Часть 2. Автоматизация баз данных.

В части 2 методического пособия «Работа с базами данных» предлагается организовать БД «Агроном» на компьютере, используя СУБД АCCESS2000. Основой для ввода данных в базу являются таблицы 2,3,4,5,6 (приложение 1), разработанные в части 1 данного пособия.

Порядок выполнения работы:

• Задать структуру таблиц (определить поля, их тип и указать свойства полей);

• Заполнить таблицы исходными данными;

• Установить связи между таблицами и типы отношений;

• Выполнить запросы по заданию;

• Получить формы для ввода, просмотра и редактирования записей таблиц;

• Составить отчеты.

1. Структура таблиц.

Структурирование данных– это введение соглашений о способах представления данных.

Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных БД называются записями и полями соответственно. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация внутри записи состоит из полей. Все записи состоят из одинаковых полей. Данные для одного поля во всех записях имеют одинаковыйтип, но разные поля могут иметь разный тип данных.

Имя поля¹вводится взамен наименования столбца. Каждому полю определяется тип.

Типы полей

Поля могут иметь следующие типы:

• текстовый,

• числовой,

• денежный,

• счетчик,

• дата\время,

• логический,

• поле МЕМО,

• мастер подстановок.

Каждый из типов данных наделён собственными свойствами: размер поля, формат поля, число десятичных знаков, индексированное и др.

Текстовыеполя по умолчанию имеют размер – 50 знаков, но могут иметь от 1 до 255.

Числовыеполя обычно используются в математических операциях. Прежде чем установить размер поля, подумайте какие значения вы будете хранить в нём. Выбрав оптимальное значение, вы сэкономите место для хранения данных.

В таблице 1 содержатся возможные значения числовых полей.

Таблица 1

Значение	Описание	Дробная часть
Байт	Числа от 0 до 255	Нет
Целое	Числа от –32768 до 32768	Нет
Длинное целое	Числа от –2147483648 до 2147483647	Нет
Одинарное с плавающей точкой	Числа от –3.402823*1038 до 3.402823*1038	7
Двойное с плавающей точкой	Числа от - 1.79769313486232*10308 до 1.79769313486232*10308	15

Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля ЧИСЛО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ ( от 0 до 15). Атрибут АВТО служит для автоматической установки количества десятичных знаков после запятой.

Денежное поле аналогично числовому. Число десятичных знаков после запятой равно 2.

Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которыхне редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения являются уникальными (порядковые номера).

Поля Дата/Время используют разные форматы от 1 января 100 года до 31 декабря 9999 года.

Поля МЕМОтестовые произвольной длины до 64 000 символов.

Тип поля Мастер подстановок создаёт поле, в котором предлагается выбор значения из раскрывающегося списка.

Задание 1

Изучите содержание столбцов в таблицах 2 – 6 (приложение 1), составьте список полей и присвойте каждому собственное имя. Затем по значениям, которые встречаются в таблицах, определите типы полей. Размер определяется по максимальному значению реквизита либо часто встречающемуся. Для числовых полей следует учесть максимальную длину целой, дробной части и разделитель «,». В таблице 2 приведен пример определения типа и свойств полей. Определите свойства всех полей в таблице 2.

Таблица 2

Свойства полей бд «Агроном»

№ п/п	Имя поля	Размер	Тип	Десят. Зн.	Значение2
1	Культура	10	Текстовый
2	Площадь, га	6	Числовой	1	Одинарное с плав. точкой
3	И т. д.

Задание 2

Задайте структуру таблиц, используя Субд ACCESS.

Порядок выполнения задания:

• Загрузите программу MicrosoftACCESS. (Пуск / Программы /MicrosoftAccess).

• В окне установите переключатель для «новой базы», щелкните ОК.

• Объявите имя новой БД - АГРОНОМ, щелкните по кнопке Создать.

• В левой его части окна базы данных выделите объект «Таблицы», в правой части предлагаются разные приемы создания таблиц. Выберите «Создание таблицы в режиме конструктора» и щелкните на кнопку панели .

• В следующем окне «Новая таблица» ещё раз выберите режим «Конструктор», ОК. Окно конструктора используется для ввода структуры таблицы. Для таблицы РАЙОНЫ показан образец заполнения. В верхней части окна вводится имя поля, выбирается тип (через выбор из раскрывающегося списка), а в нижней части окна уточняются свойства поля.

Свойства полей: «Обязательное поле», «Пустое поле», «Индексированное поле» могут иметь значения - ДА, НЕТ. Настройка этих полей используется для контроля при вводе данных. Значения следует определять, анализируя информацию таблицы.

После ввода всех полей таблицы закройте окно, сохраните структуру, введя имя таблицы, а на запрос «Создать ключевое полесейчас?» ответьтеутвердительно. Наблюдайте, как в окне базы данных появилось имя таблицы.

• Заполните структуры всех таблиц.

Задание 3

Заполните все таблицы исходными данными.

В окне базы данных выделите имя таблицы, щелкните по кнопке на панели инструментови заполните данные из приложения1. При вводе данных наблюдайте заполнение поляСчетчик порядковыми номерами. Эти ячейки пропускайте клавишейTAB, они заполняются автоматически :1, 2, 3… Закрытие окна сохраняет введенные записи.

Задание 4

Установите связи между таблицами и типы отношений.

Порядок выполнения:

• Выполните пункты меню Сервис – Схема данных.

• В окне Добавление таблиц выделить таблицы и перенести их в окноСхема данных, используя кнопку Добавить.

• Закрыть окно Добавление таблиц.

• В окне Схема данных должны отобразиться структуры добавленных таблиц. Если поля таблиц не видны, необходимо выполнить пункты менюВид – Список полей.

• Указателем мыши «ухватить» поле Хозяйство таблицыРайоны и «отбуксировать» его к одноименному полю таблицыХозяйства. На экране появится окно Изменение связей, где будет указано, по каким полям устанавливается связь. Если строкеТип отношения тип не соответствует, его можно уточнить через кнопкуОбъединение. Для установки связи нажать кнопкуСоздать.

При использовании Составного ключа между таблицами может быть создана новая связь. На запрос с экранаИзменить существующую связь? следует ответитьНет, а затем нажать кнопкуСоздать.

Удаление связи. Выделите линию связи (линия становится более толстой), а затем нажмите клавишуDelete.

Изменение существующих связей. Закройте все открытые таблицы. Изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Указатель мыши установите на линию связи (или дважды щелкните по ней) и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. В окнеИзменение связей выполните редактирование, а через кнопкуОбъединение выберите требуемый тип объединения.

• Установите связи между остальными таблицами.

• Закройте окно Схема данных.