2. Применение перечней документов со сроками хранения при экспертизе ценности документов

 Перечни являются справочными пособиями, в которых отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет)

• временным (свыше 10 лет);

• постоянным

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности. Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2009 год составляется в 4 квартале 2008 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости. В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 02-03, где 02-обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре ( приказы по личному составу). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Например:

• Приказы директора по личному составу

• Годовой план работы управления

• Годовой бухгалтерский отчет управления Переписка с мэрией о финансировании спортивных мероприятий

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Назначение справочного, аппарата. Приступая к характеристике прилагаемого к документальному сборнику справочного аппарата, который может состоять из 1) разного рода указателей (именного, географического, предметного и т. п.), 2) хроники событий, 3) библиографического указателя литературы, 4) карт, диаграмм, схем, — необходимо прежде всего подчеркнуть важное значение этого аппарата, поскольку он приближает документальный материал к читателю, делает его понятнее, позволяет навести ту или другую справку и максимально использовать материал с минимальною затратою сил и времени. Для каждого вида справочного аппарата в связи с тематикою сборника документов, с расположением и характером его материала, с назначением сборника может существовать свой индивидуальный подход. Поэтому, перед каждым видом справочного аппарата в качестве ли небольшого предисловия или расширенного подстрочного примечания необходимо объяснить принципы его построения и указать те задачи, которые ставил перед собою его составитель (принципы расположения материала, отбора внесенных сведений, степень подробности, источники и т. п.). Это необходимо, чтобы исследователь сразу знал, что именно он может найти в указателях, хронике и т. п. Отводить место этим объяснениям в общем археографическом предисловии менее удобно, так как они могут затеряться среди других сведений, и исследователь может просто не обратить на них внимания, тогда как при пользовании непосредственно справочным аппаратом исследователь из предисловия или примечания к нему сразу получит надлежащую ориентировку. В археографическом же общем предисловии достаточно указать, что принципы, положенные в основу при составлении отдельных видов справочного аппарата, указаны в предисловии, или в примечании к каждому из них.