4. Справавыя лісты па тэматычнай прымеце

Інфармацыйныя лісты выступаюць разнавіднасцю лістоў-паведамленняў; яны інфармуюць установу ці канкрэтную асобу аб пэўнай сітуацыі (часта мэтай такіх лістоў з'яўляецца прапаганда дзейнасці пэўнай установы ці арганізацыі і пад. або рэклама пэўнай прадукцыі).

Напрыклад:

Навучальнай установай “Віцебскі дзяржаўны медыцынскі ўніверсітэт” плануецца 13 верасня 2010 года правесці Міжнародную навуковую канферэнцыю на тэму “Актуальныя пытанні фармацыі”. На канферэнцыі мяркуецца разгледзець наступныя пы танні:

1. Патэнтаваныя і непатэнтаваныя лекавыя сродкі ў Беларусі.

2. Арганізацыя айчыннай фармацэўтычнай работы.

Запрашаем Вас прыняць удзел у канферэнцыі і выступіць з дакладам. Даклады будуць уключаны ў зборнік навуковых прац, выданне якога плануецца на студзень 2011 года.

Звесткі пра ўдзел у канферэнцыі, а таксама тэму паведамлення просім даслацъ да 23 лістапада 2010 года на адрас г. Віцебск, вул. Фрунзэ, 27.

Цыркулярныя лісты – гэта звычайна дырэктыўныя распараджэнні, якія рассылаюцца падведамасным установам ці падначаленым службовым асобам (змяшчаюць інфармацыю аднаго і таго ж зместу).

Лісты-паведамленні звычайна пачынаюцца словамі Паведамляем Вам, Даводзім да Вашага ведама і пад.

Напрыклад:

У адказ на Ваша пісьмо ад 3 лістапада 2011 года паведамляем, што затрымка пры афармленні гарантыйнага ліста адбылася з прычыны хваробы дырэктара нашага прадпрыемства.

Прымаем усе меры для найхутчэйшай дастаўкі гарантыйнага ліста і мяркуем, што здолеем выканаць гэта ў тэрмін да 29 лістапада 2011 года.

Камерцыйныя лісты маюць юрыдычную сілу, складаюцца ад імя юрыдычнай асобы пры заключэнні і выкананні пагаднення.

Адрозніваюць тры віды камерцыйнай перапіскі:

1. запыт - адказ на запыт;

2. прапанова – адказ на прапанову;

3. прэтэнзія – адказ на прэтэнзію.

Лісты, у якіх змяшчаюцца адказы-адмаўленні на запыт ці прапанову, звычайна будуюцца па схеме:

1) паўтарэнне запыту (просьбы);

2) прычыны, на аснове якіх запыт (просьба) не можа быць выкананы або прапанова не прымаецца;

3) канстатацыя адмаўлення ці непрыняцця прапановы.

Напрыклад, запыт:

Спасылаючыся на перагаворы з Вашым прадстаўніком 21 мая 2011 года, просім даслаць нам камерцыйныя прапановы н 2012 год з указаннем максімальнай колькасці пастаўкі па ўсіх тыпах, якія прапаноўваюцца.

Адказ на запыт:

Дзякуем за запыт ад 23 жніўня 2011 года на пастаўку медыцынскага абсталявання.

Зараз мы разглядаем пытанне аб магчымасці прадастаўлення Вам прапаноў на тавар, які Вас цікавіць.

Аб нашым рашэнні паведамім у самы бліжэйшы час.

5. Асабістыя справавыя лісты

Асабістае рэзюме як жанр справавой літаратуры ў апошні час ва ўсіх на слыху ў сувязі з працаўладкаваннем. Справавое рэзюме з’яўляецца кароткім апісаннем службовай кар’еры. Пры ўладкаванні на працу яно дасылаецца па пошце ці Інтэрнэце, перадаецца па факсе ці прадстаўляецца асабіста перад субяседаваннем.

Асноўныя патрабаванні да рэзюме:

1) кароткасць (на чытанне рэзюме траціцца 1,5 – 2 хвіліны);

2) канкрэтнасць (паведамляйце толькі звесткі пра сваю прафесійную дзейнасць);

3) выбіральнасць (прыстасаванасць да ўмоў дадзенай фірмы);

4) накіраванасць (рэзюме павінна ўпэўніць працанаймальніка ў вашай зацікаўленасці ў атрыманні працы);

5) рэкламнасць (указвайце станоўчыя бакі вашай асобы, падкрэслівайце свае добрыя якасці).

Існуе тры тыпы рэзюме: храналагічнае, функцыянальнае і камбінаванае (функцыянальна-храналагічнае).

Храналагічнае рэзюме – гэта асабісты паслужны спіс і працоўныя дасягненні, пададзеныя ў храналагічнай паслядоўнасці.

У функцыянальным рэзюме ў большай ступені падаюцца прафесійныя навыкі, вопыт і дасягненні і ў меншай ступені – канкрэтны пералік работ на розных этапах службовай кар’еры.

Рэзюме камбінаванага тыпу мае прыметы і храналагічнага, і функцыянальнага рэзюмэ. У такім рэзюме звычайна прысутнічаюць сем асноўных раздзелаў:

1) аб’ектыўныя дадзеныя (прозвішча, імя, імя па бацьку; хатні адрас, тэлефон);

2) прапанова (у якой якасці прэтэндэнт жадае супрацоўнічаць з наймальнікам на работу);

3) дасягненні (абгрунтоўваецца прэтэнзія лічыцца кваліфікаваным спецыялістам);

4) адукацыя;

5) вопыт работы;

6) асабістыя якасці;

7) рэкамендацыі (наяўнасць рэкамендацыйных пісем, калі ў вас іх запатрабуюць).

Афармленне рэзюме:

1) уся інфармацыя павінна змясціцца на адной старонцы;

2) тэкст павінен чытацца лёгка (памер шрыфта, палі, інтэрвалы);

3) тэкст павінен быць структураваны; загалоўкі выдзяляюцца, набіраюцца вялікім шрыфтам і размяшчаюцца ў цэнтры старонкі;

4) назвы вучэбных устаноў і фірмаў пішуцца поўнасцю;

5) у датах дастаткова ўказаць толькі гады.

Візітная картка – адзін з важнейшых атрыбутаў дзелавога этыкету. Візітная картка шырока выкарыстоўваецца пры дзелавых зносінах, пры знаёмстве, а таксама ў час перагавораў, у дыпламатычнай практыцы, дзелавой перапісцы. Ёю карыстаюцца пры ўстанаўленні і падтрыманні кантактаў з урадавымі, дыпламатычнымі, дзелавымі і грамадскімі коламі краіны. Візітная картка можа быць выкарыстана для завочнага прадстаўлення яе ўладальніка.

Візітная картка выконвае інфармацыйную і рэкламную функцыю. Дзелавыя зносіны, як правіла, пачынаюцца з абмену візітнымі карткамі, таму візітка павінна быць зроблена так, каб у чалавека, які яе атрымлівае, выклікаць станоўчыя эмоцыі.

Візітныя карткі ўяўляюць сабой прамавугольнікі не вельмі шчыльнага картону невялікага фармату: 50х90 мм. Менеджэры вышэйшага звяна выкарыстоўваюць візітныя карткі памерам 60х100 мм. Як правіла, візітная картка павінна мець чорны тэкст на светлым фоне без якіх-небудзь рамак. Нормы этыкету не рэкамендуюць выкарыстоўваюць шырокую колеравую гаму. Перавага аддаецца паперы высокага гатунку. Еўрапейская традыцыя падразумявае выкарыстанне ружовага, блакітнага і белага фону, а тэкст – цёмна-сіняга, цёмна-карычневага і чорнага колеру. На візіткі дзяржаўных чыноўнікаў, згодна з пратаколам, наносяцца герб і сцяг.

Шрыфт строга не рэгламентуецца, ён павінен зручна чытацца. Імя, як правіла, выдзяляецца лёгка чытаемым паўтлустым шрыфтам нязначна большага памеру.

Картка – важны элемент іміджу фірмы і асабістага іміджу яе ўладальніка. Лепш, калі яна мае класічны выгляд: уверсе па цэнтры – назва фірмы (прадпрыемства), дзе працуе ўладальнік карткі, ніжэй па цэнтры – імя, імя па бацьку, прозвішча, яшчэ ніжэй – пасада, а ў правым верхнім вугле – тэлефон, факс, адрас электроннай пошты.

Адрозніваюць асабістыя і дзелавыя візітныя карткі.

У асабістай візітнай картцы імя, імя па бацьку, прозвішча друкуюцца прапіснымі літарамі, пасада – друкаванымі. Разнавіднасцю асабістай карткі з’яўляецца сямейная. Неад’емны атрыбут сучасных дзелавых зносін – дзелавая візітная картка. Асаблівае значэнне яна адыгрывае ў зносінах з іншаземцамі.

Дзелавая візітная картка можа ўтрымліваць званне ці тытул уладальніка, указанні на сферу яго адказнасці ў арганізацыі, нумары тэлефонаў, тэлефаксу, электроннай пошты. Калі тэлефон змяніўся, можна акуратна закрэсліць і запісаць новы. Але закрэсліваць і запісваць найменаванне новай пасады лічыцца адступленнем ад этыкету. Дзелавая візітная картка без адраса таксама не адпавядае нормам этыкету.

Такім чынам, афіцыйна-справавы стыль сучаснай беларускай літаратурнай мовы характарызуецца высокай ступенню развітасці, унармаванасцю моўных сродкаў, распрацаванасцю жанраў. Неабходнасць навучання моўным нормам справавых зносін абумоўлена тым, што справавыя зносіны пранікаюць ва ўсе сферы жыцця. Уменне паспяхова весці перагаворы, працаваць з дакументамі – важнейшы элемент культуры сучаснага адукаванага чалавека, які імкнецца дасягнуць поспехаў у жыцці.

Авалодванне спецыфічнымі асаблівасцямі афіцыйна-справавога стылю, разуменне паняццяў дакумент, бланк, рэквізіт, фармуляр, афармленне дакументаў рознага тыпу – неабходная ўмова падрыхтоўкі высокаадукаваных, граматных, культурных спецыялістаў.

Пісьмо-падзяка. Фармат “Падзяка” адносіцца да катэгорыі асабістай справавой перапіскі і мае на мэце выражэнне ўдзячнасці адрасату. Як правіла, ліст-падзяка афармляецца на афіцыйнымі бланку ўстановы, але можа быць прадстаўлена і ў якасці паштоўкі. Тэкст ліста-падзякі пішацца ў лаканічным сяброўска-афіцыйным стылі са спасылкай на здарэнне, якое пабудзіла адпраўніка аддзячыць адрасату. Пры жаданні могуць быць пералічаны і іншыя заслугі адрасата. Падзяка завяраецца асабістым подпісам адпраўніка і ў некаторых выпадках – пячаткай арганізацыі.

6. Агульныя правілы складання справавых лістоў

Важным складнікам граматнага справавога ліста з’яўляецца яго акуратнае афармленне:

1. Бланк. Справавы ліст павінен быць аформлены на афіцыйным бланку ўстановы, дзе павінна ўтрымлівацца:

• назва ўстановы

• адрас установы

• тэлефон і факс

• web-сайт и e-mail

Таксама на бланку могуць быць адлюстраваны рэквізіты арганізацыі і яе лагатып. Наяўнасць такой інфармацыі дазваляе адрасату хутка пазнаць адпраўніка і накіраваць ліст-адказ на правільны адрас.

2. Палі. Справавы ліст павінен мець абавязковыя палі: злева – 3 см, справа – 1,5 см. Палі неабходныя для магчымых запісаў, якія будзе рабіць адрасат, а таксама для падшыўкі ліста ў архіўную папку.

3. Рэгістрацыйны нумар пісьма, які ўключае дату подпісу ліста кіраўніком. нумар неабходны для назірання за лёсам дакумента. Звычайна справавы ліст шукаюць паводле нумару і даты. Асабліва гэта актуальна для дзяржаўных устаноў, якія атрымліваюць мноства дакументаў на працягу аднаго дня. Ліст-адказ, акрамя ўласнага зыходнага нумара, павінна ўтрымліваць інфармацыю аб нумары ўваходзячага ліста, адказам на які ён з’яўляецца. Рэгістрацыйны нумар ставіцца ў левай верхняй частцы ліста. Натуральна, што ў любой установе ўваходныя і зыходныя справавыя лісты акуратна рэгіструюцца.

Прыклад: Зых. № 546 ад 28.07.2010 на ўвах. № 321 ад 25.07.2010

4. Уступ справавога ліста, які ўтрымлівае зварот да адрасата, размяшчаецца ніжэй рэгістрацыйнага нумара і звычйна афармляецца наступным чынам: пасада і прозвішча з ініцыяламі адрасата пішуцца ў верхняй левай частцы ліста. Непасрэдны зварот – па цэнтру ліста і заканчваецца клічным знакам. Уступная частка можа быць выдзелена тлустым шрыфтам.

Прыклад:

Генеральнаму дырэктару

прадпрыемства “Фармацыя”

Дабравольскаму П.П.

Паважаны Павел Пятровіч!

5. Шрыфт ліста прынцыповым чынам уплывае на яго ўспрыманне адрасатам. Шрыфт не павінен быць вельмі дробным або, наадварот, вельмі буйным. Пры гэтым, ён павінен быць аднолькавым на працягу ўсяго ліста. Стандартнай практыкай з’яўляецца выкарыстанне шрыфту Times New Roman з 12 памерам кегля і інтэрвалам 1 паміж радкамі. Аднак, калі Вам вядома, што ў адрасата дрэнны зрок, можна паклапаціцца пра яго, павялічыўшы шрыфт ліста. Да выбару памеру шрыфта лістоў асабістай справой перапіскі (запрашэнні, віншаванні, спачуванні) можна падысці больш творча.

6. Нумарацыя аркушаў асабліва важная для справавых лістоў, аб’ём якіх больш за 2 старонкі, асабліва для тых, што ўтрымліваюць дадаткі. Нумарацыя прастаўляецца ў правай ніжняй частцы аркуша.

7. Інфармацыя аб выканаўцы павінна абавязкова быць у змесце ўсіх справавых лістоў, якія падпісваюцца кіраўнікамі кампаній і ўстаноў. Гэта дазволіць адрасату хутка знайсці канкрэтнага спецыяліста, які адказвае за рашэнне пытання ва ўстанове, якая адправіла ліст. Інфармацыя аб выканаўцы павінна павінна ўтрымліваць яго прозвішча, імя і імя па бацьку (пажадана цалкам, інакш цяжка будзе пачаць тэлефонную размову, якая можа патрабавацца для вытлумачэння дадатковай інфармацыі) і нумар кантактнага тэлефона – рабочага ці мабільнага. Таксама пажадана ўказаць адрас электроннай пошты. Інфармацыя аб выканаўцы пішацца ў самым канцы ліста пасля подпісу. Кегль яго шрыфту павінен быць на адну ці дзве адзінкі менш за асноўны тэкст ліста.

Прыклад:

Іваноў Юрый Адамавіч (+375297772213, e-mail ggu.rambler.ru)

8. Дадаткі. Калі ліст утрымлівае дадаткі, то яны афармляюцца на асобных аркушах. Пры гэтым нумарацыя аркушаў можа быць агульнай для ўсяго дакумента ці асобнай ад асноўнага зместу ліста і кожнага дадатка. Інфармацыя аб дадатках павінна быць размешчана ў тэксце самаго справавога ліста перад подпісам.

Прыклад:

К дадзенаму лісту дадаюцца два дакументы:

1. Акт здачы-прыёмкі.

2. Рахунак-фактура з завода.

7. Структура справавога ліста

1. Зварот. Зварот знаходзіцца ва ўступе ліста і ўтрымліва пасаду, прозвішча і ініцыялы адрасата. Для афіцыйнай справавой перапіскі лічыцца стандартам зварот “паважаны” ці “шаноўны”, які пішацца з вялікай літары па цэнтры аркуша. Калі ведаеце чалавека асабіста можна звярнуцца так: Паважаны Аляксандр Пятровіч ці Шаноўны Аляксандр Пятровіч, калі не ведаеце – паважаны спадар Смірноў. Ні ў якім выпадку нельга пісаць: “паважаны спадар Смірноў А.П.!”, або “Андрэй Пятровіч!”, або “Спадар Смірноў!”

2. Уступная частка. Уступная частка складае першы абзац ліста, у якім выкладзена яго асноўная мэта ці прычыны, якія з’явіліся пабуджальнымі для Вашага ліста. Прачытаўшы ўступную частку, адрасат павінен зразумець сутнасць ліста.

Прыклад: “Я пішу Вам з мэтай выразіць сваё незадавальненне якасцю сыравіны для вытворчасці аспірыну, якую Ваша кампанія пастаўляе нам, і разлічваю на Вашу дапамогу, накіраваную на хуткую змену сітуацыі да лепшага і кампенсаванне нашых страт”.

3. Асноўны тэкст. У двух–трох абзацах павінна быць коратіка выкладзена праблема, выражаны Вашы асабістыя думкі і пачуцці наконт сітуацыі, якая здарылася, і агучана просьба аб канрэтных дзеяннях ці прапанаваны Ваш варыянт вырашэння праблемы.

Прыклад: “На працягу апошняга месяца, пачынаючы з 2 чэрвеня 2010 года, 10-15% ад кожнай партыі вашай сыравіны складае брак. Дадзеныя факты былі належным чынам аформлены спецыялістамі нашай кампаніі. Копіі дакументаў далучаюцца да ліста. Страты нашай кампаніі ў сувязі з атрыманнем бракаванай сыравіны складаюць каля 1 млрд. рублёў. Мы супрацоўнічаем з ААТ “Фармацыя” на працягу 5 гадоў, да сённяшняга часу ў нас не было падстаў для нараканняў. У дадзенай сітуацыі мы настойваем на поўнай кампенсацыі нашых страт. Пры неабходнасці мы гатовы правесці сумесную экспертызу забракаванай сыравіны.”

4. Заключэнне. Заключэнне неабходнае для падвядзення высноў усяго напісанага і лагічнага завяршэння пісьма.

Прыклад: “Упэўнены, што Вы разберацэся з дадзенай праблемай, і ў бліжэйшай будучыні наша супрацоўніцтва атрымае звыклы кантэкст.”

5. Подпіс. Ліст завяршаецца подпісам (пасада і прозвішча з ініцыяламі) адрасанта, якой папярэднічае стандартная ветлівая форма “З павагай”, “Шчыра Ваш”, “З надзеяй на прадуктыўнае супрацоўніцтва”, “З удзячнасцю за супрацоўніцтва”. Пры падпісанні ліста патрэбна ўлічваць ранг адрасата і адрасанта. Напрыклад, пісьмо на імя генеральнага дырэктара павінен падпісваць таксама генеральны дырэктар ці, як мінімум, яго намеснік. Пры гэтым подпіс павінен адпавядаць яго расшыфроўцы: сітуацыя, калі намеснік дырэктара ставіць косую рысу побач з прозвішчам дырэктара і падпісваецца сваім імем недапушчальная.

Прыклад:

З павагай, генеральны дырэктар фармацэўтычнага завода /Кісялёў А.Д./

6. Пастскрыптум (P.S) – прыпіска ў канцы ліста пасля подпісу – рэдка выкарыстоўваецца ў дзелавых паперах. Яна служыць для таго, каб паведаміць адрасату аб важнай падзеі, якая мае ўскосныя адносіны да тэмы ліста.

Прыклад: “P.S. Інфармую Вас аб тым, што працэнт браку ў партыў сыравіны ўзрос да 17% тры гадзіны таму.”

7. Дадаткі. Дадаткі з’яўляюцца неабавязковым дапаўненнем да асноўнага тэксту ліста і таму афармляюцца на асобныхаркушах паперы – кожны дадатак на сваім аркушы. Правілы іх напісання адсутнічаюць.

8. Этычныя нормы справавой перапіскі

Дзелавая перапіска, як і любая іншая форма ўзаемадзення паміж людзьмі, заснавана на пэўных этычных правілах і нормах, галоўныя з якіх карэктнасць і павага да суразмоўцы. Нават калі мэтай ліста з’яўляецца выказ прэтэнзій, яго тэкст не павінен утрымліваць грубых слоў і некарэктных выразаў, якія могуць пакрыўдзіць чалавека. Клапоцячыся аб падтрымцы годнасці свайго адрасата, вы, такім чынам, захоўваеце ўласную годнасць.

Акрамя гэтага, пры складанні дзелавых папер не рэкамендуецца:

• пачынаць ліст з канстатацыі адмовы. У першую чаргу патрэбна выкласці матывацыю дадзенага рашэння і даць зразумець, што пры пэўных абставінах можна вярнуцца да разгляду праблемы;

• навязваць адрасату чаканае вырашэнне пытання, напрыклад: “Прашу вывучыць і вырашыць пытанне станоўча” або “Прашу зацвердзіць гэту кандыдатуру”;

• пабуджаць адрасата да паспешнага вырашэння праблемы словамі ў больш кароткі тэрмін, тэрмінова, неадкладна і інш.;

• звяртаць увагу адрасата на яго няўважлівасць і некампетэнтнасць, уводзячы ў тэкст ліста фармулёўкі тыпу “Прапаноўваю ўважліва вывучыць”.

Нягледзячы на тое, што прыведзены ўзоры не ўсіх справавых лістоў, можна заўважыць, што для большасці з іх характэрна паўтаральнасць адных і тых жа зваротаў, канструкцый, запомніўшы якія можна навучыцца складаць тэксты на разнастайныя тэмы, правільна афармляць справавую карэспандэнцыю. Усе справавыя лісты рэкамендуецца пісаць не больш чым на адной старонцы.

ІІІ. ЛІТАРАТУРА ДЛЯ САМАПАДРЫХТОЎКІ:

1. Беларуская мова: энцыклапедыя / Пад рэд. А.Я. Міхневіча; рэдкал. Б.І. Сачанка (гал. рэд.). – Мінск: БелЭН, 1994. – 655 с.

2. Каўрус А.А. Дакумент па-беларуску. - Мінск, 1992. – 116 с.

3. Курдзека Ж.П., Навіцкая В.А., Чарняева Т.В. Афіцыйна-дзелавы стыль: асаблівасці і жанравая дыферэнцыяцыя. – ВДМУ, 2005. – 38 с.

4. Цікоцкі М. Я. Стылістыка беларускай мовы. – Мн., 1995.

5. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. Учебное пособие. – М., 1997.