3.Натиснути кнопку Edit.

4.В діалоговому вікні (рис. 5.28) за допомогою дій, аналогічних описаним в пп. 6-13 алгоритму 3.4, відредагувати фільтр.

5.8.Робота з таблицями завантаження ресурсами

Алгоритм 4.1. Звернення до форми звітних даних Resource Usage

Особливістю форми, яку ми розглядаємо, є те що для кожного виконавця формується як рядок зі звітними даними, так і пов‘язані з ним ієрархічні рядки для кожної із робіт цього виконавця. При необхідності ієрархічний список робіт виконавця можна звернути натисненням на першій клітинці стовпця таблиці з

1.Для звернення до формиResource Usage слід виконати командуView,

Resource Usage.

2.Вибір одиниць часу і масштабу зображення при необхідності виконати у відповідності до алгоритмів2.1., 2.1., і 2.3 відповідно до конкретного графіку.

3.Показники, із яких формується звітна таблиця навантаження ресурсів, вибирають за допомогою командиFormat, Details. Пов‘язане з цією командою меню дозволяє включити в таблицю за допомогою лівого натиснення на ліву клавішу миші наступні дані:

·трудомісткість робіт (Work);

·фактична трудомісткість (Actual Work);

·накопичений з початку робіт об‘єм робіт (Cumulative Work );

·вартість робіт (Cost);

·фактичні витрати (Actual Cost);

·максимальна кількість необхідних ресурсів (Peak Units);

·перевантаження ресурсів (Overallocation);

·не завантаженні ресурси (Remaining Availability) і т. д.

За допомогою команди в таблицю можна включити одночасно декілька показників.

Алгоритм 4.2. Звернення до форми Task Usage

Особливістю цієї форми є те, що для кожного призначення (виконавця) кожної роботи в ній формується свій рядок з описом призначення ресурсів при тому, що для кожної роботи формується і рядок зі звітними даними. При необхідності

78

ієрархічний список призначень даної роботи можна звернути натисненням на першій клітинці стовпця таблиці з найменування роботи, зафарбований в характерний сірий колір, і на самому символі ієрархії(він знаходиться прямо перед найменуванням роботи).

1.Для звернення до формиTask Usage слід виконати командуView, Task Usage.

2.Вибір одиниць часу і масштабу зображення при необхідності виконати у відповідності до алгоритмів2.1, 2.2. і 2.3. відповідно до конкретного графіку.

3. Вибір показників, із яких формується звітна таблиця навантаження ресурсів, вибирають за допомогою командиFormat, Details. Пов‘язане з цією командою меню дозволяє включити в таблицю за допомогою лівого натиснення на ліву клавішу миші наступні дані:

·трудомісткість робіт (Work);

·накопичений з початку робіт об‘єм робіт (Cumulative Work);

·вартість робіт (Cost);

·накопичений з початку робіт витрати (Cumulative Cost);

·звітна трудомісткість (Actual Work) і т. д.

5.9.Створення графіків проекту

Рекомендована послідовність створення графіку проекту

Створення графіку являється важливим елементом визначення робіт обов‘язковим етапом роботи над проектом. Система управління проектами Project дає користувачам широкі можливості для створення графіків, причому

це можна робити «вручну» – за допомогою клавіатури чи шляхом копіювання інформації із файлів, створених іншими програмами.

Приведемо рекомендуючу послідовність виконання графіку робіт:

·Визначення опорних дат проекту

·Створення переліку робіт з оцінкою їх тривалості

·Організація ієрархічної структури робіт графіку

·Формування ресурсного забезпечення

·Збереження файлу

Пропонуючи послідовність формування моделі проекту являється типовою, але може варіюватися користувачем за своїм вибором з урахуванням умов і об‘єму

79

замовчуванню роботи, які добавляються до складу графіку, розглядаються як підлягаючі виконанню в рані строки (As Soon As Possible).

Якщо в якості точки відліку визначено закінчення робіт(Project Finish Date), то в результаті розрахунку графіку проекту автоматично розраховується дата початку робіт. По замовчуванню роботи, які додаються до складу графіка, розглядаються як виконуючі в найбільш пізні строки (As Late As Possible).

Алгоритм 5.1. Визначення опорних дат проекту

1.Виконати команду Projectі, Project Information.

2.У вікні, яке з‘явилося навести курсор на закладкуProject та натиснути лівою кнопкою миші. Вікно матиме вигляд, зображений на рис 5.29.

3.У списку Schedule from, який розкрився вибрати опорну дату проекту:

Project Start Date (Дата початку робіт) чи Project Finish Date (Дата завершення робіт).

4.Ввести опорну дату проекту в полеStart date ( Дата початку) чи в поле Finish date (Дата завершення), в залежності від прийнятого в п.3 рішення.

Рис. 5.29. Вікно визначення опорної дати проекту

Створення переліку робіт з оцінкою тривалості їх виконання

Перелік робіт може бути створений«вручну» чи шляхом переносу даних із любого файлу, наприклад, баз даних FoxPro чи Access, документа Word, таблиці Excel.

Алгоритм 5.2. Введення даних «вручну»

1. Запустити Project, навести курсор на піктограму цієї програми, і натиснути лівою кнопкою миші.

2.Якщо в якості по замовчуванню форми представлення даних про проект встановлена люба відміна від лінійної діаграми форма, командою View, Gantt Chart відкрити лінійну діаграму.

3.Виділити в потрібному рядку клітинку стовпця Task name (найменування роботи), використовувати алгоритм 1.1.

4.Ввести з клавіатури найменування роботи.

5.Завершити введення даних в клітинку натисненням клавіші<Enter> чи

перенести точку вводу за допомогою любої клавіші переміщення курсору.

80

6.Виділити в потрібному рядку клітинку стовпцяDuration (тривалість роботи), використовуючи алгоритм 1.1.

7.Ввести з клавіатури тривалість роботи. Тривалість роботи рекомендують вводити, явно вказуючи розмірність цієї величини по зразку: 60m (хвилини), 10,00d (робочі дні), 6,5h (години), 8,20w (тижні).

8.Завершити введення даних у клітинку натисненням клавіші<Enter чи

Алгоритм 5.3. Імпорт даних

1.Проаналізувати сформовану раніше інформацію про елементи графіку роботи (наприклад, перелік робіт), які сформовані, наприклад, за допомогою Word, Excel. Виявити відповідність існуючих даних полям базі даних Project (стовпцям таблиці).

2.Запустити Project.

3.Відкрити потрібний вид, наприклад. за допомогою команди View, Gantt Chart лінійну діаграму. При необхідності сформувати за допомогою алгоритмів 1.9 чи 1.10 склад стовпців таблиці.

4.За допомогою управляючих клавіш <Alt>+<Tab>перейти на робочий стіл.

5.Запустити потрібну програму.

6.Відкрити потрібний файл, який містить дані про проект.

7.Виділити інформацію.

8.Виконати команду Edit, Copy (Правка, Копировать).

9.Натиснути клавішу <Alt> і, утримуючи ,ї послідовним натисненням клавіші <Alt> перейти в Project.

10.Виділити за алгоритмами1.1 чи 1.2 клітинку чи клітинки, які відповідають скопійованим із іншої програми.

11.Виконати команду Edit, Paste.

12.Повторити дії пп. 7-11 для всіх груп даних, які мають бути перенесені в

Project.

13.Зберегти результати роботи.

Організація ієрархії робіт графіку

Ієрархія робіт графіку повинна розроблятися на основі декомпозиції цілей проекту. Може бути організована, наприклад, декомпозиція характерних фаз

сукупністю різних принципів на різних рівнях ієрархії(наприклад, структура виробу в сукупності з характерними фазами проекту).

81

Декомпозиція проекту виконується в зазвичай у формі ієрархічної структури робіт. На практиці управління проектами для визначення ієрархічної структури робіт використовують англомовний термін Work Breakdown Structure (WBS). Елементи ієрархії робіт нижнього рівня розглядаютьпакетияк робіт. Найбільш характерними прийомами формування ієрархічної структури робіт проекту являються такі послідовні кроки:

1. Ідентифікація основних елементів проекту. В загальному випадку в якості

2.Вибір результатів проекту, які корисно розкласти на складені елементи.

3.Аналіз достатньої деталізації проекту на пакети робіт для призначення попередніх лімітів вартості та ресурсів кожному з них. Слід враховувати, що ступінь декомпозиції різних елементів може суттєво відрізнятися.

4.перевірка коректності декомпозиції проекту. Вона може виконана, наприклад, за допомогою аналізу наступних питань:

·Чи повністю описують пакети робіт, формуючі ними елементи проекту?

·Чи достатньо визначений кожен із компонентів проекту?

·Чи допускає кожен пакет робіт призначення на нього ресурсів чи ліміту вартості, а також призначення йому відповідних посадових осіб?

·Чи відповідає ієрархічна структура робіт структурі контролю і

звітності про хід виконання проекту та отриманих результатах? Необхідно враховувати, що для будь-якого проекту його ієрархічна структура не може бути визначеною однозначно. Більш того, можливе використання в

одному проекті декількох взаємодоповнюючих один одного ієрархічних структур.

При розробці ієрархії робіт слід виходити з того, що однією із цілей її розробки являється забезпечення достатності та повноти розробки графіку(тобто, не забувати нічого необхідного для виконання проекту і не допустити до його складу нічого зайвого).

урахуванням повного складу формуючого його змісту пакета робіт.

Засоби Project дозволяють виділяти оформлення найменування робіт, які мають різні рівні ієрархії.

Алгоритм 5.4. Формування ієрархії робіт

1.Розташувати роботи в переліку таким чином, щоб «вхідні» роботи (точніше, ті роботи, які мають стати вхідними) розташовувалися в переліку робіт безпосередньо після об‘єднуючої їх складеної роботи. Це можна зробити, вводячи роботи графіку у відповідній послідовності, чи за допомогою команд копіювання, вирізки і вставки робіт.

82

2.Виділити пакет робіт(вхідні роботи) за алгоритмом 5.4. При цьому об‘єднуючу складену роботу виділяти не потрібно. Слід враховувати, що у відповідності з прийнятою ієрархічною структурою серед вхідних робіт кожного пакету в свою чергу можуть бути складені роботи.

3.Виконати команду Tools, Outlining, Indent. Це понизить на одиницю ієрархічний рівень виділених робіт – тепер вони дійсно будуть формувати пакет робіт, який входить в складену роботу, а сама складена робота буде виділена напівжирним шрифтом.

Алгоритм 5.5. Формування складених робіт

1.Виконати команду Tools, Options.

2.Встанови курсор на закладкуView та натиснути лівою кнопкою миші. Вікно матиме вигляд, зображений на рис. 5.30. В даному алгоритмі використовуються управляючі елементи, які об‘єднані в групуOutline

options.

3. Встановити галочку Indent name- тепер найменування робіт більш низького ієрархічного рівня будуть зсунені вправо відносно положенню найменувань робіт більш високого рівня.

Рис. 5.30. Вікно управління режимами Project

4. Встановити галочку Show outline symbol для виведення спеціального символу перед текстом в поле найменування складених , щоробіт дозволить легко відрізнити складені роботи від не складених.

5.Встановити галочку Show outline number для виведення в полеTask Name перед текстом спеціального номеру, який визначає ієрархічний

рівень кожної роботи в графіку(цей номер відповідає полюWSB бази даних Project ).

По замовчуванню для складених робіт в встановлюється напівжирний шрифт. Подвійне натиснення на першій, оформленої характерним сірим кольором клітинки рядка, який відповідає складеній роботі, чи на значку перед її найменуванням, який символізує ієрархічний рівень роботи, дозволяє звернути чи, навпаки, розвернути список робіт, які входять до її складу. Для цих цілей можна використовувати командиTools, Outlining, Hide Subtasks чи Tools, Outlining, Show Subtasks, відповідно.

83

середовищі Project включає наступні операції:

·призначення ресурсів роботі;

·видалення призначення ресурсів;

·редагування призначення ресурсів.

Алгоритм 5.6. Призначення ресурсів роботі

1. Виділити потрібну роботу чи клітинку, яка належить даній роботі.

2. Натиснути комбінацію клавіш<Alt>+<F10>. На екрані сформується вікно, зображене на рис. 5.31. Це вікно містить в стовпціName повний список всіх визначених для проекту ресурсів, а в стовпці Units – кількість ресурсів відповідного виду, призначених поточній роботі.

84

Рис. 5.31. Вікно призначення ресурсів роботам

3.Встановити курсор на потрібну клітинку стовпця Name і натиснути лівою кнопкою миші.

4.Ввести найменування відсутнього в списку нового ресурсу чи вибрати його зі списку (якщо цей ресурс вже визначений, наприклад, призначався хоча б одній роботі проекту).

5.Встановити курсор в поле Units і натиснути лівою кнопкою миші.

6.Ввести в клітинку кількість одиниць ресурсу, призначеного даній роботі, і натиснути на кнопку Assign.

Алгоритм 5.7. Видалення призначення ресурсів

1. Виділити потрібну роботу чи клітинку, яка належить даній роботі.

2. Якщо вікно, зображене на рис. 5.31, не відображається на екрані,

натиснути <Alt>+<F10>.

3.На зображеному рис. 5.31 вікні встановити курсор в клітинкуName чи Units рядка, який відповідає призначенню, яке слід видалити. Вибрати призначення слід по найменування ресурсу в поле. Натиснути кнопкою лівої миші.

4.Натиснути кнопку Remove. При необхідності повторити дії, описані в пп. 2 і 3 цього алгоритму, для всіх підлягаючих відміні призначення поточної роботи.

Алгоритм 5.8. Редагування призначення ресурсів

1. Виділити потрібну роботу чи клітинку, яка належить даній роботі.

2. Якщо вікно, зображене на рис. 5.31, не відображається на екрані,

натиснути <Alt>+<F10>.

3. На зображеному рис. 5.31 вікні встановити курсор в клітинкуUnits чи рядка, який відповідає призначенню, яке слід редагувати. Вибрати

85

призначення слід по найменування ресурсу в полеName. Натиснути кнопкою лівої миші.

4.Ввести нову кількість одиниць ресурсу, призначеного даній роботі, і натиснути кнопку Replace. При необхідності повторити дії, описані в пп. 2 і 3 цього алгоритму, для всіх підлягаючих редагуванню призначення поточної роботи.

Формування взаємозв‘язку робіт графіку

Для представлення послідовності виконання робіт вProject використовуються так звані зв‘язки робіт. За допомогою зв‘язків для кожної роботи можуть бути визначені попередні (Predecessors) і наступні роботи(Successors). У відповідності з можливостями Project для будь-якої пари взаємозв‘язаних робіт (одна з яких є попередньою, а друга - наступною) можна задати будь-який із типів зв‘язку, наведених у таблиці 5.2.

Таблиця 5.2 Характерні для Project форми зв‘язку між роботами

В стовпці Форма зв‘язку робіт перше визначення (перед дефісом) відноситься до попередньої роботи, а друге – до наступної.

Для любого зв‘язок можні визначити відносне запізнювання, тобто часовий розрив (Lag) чи випередження – перекриття робіт за часом(Lead), в любих допустимих одиницях часу.

Часові показники взаємозв‘язаних робіт автоматично перераховуються при зміні показників будь-якої з робіт.

Не дуже приємною особливістю Project являється наявність режиму, при якому розташовані в списку один за одним роботи автоматично розглядаються як виконуючі строго послідовно, причому навіть сортування робіт по будь-якому показнику при включені цього режиму може привести до змін послідовності їх виконання.

Примітка

Для відключення цього дуже незручного на практиці режиму слід виконати команду Tools, Options, і у вікні, яке з‘явилося вибрати закладку

Schedule, а потім зняти галочку Autolink Inserted or Moved Tasks.

При формуванні послідовності робіт найбільш часто приходиться виконувати наступні операції:

· визначення списку робіт, які є попередніми поточній роботі;

86

·введення тимчасового розриву між роботами;

·розрив зв‘язку між роботами.

Project дозволяє виконувати перечисленні операції різними способами, і перераховані нижче алгоритми реалізують тільки декілька з них.

Алгоритм 5.9. Формування списку робіт, попередніх поточній

1.Виділити будь-яку клітинку, яка відповідає роботі, для якої буде формуватися список попередній робіт.

2.Виконати команду Project, Task Information…. Сформоване в результаті вікно зображене на рис. 5.32.

Рис. 5.32. Вікно управління показниками робіт (закладка General)

3.Вибрати закладку Predecessors. Вікно прийме вигляд, зображений на рис. 5.33.

Рис. 5.33. Вікно управління показниками робіт (закладка Predecessors)

87

4.Встановити курсор на будь-яку клітинку стовпця ID і відмітити її.

5.Ввести за допомогою клавіатури ідентифікаційний номер попередньої

зв‘язку між роботами встановити курсор на потрібну клітинку стовпця Type і відмітити , їїнатиснув лівою кнопкою миші. Потім ввести за допомогою клавіатури абревіатуру потрібної форми зв‘язку (див. таблиця

5.2).

7.Повторити описанні в пп. 4 – 6 дії необхідну кількість раз для кожної із попередніх робіт.

8.Для завершення введення робіт, попередніх дані, натиснути на кнопку

ОК.

Алгоритм 5.10. Введення часового розриву між роботами

1.Виконати дії, описані в пп. 1 – 3 алгоритму 5.9.

2.Встановити курсор на потрібну клітинку стовпця Lag і відмітити її.

3.Ввести з клавіатури величину часового розриву у вибраних одиницях часу. Позитивне значення відповідає часовому розриву між роботами, а

від‘ємне – перекриттю робіт у часі. Завершити введення натисненням клавіші <Enter>.

4.Повторити описані в пп. 2-3 дії необхідну кількість разів для кожної із попередніх робіт, для яких треба ввести часовий розрив.

5.Для завершення введення робіт, попередніх дані, натиснути на кнопку

ОК.

Алгоритм 5.11. Видалення зв‘язку між роботами

1.Виконати дії, описані в пп. 1 – 3 алгоритму 5.9.

2.Встановити курсор на рядок, зв‘язаний з попередньою роботою, яку слід видалити і натиснути клавішу <Del>.

3.Повторити описані в пп. 2-3 дії необхідну кількість разів для кожної із попередніх робіт, для яких треба видалити зв‘язок.

4.Для завершення введення робіт, попередніх дані, натиснути на кнопку

ОК.

Алгоритм 5.12. Альтернативний спосіб управління взаємозв‘язком робіт

1.Виконати команду View, Gantt Chart для виведення лінійної діаграми.

2.Виконати команду Window, Split.

3.Відмітити у верхній частині екрану потрібну роботу.

4.Встановити курсор у нижню частину екрану.

88

5.Виконати команду Format, Details, в меню, яке з‘явилося вибрати рядок Predecessors & Successors. Екран буде розбитий по вертикалі на дві частини, як зображено на рис. 5.34.

Рис. 5.34. Комбінована екранна форма (лінійна діаграма з описом попередніх та наступних робіт)

6.В нижній частині екрану розміщені дві практично одинакові таблиці, ліва із яких відноситься до робіт, які є попередніми відміченій в .п3 даного

алгоритму роботі (Predecessors), а права – до наступним після нею (Successors). Встановити курсор на будь-яку клітинку стовпцяID лівої таблиці і відмітити його.

89

форми зв‘язку (див. табл. 5.2). Для видалення роботи із списку попередніх встановити курсор у будь-яку клітинку лівої частини таблиці,

яка відповідає роботі, яку слід видалити. Натиснути клавішу <Delete>.

9. При необхідності виконати для відміченої в п. 3 роботи інші зміни списку попередніх робіт, слід повторити дії, описані в пп. 5 – 7 даного алгоритму.

10.Для завершення дій з роботою , відміченою в п. 3, натиснути кнопку ОК. Екранна форма, яка зображена на рис. 5.34, дозволяє виконувати аналогічні засоби для управління списком тих ,робітякі наступними за поточною роботою.

Визначення часових обмежень для окремих робіт графіку

Визначення часових обмежень дозволяє«прив‘язати» ключові роботи до конкретних моментів часу. На практиці цією можливістю слід користуватися обережно, тільки в дійсно оправданих випадках, оскільки з моменту введення це обмеження буде діяти, і при перерахунку графіку не буде змінене.

В Project люба робота, з точки зору обмеження строків її початку чи закінчення, може бути віднесена до будь-якого з перерахованих нижче типів.

·Роботи, які починаються якомога раніше чи по ранньому початку

(As Late As Possible).

·Роботи, які починаються якомога пізніше чи по пізньому початку

(As Soon as Possible).

·Роботи, які закінчуються не раніше заданої дати(Finish No Earlier Than).

·Роботи, які закінчуються не пізніше заданої дати(Finish No Later Than).

·Роботи, які закінчуються в точно визначений строк(Must Finish On).

·Роботи, які починаються в точно визначений строк (Must Start On).

·Роботи, які починаються не раніше заданої ати(Start No Earlier Than).

·Роботи, які починаються не пізніше заданої дати(Start No Later Than).

Управління часовими обмеженнями включає дві основні операції:

·введення часового обмеження;

·відміна часового обмеження, встановленого раніше.

Алгоритм 5.13. Введення часового обмеження

1.Виділити будь-яку клітинку в рядку, яка відповідає роботі, для якої повинно бути встановлено часове обмеження.

2.Виконати команду Project, Task Information…. Сформоване в результаті вікно зображене на рис. 5.33.

90

3.Вибрати закладку Advanced. Вікно прийме вигляд, зображений на рис. 5.35.

4. У списку Type групи Constrain task вибрати тип часового обмеження рис. 5.36.

5.У списку Date вибрати дату рис. 5.37).

6.Для введення встановленого обмеження натиснути на кнопку ОК.

Рис. 5.35. Вікно управління показниками робіт (закладка Advanced)

Алгоритм 5.14. Відміна часового обмеження, встановленого раніше.

1.Виділити будь-яку клітинку в рядку, яка відповідає роботі, для якої повинно бути встановлено часове обмеження.

2.Виконати команду Project, Task Information…. Сформоване в результаті вікно зображене на рис. 5.32.

3.Вибрати закладку Advanced. Вікно прийме вигляд, зображений на рис. 5.35.

4.У списку Type вибрати тип часового обмеження As Soon As Possible.

5.Для введення встановленого обмеження натиснути на кнопку ОК.

91