Административно-организационные документы.

К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, дого­воры и др.

Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

Информационно-справочные документы.

Справки - документы, содержащие описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: 1) информация о фактах и событиях служебного характера; 2) справки, выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юриди­ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководи­телю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, воз­никающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем.

Язык деловой документации имеет некоторые особенности:

1. включает готовые языковые формулы, клише: в связи с началом…; согласно Вашему распоряжению…; в порядке оказания помощи…

2. не допускает использования просторечных и диалектных слов, эмоционально-оценочной лексики.

3. может включать: распространённые предложения с последовательным подчинением однотипных форм (нанизывание Р.п.): избрание на должность заведующего отделением специальности Сестринское дело Волжского медицинского колледжа.

4. предложения с однородными членами.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения.

Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса, просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять обоснованиями.

Речевые ошибки, допускаемые при составлении документов

— тавтология ( соседство однокоренных слов): Следует сообщить о следующих недостатках…; сгруппировать в группы — плеоназмы ( избыточные словосочетания): конкретный факт, различные варианты, своя автобиография, полный успех, тонкий нюанс, маршрут движения и т. д. — злоупотребление иностранными словами: «юниор» вместо «юноша»; «тинэйджер» вместо «подросток»; «бизнесмен» вместо «предприниматель»; «консенсус» вместо «согласие»; — речевые штампы: настоящим удостоверяется; довожу до Вашего сведения; на сегодняшний день; при этом направляем; в части касающейся… — элементарная неграмотность: «Прошу перевезти меня в другую учебную группу», — пишет студент в докладной записке заведующему отделением. На заявление следует справедливая резолюция: «Отказать в связи с отсутствием транспорта». — использование нестандартизированных аббревиатур (необходимо использовать только те, которые легко могут быть поняты адресатом ): Совмин, Автопром, ГУВД, ГУМ. МПС, Военвуз. — запись цифровой информации:

• простое количественное числительное, обозначающее однозначное число, в случаях, когда указывается мера, воспроизводится словом: Подростки должны заниматься физкультурой и спортом не более двух часов в день. После двух-трёх попыток все служащие начинают правильно выполнять это задание.

• Цифрами записываются сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных: 10-километровый; 20- процентный.

• Если же однозначное число сопровождается обозначением меры, то оно тоже пишется цифрой: Израсходовано З кг масляной краски. Агрегат весит 5 тонн.

• Многозначные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда они начинают предложение: Дом высотою в 23 этажа НО Двадцать три этажа — высота дома.

• Порядковые числительные записываются арабскими цифрами с указанием падежных окончаний: товары 1-го сорта, водитель 1-го класса.

• Римскими цифрами обозначаются номера месяцев и кварталов: во II квартале», 10.Х. 2009.

• В многозначных числах принято отделять каждый четвёртый знак: 124 035 603.

— неверное употребление предлогов: сорвали план, благодаря..., попали впросак, благодаря… — недопустимы слова-паразиты: значит, так сказать, вот, как бы — отсутствие логики изложения: При приёмке грузов я не присутствовал в силу отсутствия полной невозможности.