1.1. Организация и принцип действия электронных таблиц

Введение. Microsoft Excel - это универсальная программа обработки данных, представленных в табличной фор­ме. Такие программы называются электрон­ными таблицами (ЭТ).

Запуск системы Excel. Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на значке Пуск в левом нижнем углу экрана. В открывшемся главном меню Windows активизируется пункт Программы и в следующем меню - Microsoft Excel . На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистая Рабочая книга с новым окном документа, имею­щим временное название Книга1. На листах размещают самую различную информацию: таблицы, заголовки, примечания, графику.

Окно Excel . Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениям Windows. Строка меню команд представляет собой динамичную структуру  набор вкладок, имена которых располагаются под верхней строкой окна на Ленте с группами команд для выполнения операций с данными. Справку о назначении каждого значка можно получить, если на него навести указатель мыши.

Под пиктографическим меню находится строка формул, в ко­торой слева даны координаты курсора (или имя выделенной области, или процент загруженности таблицы  в зависимости от ситуации), справа  формула и вводимая в ячейку информа­ция, а между ними в процессе ввода появляются кнопки со списком имен инте­р­валов, ранее созданных в рабочей книге, кнопки ввода и отме­ны вводимой информации и кнопка Мастер функций (Вставить функцию).

Большую часть окна занимает Рабочий лист, разделённый Сеткой на ячейки. Управляют работой с сеткой командой Вид-Показать или закрыть.

В нижней части окна расположены ярлыки с названиями рабочих листов и статусная строка с сообщениями о текущем состоянии системы, подсказками пользователю и др.

Имя каждого листа (Лист1, Лист2..) выведено на ярлычок. Ярлык активного листа выделен.

По умолчанию открыты три рабочих листа. Добавление нового листа  Главная-группа Ячейки-Вставка-Вставить лист (перед текущим). Каждому листу можно дать содер­жательное имя, для чего  щелчкок мышью на его ярлычке и ввод имени.

Разделители листа – справа от горизонтальной полосы прокрутки | и над вертикальной панелью –– позволяют разделить лист на 2 или 4 части для одновременного просмотра нескольких областей одного большого документа.

Организация таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Строки нумеруются числами от 1 до 65536, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами A, B, C,..Z, AA, AB,..IV. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной (выделенной, маркированной) ячейки.

Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний: <Ctrl+Home>, <Ctrl+End>  в начало и в конец;<Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp>  постранично вправо, влево, <PgDn>, <PgUp> - вниз/вверх на экран; при этом перемеще­ние осуществляется только в пределах заполненной части таблицы.

Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек  копировать/перемещать, удалять.. Такую группу нужно выделить. Проще всего это делает мышь: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши перемещают в нижнюю правую ячейку или клавишами <Shift-стрелки>. Адрес такой обла­сти записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12. Если выделяется группа несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише <Ctrl>. Эти группы полей дополняются точкой с запятой (A8:C12; D15:E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) - <Shift> и по щелчку на крайних диагональных точках.

Ввод данных в таблицу. В качестве данных используют конс­танты (числа, текст, даты) и фор­мулы. Для ввода данных с клавиа­туры устанавливают курсор в нуж­ную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажа­тием клавиши <Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. По умо­л­чанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому краю, а текст  по лево­му. Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак "минус" или число заключают в круглые скобки.

Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83 . Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4  0_{<пробел>}3/4. Смешанная дробь, например число 2,1875 вводится в исходном виде.

Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (Главная.- Ячейки – Формат Ячейки - Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула ="13.08.91"-"01.08.91" возвращает число 12 (в числовом формате Общий).

Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего  выделить диапа­зон клеток, в строку формул ввести выражение и  <Ctrl+Enter>.

Автоматическое заполнение клеток при вводе логически связанных данных  названий месяцев, годов, целых чисел, дней недели - можно выполнить при помощи мыши: заполнить две подряд клетки (чтобы показать начальное значение и шаг изменения данных), выде­лить их и растянуть интервал выделения зах­ва­том и перемещением рамки за нижний правый уголок  черный крестик  маркер заполнения. Если интервал не распознан, в клетки запишется одно и то же.

Клеткам и блокам таблицы можно дать имена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал или ячейку выделяют, выполняют команду Формулы-ПрисвоитьИмя и вводят имя.

Формула это сочетание опе­рандов, знаков операций и скобок. Она определяет, какие действия и в каком порядке нужно выполнить. Операндами в формулах могут быть конс­танты (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. их адреса. Адрес можно набирать в строке формулы (только в латинском алфавите!) или лучше задать его щелч­ком мыши на нужной клетке в процессе набора формулы. Любая формула – простая, сложная, ”мно­гоэтажная“– записывается в одну строку; такие символы как корень квадратный, произ­ве­дение, суммирование, заменяются соответствующими стандартными функциями. С набором стандартных функций, предоставляемых Мастером функций, можно ознакомиться в его окне, которое вызывается кнопкой Вставка функции.

Ввод и копирование формул. Ввод любой формулы в ячейке должен начинаться с ввода знака равенства и – в строке формулы отображается формула, а в ячейке после завершения набора и нажатия клавиши <Enter> – результат ее вычисления. При помощи формул можно прис­ва­ивать содержимому выделенной ячейки числовое или тексто­вое значение. Например, формула =" Фамилия" & " " & "Имя" запишет в ячейку "Фамилия Имя", выражение =5+10 вернёт 15. Но 5+10 без знака равенства воспримется системой как текст.

Если одна и та же формула используется для данных в последовательных строках или столб­цах, её набирают один раз (обычно в 1-й строке), а затем копируют при помощи маркера заполне­ния или командами Копировать, Вставить. По умолчанию при копировании в смежные ячейки адреса в формуле автоматически меня­ются, чтобы одна и та же форму­ла приме­нялась к различным данным. Например, при расчёте подоходного налога в таблице формула =С4*13%, записанная в ячейку D4, будет изменяться при копировании её в соседние строки  С4 заменится на С5, С6, С7. Такой адрес-ссылка называется относительным (изменяющим­ся при копировании).

Если адрес-ссылка меняться не должен (если 13% поместить в какую-либо отдельную ячейку, например, в С9), то этот адрес появится в аналогичной формуле (вместо константы 13% или 0,13) =С4*С9 и должен быть защищён от изменения. Это достигается вводом знака $ перед нужной коор­динатой, т.е. формула в D4 записывается как =С4*С$9 (такой адрес называется смешанным, при его копировании закрепляется только номер строки, а имя столбца не меняется) или =С4*$С$9 (это абсолютный адрес  в нём защищены от изменения обе координаты; вставка сразу двух дополнительных символов доллара выполняется клавишей <F4> сразу после набора адреса).

Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:

арифметические: +   / % ^ (cложение, вычитание, умножение, деление, процент и возв.в степень),

сравнения: = < > <= >= <> (не равно), текстовые: & - конкатенация (соединение) символов,

логические: И ИЛИ НЕ  логическое умножение, сложение, отрицание.

При создании формул следует учитывать приоритеты операций  операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если операции имеют одинаковый приоритет ( + и  или  и / ), они выполняются в порядке записи друг за другом.

Скобки используют для установления нужного порядка действий Приоритет скобок выше приоритета любой операции.

Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Спе­циаль­ная вставка. Эта команда даёт возможность копировать отдельно значения, формулы, форматы и, кроме того, выполнять копирование в ячейки, содержащие другие значения, применяя при этом одну из операций: сложение, умножение, вычитание, деление между новыми и и имеющимися в ячейках значениями. Исполь­зовать при переносе несмежные обла­сти нельзя.

Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы, ука­зан­ные в формуле, могут на­хо­дить­ся на разных листах. Правомерна формула = A1*Лист4! С3, вычисляющая произведение двух чисел: из ячейки A1 текущего листа и из С3 рабочего листа 4.

Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к наборам данных одинаковой структуры и однотипной информации). В качестве аргументов можно брать целую строку, стол­бец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого  результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответст­вующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например, =А1:В5 / С1:D5 и  <Ctrl-Shift-Enter> (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо <Enter>).

Просмотр таблиц. Предварительный просмотр (<Ctrl-F2>) выдает на экран документ, подго­товленный к печати. Выход из этого режима - кнопка Закрыть. Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы. Используя Разделители рабочего листа, можно установить их так, чтобы они проходили через одну активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше). Тогда во всех окнах будет находиться один и тот же рабочий лист с независимым упра­в­ле­нием окнами, что позво­лит просматривать одновременно разные части одного документа, часто удаленные друг от друга. Можно также применять команды Вид-Окно-Разделить/Снятьразделение.

При работе с большой таблицей появляется необходимость в закреплении строк заголовков на экране. Для этого нужно устано­вить курсор в такой клетке, чтобы заголовки (горизон­таль­ный и/или вертикальный) попали в отдельные окна при разбиении окна. После разбиения положение окон закрепляется ко­ман­дой Вид-Окно-Закрепить области и при движении остальных строк остаётся на месте. Снимается фиксация и разби­ение командой Окно-Снять закрепление областей.

Сохранение табличных данных. Выполняется при помощи команды Off-Сохранить как. При этом в верхнее поле диалогового окна вводится адрес хранения файла (имя диска и имя папки), а в поле имени файла любое имя. Расши­ре­ние .xls добавится автоматически.

Команда Файл-Сохранить как.. может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:

- для работы в этой же системе файл получит расширение  .xlsx или .xlcx (для таблицы или диаграммы);

- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением.xltx;

- Text или CSV  кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей  табуляторы или запятая;

- DBF  для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.

Выход из системы Excel реализуется щелчком кнопке в правом верхнем углу окна или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами <Alt-F4>.