шпора

1.Роль техн. док-в в жизни человека и общ-ва. Влияние на НТР на разв. технотронных док-в. Термин «технотронные док-ты» с одной стороны, он объединяет док-ты, характер-ся техническим происхождением, по способу записи инф-ции кино, фото-, фоно-, видеодокументы, микрографические док-ты, оптические диски, док-ты, созд. с применением компьютерной техники. С др- стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназн. для изуч. истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию. Носители и способы передачи инф-ции в течении многих веков постоянно изменялись, так постепенно, возрастала значимость технотр. документов в общ-ве. Постоянно развивающаяся методика и технология фотографии, звукозаписи, кинематографии, телевидения и др., в том числе соврем. коммуникативных систем позволяет рассм. технотронные док-ты как постоянно развивающиеся во времени и пространстве документальные системы, находящие свое проявление в разл.формах выражения и отражающие разл. стороны человеческой деят-и, развития производства и культуры. Техн. д-ты являются хорошим помощником в современной жизни общества, и значительно упрощают нашу жизнь: переход на предоставление гос.х услуг и исполнение функций в электр.виде; автоматизация док-в, снижение временных, орг-х и финансовых затрат для граждан и организаций, доступность, создание организаций и подразделений, специализирующихся на массовом технотронном обслуживании населения. НТР резко повысила использование техн. док-в.

4. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях. Введен в действие с 1 марта 2007 г. Законом Республики Беларусь от 31 декабря 2006 года № 208–З. Нац. реестр правовых актов РБ, 2007 г., № 17, 2/1305. Статья 22.10. Незаконный отказ в доступе к архивному документу: Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу – влечет наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин. Статья 22.11. Нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, – влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин. Статья 22.13. Разглашение коммерческой или иной тайны. Умышленное разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны без согласия ее владельца лицом, которому такая коммерческая или иная тайна известна в связи с его профессиональной или служебной деятельностью, если это деяние не влечет уголовной ответственности, –влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин. Статья 22.14. Нарушение установленного порядка рассылки обязательных бесплатных экземпляров документов. Нарушение установленного порядка рассылки обязательных бесплатных экземпляров документов, не относящихся к периодическим печатным изданиям, – влечет наложение штрафа в размере от двадцати до пятидесяти базовых величин.

10. Принципы особ-сти составл-я и пополн-я списков №1 и №2 орг-ций, являющихся источником комплект-я госуд. архива. Критерии отнесения орг-ций к спискам №1 и №2. Источниками компл-я архива являются орг-ации, в процессе деят-сти которых образуются д-ты НАФ, подлежащие передаче на пост. хран-е в архивы в соответствии с законодат-вом или на основании договора хран-я. Определ-е орг-ций - источников комплект-я архива осущ-ся на основ. след. осн. критериев: функционально-целевого назнач-я орг-ции; полноты отраж-я инф-ции о деят-сти орг-ции в архивных фондах др. орг-ций; вида орг-ции (организационно-правовая форма); особой роли среди других однородных орг-ций. Комплект-е архива осущ-ся в соотв-вии со списками орг-ций - источников комплектов-я архива. Включению орг-ций в список N 1 или в список N 2 предшествует их обследов-е работником архива. Итоги обследов-я обобщаются в заключении об отнесении орг-ции к числу источников комплектов-я архива. На основ-и заключений составл-ся проекты списков N 1 и 2. Проекты списков рассм-тся на засед-ях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласов-е с ЦЭМК Департамента. Областные и зональные архивы предварительно согласов-ют проекты списков с ЭПК структ-го подраздел-я по архивам и дел-ву областных исполнит. комитетов. Согласованные списки N 1 и 2 утвержд-ся дир-ром архива. Работа по уточн-ю списков N 1 и 2 проводится систематически и предполагает регул-й контроль за созд-ем, реорг-цией, ликвидацией орг-ций. Измен-я и дополн-я к спискам N 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассм-ются на засед-ях ЭМК архива (республик-ми архивами) или ЭМК архива и ЭПК структ-го подразд-я по архивам и дел-ву областных исполнит. комитетов (областн. и зональными архивами). Списки источников комплект-я архива пересоставляются один раз в 5 лет.

31.Учёт НТД в государственном архиве. Единицей учета документации в СНТД являются:- для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документа, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованный в том (папку), микроформа, машиночитаемый документ. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, на каждом листе проставляется один инвентарный номер. Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов переплетенных учетных единиц томов документов на машинных носителях.Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная для строительства). В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофотокопии, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения, документация для служебного пользования. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов ведутся по отдельно на изделия основного и вспомогательного производства; допускается вести отдельные инвентарные книги и по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета. Документы Гос архивного фонда, хранящиеся в СНТД, подлежат гос Централизованному учету в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

2.Разв. состава и видов техн. док-в. научно-историч. и практическая ценность техн. док-в Технотронный документ – док-т, созд. и воспроизведение кот. требуют применения специальных технических ср-в и современных технологий. Использование технотр. Док-в сходно с использованием док-в на бумажных носителях инф-ции. Специфика работы опред-ся спецификой носителей инф-ции. Кинодокумент-изобразительный или аудиовизуальный документ, создан.кинематографическим способом. Фотодокумент-изобразительный док-т, созд. фотографическим способом. Фонодокумент-док-т, содерж. звуковую инф-цию, зафикс-ую любой сист. звукозаписи. Видеодокумент - документ, содерж. аудиовизуальную инф-цию, зафиксир. посредством любой сист. видеозвукозаписи. В состав НАФ РБ входят декреты, указы и распоряжения Президента РБ, законы, постановления Сов.Мин. РБ, распоряжения Премьер-министра РБ, приказы, постан. министерств и др. республ-х органов гос. управления, док-ты иных гос. органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографич., геологическая, телеметрическая док-ция, базы и банки данных, фото- и фонодокументы, худож. и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, лит-ые, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, док-ты по личн. составу и др. виды документов. Указанные виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных чел. восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микроафишах, аудио- и видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др. Постоянно развивающ. методика и технология фотографии, звукозаписи, кинематографии, телевидения и др., в том числе совр. коммуникативных систем позволяет рассм. Технотр. док-ты как постоянно развив. во времени и пространстве документальные сист., находящие свое проявление в разл. формах выражения и отражающие разл. стороны человеческой деят-ти, развития производства и культуры. на протяжении всего периода развития цивилизации и способный создать представление о развитии науки и техники, а также об обществ. и культ. жизни разл. народов.

5. понятия Технотр. архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техн. док-цию. Технотр. документ — док., созданный и (или) читаемый при пом. применения особ. устройств и приспособлений..Научно-технич. док-ция — совокупность научн. и технич. док-тов, фиксирующих процесс и результаты науч. исследований, технич. разработок, а также направления и методы их внедрения в производство.Эл. документ — док-т, в котором инф-ция представлена в эл. форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.Аудиовизуальный док-т – док-т, сод-щий изобразительную и/или звуковую инф-цию, воспроизведение кот. требует применения соответств. оборудования.Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный док-т, созданный кинематографическим способом.Фотодокумент — изобразительный док-т, созданный фотографическим способом.Фонодокумент — док-т, содержащий звук. инф-цию, зафиксирован. любой системой звукозаписи.Видеодокумент — док-т, сод. аудиовизуальную инф-цию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.Информационные ресурсы —совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной инф-ции; отд. док-ты и отд. массивы док-тов, док-ты и массивы док-тов в информац. системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, др. видах информац. систем.Проектная док-ция – систематизируется по предм.-тематич., хронологич., или географич. Признаку.Конструктораская док-ция – виды разработок, хронология или номера конкр. Разработки по узлам согласно спецификации.Технологич. док-ция – систематизируется согласно технологич. процессу.Научно-исследоват. док-ция – систематизируется по хронологич. принципу, а в границах года – по номерам темы, инвентар. номерам, номерам, присваеваемым при гос. рег-ции по тематике научн. работ, по алфав. их названий, или фамилий разработчиков или структурн. признаку.Патентная документация - один из осн. источников инф-ции, необх. для разработчиков новой техники, для определения научно-технич. уровня создаваемой продукции и обеспечения патентной чистоты объектов техники. ПАТЕНТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ совокупность публикуемых и непубликуемых док-тов, в кот. сод-ся сведения о заявках на патенты, выданных патентах и авторских свидетельствах, а также об охране прав изобретателей и патентообладателей.

7. Виды архивов организаций (ведомственных архивов), хранящих технотронные документы. В зависимости от компетенции орг-ции могут созд-ся след. виды архивов: центр. архив федерального органа власти или органа власти субъекта, хранящий док-ты аппарата органа власти, док-ты орг-ций непосредственного подчинения и др. орг-ций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный рук-лем органа власти; центр. отраслевой архив, хранящий док-ты всех орг-ций, отнесенных к опред. отрасли; объединенный архив, хранящий док-ты неск. орг-ций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; архив орг-ции, хранящий док-ты только данной орг-ции. Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности доку-тов неб. учр-ний, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. Архив учреждения, орг-ции, предприятия (самый массовый тип вед. архива) хранит док-ты только одного учреждения и его обществен. орг-ций. В зависимости от состава док-ции, подлежащей хранению в архиве, могут созд-ся: архив управленческой док-ции; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на эл. носителях. Архивы, состав док-тов которых обусловлен способом записи инф-ции и носителем, могут созд-ся как самост. единицы или как структ. подразделения в составе архива орг-ции. Вед. Технотр. архивами являются: 1. РТА кинофотодокументов, 2. РГА фонодокументов, 3. РГ научно-технический архив. В остальных архивах технотр. Док-ты хранятся в специализированных отделах.

26.Оформление результатов экспертизы ценности научно-технической документации. Экспертиза ценности НТД проводится в процессе подготовки перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также при подготовке НТД для передачи на государственное хранение в государственные архивы. Для организации и проведения экспертизы ценности всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создается единая экспертная комиссия. ЭК назначается приказом руководителя организации. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы ЭК содержат следующие решения: об одобрении перечней проектов, проблем; об одобрении описей НТД, отобранной для постоянного хранения и актов на уничтожение НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; об изменении сроков хранения НТД, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения; об определении состава особо ценных документов; об установлении сроков хранения НТД после создания фонда микрокопий; об одобрении номенклатур дел. Протоколы ЭК утверждаются руководителем организации. Документирование деятельности ЭК организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

3. Нормативные правовые акты об ответственности за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства Указ Президента рб от 16 января 2002 г. № 40 "О доп.мерах по регулированию экономич отнош", с измен и дополн, внесенными указами Президента рб от 30 августа 2002 г. № 470; от 27 января 2003 г. № 42; от 25 августа 2006 г. № 529, от 1 марта 2007 г. № 116, от 17 ноября 2008 г. № 618. Нац. реестр правовых актов рб, 2002 г., № 9, 1/3426; 2002 г., № 100, 1/4004; 2003 г., № 13, 1/4352; 2006 г., № 144, 1/7877; 2007 г., № 83, 1/8471; 2008 г., № 277, 1/10220. Указ Президента рб от 16 октября 2009 г. № 510 "О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в рб", с измен и дополн, внесенными Указом Президента рб от 9 марта 2010 г. № 143. Нац реестр правовых актов Рб, 2009, № 253, 1/11062; 2010 г., № 66, 1/11477. Уголовный кодекс Рб. Кодекс РБ об административных правонарушениях. Введен в действие с 1 марта 2007 г. Законом рБ от 31 декабря 2006 года № 208–З. Нац реестр правовых актов рб, 2007 г., № 17, 2/1305. Процессуально–исполнительный кодекс рб об административных правонарушениях. Нац реестр правовых актов Рб, 2007 г., № 14, 2/1291. Положение о Гос инспекции архивов и делопроизводства Р Б (утверждено постановлением Совета Министров Р Б от 28 мая 2012 г. № 487). Нацреестр правовых актов рб, 2012 г., № 63, 5/35757. Постановление Министерства юстиции РБ от 28 июня 2012 г. № 183 «О некоторых вопросах ведения административного процесса по делам об административных правонарушениях органами, осуществляющими гос контроль за соблюдением законодательства рб в сфере архивного дела и делопроизводства» Постановление Министерства юстиции рб от 29 января 2010 г. № 5 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента рб от 16 октября 2009 г. № 510». Нац реестр правовых актов рб, 2010 г., № 41, 8/21910. Постановление Министерства юстиции рб от 27 января 2011 г. № 42 «О некоторых вопросах рассмотрения дел об административных правонарушениях органами Министерства юстиции рб и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства юстиции рб» Национальный реестр правовых актов рб, 2011 г., № 45, 8/23565.

6. Состав и виды технотронных документов Технотр. д-т — д-т, созданный и (или) читаемый при помощи примен-я особых устройств и приспособлений. К технотр. д-там отн-ся кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, электрон. д-ты, выполненные любым способом и любым способом закрепляющие инф-цию. Использ-е технотр-х д-тов сходно с использ-ем д-тов на бумажных носителях инф-ции. Специфика работы определяется спецификой носителей инф-ции.

- Кинодокумент – изобразит-й или аудиовизуальный д-т, созданный кинематографическим способом.

- Фотодокумент – изобразит-й д-т, созданный фотографическим способом.

- Фонодокумент – д-т, содержащий звуковую инф-цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

- Видеодокумент – д-т, содержащий аудиовизуальную инф-цию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

- Научно-техническая док-ция – сов-сть научных и технических д-тов, фиксирующих процесс и рез-ты научных исслед-й, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К научно-технич. д-там относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная док-ция, док-ция по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технич. док-ции явл-ся бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной док-цией.

13. Подготовка научно-технической док-ции к передаче на госуд. хранение. Работа архива орг-ции по подготовке НТД на пост. хр-е ведется на основ. плана-графика передачи НТД на пост. хран-е, согласов-го с госуд. архивом и утвержд-го рук-лем орг-ции. Подготовка НТД к передаче на пост. хр-е проводится сотрудниками архива орг-ции или специалистами госуд. архива по договору, заключенному между госуд. архивом и орг-цией. Научно-технич. обработка НТД проводится по истеч-и срока врем. хр-я или по реш-ю ЭК орг-ции и ЭМК госуд. архива о передаче НТД на пост. хр-е. Научно-технич. обработка НТД – технологич. процесс привед-я НТД в определ-й порядок, обеспеч-щий быстрый поиск, сохр-сть и возм-сть использ-я ее в научн., практич-х и иных целях. В процессе обраб-ки и опис-я проводится экспертиза ценности НТД, формиров-е, оформл-е и опис-е единиц хр-я, их систематизация, составл-е и оформл-е описи НТД и научно-справ. аппарата к ней, историко-арх. справки. В соотв. со статьей 20 Закона РБ "Об арх. деле и дел-ве в Р Б" срок врем. хр-я НТД - 25 лет. После истеч-я срока врем. хр-я НТД передается на пост. хр-е в упорядоченном сост-и с соотв-щим научно-справ. аппаратом. НТД передается на пост. хр-е в виде подлинников по описям НТД, утвержденным ЭМК госуд. архива: переплетенная, отреставрированная, при необх-сти прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию. Особо ценная и уник. НТД передается в госуд. архив вместе с их страхов. копиями. Прием д-тов проводится поединично или полистно по описям НТД с проверкой физич. сост-я, кач-ва научно-технич. обработки, кол-ва листов, со сверкой заголовков внутр. описи д-тов ед-цы хр-я и чертежей, заголовков ед-цы хр-я в описи и на обложке. На всех экземплярах описи НТД делаются отметки о приеме док-тов в госуд. архив. Все экземпляры описи НТД подпис-ют работник орг-ции, сдавший д-ты, и работник госуд. архива, принявший д-ты. 4 экземпляра описи НТД, один из кот. должен быть в электр. виде, передаются в госуд. архив, пятый экземпляр передается в орг-цию. Прием НТД на пост. хр-е оформл-ся актом приема-передачи д-тов на пост. хр-е.

При первом приеме д-тов в госуд. архив орг-ция представляет ист.-архивную справку об этой орг-ции, при последующем – дополн-е к историко-архивной справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности.

25.Определение научно-исторической и практической ценности научно-технической документации. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями, Главного архивного управления, государственными стандартами, инструкциями Центрального государственного архива научно-технической документации и республиканских государственных архивов, перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы, отраслевыми и ведомственными перечнями документации со сроками хранения. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников. Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов. В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научной и другой документации в объяснительной записке.

8. Организация работы архивов технотронных документов. Техн. док-т - объединяет док-ты, характ-щиеся технич. происхождением, по способу записи информации кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компью. техники). Этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию. Технотронные архивы -- архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные виды работы архивариуса в них -- комплектование, учет, научно-справочная работа. Использ.техн. док-тов сходно с исполь-нием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

- Кинодокумент -- изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

- Фотодокумент -- изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

- Фонодокумент -- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

- Видеодокумент -- документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

- Научно-техническая документация – сов-ость научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. К НТД относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем НТД является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

В остальных архивах техн. док-ты хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:- док-ты, создаваемые в процессе документирования деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

- док-ты, являющиеся результатом деятельности фондообразователя, организуются самостоятельно и учитываются самостоятельно.

При этом их хранение обосабливается в соответствии с требованиями к их хранению. НТД поступает в архив и хранится в составе фонда ее разработчика. Если эта документация создана организацией-соразработчиком, она поступает в составе фонда организации-генпроектировщика.ументацией.

При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения:

Кино-ент: един. хранения – физич.обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета -- одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, журналу, спецвыпуску, сюжету.

Фото-ент: един. хранения – физич. обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом; единица учета - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму.

Фоно-ент: един. хранения – физич.обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; единица учета -- одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по

17. Комплектование государственного архива электронными документами Источниками комплектования государственного или муниципального архива электронными архивными документами являются государственные органы и органы местного самоуправления, другие органиации и физические лица в процессе деятельности которых образуются электронные документы, подлежащие включению в Архивный фонд.В целях повышения оперативности работ по комплектованию электронными документами архив ведет базы данных по учету источников своего комплектования. Экспертиза ценности электронных документов в государственном (муниципальном) архиве производится: по истечении сроков временного хранения электронных документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив электронных документов в неупорядоченном состоянии; до и после проведения миграции электронных документов.  ПОРЯДОК ПРИЕМА От источников комплектования архива электронные документы Архивного фонда принимаются государственными и ведомственными архивами по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством РБ. Рекомендуется досрочная передача электронных архивных документов на постоянное хранение, осуществляемая по соглашению между организацией – источником комплектования и государственным (ведомственным) архивом. Прием электронных документов осуществляется государственным архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива. Электронные дела принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) на электронных носителях (дисках). Передается также соответствующий научно-справочный аппарат, на бумажном носителе. Компьютерные форматы устанавливаются уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела. Электронные архивные документы передаются в государственный (муниципальный) архив на электронных носителях, тип которых определяется соглашением сторон. При приеме электронных архивных документов проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, проверка наличия и технического состояния электронных документов, а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации. Составление сопроводительных документов.ЭД должны передаваться в государственный архив согласно описи с сопроводительными документами. Сопроводительные документы должны описывать ЭД и подтверждать их подлинность. Сопроводительные документы должны включать:- УД - удостоверяющий лист документа.; ведомость машинного носителя; ИПХ- информационно-поисковая характеристика Ведомость машинного носителя должна содержать сведения о машинном носителе и составе файлов ЭД, записанных на машинном носителе. ИПХ должна содержать: обозначение и наименование документа; даты создания, утверждения и последнего изменения; сведения о создателях; сведения о защите ЭД; сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования ЭД; сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД; сведения о файлах ЭД (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).

9.Определение источников комплектования государственных архивов технотронной документацией. Список №1 организаций, являющихся источником комплектования государственного архива. Список №2 организаций – возможных источников комплектования государственного архива. Определение организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется на основе общенаучных принципов историзма, системности, целостности. Госуд. органы, органы местного самоуправления отнесены к числу источников комплек. госуд-нных, муниципальных архивов, так как они осуществляют функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах концентрируется информация (документы) других организаций. Организации могут быть отнесены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Организации, образующие в процессе деятельности наиболее ценные комплексы документов, отражающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в определенной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в минимальном объеме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов. При определении организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендуется учитывать также: - особую роль организации (масштаб деятельности; новизну деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив); - место организации среди других организаций в зоне комплектования госуд-нного, муницип. архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации. При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплект. госуд., муниц. архивов, наряду с указанными выше, принимается во внимание: преемственность профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); постановка работы с документами; применение в организации четкого порядка снятия грифа "коммерческой тайны". Организации – источн. комплект. госуд.-ых, муницип. архивов делятся на две группы: организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового). Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в архив от организаций - источников комплектования. Организации – ист-ки комплект. полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Организации - источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения. Объем выборочной сов-ти (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов.

18. Сроки ведомственного хранения электронных документов. временным (до 10 лет); временным (свыше 10 лет); постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации. Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов. Первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

16. Понятия “электронный документ”, “архив электронных документов”. Элект а-ы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях. Элек. Д-т — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись).Все работы в элек архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в арх д-в. Задачей элек арх. является обеспечение надежного центра­лизованного хранения э-х д-в в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. Порядок принятия эл. Д-в в архив. Э/д принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку д-а, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы. После экспертизы ценности документов они поступают в архив. При подготовке эл-х д-в для передачи в архив:1.проверяется их техническое состояние;2. проводится их описание;3.на ед. хранения проставляются архивные шифры;4.подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем.Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске. Единицей хранения является физически обособленный носитель файла. Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе.Хранение эл. Док. происходит при t 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет. При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель. Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

21. Обеспечение сохранности ЭД: виды носителей информации, проведение профилакт. работ по обеспеч. Сохранности ЭД. Архивы должны обеспеч. Гарантир. хранение ЭД в архивах в течение установл. сроков. Сроки хранения передав. в архивы ЭД опред. Норматив. Правов. актами РБ, нормат. докум. профильн. учрежд. государ. архив. службы РБ, соответ. нормат. правов. актами Нац. Банка РБ. В целях обеспеч. сохранности ЭД в архивах использ. след. комплекс мер: - организация помещений архива и ограничение доступа в них;- созд. и контроль условий хранения ЭД в архиве;- хранение неск. экземпляров ЭД в архиве;- соответствие средств манипулирования с машин. носителями архив. документов и носителей установл. требованиям;- выполнение профилакт. контроля машин. носителей с ЭД для определ. сохранности ЭД на машин. носителях в соответствии с ГОСТ 28388. Комплекс помещений для хранения ЭД в архивах должен вкл. хранилище, помещение для работы с документами (прием документов, спец. обработка Структура, количество и площади помещений определ. общим количеством докум., характером и объемом работ и перспективами комплектования архива.Хранение машин. носителей с ЭД должно осущ. в хранилище, предназн. для длит. хранения информ., запис. на машин. носитель. Машин. носители без записи могут также хран. в хранилище. Условия хранения ЭД, созд. и поддерж. в архивах, должны обеспеч. длительн. хранение машин. носителей с запис. на них ЭД.Условия хранения ЭД в архиве, порядок и процедуры контроля этих условий опред. в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации). Все ЭД, принятые в архивы, должны хран. в неск. экземплярах, один явл. контрольн. (эталонным), другие - рабочими.В архивах должно предусм. раздельное (территориально) хранение контрол. и рабочих экземпляров ЭД. Раздельное хранение контрол. и рабочих экземпляров ЭД гарант. сохранность архив. докум. и их восстановление в случае частич. или полной потери данных на одном из носителей.В целях обеспеч. сохран. ЭД работа с ними должна осущ. только с использ. рабочих экземпляров ЭД. Для восстановления рабочих экземпляров ЭД в случаях нарушения целостности ЭД на машин. носителе или возникновения сбоев при считывании ЭД с машин. носителя должны использ. контрол. экземпляры ЭД.Проведение указан. работ должно фиксир. в учетных докум. архивов. С целью обеспеч. сохранности ЭД, им. научную, практ. или иную ценность, в архивах провод. экспертиза ценности ЭД.Порядок провед. экспертизы ценности ЭД и периодичность ее проведения опред. в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации). В случае продления сроков хранения ЭД либо их уничтожения в учетных документах архива дел. Соответ. отметка.При уничтожении ЭД из архивов должны изыматься все экземпляры ЭД.Машин. носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания запис. на них информ. могут хран. в архивах и быть использ. для повтор. записи информации.Виды носителей инф.:Ленточные носит. использ. для резервного копирования с целью обеспеч. сохран. данных. В качестве таких устройств примен. стример,носителя информ. в них использ. магнит. ленты в кассетах и ленточн. картриджах. Диск. носители предст. гибкие и жёсткие, сменные и несменные, магнитн., магнито-оптическ. и оптическ. диски и дискеты.Магнитн. диск – носитель информ. в виде алюминиевого или пластмас. диска, покрыт. магнитным слоем. Информ. фиксир. посредством магнитной записи. Магнитные диски делятся на гибкие и жёсткие, сменные (переносные) и несменные.Гибкие пластмасс. магнитн. диски (флоппи-дискеты) размещ. в спец. пластмас. кассетах и наз. дискетами.Жёсткие магнит. диски предназн. для постоян. хранения информ. Магнитооптич. диск (МО) диск закл. в пластик. конверт (картридж). МО-диск явл. универсал., оператив., высоконадёж. устройством переноса и хранения информ.

22. Использование ЭД. Прием ЭД на депозитарное хранение.ЭД - информация, зафиксир. на машин. носителе и соответ. требованиям, устан. Законом .Электр. цифр. подпись - набор символов, выраб. средствами электр. цифр. подписи и явл. неотъемлемой частью ЭД. ЭД может использ. во всех сферах деят-ти, где примен. програм. и техн. средства, необх. для создания, обработки, хранения, передачи и приема инф-ии. С помощью ЭД могут соверш. сделки (закл. договоры), произв. расчеты, осущ. переписка и передача документов и иной инф-ии.Ограничения на применение ЭД могут быть установлены в случаях, предусм. законодат. РБ. ЭД могут пересыл. с помощью любых средств связи, вкл. информац.системы и сети, если это не противоречит законод. РБ и междун. договорам РБ. ЭД должен отвечать след. требованиям: создав., обрабат., передав. и хран. с помощью програм. и технич. средств; иметь структуру, установл. Законом, и содерж. реквизиты, позвол. ее идентифицировать; быть представл. в форме, понятной для восприятия человеком . ЭД на машин. носителе приравнив. к документу на бумаж. носителе и имеет одинак. с ним юрид. силу. ЭД сост. из двух неотъемл. частей - общей и особенной.Общая часть ЭД сост. из инфор-ии, составл. содержание документа. Информация об адресате отн. к общей части. Особен. часть ЭД сост. из одной или неск. электр. цифр.подписей .ЭД имеет формы внутр. и внешн. представления.Формой внутр.представления ЭД явл. запись информ-ии, составл. ЭД на машин. носителе.Формой внеш. представления ЭД явл. воспроизведение ЭД на экране дисплея, на бумаж. либо ином отделимом от машин. носителя материал. объекте в доступ. для визуал.обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком .Архивы организаций, в деятельности кот. формир. ЭД, относ. к управленч. деятельности обесп. учет и экспертизу ценности ЭД на основе действ. перечней документов со сроками хранения. В номенклатуре дел организации указыв. виды документов, ведущ. на машин.носителях. Архив ЭД организации явл. самост. структ. подразделением или входит в состав иного структ. подразделения. Возгл. архив заведующий. Приказом руководителя организации его функции могут быть возлож. на иного сотрудника организации. Архив ЭД обесп. прием, учет, хранение, использ. ЭД организации, проведение экспертизы их ценности и передачу на государ. хранение. Депозитарное хранение документов - хранение в архиве архив. докум. на условиях, определ. договором между собственником документов и соотв. архивом, с сохранением за собственником права собственности на архив. документы. Депозит. хранение архив. документов подразумев. обеспечение рацион. размещения, сохранности докум. в архивохранилище – спец. оборуд. помещении для хранения архив. докум. В архивохранилище собл. режим хранения архив. докум. - это совокупность температурно-влажност. и санитарно-гигиен. условий, создав. для обеспеч.сохранности документов .Для осуществ. депозитарных операций с участием централ. депозитария депозитариями использ. ЭД (сообщения). Документы на бумажн. носителях использ. только в случаях сбоев в системе электр. документооборота. При этом под сбоем в системе электр. документооборота поним. утрата депозитариями и (или) центр. депозитарием возможности приема (передачи) или обработки электр. депозит. документов. Электр. депозит. документы сост. в соотв. с форматами сообщений электр. документооборота рынка ценных бумаг.

Все электр. депозит. документы завер. электр. цифр. подписью.

29. Обеспечение сохранности научно-технической документации в ведомственном архиве – создание оптимальных условий хранения, принципы размещения научно-технической документации в ведомственном архиве (в папках, на скалках, в специальных ящиках в развернутом виде и т.д.). Обеспеч-е сохр-ти док-в: архивы организ-й должны размещаться в спец. приспособл-х и оборудованных помещ-ях. Треб-я к помещ-ям архива устанавл-ся строит-ми, пожарными, санитарными нормами, правилами и гигиенич-ми нормативами; не допускается размещ-е архивов в подвальных помещ-ях. Посторонние лица допуск-ся в хранилища с разрешения зав. архивом или сотрудника, ответств. за него. Оптимальные усл-я хранения док-в обеспеч-ся оборудов-ем помещений и хранилищ ср-вами пожаротуш-я, охраны и сигнализации; применением технич-х ср-в для созд-я оптим-х температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенич. и охранного режимов в здании и помещениях архива; применением спец-х ср-в хранения и перемещ-я док-в. Графическая НТД на бумажной основе хранится в сфальцованном виде в папках (листы фальцуются до формата А4). В папку включ-ся не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, ватманов и синек в папках, коробках или тубусах. Крупноформатные графич-е док-ты можно хранить в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонт-но в металл-х стеллажах с выдвижными ящиками. Условия хран-я НТД на тканевой основе аналогичны усл-ям хран-я док-в на бумажной основе. Крупноформатные чертежи на тканевой осн. хранятся в свернутом виде в тубусах. Порядок размещ-я фондов НТД в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием номеров фондов по каждому стеллажу хранилища. Местораспол-е и площадь для размещ-я док-в обособленного хранения (секретные, пораженные биологическими вредителями, принятые на временное хранение) определяются исходя из реальных возможностей архива. Все помещ-я архива, а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или иной форме в необходимом количестве экземпляров.

36. Учет аудиовиз. Док.ов (АД) в гос. архиве и специфика. Учет АД осущ-ся раздельно для: кинодокументов - определенного формата кинопленки; фотодокументов - определенного размера и носителей информации; фонодокументов - определенных носителей информации; видеодокументов - определенных носителей информации. Осн. учетными док-ми архива: книга учета поступлений АД - для учета каждого поступления АД в архив, их кол-ва и состава; описи АД пост. хранения, книги учета и описания АД, лист-заверитель книги учета и описания АД , реестр книг учета и описания АД , книги учета и описания уникальных и особо ценных АД, реестр книг учета и описания уникальных и особо ценных АД , листы учета уникальных и особо ценных АД, книги учета поступлений страхового фонда АД, книги учета поступлений фонда пользования АД, описи страхового фонда АД,треестр описей страхового фонда АД, книги учета и описания копий фонда пользования, реестр книг учета и описания копий фонда пользования, паспорт архива - для внесения сведений о количестве, состоянии, условиях хранения АД. В архиве ведется первичный и централизованный учет АД. Для первичного- книги учета поступлений АД и описи АД постоянного хранения. Для централизованного учета - книги учета и описания АД, реестры книг учета и описания и листы учета АД. После каждого поступления и выбытия док-ов составляется новая итоговая запись. Архив должен иметь не менее двух экз. книг учета и описания АД.

23. Понятия “научно-техническая документация”, “архивы научно-технической документации”. Состав и виды научно-технической документации.Научно-техническая документация - проектная, конструкторская, технол-я, научная, патентная, картографич-я и иная докум-ция (далее - НТД) образующаяся в процессе деят-ти учр-й, организ-й и предпр., имеющая научно-историч-е и практич-е знач-е, незав-мо от времени ее созд-я, происх-я, техники и способа воспр-я, места хран-я и формы собств-ти явл. важной и наиб. Разнообр-й по своим видам составной частью НАФ РБ. Организации и предпр-я независимо от формы собств-ти обязаны обеспечивать ее накопление, учет, хранение и использ-е. НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историч-е знач-е, подлежит передаче на гос. хранение в установленные сроки. Для работы с НТД в организациях создается служба НТД - структурное подразделение организации (отдел, бюро, архив, библиотеку) или специально созданная группа, на которые возлагается учет, хранение, размножение и использование НТД. В состав НТД входят проектная докум-я по строит-ву и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства, конструкторская, технологич-я, научно-исследовательская (научная), патентная, геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная докум-я. Научно-технические док-ты в завис-ти от способа их выполнения и хар-ра использ-я подразд-ся на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов. Виды НТД: Проектная документация; Конструкторская документация; Технологическая документация; Научно-исследовательская (научная) документация; Патентная документация.

30. Правила изменения в документы. Необходимость внесения изменений в уже подписанные документы возникает, как правило, при работе с научно-технической документацией. Порядок внесения изменений в документы в электронном виде регулируют СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Организация разрабатывает свой регламент внесения изменений в документы в электронном виде в соответствии с требованиями данных нормативных актов, в котором учитываются специфические особенности внесения изменений, возникающие при работе с документами в электронном виде в организации. Изменения в проект электронного документа могут вноситься только до его подписания, т.е. до выработки ЭЦП. Любая последующая правка сделает электронный документ недействительным. Поэтому на последующих стадиях жизненного цикла содержание и внешнее представление электронного документа не должно изменяться. При любых изменениях изменяемый электронный документ аннулируют. В этом заключается существенное отличие электронных документов от бумажных, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок непосредственно на сам документ. Изменения в документ в электронном виде, заверенный удостоверяющим листом, вносятся либо путем корректировки отдельных частей документа при этом регистрационный номер документа не изменяют, либо путем замены всего документа. Новому документу в электронном виде присваивают новый регистрационный номер, который можно образовать из старого добавив через дефис порядковый номер замены. Все изменения подлежат учету и регистрации и должны фиксироваться в извещении об изменении. Извещение об изменениях содержит следующие реквизиты:-наименование организации, разработавшей документ;-содержание изменения;-указание на основание изменения;-время внесения изменения; -подпись должностного лица; -штамп или печать организации, создавшей документ.

32.Понятия “аудиовизуальные документы”, “архивы аудиовизуальных документов”. Носители информации. Аудиовизуальный документ-документ, содержащий изобразительную или звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.К аудиовизуальным документам относятся:кинодокументы,фотодокументы,фонодокументы,видео. Аудиовизуальные архивы – специализированные учреждения или структурные подразделения, которые занимаются хранением, учетом, описанием и организацией исполнения различных типов и видов аудиовизуальных документов. Носи́тель информа́ции— любой материальный объект или среда способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесённую в/на него информацию. Носителем информации может быть любой объект, с которого возможно (доступно) чтение (считывание) имеющейся на нём (нанесённой, записанной) информации. К электронным носителям относят носители для однократной или многократной записи (обычно цифровой) электрическим способом: CD-ROM, DVD-ROM, полупроводниковые (флеш-память и т. п.), дискеты.

37. Система научно-справочного аппарата к аудиов. док. – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях их эффективного использования.ЭлементыСНСА описи аудиовиз.док. постоянного хранения, книги учета и описания аудиовиз.док, монтажные листы, внутренние описи, путеводители, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Доп. элементами СНСА явл. указатели, обзоры документов.Описи аудиов. док. постоянного хранения, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения аудиов.док. Режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные листы киновидеодокументов, внутренние описи кино- и телесюжетов создаются в процессе описания планов или монтажных кадров киновидеодокументов.Арх. каталог – межфондовый арх. справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталогизация аудиовизуальных документов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов.Виды каталогов: систематический; предметный (фильмовый, журнальный, авторский, исполнительский, именной). Система каталогов может быть определена как совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимосвязанных и дополняющих друг друга. Систематические каталоги на аудиовизуальные документы – информационно- поисковые справочники, раскрывающие состав и содержание документовИменной каталог на аудиовизуальные документы – разновидность предметного,содержащий сведения о лицах, информация о которых имеется в документах.

27. Понятие “перечень проектов, НТД по кот. подлежит передаче на гос. хран.”, правила его сост-я и оформл. Сроки вед-го хран-я НТД. Перечень проектов, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение – конечный этап экспертизы ценности НТД осуществляемой экспертными комиссиями учр-ий, организ-й, предпр-й. Включает графы: "N п/п"; "Обозначение (индекс) разработки"; "Наименование научно-технической разработки"; "Этап (стадия)"; "Год окончания разработки"; "Организации, принимавшие участие в разработке"; "Количество учетных единиц"; "Обоснование отбора документов на государственное хранение"; "Примечание (срок передачи в госархив)". Перечень НТД, подлежащей передаче на гос. хранение, составляется экспертной комиссией (ЭК) организации-разработчика за определенный период времени, начиная с начала деят-ти организации. Систематизация проектов, изделий, включ-х в перечень НТД, подлежащей передаче на гос. хранение, осущ-ся по хронологич-му, тематич-му, тематико-хронологич. признаку. Перечень НТД подпис-ся членами ЭК организации, утвержд-ся руков-лем организации и представляется на утверждение в гос. архив. К нему прилаг-ся протокол заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания ЭК. После утверждения ЭМК гос. архива один экземпляр перечня возвращается организации, а другой остается в гос. архиве. Предельные сроки хранения НТД в ведомственных архивах - до минования надобности, но не более 25 лет

28. Правила перед. НТД из стр-х подр-й в вед. архив. Учет НТД в вед. арх., созд-е НСА. Структурные подразд-я организ-й передают НТД в СНТД после ее разработки по проблемам, изделиям, технологич-м процессам, объектам капит-го строит-ва, планировки, реконстр-ции, консервации, реставрации либо по мере заверш-я их самостоят-х этапов-. Порядок передачи определяет руков-ль организ-и. При передаче док-ции оформл-ся акт (опись). При приеме докум-ции на хранение сотрудник СНТД проверяет: комплектность док-в; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; пригодность док-в для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования. Учету подлежат все хранящиеся в архивах док-ты, извещ-я об измен. НТД, страховые копии, фонд пользования, перечни разработок НТД, подлеж-ей передаче на гос-е хран-е, описи -в, переданных на гос. хранение. Учет НТД осущ-ся в соотв-вии с тех-ми норм-ми правов. актами. За ед. учета и хранения НТД в вед-м архиве приним-ся: - для проектной док-ции - основной комплект, лист чертежа, имеющий самост-ое знач-е, текстовой док-т; - для конструкторской и технологиче. док-ции - 1 лист чертежа или неск-ко листов текста под одним инвентарным №, сброшюрованных в том; - для научной док-ции - отчет по теме (этапу) НИР либо другой вид док-та, сброшюрованного в том, руководящие и метод-е мат-лы, разработанные в процессе научно-исследов. или опытно-конструкторской раб. Созд. НСА. Каждая ед-ца учета регистрир-ся и учит-ся под отдельным номером. Регистр-я док-в производится в инвентарных книгах и карточках регистрации архивных док-в. Инвентарные книги заполн-ся на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов. Инв-е книги ведутся отдельно по каждой группе докум-ции (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная). Регистр-я подлинников проектной док-ции произв-ся по отдельным самостоят-м частям по мере поступл-я проекта. Регистр-я копийной проектной докум-ции произв-ся по сброшюрованным томам в карточках учета. Патентная докум-ция регистр-ся в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение.

34. Определение научно-исторической и практической ценности ауд-ых док-ов.Оформление результатов экспертизы ценности ауд-ых документов. Экспертиза ценности ауд-ых док-ов проводится в организации или в архиве (при поступлении док-ов в неупорядоченном состоянии).При проведении экспертизы ценности кинофотовидеодокументы просматриваются,а фонодокументы прослушиваются. К общим критериям относятся:общие критерии происхождения: время и место создания ауд-ых док-ов; авторство; обстоятельства появления док-ов;значение организации, лица, создавших документ; оригинальность (подлинность) документа;общие критерии содержания: значение объекта, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;общие критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов решаются вопросы повторяемости информации в ауд-ых док-ах: дублетности, поглощенности и вариантности док-ов. Ауд-ые док-ты, отобранные на гос-ое хранение, включаются в описи кинодокументов постоянного хранения, описи фотодокументов постоянного хранения, описи фонодокументов постоянного хранения, описи видеодокументов постоянного хранения.При приеме ауд-ых док-ов в архив на этапе проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом архива и в случае необходимости определение стоимости. При обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей организации для устранения дефектов. Результаты проведения экспертизы ценности ауд-ых док-ов рассматриваются на заседании ЭМК архива

19. Функционирование АИС “Архив электронных документов”. Прием электронных документов на государственное хранение. Подготовка документов в электронном виде для передачи на гос. хранение осущ-ся специалистами, ответствен. за сохранность док-тов в эл. виде в орг-ции, совместно с представителями гос. Архива. Подготовка включает: проверку физ. и технич. состояния носителей; подготовку документов к записи на эл. носители, включая проверку на наличие вирусов и др вредоносных комп. программ; запись док-тов на носители; проверку качества записи и воспроизводимости док-тов; подготовку комплекта сопровод. Док-ции к передаче док-тов на гос. хранение. Передаются на гос. хранение с сопроводит. письмом. В комплект сопроводит. Док-ции: информац.-поиск. хар-ка на бум. носителе или в виде файлов на эл. носителе; ведомость эл. носителя с записью док-тов; удостоверяющий лист. Состав сопровод. Док-ции уточняется при каждой передаче док-тов на гос. хранение. Док-ты в эл. виде передаются на гос. хранение по истечении предельного срока их хранения, по графику, представителем орг-ции, ответственным за их сохранность. Проверяется: подлинность и целостность передаваемых док-тов; комплектность и правильность составления сопроводит. док-ции; физ. и технич. состояние эл. носителей. При 1-ом поступлении документов в эл. виде в гос. архив орг-ция вместе с комплектом сопровод. Док-ции представляет ист.-арх. справку к фонду. Прием-передача оформляется актом приема-передачи. Акт приема-передачи - в 2 экземплярах, 1экз - в архиве, а 2-ой - в составившую его орг-цию.

11 Нормативные правовые акты, Государственные стандарты и технические нормативные акты, регламентирующие процессы создания, обращения, хранения и использования технотронных документов СТБ 1221-2000 -стандарт распрост-тся на док, выполняемые на машинных носителях, в том числе создаваемые в соответствии с требованиями на конструкторскую, программную, технологическую, проектную и другую науч-технич докум-ию или в соответствии с требованиями унифицированных систем документации.Стандарт устанавливает требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения электронных документов. Закон РБ Об электронном документе и электронной цифровой подписи№ 113 от 2009 г- Закон направлен на установление правовых основ применения эл док-в, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования эл цифровой подписи в эл док-х, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.Постановление Мин юст РБ от 11.05.2012 № 120 "Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций – 1.Инструкция определяет порядок организации работы с док в эл виде в архивах гос органов, иных организаций. 2. Документы в эл виде, образующиеся в деятельности гос органов и организаций имеющие историческую, научную, социальную, эконом-ю, политическую или культурную ценность, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа, включаются в состав Нац архивного фонда РБ 3. Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.4. В соответствии с требованиями настоящей Инструкции гос органы и иные организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты, учитывающие особенности организации работы с док в эл виде. Инструкции о порядке проведения эксп. ценности и передачи на постоянное хранение док-ов в эл виде и информационных ресурсов… 2010г Инструкция определяет 1. порядок проведения эксп ценности и передачи на постоянное хран док-ов в эл виде и информ-ых ресурсов и распространяется на гос органы, и иные организации в деят кот. образуются док в эл виде (управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация, информационные ресурсы ,кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, другие виды документов. 2. Порядок работы с док в эл виде и ИР разрабатывается организациями самостоятельно в соответствии с критериями, установленными настоящей Инструкцией.3. Экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение док в эл виде, содерж информацию, кот имеет историческую, научную, социальную, эконом-ю, полит-ую или культурную ценность, отражающую материальную и духовную жизнь белорусского народа, не повторяющуюся в док на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.4. Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится на основании общих и специфических критериев отбора….

12 Факторы, влияющие на информационную ценность технотронных док-тов. Отбор на гос хранение электронных организационно-распорядительных док производится на основании критериев аналогичны критериям применяемым для док на бумажных носителях. Отбор на гос хранение научно-технических документов(НТД) проводится на основании следующих критериев: -степень завершенности проекта; -патентно-лицензионная ценность; -значимость для дальнейшего развития науки, техники и производства, народного хозяйства в целом; -принципиальная новизна, уникальность и оригинальност и исследований и разработок; - степень отражения уровня науки, техники и производства; - значимость проблем, проектов, конструкций, технологий для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом; -экономическая польза на момент внедрения результатов исследований или технических идей; -степень отражения реально существующих явлений и объектов в определенных видах и разновидностях НТД, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок; -автор проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и т.д.). Отбор на государственное хранение цифровых аудио-, видео- ифотодокументов производится на основании следующих критериев -время и место создания; - авторство; -обстоятельства появления оригинала документа; -значение учреждения (лица), создавшего документ; -оригинальность (подлинность) документа; -значение события, информации, зафиксированной в документе; -полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений; -повторяемость информации, -художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность-выразительность и оригинальность

20. Учёт ЭД в госуд-м архиве и создание научно-техн.аппарата. Учет документов – определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Централизованного учета может вестись учет в каждом структурном подразделении, в котором создаются и обращаются документы в электронном виде. Учет документов в электронном виде и контроль их исполнения в структурных подразделениях осуществляется с помощью электронных и/или бумажных журналов учета, либо учетных баз данных. Учетные документы оформляются по установленным формам с учетом специфики документов в электронном виде и предназначены для фиксирования их поступления, выбытия, количества, состава и состояния. Порядок учета электронных документов в организациях должен: 1.определять состав учетных документов и учетных баз данных; 2.закреплять последовательность выполнения работ по учету с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются; 3.отражать взаимосвязь учета, ведущегося в структурных подразделениях, с учетом по организации в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов структурных подразделений с учетными документами архива организации. Основными учетными документами организации являются: – номенклатура дел организации (структурного подразделения);– перечень разработок, НТД по которым подлежат передаче на государственное хранение;– журналы регистрации документов в электронном виде;– регистрационно-контрольная карточка;– опись дел в электронном виде постоянного (временного свыше 10 лет) срока хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом. На основании номенклатуры дел осуществляется систематизация документов, контроль за соблюдением сроков их хранения, выполнение процедур, связанных с передачей документов в архив организации, выделением документов, сроки хранения которых истекли, к уничтожению.

24.Государственный архив научно-технической документации и архивы организаций (ведомственные архивы) научно-технической документации. Классификация научно-технической документации. Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научно-исследовательских работ, отображает теоретическое и практическое решение научных проблем и внедрение их в производство. Классификация научной документации являются:- отчеты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-теоретическим работам и экспериментально-проектным работам (итоговые, этапные, промежуточные, информационно-аналитические);- заключения и отзывы по научно-исследовательским и экспериментальным работам;- рецензии и аннотации на научно-исследовательские и опытные работы;- паспорта, регламенты, рефераты на научно-исследовательские работы;- монографии, диссертации и отзывы на них;- рукописи неопубликованных научных статей;- научно-методические (научно-технические) задания;- программы научно-исследовательских работ;- отчеты, доклады, справки о работе научных экспедиций;- отчеты, доклады о заграничных научных и технических командировках специалистов;- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и другие. Отчеты НИР включают следующие элементы: титульный лист; список исполнителей; реферат; содержание (оглавление); перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями; основная часть; список литературы, в том числе перечень использованных патентных материалов; приложения. В состав НТД окументации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие д-ы. Настоящие Правила регламентируют р-у с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией. НТД в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы. Оригиналы – д-ы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников. Подлинники – д-ы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экз. д-а, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный д-т и ответственных за нормоконтролъ. Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. Дубликатами являются:- фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;- диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;- микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, д-ы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат. Копии – д-ы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата, с ДМ-копии. Эскизы – д-ы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале.

35. ПОДГОТОВКА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ

Подготовка док-ов к хранению включает в себя: оформление рулонных док-ов на пленочных носителях защитными ракордами и технич. оформление коробок; упаковывание; акклиматизацию. Кинодокументы оформляются защитными ракордами. Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. Каждая единица хранения аудиовиз. док-та помещается в индивид. негермет. упаковку установленного образца для искл. возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от мех. повреждений. кинодокументы - упакованы в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, алюминиевой фольги, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. фотодокументы на пленке и фотобумаге - в конверт из кальки или обертку из тонкой бумаги , фонодокументы на магнитной ленте шириной 6,25 мм в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку , граммофонные оригиналы - обернуты в конденсаторную бумагу, уложены в картонный конверт, а затем в коробку из плотного картона. грампластинки - в пакет из полиэтилен. пленки и в бум. конверт. фонодокументы на эл. носителях - в отд. контейнеры из инертного материала; видеофонограммы на магнитной ленте - в специальной заводской упаковке из ударопрочного полимерного материала; видеофонограммы на электронных носителях - упакованы в отдельные контейнеры из инертного материала. Акклиматизация аудиовизуальных документов проводится во избежание механических повреждений документов, для предотвращения конденсации влаги на документах из-за разницы температур в хранилищах и рабочих помещениях. АД перед приемом и размещением в хранилище д.б. подвергнуты предварит. оценке технич. состояния. Контроль технического и физико-химического состояния осущ-ся в целях своеврем. выявления дефектов, определения вида реставрационных и консервационно-профилактических работ и устранения дефектов док-ов. Контроль проводится при приеме на гос. хранение, в процессе хранения, после выдачи во врем. пользование, после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ. Контроль технич. состояния всех видов док-ов должен осущ-ся при внешнем осмотре в отраженном свете. Рез-ты контроля фиксируются в карточках учета технич. состояния. По рез-там контроля делается заключение о необходимости проведения реставрационной и консервационно-профилактической обработки.

33. Состав и виды АД. Трансформация понятия “АД” в процессе ист. развития. АД – д-т, сод-щий изобразит. и (или) звук. инф-цию, воспроизведение кот. требует применения .ументы; фонодокументы; видеодокументы. Появление данного типа источников связано с технич. прогрессом и научн. открытиями XIX века, в рез-те кот. стали распространяться новые способы докум-ния инф-ции. Это кино-, фоно-, фотодокументирование.Различают оригиналы и копии АД. Оригиналами – док-ты, полученные в рез-те авторской съемки и первичной записи изобразит. и (или) звуковой инф-ции. Копиями АД – док-ты, изготовленные в рез-те одно- или многократного копирования оригинала, сод-щего изобразит. и (или) звуковую инф-цию, и предназначенные для воспроизведения инф-ции и копирования док-тов. ВИДЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Кинодокумент - АД, сод-щий изобразит. (в немом кино) и звуковую (в звуковом кино) инф-цию, зафиксированную кинематографическим способом в виде последовательно расположенных единичных изображений. Фотодокумент - АД, сод-щий изобразит. инф-цию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений. Фонодокумент - АД, сод-щий звуковую инф-цию, зафиксированную посредством системы звукозаписи. Видеодокумент - АД, содержащий изобразит. и звуковую инф-цию, зафиксированную посредством определенной системы видеозвукозаписи.