5. Задачи и источники учета запасов

Успешное решение задач управления производственными запасами требует эффективного учета и разностороннего использования предоставляемой им информации. В связи с этим основными задачами бухгалтерского учета производственных запасов являются:

– правильное и своевременное документальное оформление всех операции, связанных с движением производственных запасов;

– выявление и отражение в учете фактических затрат на приобретение производственных запасов;

– правильное и своевременное осуществление расчетов с поставщиками;

– контроль за сохранностью производственных запасов в местах их хранения, за отпуском производственных запасов в производство и их использованием по назначению.

Реализация этих задач достигается за счет осуществления:

– четкой и своевременной организации планирования материально-технического снабжения, основу которого составляет разработка ведомостей потребности материа­лов в соответствии с нормами;

– организации складского хозяйства, которая требует специально оборудованных складов, площадок для материалов, требующих открытого хранения; размещения материалов в секциях, на стеллажах, в штабелях в соответствии с их учетной и сортовой номенклатурой, с прикрепленными ярлыками, таблицами, указателями;

– наличия современного весоизмерительного оборудования;

– наличия средств для внутрискладского транспортирования;

– подборка материально ответственных лиц требуемой квалификации, заключения с ними договоров о материальной ответственности.

Исходя из регламентированных нормативными актами общих принципов учета и действующих условий хозяйствования на предприятии разрабатывается и утверждается приказом руководителя учетная политика по следую­щим направлениям:

– метод оценки производственных запасов;

– порядок отражения на счетах операций заготовления и приобретения производственных запасов;

– критерий отнесения предметов к малоценным и быстроизнашивающимся;

– определение конкретных должностных лиц, ответственных за расходование материалов в пределах установленных норм на единицу продукции;

– определение конкретных исполнителей, ответственных за сбор, хранение и свое­временную сдачу в госфонд деталей и узлов, содержащих драгоценные металлы и дра­гоценные камни;

– утверждение приказом руководителя перечня должностных лиц, имеющих право затребовать материальные ценности, и лиц, имеющих право разрешать их отпуск со складов и других мест хранения.

Наиболее значимым источником учета производственных запасов является нормативно-правовая база Украины, на основании которой определяется целесообразность совершения и правильность оформления каждой операции.

Научно обоснованная классификация, единая оценка производственных запасов, надлежащая документация и обеспечение правильной организации бухгалтерского учета и систематического контроля наличия и движения производственных запасов позволяют решать задачи управления оборотными активами с целью наиболее эффективного их использования в производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

6. Порядок поступления производственных запасов

Основным источником поступления производственных запасов на предприятие является их поступление от поставщиков. Производственные запасы поступают от поставщиков с сопроводительными документами – счетами-фактурами, сче­тами, товарно-транспортными накладными и др., подтверж­дающими количество поступившего груза, удостоверяющими поставщика и порядок оплаты.

Получение производственных запасов непосредственно у поставщика или у транспортной организации осуществляется материально ответственным лицом, на которое предприятием-получателем выписывает­ся доверенность. Порядок ведения учета довереннос­тей определен в Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФУ № 99 от 16.05.1996 г. с последующими изменениями и дополнениями.

При выписке доверенностей необходимо соблюдать ряд требований. Выписка доверенности производится с указанием реквизитов пред­приятия-получателя (название, адрес, расчетные реквизиты) и данных о материально-ответственном лице, которые заполняются на основа­нии документа, удостоверяющего личность – паспорта (с указанием серии, номера, даты и организации, его выдавшей). Отдельной строкой указывается документ, на основании которого производится получение ТМЦ (наряд, счет, договор, заказ, соглаше­ние и т.д.).

При выписке доверенности в строке «Наименование ценностей» необходимо указывать полный перечень материальных ценностей, которые надлежит получить по доверенности, с указанием наимено­вания и количества. В незаполненных строках доверенности ставятся прочерки. Доверенность на получение производственных запасов выда­ется только лицам, работающим на данном предприятии. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями или лицами, ими на то уполномоченными. Руководитель предприятия специальным приказом может утвердить перечень должностей, которые предоставляют работникам право подписи доверенностей. Запрещается выдавать полностью или частично не заполненные доверенности.

Срок действия доверенностей зависит от условий получения материальных ценностей:

– не более 10 дней – при условии получения и вывоза ценностей по наряду, счету, накладной или другому документу, который их заменяет;

– не более одного календарного месяца – при получении материальных ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или централизованно-кольцевых перевозок (централизованно-кольцевые перевозки – это дос­тавка ценностей в течение дня по одному путевому листу, выписанному поставщиком на несколько покупателей, носящие регулярный характер).

Доверенность на получение материальных ценностей выдается лицам, которые отчита­лись в использовании ранее выданной доверенности или возвратили не­использованную доверенность. Доверенность выдается под расписку и фиксируется в специальном журнале регистрации доверенностей (форма № М-3). В нем заполняются такие реквизиты, как: номер договора, дата выдачи, срок действия доверенности, должность и Ф.И.О. лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, номер документа, расписка лица, получившего доверенность и отметка об ее использовании.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после доставки на предпри­ятие полученных по доверенности ценностей предоставить ра­ботнику, выписавшему доверенность, документ о получе­нии производственных запасов и их оприходовании на склад или материально ответственным лицом. Службы, которые осуществляют отпуск производственных запасов, сдают доверенности вместе с документами об отпус­ке запасов работникам, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета.

На основе данных о регистрации выданных доверенностей производится контроль за доставкой производственных запасов, вывозимых самостоятельно. Использованные дове­ренности, по которым получены и доставлены грузы, пога­шаются на основании приходных документов складов, магазинов и т.д. Выданные непогашенные доверенности с истекшими сроками действия должны возвращаться на пред­приятие. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользован­ная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.

Пропажа полученных по доверенности, но не до­ставленных на предприятие грузов влечет расследование в судебно-следственном порядке и предъявление иска о возме­щении ущерба материально ответственному лицу, получивше­му доверенность и груз от поставщика.

Предприятие получает материальные ценности от поставщиков на основе договоров поставки. Договор поставки является правовым документом, определяющим права и обязанности поставщиков и покупателей. Его основными реквизитами являются: наименование сторон, предмет договора, сроки поставки, цены, порядок расчетов.

Учет и регулярный контроль за выполнением договоров и заказов на поставку производственных запасов является важным условием ведения нормальной хозяйственной деятельности любого предприятия. Нарушение условий договора поставки или заказа на поставку производственных запасов влечет ответственность поставщика в виде штрафных санкций и возмещения убытка, нанесенного покупателю. Условия поставок и санкций за их нарушение определяются в договоре.

В отделе снабжения предприятия проводят опе­ративный учет выполнения договоров поставщиками материалов. Для этого открывают специальный журнал учета поступления грузов. Отдел снабжения должен:

• зарегистрировать все документы поступающих грузов;

• проверить соответствие документов поставщика дого­вору;

• передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (в случае поступления материалов по железной дороге или водным путем);

• передать первичные документы в бухгалтерию или финансовый отдел.

Таким образом, снабжение каждого предприятия материаль­ными ресурсами представляет собой единство двух процессов: а) транспортировку и доставку на предприятие заказанных и закупленных материальных ресурсов на основании соответ­ствующей первичной документации; б) оформление задолженности и оплаты поставщикам за полу­ченные от них материальные ценности.

Предприятие-покупатель обязано проконтролировать достав­ку груза, организовать его приемку и отгрузку, соответствующее хранение на складе или в других местах. Ответственность за доставку груза и его сохранность в пути несет организация, перевозящая груз, на основании оформленных должным обра­зом транспортных документов. Ответственность покупателя за полученные материальные ценности возникает с момента подписания его представителем товарных документов на получение груза.