Что такое Access

Access- это программа, с помощью которой можно быстро и довольно просто создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Иногда можно увидеть и такое сокращение, какСУБД. Не пугайтесь, это всего лишь аббревиатура отСистема Управления Базами Данных.Accessвходит в состав пакетаMicrosoft Office, и если не удается найти такую программу черезПуск - Программы, то запустите заново установкуMicrosoft Officeи смело жмите на кнопкуДобавить\Удалить, а затем просто установите галочку возлеMicrosoft Access. После установки нужный нам ярлык появится в списке программ. (Только одно маленькоеНО.Accessпоставляется только вPro(т.е.Professional) версияхMicrosoft Office. Поэтому, если обладаете не такой инсталляцией, то в ней нужного пункта найти не получится. ИщитеProи в добрый путь.)

Хранение и быстрый поиск нужной информации - является одной из важнейших функций персональных компьютеров и компьютерных сетей. Вот именно для этого и создаются СУБД. Многие из них схожи со специализированными языками программирования, изучив которые можно самостоятельно создавать базы данных, вводить в них необходимые элементы управления, настраивать и оптимизировать под конкретные нужды. Это напримерParadox,ClipperилиFoxPro.

Необходимость изучения языка программирования, либо привлечения специалистов несколько сдерживала широкое внедрение баз данных. Эта ситуация изменилась с появлением Access. Ранние версии программы, такие какAccess 2.0иAccess 95, еще можно встретить в системах работающих подWindows 3.11иWindows 95, но они постепенно замещаются все более новымиAccess 97(2000илиXP). Далее мы будем говорить оMicrosoft Access 97.

Структура базы данных

Хорошо продуманная база данных - это прежде всего набор поименованных таблиц. Каждая из которых в свою очередь содержит рядполей, обладающих определеннымисвойствами. Поля образуют структуру базы данных - ее основу. От свойств поля зависит какие данные можно в него вносить и какие операции затем можно, а какие нельзя, производить с содержимым поля. Например, данные в полеПорядковый Номер, можно отсортировать по возрастанию или убыванию, но вот суммировать их совершенно бессмысленно. В то время как данные в полеЗарплата, смело можно суммировать для получения значенияИтого. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Наполнение базы данных информацией происходит путем создания записей.Запись- это строка в таблице, содержащая в себе значения всех необходимых для заполнения полей. Поэтому простейшую базу можно создать даже с помощьюБлокнота (Notepad)илиMicrosoft Excel. При этом, чтобы создаваемый файл можно было причислить к базе данных, информацию в нем необходимо представить в виде полей. Т.е. он должен быть отформатирован так, чтобы содержимое соседних полей можно было легко различить.

Для текстовых баз данныхсуществуют два основных формата:

• с заданным разделителем (Например, поля можно разделять запятой)

 с фиксированной длиной поля (Разделяя поля табуляторами)

База в Microsoft Excel- это лист таблицы, в которой столбцы соответствуют тем или иным характеристикам объектов, т.е. представляют собой поля, а строки образуют записи.

Это самый низкий уровень баз данных, но в тоже время мощные СУБД обычно позволяют импортировать подобные файлы и конвертировать их в необходимые форматы. Поэтому информация, накопленная даже в простейшем виде не пропадет и не потребует полной переделки.