Тема 1. Загальна характеристика реінжинірингу бізнес -процесів

Пункт 3. Використання інформаційних технологій в реінжинірингу бізнес-процесів

Виникнення технології реінжинірингу бізнес-процесів стало можливим завдяки сучасним досягненням інформаційних технологій, які зв'язують учасників бізнес-процесів в єдині технологічні ланцюжки швидше і надійніше в порівнянні з традиційними організаційними методами контролю і координації.

Таблиця 1.1 – Правила організації управління

Колишнє правило	Інформаційна технологія	Нове правило
Інформація може з'являтися в один час в одному місці	Розподілені бази даних	Інформація може з'являтися одночасно в тих місцях, де вона потрібна
Необхідно вибирати між централізацією і децентралізацією бізнесу	Телекомунікаційні мережі	Можна користуватися перевагами як централізації, так і децентралізації
Необхідність офісу	Безпровідний зв'язок і переносні комп'ютери	Співробітники можуть посилати і отримувати інформацію з того місця, де вони знаходяться
Необхідність особистих зустрічей для вирішення усіх питань	Інтерактивний відеодоступ, телеконференції	Кращий, ефективніший контакт з потенційним покупцем
Складну роботу можуть виконувати тільки експерти	Експертні системи	Роботу експерта може виконувати фахівець із загальних питань
Усі рішення приймають менеджери	Засоби підтримки рішень (доступ до баз і сховищ даних, OLAP – системи, засоби моделювання і аналізу даних)	Приймання рішень стає частиною роботи кожного співробітника
Щоб отримати інформацію про об'єкт, необхідно знати, де він знаходиться	Автоматичне штрихкодування	Об'єкти самі інформують про своє місцезнаходження
Плани робіт переглядаються і коригуються періодично	Високопродуктивні комп'ютери	Плани переглядаються і коригуються оперативно, в міру необхідності

Зміна організаційної структури

Віртуальні компоненти - це компоненти організаційної структури, які фізично не існують в одному місці, наприклад, у разі "домашньої" (home office) організації праці відділів постачання, продажів, проектування, або взагалі фізично не організовуються, наприклад, замість складів вводяться віртуальні запаси, які поставляються точно в потрібний для виробництва термін. Така організація дозволяє економити витрати, пов'язані з необхідністю підтримки фізичних компонентів організаційної структури.

Матрична структура управління припускає динамічне формування робочих груп для виконання конкретного процесу (замовлення, проекту), в які входять працівники з різних структурних підрозділів і управляються як єдиним цілим незалежно від структурної приналежності. Такі структури гнучкіші з точки зору адаптації до конкретних потреб і не вимагають складних узгоджень у рамках традиційної ієрархічної структури управління, наприклад, як у разі гнучкого формування тимчасової робочої групи з відділів маркетингу, продажів, виробництва для проведення торговельної демонстрації.

Зміна організації бізнес-процесів

Автоматизація безлічі операцій дозволяє концентрувати виконання безлічі функцій одним працівником з меншою кваліфікацією. Наприклад, при прийманні замовлення від клієнта виконується не лише його реєстрація, але і планування виконання. В ході планування перевіряється достатність усіх необхідних ресурсів, здійснюється їх виділення, призначаються терміни виконання, коригується загальний план-графік робіт, створюються замовлення-наряди на виконання робіт для виробничих підрозділів і постачання, причому планування робіт виконується автоматично за допомогою послідовності взаємозв'язаних процедур. Крім того, за допомогою експертної системи у разі досить дорогих замовлень може бути виконана перевірка фінансового стану клієнта. В результаті концентрації функцій на одному автоматизованому робочому місці забезпечується швидше і якісніше обслуговування клієнта.

Електронне зв'язування учасників бізнес-процесу через технологію workflow дозволяє оперативно доставляти результати виконаної праці до наступних виконавців, автоматично сигналізуючи про кінець попередньої операції. Таким чином, скорочуються витрати часу на міжопераційні переходи. При цьому досягається гнучкіше планування і використання наявних ресурсів, які стають "тонкими агентами" процесу.

Зміна організації управління

Електронні комунікації і безпаперова технологія робочих потоків дозволяють зробити прозорішим контроль виконання процесу, коли в кожен момент часу можна знати його стан на конкретних робочих місцях, відхилення в процесах відразу стають автоматично відомими для усіх зацікавлених виконавців і менеджерів. Більше того, розвинені інтелектуальні інформаційні системи дозволяють завчасно здійснювати діагностику і прогнозування розвитку процесів. У цих умовах менеджерам немає необхідності здійснювати контроль виконання процесів за допомогою збору паперових звітів. Моніторинг бізнес-процесів стає більше оперативним, не потрібна підтримка великого штату упарвлінського персоналу середньої ланки.

Крім того, можливість оперативного зв'язку учасників процесів з менеджерами у разі виникаючих проблем за допомогою проведення теле і відео конференцій також підвищує оперативність прийняття рішень без втрати часу на проведення традиційних нарад. Управлінські рішення, що приймаються, вмить стають відомими через електронну пошту і дошки оголошень для усіх учасників бізнес-процесу. Таким чином, скорочується число рівнів управління на підприємстві.

Зміна міжорганізаційних взаємодій

Міжорганізаційні взаємодії між різними суб'єктами процесів (партнерами по бізнесу) будуються за допомогою електронного обміну даними (EDI), який дозволяє прискорити і підвищити точність оформлення і виконання замовлень. При цьому можливі наступні форми міжорганізаційної взаємодії.

• "Клієнт - Виконавець", наприклад, "електронна торгівля" (торгівля за електронними каталогами), "електронне обслуговування" (банківські, страхові, митні і так далі операції). В цьому випадку за допомогою EDI здійснюється приймання замовлень або заявок на обслуговування, оформлення і пересилка супровідних документів, електронні платежі. Наслідок – різке скорочення циклу документообігу, ідеально за один-два сеанси взаємодії між суб'єктами з доведенням до мінімального часу самого бізнес-процесу в порівнянні з фізичною взаємодією клієнта і виконавця.

• "Замовник - Постачальник", створення на договірній основі "вертикальних конгломератів", здійснення багатоланкових логістичних процесів (транспортних коридорів), в яких окрім електронного обміну даними для оформлення договорів, документів про постачання, платіжних документів велике значення відводиться електронному обміну повідомленнями по моніторингу загального бізнес-процесу на основі відкритої специфікації CORBA (Common Object Request Broker Architecture) або DCOM.

• "Замовник - Підрядчик", створення "віртуальних корпорацій" під реалізацію конкретних проектів. В цьому випадку спільна діяльність підприємств розширюється до проектування виробів і планування виробництва. Окрім перерахованих вище технологій і стандартів широко використовується міжнародний стандарт для обміну даними по моделях продукції STEP (Standard for the Exchange of Product model data), на основі якого партнери по спільних проектах послідовно відкривають один одному бази даних про продукцію, здійснюють проектування і планування спільної діяльності.