3. Основные учётные документы государственного архива.

Правила[2] установили состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные

надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области.

Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и др.

Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.

2.2. Книга поступлений документов

Книга поступлений документов — учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

2.3. Список фондов

Список фондов — учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.

Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква “Р”, отделяемая от номера фонда чертой (Р—1, Р—2, Р—3 и т.д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое название учреждения- фондообразователя и если есть — официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности.

Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе “Отметка о выбытии” указываются учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли материалы. При записи в список фондов материалов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.