нотариусы руководствуются следующими основными правилами:

• в дела должны быть помещены документы только за один календарный год;

• необходимо помещать в одно дело документы с одинаковыми сроками хранения;

• документы включаются в дело только в одном экземпляре, помещение в дело черновиков и дубликатов не допускается;

• объем формируемого дела не должен превышать 250 листов, высотой не более 3—4 сантиметров, при большом количестве листов дело формируется из нескольких томов под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома;

• недопустимо формировать в дела неисполненные документы и документы, содержание которых не отвечает заголовку дела, документы помещаются в дела со всеми относящимися к ним приложениями;

• документы внутри дела систематизируются по вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному и нумерационному признаку;

• при помещении документов в дело необходимо проверять правильность их формирования (наличие в них индексов, отметок об исполнении, удостоверительной надписи, подписи).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура утверждается нотариусом. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Нотариальные документы — свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

2. Правила хранения дел, ведения реестров и удостоверительных документов

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами и уполномоченными должностными лицами, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, который ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в нотариальных конторах. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях.

Реестр — это специальная книга для записи в ней составляемых при совершении нотариальных действий документов.

Формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции Российской ФедерацииПриказ Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» // Бюллетень нотариальной практики. 2002. № 20..

Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен:

1) листы реестровой книги должны быть пронумерованы;

2) листы реестровой книги должны быть прошнурованы;

3) на обратной стороне последнего листа уполномоченным на это работником органа юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов в книге.

Реестр состоит из семи граф.

В графе 1 реестра записи нотариальных действий указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на выдаваемых документах.

В графе 2 указывается дата совершения нотариального действия. Эта дата должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном и выданном нотариусом.

В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества, место жительства граждан, наименование юридических лиц, для которых совершено нотариальное действие, или данные их представителей (родителей, опекунов, попечителей или лиц, действующих по доверенности). В этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавших удостоверяемые документы за лиц, которые не могут самостоятельно расписаться, а также переводчиков, при оформлении переводов документов с одного языка на другой.

В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата, место выдачи паспорта или иного, заменяющего его документа, удостоверяющего личность лица, явившегося для совершения нотариальных действий, а также год его рождения — для подтверждения проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении других нотариальных действий.

В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается наименовании документа, краткое его содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи. Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц.

При удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки, так как подробное ее содержание изложено во втором экземпляре сделки, который хранится в делах нотариальной конторы.

В графе 6 указывается сумма взысканной государственной пошлины или тарифа: отдельно за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов. При уплате государственной пошлины по квитанции в графе указываются номер, дата выдачи квитанции, номер кассового аппарата, номер учреждения банка, выдавшего квитанцию.

Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госдарственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается основание освобождения от уплаты государственной пошлины (тарифа). В этом случае лицо, получившее нотариально оформленные документы, расписывается в графе 7, подтверждая, что документ им получен бесплатно.

В графе 7 расписываются лица, получившее нотариально оформленные документы, подтверждая, что документ ими получен бесплатно.

В случае выявления в реестре ошибок в нумерации нотариальных действий об этом делается оговорка за подписью нотариуса. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.

Выписка из реестра для регистрации нотариальных действий заверяется нотариусом или должностным лицом с приложением гербовой печати.

Каждому нотариальному действию, совершаемому нотариусом, присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях.

Если самостоятельные реестры выведены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия, например, № 1 К, № 2 И, № 3 Н, что означает:

• первый реестр — для свидетельствования верности копий документов;

• второй реестр — для записи исполнительных надписей;

• третий реестр — для выданных свидетельств о праве на наследство и т.д.

Нотариальные действия. Порядок и правила их совершения