Lektsiya_3_Robota_z_dokumentom_Word_2007

Робота в Microsoft Word 2007

3. Лекція: Робота з документом: версія для печатки й PDA У лекції вивчаються основні питання роботи у вікні Microsoft Word 2007. Представлені режими перегляду документа, показані нові можливості роботи з документом у режимі читання. Вивчаються способи переміщення по документу. Розглянуті різні можливості використання миші, клавіатури, засобів Microsoft Word 2007, включаючи схему й ескізи документа. Докладно описані способи виділення фрагментів документа. Показана можливість скасування виконаних і повернення скасованих дій

Перегляд документа

Вибір режиму перегляду документа

Вибрати режим перегляду документа можна при роботі в будь-якій вкладці Word 2007. Ярлики режимів перегляду документа звичайно розташовані в правій частині рядка стану (рис. 3.1).Якщо ярлики не відображаються, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці рядка стану й в, що з'явився контекстному меню виберіть команду Ярлики режимів перегляду.

увеличить изображение Рис. 3.1.  Ярлики вибору режиму перегляду документа

Трохи зручніше перемикатися між режимами перегляду документа у вкладці Вид. Група Режими перегляду документа містить кнопки для вибору основних режимів (рис. 3.2).

увеличить изображение Рис. 3.2.  Кнопки вибору режиму перегляду документа

Найбільше часто використовуваний режим перегляду документа – Розмітка сторінки. У цьому режимі положення тексту, таблиць, малюнків і інших елементів відображається так, як вони будуть розміщатися на друкованій сторінці (рис. 3.3).Режим розмітки зручно використовувати й при створенні документа, і для остаточного оформлення документа, у тому числі, для зміни колонтитулів і полів, а також роботи з колонками тексту й графічними об'єктами. Саме цей режим установлюється за замовчуванням в Word 2007.

увеличить изображение Рис. 3.3.  Відображення документа в режимі Розмітка сторінки

Режим Чернетка (рис. 3.4)зручний для введення, редагування й оформлення тексту. У цьому режимі форматування тексту відображається повністю, а розмітка сторінки – у спрощеному виді, що прискорює введення й редагування тексту. Границі сторінок, колонтитули, виноски, тло, а також графічні об'єкти, для яких не встановлене обтікання В тексті, у цьому режимі не показуються.

увеличить изображение Рис. 3.4.  Відображення документа в режимі Чернетка

Режим Веб-документ (рис. 3.5)забезпечує вистава документа в тому виді, який він буде мати при перегляді в WebтОглядачі, а також для відображення електронних документів, призначених тільки для перегляду на екрані. У цьому режимі відображається тло, текст переноситься по границі вікна, а малюнки займають ті ж позиції, що й у вікні WebтОглядача.

увеличить изображение Рис. 3.5.  Відображення документа в режимі Веб-документ

Режим читання (рис. 3.6)призначений для читання документа на екрані комп'ютера. Втім, у цьому режимі можна також відображати документ у тому виді, у якому він буде виведений на печатку. Тут можна й редагувати текст, робити позначки, додавати примітки, працювати в режимі запису виправлень, хоча все це використовується рідко.

увеличить изображение Рис. 3.6.  Відображення документа в режимі читання

Для настроювання параметрів режиму читання клацніть по кнопці Параметри перегляду у верхньому правому куті екрана (рис. 3.7)і виберіть відповідну команду меню.

увеличить изображение Рис. 3.7.  Настроювання параметрів режиму читання

Можна збільшити або зменшити розмір шрифту. Цей розмір відображається тільки в режимі читання й не тягне змін фактичного розміру.

Можна відображати одну або дві сторінки у вікні.

Для показу документа в режимі попереднього перегляду, тобто в тому виді, у якому він буде виведений на печатку, виберіть команду Показати друковану сторінку. Змінити масштаб перегляду в цьому випадку неможливо. Правда, можна керувати відображенням полів сторінки. Для цього клацніть по команді Параметри полів (див. рис. 3.7) і виберіть відповідну команду в підлеглому меню. У звичайному режимі читання дана команда недоступна.

Слід зазначити, що режим відображення друкованої сторінки запам'ятовується. При наступному перехід до режиму читання буде автоматично встановлений саме такий режим. Для відмови від відображення друкованої сторінки в режимі читання клацніть по кнопці Параметри перегляду у верхньому правому куті екрана (див. рис. 3.7) і виберіть команду Показати друковану сторінку ще раз.

Для можливості редагування документа в режимі читання виберіть команду Дозволити введення (див. рис. 3.7). Режим редагування поширюється на всі документи, для яких установлюється режим читання, а також запам'ятовується й автоматично встановлюється при повторному перехід до режиму читання.

Деякі додаткові параметри режиму читання можна використовувати, якщо клацнути по кнопці Сервіс у верхньому лівому куті екрана (рис. 3.8).

увеличить изображение Рис. 3.8.  Додаткове настроювання параметрів режиму читання

Наприклад, можна скористатися пошуком у документі (команда Знайти), створити примітка (команда Створити примітку), виділити текст кольором (палітра кольором підпорядкованого меню Колір виділення тексту). Для вибору кольору виділення тексту й створення приміток є також кнопки поруч із кнопкою Сервіс у своєрідній панелі інструментів.

Для виходу з режиму читання натисніть кнопку Закрити в правому верхньому куті вікна або клавішу Esc.

Структура (рис. 3.9)–один із самих рідко використовуваних режимів відображення документа, хоча він має багатьма можливостями, які відсутні в інших режимах. Тут можна згорнути документ, залишивши тільки основні заголовки, або розгорнути його, відобразивши всі заголовки й основний текст, можна переміщати й копіювати текст, перетаскуючи заголовки. Крім того, у режимі структури зручно працювати з головними документами, що включають кілька частин. Однак у цьому режимі не відображаються границі сторінок, колонтитули, малюнки, тло й багато інші елементи оформлення документа. Зверніть увагу на те, що в режимі структури документа з'являється нова вкладка – Структура, що спрощує роботу із заголовками, головним і вкладеними документами. В інших режимах цю вкладку вивести неможливо, але вона там і не потрібна.

увеличить изображение Рис. 3.9.  Відображення документа в режимі Структура

Зміна масштабу відображення документа

Змінити масштаб відображення документа можна при роботі в будь-якій вкладці Word 2007. Клацніть по кнопці зі знаком "+" (плюс) для збільшення масштабу або по кнопці зі знаком "-" (мінус) для зменшення (рис. 3.10).Масштаб можна також змінювати перетаскуванням повзунка лінійки масштабу. Якщо лінійка масштабу не відображається, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці рядка стану й в, що з'явився контекстному меню виберіть команду Масштаб.

увеличить изображение Рис. 3.10.  Зміна масштабу відображення документа

Мінімальний масштаб відображення – 10%, максимальний – 500%.

Масштаб відображення документа можна змінювати також у вкладці Вид. У групі Масштаб натисніть потрібну кнопку: 100%, Одна сторінка, Дві сторінки або Ширина сторінки (рис. 3.11).

увеличить изображение Рис. 3.11.  Зміна масштабу відображення документа у вкладці Вид

Нажавши кнопку Масштаб (див. рис. 3.11) у діалоговім вікні Масштаб (рис. 3.12),можна встановити необхідний масштаб відображення документа.

Рис. 3.12.  Зміна масштабу відображення документа в діалоговім вікні Масштаб

Переміщення по документу

З використанням миші

Щоб поставити курсор у певне місце документа, треба підвести покажчик миші ( при наведенні на текст він буде мати вигляд латинської букви I) і один раз клацнути лівою кнопкою миші.

З використанням клавіатури

Клавіші й перекладають курсор на один символ вправо або вліво, а клавіші й - на один рядок униз або нагору. Клавіші Home і End перекладають курсор у початок або кінець рядка, клавіші Page Up і Page Down - на висоту екрана нагору або вниз.

Комбінація клавіш Ctrl + перекладає курсор на одне слово вправо, а Ctrl + – на одне слово вліво. Ctrl + перекладає курсор до початку наступного абзацу, а Ctrl + – до початку поточного абзацу. Комбінація клавіш Ctrl + Page Up перекладає курсор на наступну сторінку, а Ctrl + Page Down – на попередню сторінку ( потрібно відзначити, що ці комбінації клавіш клавіатури не завжди працюють саме так). Комбінація клавіш Ctrl + Home перекладає курсор у початок документа до найпершого символу, а Ctrl + End – до кінця документа до самого останнього символу.

Деякі додаткові можливості є при переміщенні курсору по тексту, оформленому в трохи колонок. Комбінація лівої клавіші клавіатури Alt + перекладає курсор до початку наступного стовпчика, а лівої клавіші Alt + – до початку попереднього стовпчика.

Також деякі особливості й додаткові можливості є при переміщенні курсору в таблицях. Клавіша клавіатури Tab перекладає курсор у наступне гніздо таблиці, а комбінація клавіш клавіатури Shift + Tab – у попереднє гніздо. Комбінація клавіш Alt + Home перекладає курсор у перше гніздо рядка, а Alt + End – в останнє гніздо рядка. Комбінація клавіш Alt + Page Up перекладає курсор у верхнє гніздо стовпця, а Alt + Page Down – у нижнє гніздо стовпця.

З використанням засобів Microsoft Word

Для перекладу курсору до якої-небудь певної сторінки, розділу, рядка і т.д. клацніть по стрілці кнопки Знайти групи Редагування вкладки Головна й виберіть команду Перейти (рис. 3.13)або натисніть клавішу клавіатури F5.

увеличить изображение Рис. 3.13.  Відкриття вкладки Перейти діалогового вікна Знайти й замінити

У вкладці Перейти діалогового вікна Знайти й замінити (рис. 3.14)у списку Об'єкт переходу виберіть об'єкт переходу, уведіть його номер і натисніть кнопку Перейти.

Рис. 3.14.  Вибір об'єкта переходу у вкладці Перейти діалогового вікна Знайти й замінити

Для перекладу курсору до якого-небудь об'єкта в документі (наступна сторінка малюнок, що випливає, випливає таблиця й ін.) можна використовувати також кнопку Вибір об'єкта в нижній частині вертикальної смуги прокручування (2 рис. 3.15).

увеличить изображение Рис. 3.15.  Кнопки переходу

Необхідний об'єкт або дія слід вибрати в меню Вибір об'єкта (рис. 3.16).

увеличить изображение Рис. 3.16.  Меню переходу

Для перехід до наступного такого ж об'єкта натисніть кнопку Далі (3 на рис. 3.15). Для повернення до попереднього – кнопку Назад (1 на рис. 3.15). Замість кнопки Назад можна використовувати комбінацію клавіш клавіатури Ctrl + Page Up, а замість кнопки Далі – Ctrl + Page Down.

Робота зі схемою документа

Схема документа дозволяє переглядати заголовки документа й швидко переходити від одного заголовка до іншого. Схема формується в тому випадку, якщо при оформленні заголовків використовувалися стилі типу Заголовок 1, Заголовок 2 і т.д.

Для відображення схеми документа встановите відповідний прапорець у групі Показати або сховати вкладки Вид (рис. 3.17).Схема документа відображається в лівій частині вікна. Для зручності границю між схемою й документом можна переміщати вліво або вправо. Щоб перейти до потрібного заголовка документа, клацніть по цьому заголовкові в схемі документа. Зазначений заголовок з'явиться у верху правої частини вікна й буде виділений у схемі документа. Щоб ефективно працювати зі схемою, необхідно вміти користуватися стилями.

увеличить изображение Рис. 3.17.  Відображення схеми документа

Для приховання схеми документа зніміть відповідний прапорець у групі Показати або сховати вкладки Вид (див. рис. 3.17) або натисніть кнопку Закрити в області схеми документа.

Робота з ескізами документа

Ескізи документа дозволяє переглядати загальний вид сторінок документа й швидко переходити від однієї сторінки до іншої. Для відображення ескізів установите відповідний прапорець у групі Показати або сховати вкладки Вид (рис. 3.18).Ескізи відображається в лівій частині вікна. Для зручності границю між ескізами й документом можна переміщати вліво або вправо. Щоб перейти до потрібної сторінки документа, клацніть по ескізу цієї сторінки в області ескізів.

увеличить изображение Рис. 3.18.  Відображення ескізів документа

Для приховання ескізів документа зніміть відповідний прапорець у групі Показати або сховати вкладки Вид (див. рис. 3.17) або натисніть кнопку Закрити в області ескізів.

Виділення фрагментів документа

Більшість дій при оформленні документа й багато дій при редагуванні виконуються тільки з виділеним фрагментом документа. Виділяти можна текст документа, таблиці і їх окремі елементи, графічні об'єкти й т.п.

Виділення тексту

Виділений фрагмент тексту затінюється сіро-синім тлом. Колір шрифту при цьому не змінюється, трохи змінюється колір заливання й виділення кольором (рис. 3.19).

увеличить изображение Рис. 3.19.  Виділений фрагмент тексту

Для виділення можна використовувати мишу, або клавіші клавіатури або й те, і інше одночасно.

Представлені вище способи виділення фрагментів тексту засновані на використанні миші. Але можна обійтися й без неї.

Виділяти фрагменти тексту можна переміщенням курсору клавішами клавіатури при натиснутій клавіші Shift. При цьому можна використовувати всі можливі комбінації клавіш для перекладу курсору по документу. Наприклад, якщо необхідно виділити частину документа від текстового курсору до кінця документа, те досить нажати комбінацію клавіш клавіатури Shift + Ctrl + End.

Для того щоб зняти виділення фрагмента тексту, випливає один раз клацнути лівою кнопкою миші в правім полі документа.

Виділення елементів таблиць

Один рядок таблиці виділяється так само, як рядок тексту, тобто клацанням миші ліворуч від виділюваного рядка. Таким же способом, як рядка тексту, виділяються й кілька рядків таблиці.

Для виділення стовпця таблиці слід підвести покажчик миші зверху до стовпця, поки він не перетвориться в маленьку чорну вертикальну стрілку, і після этого один раз клацнути лівою кнопкою миші. Для виділення декількох стовпців треба будь-яким способом виділити перший з виділюваних стовпців, а потім, не відпускаючи лівої кнопки миші, поширити виділення на наступні стовпці. Кілька стовпців можна виділяти також з використанням клавіші клавіатури Shift. Будь-яким способом виділите перший стовпець, а потім виділите останній стовпець при натиснутій клавіші Shift.

Виділення одному гнізда при роботі з таблицею (установка границь, заливання, поділ гнізд і т.д.), як правило, не потрібно — але може знадобитися при оформленні тексту в гнізді. Для виділення гнізда необхідно підвести покажчик миші ліворуч до границі гнізда й, коли він перетвориться в маленьку чорну стрілку, клацнути лівою кнопкою миші. Гніздо, що містить який-небудь текст, можна виділити в такий спосіб: три рази клацнути лівою кнопкою миші по останньому слову тексту гнізда. Для виділення порожнього гнізда можна поставити в неї курсор і нажати комбінацію клавіш клавіатури Shift + End.

Для виділення декількох гнізд треба підвести покажчик миші до першої з виділюваних гнізд, а потім при натиснутій лівій кнопці миші поширити виділення на сусідні гнізда. Цю операцію зручніше виконувати з використанням клавіш клавіатури. Поставте курсор у першу з виділюваних гнізд, а потім при натиснутій клавіші Shift поширюйте виділення клавішами,,, .

Виділяти всю таблицю найкраще по рядках або по стовпцях. Можна для виділення використовувати також маркери таблиці. Клацання лівою кнопкою миші по кожному з маркерів виділить усю таблицю.

Скасування й повернення дій

Скасування дій

При роботі в Word існує можливість скасування дій, виконаних з документом.

Для скасування останнього виконаного дії натисніть кнопку Скасувати в Панелі швидкого доступу (рис. 3.20).

увеличить изображение Рис. 3.20.  Скасування останньої дії

Можна скасувати відразу кілька останніх дій.

1. Клацніть по стрілці кнопки Скасувати (див. рис. 3.20).

2. Виберіть дію, починаючи з якого слід скасувати всі дії, розташовані вище в списку (рис. 3.21).

увеличить изображение Рис. 3.21.  Скасування декількох дій

Повернення дій

Скасовані дії можна повернути. Для повернення останнього скасованого дії натисніть кнопку Повернути в Панелі швидкого доступу (див рис. 3.21). Для повернення декількох дій кілька раз натисніть кнопку Повернути.

Якщо всі скасовані дії були повернуті, кнопка Повернути заміняється на кнопку Повторити.