документационное обеспечение управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО0ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания по выполнению контрольной работы

для самостоятельной работы студентов V курса, обучающихся по специальности 080504

«Государственное и муниципальное управление» (первое высшее образование)

Факультет менеджмента и маркетинга Кафедра экономики предприятий и предпринимательства

Москва 2009

1

1. Цель контрольной работы

Контрольная работа выполняется с целью закрепления теоре0 тических знаний, полученных студентом в процессе прослуши0 вания лекций и самостоятельной работы с учебником, научной литературой и нормативными документами по дисциплине «Де0 лопроизводство», а также практического использования этих знаний в профессиональной деятельности. При выполнении контрольной работы студент учится работать с научной литера0 турой, находить в ней основные положения, относящиеся к рас0 сматриваемой проблеме, анализировать конкретный материал

иделать обоснованные выводы.

Отрасль деятельности, неразрывно связанная с созданием, обра0

боткой документов, их движением, учетом и хранением называется делопроизводством. Единая государственная система делопроизвод0 ства получила название «Государственная система документацион0 ного обеспечения управления», поэтому термин «делопроизводство» рассматривается как синоним термина «документационное обеспе0 чение управления».

Все фазы управленческой деятельности в экономике связаны с составлением соответствующих документов: например, плани0 рование связано с разработкой различных планов, учет – с со0

3

ставлением и обработкой статистической и бухгалтерской до0 кументации, контроль – со сбором сведений в письменном виде и т. п.

Грамотно составленный, имеющий юридическую силу доку0 мент является гарантом успешной сделки. Однако быстрая и опе0 ративная подготовка документов требует специальных навыков и глубоких знаний, то есть всего того, чем должен обладать со0 временный работник аппарата управления. Поэтому подготов0 ка контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» являюется важным видом самостоя0 тельной работы студентов.

2.Структура контрольной работы и организация

еевыполнения

2.1. Структура выполнения контрольной работы

В контрольной работе студент должен:

–раскрыть сущность предложенного теоретического вопро0

са;

–выполнить практическое задание по делопроизводству.

2.2. Выбор варианта контрольной работы

Теоретический вопрос и практическое задание выполняются по вариантам. Определение номера варианта производится по на0 чальной букве фамилии студента. Работа, выполненная не по своему варианту, возвращается студенту без рецензирования.

Затем студенту следует внимательно ознакомиться с планом работы и методическими указаниями по изложению вопросов темы.

Тема должна раскрываться в соответствии с планом, который выписывается на первую страницу работы.

Необходимо правильное оформление работы. Текст должен быть разбит на вопросы. Приводимые в тексте цитаты нужно снабжать ссылками на источники. В конце работы приводится список использованной литературы. Обязательно оставляйте

4

поля для замечаний и вопросов рецензента, а также чистый лист в конце работы для итоговой рецензии.

Ответы на замечания и вопросы рецензента нужно давать в письменной форме. В случае отрицательной рецензии необхо0 димо доработать текст по сделанным замечаниям и вновь пред0 ставить работу на проверку вместе с первым ее вариантом.

Объем контрольной работы должен составлять 8–10 страниц тек0 ста (формат А4, размер шрифта 14, интервал полуторный). Текст должен быть набран на компьютере. В случае отсутствия такой воз0 можности допускается в виде исключения рукописное выполне0 ние работы. Текст при этом следует писать четко, разборчиво, че0 рез строку.

Работу студент должен подписать и указать дату ее написа0 ния. На титульном листе работы следует указать фамилию ре0 цензента (преподавателя, читающего лекции на данном потоке). Выполненная контрольная работа сдается на кафедру.

По результатам выполнения контрольной работы проводится устное собеседование.

Выбор варианта контрольной работы осуществляется студен0 том в соответствии с нижеприведенной таблицей:

5

2.3. Подбор литературы для выполнения контрольной работы

При подготовке к выполнению контрольной работы рекомен0 дуется осуществить подбор необходимой литературы.

Впервую очередь следует обратиться к лекционному матери0 алу, нормативным документам, учебникам и учебным пособи0 ям.

Вкачестве основной литературы кафедра рекомендует:

1.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

2.Постановление Правительства РФ «Об утверждении пра0 вил оказания услуг почтовой связи» № 221 от 15.04.2005 г.

3.Приказ Минюста РФ «О типовой инструкции по делопро0 изводству в Федеральных органах исполнительной власти» (№ 536 от 08.11.2005 г.).

4.«Перечень управленческих документов, образующихся в де0

6

ятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).

5.Общероссийский классификатор управленческой докумен0 тации от 19.04.2007 г.

6.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30–2003 «Унифи0 цированная система организационно0распорядительной доку0 ментации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 650ст).

7.Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопро0 изводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.

–М.: Вузовский учебник, 2004.

В качестве дополнительной литературы кафедра рекомендует:

1.Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие.

–М.: «Интел0Синтез», 2003.

2.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документоо0

борот. – М.: Эксмо, 2006.

3. Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менедж0 мент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

2.4. Подготовка к собеседованию по контрольной работе

Выполненная работа сдается на кафедру экономики предпри0 ятий и предпринимательства в установленные кафедрой сроки. Срок проверки работы – две недели с момента сдачи работы на кафедру.

Проверив работу, преподаватель на титульном листе делает по0 метку «Допущена к собеседованию» или «Не допущена к собе0 седованию», в конце работы отмечает ее недостатки и дает воп0 росы, которые следует подготовить к собеседованию.

Оценка «Допущена к собеседованию» предполагает подготов0 ку студентом ответов на вопросы темы и исправление указан0 ных ошибок. Поскольку темы дисциплины взаимосвязаны, сту0 денту могут быть заданы и другие дополнительные вопросы,

7

поэтому при подготовке к собеседованию надо тщательно про0 работать лекционный и учебный материал. Если же возникают какие0либо затруднения, обратитесь за консультацией к препо0 давателю (однако, сделать это следует до собеседования).

Если контрольная работа не допущена к собеседованию, сту0 дент сдает повторную работу по тому же варианту, учитывая все замечания преподавателя.

По результатам собеседования по контрольной работе ставит0 ся «зачет» или «незачет». Оценку «незачет» студент получает в том случае, если не владеет материалом, не может правильно ответить на поставленные вопросы и не в состоянии дать объяс0 нения своим письменным ответам.

3. Варианты и планы контрольных работ

Вариант 1

1. Оперативное хранение документов.

2. Составьте схему работы с входящими документами. Укажи0 те используемые реквизиты.

Методические рекомендации

При ответе на первый вопрос вспомните, что оперативное хра0 нение документов – это хранение документов в структурных под0 разделениях. Необходимо описать их разновидности и особен0 ности.

Второй вопрос – практический. Не забудьте указать на схеме, какие реквизиты и на каких этапах прохождения документов проставляются.

Вариант 2

1.Перечислите функции служб документационного обеспе0 чения управления.

2.Составьте схему работы с исходящим документом. Укажи0 те используемые реквизиты.

8

Методические рекомендации

Первый вопрос – простой, начинать ответ на него следует с указания структуры служб документационного обеспечения уп0 равления.

Переходя к ответу на второй вопрос, не забудьте о том, что все исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Вариант 3

1.Понятие «Документ». Классификация документов.

2.Приведите схему работы с внутренними документами. Ука0 жите используемые реквизиты.

Методические рекомендации

Отвечая на первый вопрос задания, проработайте норматив0 ный документ: Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149.

По второму вопросу не забудьте, что подготовка и оформле0 ние внутренних документов осуществляются в соответствии с правилами оформления исходящих документов, а исполнение

– в соответствии с правилами работы с входящими документа0 ми.

Вариант 4

1.Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный но0 мер документа».

2.Составьте письмо0приглашение.

Методические рекомендации

Ответ на первый вопрос должен продемонстрировать ваши знания об обязательной регистрации всех документов, функци0 онирующих в организации. Вам следует описать, как простав0

9

ляется регистрационный номер на документах каждого вида. Рекомендуется поработать с нормативными документами.

В ответе на второй вопрос можно использовать свою рабочую практику. В принципе надо следовать требованиям делопроиз0 водства.

Вариант 5

1. Перечислите и кратко охарактеризуйте организационные до0 кументы.

2. Составьте докладную записку.

Методические рекомендации

При ответе на первый вопрос надо подчеркнуть, что все поло0 жения, изложенные в организационных документах, обязатель0 ны для выполнения. Характеристику каждого организационно0 го документа следует приводить кратко, но обязательно с при0 мерами.

Отвечая на второй вопрос, необходимо помнить, что доклад0 ная записка относится к справочно0информационным докумен0 там. Учтите особенности этих документов.

Вариант 6

1.Организация контроля и исполнения внутренних докумен0

тов.

2.Составьте объяснительную записку.

Методические рекомендации

При ответе на первый вопрос укажите, что контроль и испол0 нение внутренних документов являются одним из этапов рабо0 ты с ними. Перечислите виды контроля и укажите, где и как про0 ставляется реквизит «Отметка о контроле».

Что касается второго вопроса, то его можно назвать легким, главное – составить документ в соответствии с правилами де0 лопроизводства.

10