Лабораторная работа 5

Создание нового проекта и определение его задач

5. Настройка параметров проекта

Создание нового проекта

Чтобы создать новый проект, достаточно запустить приложение MS Project 2002. После запуска Project на экране по умолчанию откроется пустое информационное поле представления Диаграмма Ганта. Если вы находитесь в окне другого проекта, щелкните на кнопке Создать панели инструментов либо выберите команду Файл → Создать.

При создании нового файла Project автоматически присваивает новому проекту одно из стандартных названий – Проект 1, Проект 2 и т.д. Поэтому при первом сохранении файла не забудьте изменить название своего проекта.

Чтобы определить параметры нового проекта, выберите команду Проект → Сведения о проекте… В диалоговом окне Сведения о проекте, изображенном на рис. 1, можно задать параметры проекта, определяющие способ планирования его задач.

Рис. 1. Диалоговое окно Сведения о проекте

Диалоговое окно Сведения о проекте

В диалоговом окне Сведения о проекте (рис. 1) можно определить следующие параметры проекта.

Способ планирования проекта. В Project предусмотрено два варианта планирования проекта – от даты начала или от даты окончания проекта. В раскрывающемся списке Планирование от можно выбрать один из вариантов – даты начала проекта или даты окончания проекта. Если проект планируется от даты начала, все задачи проекта получают статус Как можно раньше, о чем сообщается непосредственно под списком Планирование от:. Дату начала проекта можно задать в поле Дата начала. Дата окончания проекта в этом случае рассчитывается автоматически.

При выборе второго варианта автоматически рассчитывается дата начала проекта. В поле Дата окончания вводится предположительная дата окончания проекта, а все задачи, входящие в проект, получают статус Как можно позже.

Текущая дата и дата отчета. В поле Текущая дата задается текущая дата. По умолчанию в этом поле устанавливается системная дата. В поле Дата отчета задается да-

11

Создание нового проекта и определение его задач

та отчета, на которую необходимо рассчитать параметры проекта. Если дата отчета не задана, те в поле установлено значение НД, Project выполнит расчет параметров на текущую дату.

Для быстрого получения информации об общем состоянии проекта щелкните по кнопке Статистика. Появится окно Статистика проекта, в котором представлены все основные данные о проекте (рис. 2).

Рис. 2. Данные о проекте можно просмотреть в окне Статистика проекта

Календарь проекта. В раскрывающемся списке Календарь задается календарь рабочего времени, на основании которого будет определяться длительность проекта. В Project имеется три календаря рабочего времени – Стандартный, Ночная смена и 24 часа. Для своего проекта выберите тот календарь, которые наиболее точно соответствует режиму работы используемых в проекте ресурсов.

Задать календарь проекта в поле Календарь диалогового окна Сведения о проекте необходимо до начала планирования задач.

Если стандартные календари не соответствуют режиму работы ресурсов в вашей организации, оставьте пока тот календарь, который установлен в поле Календарь по умолчанию. После закрытия окна Сведения о проекте вы можете изменить любой из стандартных календарей либо создать новый, который будет наиболее точно подходить для вашего проекта.

Приоритет проекта. Этот параметр проекта учитывается при распределении ресурсов и выравнивании их загрузки между несколькими проектами. Диапазон значений этой величины – от 0 до 1000. Чем больше число, тем выше приоритет. При распределении ресурсов и выравнивании загрузки сначала учитываются приоритеты проектов, а затем приоритеты задач. Если вы работаете с одним проектом, можете не менять значение, которое установлено в этом поле по умолчанию.

6. Определение задач и структуры проекта

Задачи проекта можно определять в разных представлениях. Например, можно вводить задачи в таблицу Ввод в представлении Диаграмма Ганта либо определять задачи непосредственно на сетевом графике в представлении Сетевой график. Оба способа можно считать практически равноправными. В процессе ввода задач в таблицу Ввод данные отображаются на диаграмме Ганта и автоматически генерируется сетевой график, и, наоборот, при построении блок-схемы проекта в представлении Сетевой график автоматически создается диаграмма Ганта.

12

Создание нового проекта и определение его задач

Ввод задач в представлении Диаграмма Ганта

Для ввода задач в Project предназначена таблица Ввод, которая открывается в представлении Диаграмма Ганта по умолчанию.

При вводе задач проекта в представлении Диаграмма Ганта выполните следую-

щее.

1.Перейдите в конец списка и введите название задачи в поле Название задачи. Если необходимо вставить новую задачу в середину списка, щелкните в поле Название задачи на той задаче, над которой требуется добавить новую задачу. Затем выберите команду Вставка → Новая задача и в появившейся строке введите название новой задачи.

2.Нажмите клавишу <Enter>.

Обратите внимание на то, что длительность каждой задачи по умолчанию устанавливается равной одному дню, как показано на рис. 3. Кроме того, в поле Длительность осле единицы измерения стоит знак вопроса – "1 день?", указывающий на то, что значение длительности не точное, а предполагаемое. При планировании от даты начала Project определяет дату начала первой задачи равной дате начала проекта; дата окончания задачи рассчитывается в Project автоматически.

Рис. 3. Ввод задач в представлении Диаграмма Ганта

Для задачи можно указать точное значение длительности или новую оценку длительности, заменив в поле Длительность ту оценку, которая в Microsoft Project назначается каждой задаче по умолчанию.

Суммарные задачи и создание структуры проекта

Суммарной является задача, содержащая подзадачи и объединяющая все данные, относящиеся к этим подзадачам. Обычно суммарная задача состоит из подзадач имеющих общий период выполнения. Иногда подзадачи группируются в суммарную задачу по другим общим характеристикам.

В структурированном списке суммарные задачи представляют основные этапы проекта подзадачи группируются под соответствующей суммарной задачей. По умолчанию все суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступом, а подзадачи отображаются под ними с отступом. Некоторые подзадачи могут также являться суммарными задачами следующего уровня. В структуре можно определить любое число уровней, которое необходимо для более точного воспроизведения схемы проекта.

Добавление суммарной задачи

Добавление суммарной задачи выполняется за два шага. В качестве примера рассмотрим добавление суммарной задачи "Этап_01" в учебный проект.

Шаг 1. Выделите любую ячейку в первой строке и выберите команду Вставка → Новая задача. В ячейке Название задачи введите название "Этап_01" (рис. 4).

13

Создание нового проекта и определение его задач

Рис. 4. Добавление суммарной задачи "Этап_01" в список задач – шаг 1

Как видно из рис. 4.10, задача "Этап_01" пока отображается на диаграмме Ганта, ч обычная задача.

Шаг 2. На этом шаге выполняется структурирование списка задач. Для изменения вня задачи в списке, необходимо выполнить следующие действия.

1.В поле Название задачи выберите задачу, уровень которой требуется изменить.

2.На панели инструментов щелкните на кнопке На уровень ниже, чтобы расположить задачу с отступом, или на кнопке На уровень выше, чтобы расположить за-

дачу с выступом.

Уровень задачи можно быстро изменить с помощью мыши. Установите ее указать на ячейке с названием задачи. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите ее вправо, чтобы расположить задачу с отступом, или влево, чтобы расположить ее с выступом (рис. 5).

Рис. 5. Формировать структуру проекта можно с помощью мыши – шаг 2

Чтобы изменить структуру проекта, сдвигайте все подзадачи и суммарные задачи нижних уровней на уровень выше или ниже до тех пор, пока все задачи не окажутся на нужном уровне. В нашем примере необходимо сдвинуть все задачи на один уровень ниже. После того как создание структуры проекта будет завершено, проект примет вид, как на рис. 6.

Рис. 6. Структурированный список задач учебного проекта

14

Создание нового проекта и определение его задач

Создание маски СДР-кода в диалоговом окне Определение кода СДР

Каждой задаче проекта Project автоматически присваивает уникальный номер или так называемый код структурной декомпозиции работ, или сокращенно код СДР (в англоязычной литературе используется аббревиатура WBS – Work Breakdown Structure). При изменении иерархической структуры проекта Project автоматически генерирует новые значения СДР-кодов задач. Например, если задача имеет код 1.2.5, значит, она является пятой задачей на своем (третьем) уровне и включена в состав 2-й суммарной задачи второго уровня, которая, в свою очередь, входит в состав 1-й задачи верхнего уровня. При изменении иерархической структуры проекта Project автоматически генерирует новые СДР-коды.

Определить маску СДР-кодов задач можно в диалоговом окне Определение кода СДР, изображенном на рис. 7. Открыть это окно можно с помощью команды Проект →

СДР → Определить код.

Рис. 7. Определение маски кода работ в окне Определение кода СДР Диалоговое окно Определение кода СДР содержит следующие элементы.

1.Текстовое поле Код, в котором отображается образец кода.

2.Текстовое поле Префикс кода проекта, в которое вводится префикс кода проекта. В качестве префикса могут использоваться любые символы, но лучше применять первые символы названия проекта, чтобы упростить распознавание кодов работ, относящихся к разным проектам.

3.Таблица и текстовое поле Маска кода (без префикса). Первая строка таблицы соответствует первому уровню иерархии, вторая строка – второму уровню и т.д. В текстовом поле отображается содержимое ячейки таблицы.

Таблица содержит четыре столбца.

Уровень – порядковый номер уровня иерархии; генерируется автоматически в процессе формирования маски.

Последовательность – тип символов, используемых для обозначения работ.

Враскрывающемся списке можно выбрать один из шести типов символов для данного уровня иерархии:

∙Цифры (по порядку) – цифровой код, упорядоченный по возрастанию;

∙Прописные буквы (по алфавиту) – буквенный код (прописные буквы – кириллица или латиница), упорядоченный по алфавиту;

∙Строчные буквы (по алфавиту) – буквенный код (строчные буквы –

15

Создание нового проекта и определение его задач

кириллица или латиница), упорядоченный по алфавиту;

∙Знаки (без сортировки) – неупорядоченный буквенно-цифровой код.

Длина – число позиций, отведенных для представления кода на данном уровне иерархии. По умолчанию в этом столбце устанавливается значение любая.

Разделитель – тип символа, разделяющего коды разных уровней. В раскрывающемся списке содержится 4 значения – точка, +, -, и \, но при необходимости в ячейки этого столбца можно ввести другой символ-разделитель. По умолчанию в этом столбце устанавливается точка.

4.Флажок Создавать коды СДР для новых задач. Если данный флажок уста-

новлен, Project автоматически создает СДР-код для новой работы.

5.Флажок Проверять уникальность новых кодов СДР. Если этот флажок ус-

тановлен, то при изменении СДР-кода вручную Project проверяет введенное значение на уникальность. Если введенный код уже используется, Project выдает соответствующее предупреждение.

Висходном состоянии все поля окна Определение кода СДР и ячейки таблицы пусты. Чтобы сформировать маску СДР-кода, выполните следующие действия.

1.Щелкните левой кнопкой мыши на самой верхней свободной ячейке столбца Последовательность таблицы. Выберите из раскрывающегося списка тип символов кода первого уровня.

2.Щелкните левой кнопкой мыши на самой верхней свободной ячейке столбца Длина и определите длину кода для первого уровня. По умолчанию используется значение

Любая.

3.Щелкните левой кнопкой мыши на самой верхней свободной ячейке столбца Разделитель и определите символ-разделитель, отделяющий код первого уровня от кода второго уровня. По умолчанию в качестве разделителя используется точка.

4.По мере заполнения первой строки таблицы в столбце Уровень появится номер уровня.

5.Повторите описанные выше действия 1 – 4 для остальных уровней иерархии.

6.В поле Префикс кода проекта можно задать префикс кода.

После того как создание маски кода завершено, щелкните на кнопке ОК для сохранения сформированной маски.

Отображение СДР-кодов задач в таблице задач

Чтобы коды задач отображались на экране, необходимо добавить в таблицу задач дополнительное поле – СДР. Для этого выполните следующие действия.

1.В таблице задач выделите столбец, слева от которого требуется вставить столбец с СДР-кодами. Выберите команду Вставить столбец из контекстного меню или команду Вставка → Столбец.

2.В списке Имя поля в диалоговом окне Определение столбца (рис. 8) выберите значение СДР. Введите остальные параметры столбца – текст заголовка, ширина и выравнивание, и щелкните на кнопке ОК.

16

Создание нового проекта и определение его задач

Рис. 8. Определение параметров нового столбца

В результате новый столбец с определенными ранее СДР-кодами будет добавлен в таблицу, как показано на рис. 9.

Рис. 9. Отображение кодов задач в столбце Код СДР

Изменение СДР-кодов

После внесения изменений в структуру проекта значения СДР-кодов задач можно изменить вручную или автоматически с помощью Project. При ручном способе изменения СДРкодов просто скорректируйте значения в столбце Код СДР таблицы задач.

Если в окне Определение кода СДР установлен флажок Проверять уникальность новых кодов СДР, то при повторном вводе одного и того же кода Project будет выдавать соответствующее предупреждение о нарушении уникальности данного кода (рис. 10).

Рис. 10. Сообщение Project о том, что нарушена уникальность кодов СДР

17

Создание нового проекта и определение его задач

Чтобы изменить значения СДР-кодов с помощью Project, выполните следующие дей-

ствия.

1.Выберите команду Проект → СДР → Изменить нумерацию.

2.В открывшемся диалоговом окне Изменение нумерации СДР выберите один из переключателей – выбранных задач или всего проекта – и щелкните на кнопке ОК.

Врезультате задачам проекта будут присвоены новые СДР-коды. Автоматический способ корректировки СДР-кодов позволяет быстро назначить новые коды задачам.

Вы можете отсортировать задачи по коду СДР. Выберите команду Проекта → Сор-

тировка → Сортировать по и в списке Сортировать по выберите значение СДР.

7. Определение календаря

В Project каждому проекту соответствует календарь рабочего времени, на основе которого рассчитывается длительность задач и всего проекта, а также ведется учет ресурсов. По умолчанию Project предлагает на выбор три календаря.

Стандартный. При использовании этого календаря устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Рабочим считается время с 9 до 18 часов с часовым перерывом на обед.

24 часа. В этом календаре все 24 часа в сутки считаются рабочими и нет выходных дней. Такой календарь удобно использовать для вычисления абсолютной длительности задач или объема работ.

Ночная смена. В этом календаре рабочее время определяется с 23 часов до 8 часов утра с часовым перерывом. При редактировании этого календаря в пер-

вый день работы необходимо ввести время с 23:00 до 0:00, во второй день — с

0:00 до 8:00.

Для каждого календаря по умолчанию установлена продолжительность рабочего дня и количество рабочих дней. В MS Project 2002 можно изменить рабочее время для определенных дней недели или создать новый календарь.

Календарь Стандартный

Стандартный календарь настроен на 40-часовую рабочую неделю с понедельника по пятницу включительно. Время работы с 9:00 до 18:00 с часовым перерывом на обед. Чтобы внести изменение в календарь Стандартный, выберите команду Сервис → Изменить рабочее время. Появится диалоговое окно Изменение рабочего времени (рис. 11).

На рис. 11 рабочие дни в поле Выбор даты окрашены в белый цвет, нерабочие дни – в темно-серый цвет. Допустим, в вашей организации установлены иная длительность рабочего дня и иное количество рабочих дней. Например, известно, что часть ресурсов, участвующих в проекте, будет работать по субботам. В этом случае целесообразнее сначала изменить параметры стандартного календаря, заданные по умолчанию, а затем изменить рабочее время для отдельных дат и дней недели.

18

Создание нового проекта и определение его задач

Рис. 11. Диалоговое окно Изменение рабочего времени

Изменение параметров стандартного календаря, заданных по умолчанию

Чтобы изменить параметры календаря, заданные по умолчанию, щелкните на кнопке

Параметры... диалогового окна Изменение рабочего времени либо выберите ко-

манду Сервис → Параметры. На экране появится вкладка Календарь диалогового окна Параметры, изображенная на рис. 12.

19

Создание нового проекта и определение его задач

Рис. 12. Вкладка Календарь диалогового окна Параметры

День начала недели. Установленное в этом поле значение зависит оот региональных параметров Windows на момент установки MS Project 2002.

Месяц начала финансового года. По умолчанию финансовый год начинается в январе. Если финансовый год начинается в другом месяце, выберите этот месяц из списка. Например, если началом финансового года считать сентябрь, шкала времени на диаграмме Ганта изменится и примет вид, как показано на рис. 13.

а)

б)

Рис. 13. Шкала времени в двух случаях – когда финансовый год (2004) начинается: а - в январе; б - в сентябре

Время начала по умолчанию. Время, которое назначается задачам по умолчанию при вводе даты начала без указания времени.

Время окончания по умолчанию. Время, которое назначается задачам по умолчанию при вводе даты окончания без указания времени.

Часов в дне. То количество часов, которое Project назначает задаче длительностью в один день. По умолчанию этот параметр равен 8 часам. Если длительность задачи равна 2

20