Глава 2. Анализ структуры внутреннего документооборота Союза казаков России

2.1 Деятельность войскового писаря и канцелярии верховного атамана

В числе первых манифестов о преобразовании органов власти и управления в России император Павел I 6 июля 1797 года издал указ о ликвидации Войскового гражданского правительства и восстановлении Войсковой канцелярии, в которой должны были присутствовать по прежнему обычаю войсковой атаман со старшинами.

Войсковая канцелярия оставалась по военным делам в ведомстве Военной коллегии, гражданские и уголовные дела рассматривались в соответствующих коллегиях и в Сенате. В июне 1800 года Павел I назначил на Войсковую канцелярию прокурора и специальных представителей для наблюдения за исполнением законов. Спустя время в Войсковой канцелярии учреждаются экспедиции для дел криминальных, гражданских, казенных, межевых. Войсковая канцелярия и подчиненные из экспедиции обязывались вести все делопроизводство на основе имперского законодательства. Предполагалось, что эти преобразования будут способствовать ограничению власти войскового атамана и старшин¹⁶.

Войсковой писарь стоял во главе канцелярии, вел счета и деловую переписку, занимался делопроизводством. Он мог переизбираться неоднократно. Штат канцелярии подписари и канцеляристы также избирался. Знаки отличия - чернильница на поясе, перо за ухом.

Должность считалась очень почётной, на неё выбирали казака из самых грамотных и умных. Кроме войскового писаря, никто не имел права писать и посылать бумаги от войска с его подписью. Писарь также заведовал внутренними и внешними сношениями войска, был членом войскового правления и хранителем войсковой печати. Войсковые писари были весьма ответственными лицами, бывали случаи, что один и тот же человек служил на этой должности десятилетия.

Как таковой канцелярии в виде учреждения у войскового писаря не было, тогда же все письменными дела производились у писаря в курене. Должность являлась столь ответственной и важной, что если кто другой осмелился писать от имени кошевого атамана или принимать письма, присылаемые на имя писаря, того без пощады казнили. Значение войско­вого писаря было очень велико: многие из войсковых писарей влияли на настроение всего войска; многие держали в своих руках все нити политики и общественной жизни своего времени; оттого роль войсковых писарей сравнивают с ролью генерального секретаря или даже военного министра в наше время. Войсковые писари были весьма влиятельными лицами, бывали случаи, что один и тот же человек служил на этой должности десятилетия.

Но при всем своем действительном значении, войсковой писарь, однако нигде и ни в чем не старался показывать свою силу; напротив того, он всегда держал себя ниже своего положения. Оттого на всех бума­гах, исходивших от войскового писаря, мы нигде не встречаем его единоличной первоначальной подписи: обыкновенно писарь, в кон­це каждой бумаги,— подписывал известную формулу: «Атаман кошовый зо всем старшим и меншим низовым войска запорожско­го товариством»; далее, если кошевой был грамотный, то он со­бственноручно подписывал свою фамилию; если же он был негра­мотен, то вместо него писал его фамилию писарь, часто при этом не обозначая того, что он подписывает «вместо неграмотного» кошевого и с его согласия или приказа. На бумагах, исходивших от имени запорожского войска, очень редко можно встретить имя и фамилию писаря: «Писарь войска запорожского низового Анд­рей Тарасенко», или «Иван Глеба». Внешним знаком достоинства войскового писаря была в длинной серебряной оправе чернильни­ца — каламарь, от восточного слова «калям» — тростник, при войсковых собраниях, писарь затыкал свой каламарь за пояс, а гусиное перо, обыкновенно находившееся в длинной трубке того же каламаря, извлекал из трубки и закладывал за правое ухо. Жизнь и содержание войскового писаря во всем были схожи с жизнью и содержанием войскового судьи, т.е. он получал 50 руб­лей казенного жалованья и те же приношения от бочек водки, товаров, судебной пени и т.п¹⁷.

2.2 Анализ организационно документов и структуры НКО

Подробно рассмотрим документ, который непосредственно касается государственной регистрации Общероссийской общественной организации Союза казаков России - это свидетельство. Данный документ говорит нам о том, что при создании некоммерческой организации (Союза казаков России) решение о государственной регистрации было принято 10 марта 1992 года. Уполномоченным органом, принявшее решение о регистрации является Министерство юстиции Российской Федерации. Запись о некоммерческой организации внесена в Единый государственный реестр 25 ноября 2002 года под регистрационным номером «1027739617619». Напрашивается вопрос, о том, почему год основания организации и год занесения в государственный реестр (регистрации) не совпадают?

У Союза казаков России существует обязательный организационно-правовой документ – устав, который служит руководством на протяжении всего существования общины. Также на протяжении деятельности Союза казаков России устав непосредственно будут изучать внешние контролирующие органы (налоговая служба). Данный документ принят Большим казачьим кругом 30 июня 1990 года. Далее устав претерпел дополнение и изменение: 12 января 1992 года (Большим казачьим кругом), 10 октября 1993 года (Большим казачьим кругом), 20 июня 1998 года ( Общероссийский большим казачьим кругом), 29 апреля 2012 года ( VIII-Общероссийским большим отчетно-выборочный казачьим кругом Общероссийской общественной организации «Союз казаков»).

Устав НКО как полагается состоит из наименования организации, который в свою очередь указывает на организационно-правовую форму и характер деятельности; общее положение, в котором описывается характеристика общественной организации, ее деятельность, описание герба, места нахождения организации и руководящих органов союза; задач и целей деятельности организации; прав и обязанностей членов союза; порядка управления деятельностью; структурных подразделений союза; имущества и средств союза; ликвидации и реорганизации.

Решение о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы Общероссийской общественной организации «Союз казаков» принято Министерством юстиции Российской Федерации 31 августа 2012 года. Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью пятнадцать листов.

Стоит отдельно рассмотреть «Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организации Союза казаков»¹⁸. Что же такое вообще Большой казачий круг и кто него входит? Большим казачьим кругом является высший руководящий орган Союза казаков России. По мере необходимости Атаманское правление Союза казаков созывает Большой круг не реже одного раза в четыре года. Также Атаманское правление устанавливание порядок избрания делегатов на Большой круг. Данное мероприятие объявляется не позднее чем за два месяца. Внеочередной созыв Большого круга проводятся по решению Совета атаманов. Правомерным решение Большого круга считается тогда, когда в его работе больше половины делегатов входят в состав общин Союза казаков России.

Большой круг состоит из: председателя Большого круга (Верховного атамана Союза казаков России); секретаря Большого круга (Войсковой писарь); выборных делегатов от казачьих региональных организаций (казачьих войск, отдельных округов (отделов), землячеств и союзов), выбранных согласно нормам представительства на кругах, Сходах казачьих общин; Войсковых, Окружных (Отдельческих) атаманов; Совета стариков; Войскового есаула Большого круга; приставов, (помощников) Войскового Есаула Большого Круга; редакционной коллегии Большого круга; мандатной комиссии. Главой данного круга является Верховный атаман Союза казаков России, он же в свою очередь является председателем Большого круга. Далее по иерархии после Верховного атамана выступает товарищ Верховного атамана и Войсковой атаман.

Для ведения и обеспечения Большого круга Советами атаманов утверждается Войсковой есаул и приставы, которые непосредственно подчиняются ему и выполняют указания.

На процедуре по ведению Большого круга выбирают следующих должностных лиц: Совета атаманов; Верховного атамана; Совета стариков; Суда чести; Ревизионной комиссии; Редакционной комиссии. Также Большой круг вносит изменения и дополнения в Устав Общероссийской общественной организации «Союза казаков». Определяет основные направления деятельности Союза казаков России, решает вопросы, связанные с Уставной деятельностью Союза казаков России. Решение и постановление Большого круга подписывает председатель Большого круга (Верховный Атаман), Войсковой есаул, секретарь (Войсковым писарем), вступают в силу и подлежат исполнению с момента окончательного принятия их Большим Кругом, если не указано в самом акте срока вступления его в силу. Решения, постановления Большого круга выносятся на всеобщее обозрение в печатный орган Союза казаков России, газету «Казачьи Ведомости».

Второй по важности управляющей структурой является Совет Атаманов. Совет атаманов союза казаков России также как и Большой круг представляет из себя руководящий орган. Он действует в период между заседаниями Большого круга. Первый в свою очередь избирается Большим кругом из Войсковых атаманов, атаманов отдельных отделов, союзов и землячеств в количестве 11 человек и четырех кандидатов, сроком на четыре года.

Что же входит в обязанности Совета Атаманов? Совет атаманов в первую очередь созывает внеочередной Большой круг и обеспечивает его проведение; устанавливает нормы представительства на внеочередной Большой круг; принимает решения по важным делам, не терпящих их отлагательства; представляет кандидатов на должность Верховного атамана Большому кругу; учреждает ордена, медали, нагрудные знаки, почетные звания в Союзе казаков России; утверждает нормативные документы по вопросам общественного управления в Союзе казаков России; исключает из состава атаманов, которые не справляются со своими должностными обязанностями; дополняют на место выбывших других кандидатов; утверждают новые структуры войск и отдельных округов (отделов), а при необходимости сокращают или реорганизовывают их; утверждают есаула и приставов для ведения Большого круга; заключают договора о сотрудничестве с государственными органами власти, общественными организациями и политическими партиями.

Заседания Совета атаманов считаются правомерные, если условия присутствия на нем не менее половины его членов. Решения Совета атаманов принимаются простым большинством голосов членов Совета атаманов участвующих в заседании.

Верховный атаман – это руководитель организации «Союз казаков», исполнитель решений (постановлений) Больших казачьих кругов, Советов атаманов и задач, стоящих перед Союзом казаков России. Верховный атаман избирается Большим кругом из числа казаков не моложе 35 лет, прослужившего не менее семи лет на руководящих должностях в Союзе казаков России. Лицо, избранное Большим кругом на должность Верховного атамана, сразу же после избрания приводится к присяге, в присутствии Православного священника. Верховный атаман отвечает за сохранение мира и спокойствия внутри казачества, соблюдения казачьих обычаев, традиций и быта, развитие и пропаганду казачьей культуры, сохранность казачьих промыслов и ремесел, пропаганду здорового образа жизни и физическую подготовку казаков, военно-патриотическое воспитание молодежи и подготовку ее к службе в Вооруженных силах России, образование и обучение в казачестве, создание хозяйственно-экономических структур. На Верховного атаман возложены следующие задачи: приводить в исполнение решения (постановления) Больших казачьих кругов, Советов атаманов, Атаманского правления Союза казаков России; контролировать исполнение своих обязанностей должностными лицами Союза казаков России; председательствовать на Большом круге, Советах атаманов Союза казаков России; назначать Атаманское правление Союза казаков России; утверждать штаты и штатное расписание Союза казаков России; утверждать структуры и штаты казачьих войск, отдельных округов (отделов); создавать хозяйственно-экономические структуры; выводить из состава Атаманского правления Союза казаков России его членов, не справившихся со своими обязанностями; принимать меры к своевременному разрешению жалоб и заявлений, а также к восстановлению нарушенных прав казаков. Верховный атаман Союза казаков России имеет право: без доверенности действовать от имени Союза казаков России; отстранять от должности Атаманов казачьих войск, отдельных отделов (округов), назначать вместо них наказных атаманов, до проведения очередного круга; распоряжаться средствами Союза казаков России; открывать счета в банках; выдавать доверенности; за отличие по службе, жаловать чинами Войсковых атаманов, атаманов отделов (округов) а также казаков по представлению атаманов; награждать наградами Союза казаков России, наиболее отличившихся атаманов, казаков (казачек) и других лиц, оказывающих помощь и содействие Союзу казаков России; заключать договора от имени Союза казаков России; принимать на работу и увольнять штатных сотрудников.

Нужно отметить, что положения об общественном управлении дублируются на федеральном и региональном уровнях казачьей организации.

Общественное управления на всех уровнях организации (федеральном, войсковой, станичном) регламентировано следующими документами:

1. Положение об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией «Союз казаков»;

2. Положение об общественном управлении в казачьих войсках Общероссийской общественной организации «Союз казаков»;

3. Положение об общественном управлении в отдельных округах (отделах) в Общероссийской общественной организации «Союз казаков».

4. Положение о станичном управлении в Общероссийской общественной организации «Союз казаков».

Общественное управление Союза казаков России осуществляет управление казачьими объединениями и организациями (общинами) входящими в Союз казаков России на основании Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82- ФЗ «Об общественных объединениях»¹⁹, закона «О реабилитации репрессированных народов»²⁰(в редакции закона РФ от 01 07 93г №5301- 1), Постановления ВС РФ от 16.О7.1992 г. № 3321-1 «О реабилитации казачества»²¹, Устава Союза казаков и настоящего Положения.

Далее стоит рассмотреть структуру управления Союза казаков России. Управление казачьими общинами (войсками, отделами, землячествами) ведется следующими руководящими органами, а именно: Большой казачий круг, Совет атаманов, Верховный атаман, Атаманское правление, Суд чести и ревизионная комиссия. О казачьем круге, совете атаманов и верховном атамане было рассказано выше. Разберемся, что же из себя представляет такие органы управление как суд чести и ревизионная комиссия. О них подробно расписано в «Положении об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией Союз казаков России». Также отдельно существует документ об общественном органе – Суде чести «Положение о Судах чести в Общероссийской общественной организации Союз казаков России»²².

Суды чести – это выборные общественные органы, которые отвечают за исполнение казачьих традиций и обычаев. Также следят за соблюдением казачьего Кодекса чести, выполнением решений кругов и прочих распорядительных документов.

Судей чести Союза казаков России избирает Большой казачий круг. Как правило, количество человек не превышает семи. Выбирают наиболее уважаемых, авторитетных, благочестивых казаков, которые хорошо знают казачьи обычаи, традиции, нормативные акты Союза казаков. Избранные исполняют свои полномочия в течении 4 лет. В своей работе Суд чести Союза казаков руководствуется положением «О Суде чести в Союзе казаков», Кодексом чести казака, решениями казачьих Кругов, Советов Атаманов. Со схемой структуры управления Союза казаков России можно ознакомится в Приложении 1.

Отметить что данной должности уделен целый раздел в положении «Об общественном управлении в Общероссийской общественной организацией Союза казаков России».

Стоит отметить, что в организации существует должностное лицо, который отвечает за ведение документооборота, сохранность архива и сдачу архивных документов в государственный архив на данном предприятии. Это войсковой писарь Союза казаков России. Войсковой Писарь отвечает за сохранность печатей, штампов и регалий организации. Также отвечает за сохранность учредительных документов Союза, нормативных - правовых документов. В обязанности войскового писаря входит:

1. Разработка и подготовка штатной структуры Союза казаков России, казачьих войск, отдельных округов (отделов) союзов и землячеств;

2. ведение делопроизводства;

3. обеспечение казачьих войск, отдельных округов (отделы), союзов и землячеств нормативной базой Союза казаков;

4. оформление представлений на чинопроизводство, наград на должностных лиц;

5. подготовка проектов приказов по Союзу казаков;

6. ведение учета всех структурных подразделений входящих в Союз казаков;

7. ведение штатно-должностной расчетов казачьих войск, отдельных округов (отделов) Союзов и землячеств;

8. ведение личных дел на должностных лиц Союза казаков;

9. ведение приема, отправления и регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

10. ведение учета и выдача наград Союза казаков²³.

2.3 Распорядительные документы, издаваемые на различных уровнях организации

Рассмотрим в качестве образца внутреннего документооборота в организации представление на чин²⁴. Данный документ с точки зрения нормативов оформления вызывает многочисленные нарекания. Часть из них обусловлена характером организации. Стремление ориентироваться на казачьи общины дореволюционного периода российской истории стало определяющим для данного типа организации. Из казачьих общин и войск прошлого были заимствованы структура, иерархия, звания, терминология, что в принципе вполне логично. Однако именно здесь с точки зрения теории документооборота имеется значительное количество проблемных моментов. Вместе с терминологией современные казачьи организации впитали в себя также и речевые анахронизмы – слова специфические бывшие в употреблении в дореволюционной России и принадлежащие определенных социальным группам (казачьим общинам, воинствам). Данная тенденция вполне соответствует общему реконструкторскому уклону в сущности современным казачьим объединениям. Однако, это вступает в конфликт с общепринятыми правилами ведения документооборота в организации. Для оформления документов, как известно, используется строго деловой стиль русского языка. Рассматривая вышеупомянутый образец документа мы может отметить, что в нем используются анахронизмы и старые речевые обороты (примером является пункт 4 данного документа). Что само по себе является грубым нарушением ведения документооборота.