Лабораторная работа 7

Планирование ресурсов и затрат

Лабораторная работа №7 по дисциплине «Проектирование ИС»

1

Планирование ресурсов и затрат

Тема: Планирование ресурсов и затрат.

Планирование ресурсов – более трудоемкий процесс по сравнению с планированием задач. Многие руководители проектов сходятся на том, что именно на этом этапе возникают проблемы, справиться с которыми им не всегда удается. Назначение ресурсов задачам может изменить даты начала и окончания отдельных задач, и даже может изменить первоначальный план проекта.

1. Оценка потребности и описание ресурсов

Все ресурсы в Project делятся на трудовые и материальные. Учет трудовых ресурсов в Project осуществляется в единицах времени (часы, недели и т.д.), материальных – в количественных единицах (штуки, килограммы, литры и т.д.). Напомним также, что материальные ресурсы являются невозобновляемыми. Трудовые ресурсы – люди и оборудование – могут использоваться одновременно в нескольких проектах и считаются возобновляемыми в рамках одного проекта.

Календарь ресурса и максимальное число единиц использования ресурса

Максимальное число единиц использования трудового ресурса основано на параметрах календаря. Допустим, что ресурс работает над проектом не целый день (8 часов), а только половину своего рабочего времени (4 часа).

Способ 1

Ресурсу можно назначить календарь, в котором определен график его работы. Например, можно создать на базе стандартного календаря проекта новый календарь – " Ресурс-50%" и изменить в нем рабочее время, т.е. указать фактическое расписание работы данного ресурса (4 часа в день, 20 часов в неделю). Максимальное число единиц (или максимум доступности) этого ресурса будет равно 100%, так как ресурс будет работать над проектом все свое рабочее время, определенное в календаре.

Способ 2

Назначить ресурсу стандартный календарь проекта, в котором определен полный рабочий день (8 часов в день, 40 часов в неделю), но изменить максимальное число единиц ресурса – в данном примере значение максимального числа единиц использования ресурса сделать равным 50%.

Описание ресурсов в MS Project 2002

После определения всех задач проекта необходимо создать список ресурсов. Исполнители, которые будут участвовать в работе над проектом, составят рабочую группу. Часто на этапе планирования ресурсов неизвестно, кто будет выполнять ту или иную задачу. Если штат еще не укомплектован, но уже известно, что понадобятся четыре инженера, которые будут контролироваться по отдельности, удобнее всего ввести их с самого начала как отдельные элементы. Можно задать названия ресурсов-прототипов, например, Инженер 1,

Инженер 2 и т.д.

В Project предусмотрено несколько способов ввода данных о ресурсах:

−добавлять ресурсы из адресной книги почтовой программы;

−вводить данные о ресурсах в таблицу Ввод в представлении Лист ресурсов;

Добавление ресурса из адресной книги

1.Перейдите в представление задач (например, в представление Диаграмма Ганта), выберите задачу, для которой необходимо назначить ресурсы, и щелкните на кнопке Назначить ресурсы.

2.В диалоговом окне Назначение ресурсов щелкните на кнопке со знаком плюс, что-

2

Планирование ресурсов и затрат

бы развернуть Параметры списка ресурсов.

3.Установите флажок возле раскрывающегося списка Фильтр, если необходимо отобрать ресурс по некоторому условию. Условие, по которому будет выполнен отбор ресурсов, можно выбрать из раскрывающегося списка Фильтр. Если требуется создать новое условие для отбора ресурсов, щелкните на кнопке Другие фильтры и выберите нужное значение из списка в диалоговом окне Другие фильтры. Например, чтобы добавить ресурсы, входящие в конкретную группу, которая определена в представлении Лист ресурсов, установите флажок возле поля Другие фильтры и выберите из списка значение Группа. Введите в диалоговом окне Группа имя группы и щелкните на кнопке ОК.

4.С помощью флажка Доступные не менее можно ограничить список ресурсов. Установите флажок Доступные не менее, а затем введите или выберите количество часов, в течение которых ресурс должен быть доступен для работы над выбранной задачей.

5.Щелкните на кнопке Добавить ресурсы и затем выберите значение Из ад-

ресной книги (рис. 1).

Рис. 1. Выбор источника, из которого будет добавлен ресурс

6.Выберите нужный ресурс из адресной книги вашей почтовой программы.

7.Перейдите в представление Лист ресурсов, где вы можете увидеть новые ресурсы. При необходимости можете оставить открытым и диалоговое окно Назначение ресурсов, чтобы не открывать его вновь, если понадобится добавить новый ресурс

Описание ресурсов в представлении Лист ресурсов

По умолчанию в представлении Лист ресурсов, как и в представлении Диаграмма Ганта, открывается таблица Ввод1, которая содержит все необходимые поля для описания ресурсе.

3

Планирование ресурсов и затрат

Открыв таблицу Ввод в представлении Лист ресурсов, вы можете добавлять новые ресурсы и изменять там имеющиеся по ним данные. Чтобы добавить ресурс в таблицу Ввод, введите в поле Название ресурса имя ресурса и нажмите клавишу <Enter>. Обратите внимание на то, что по умолчанию в поле Тип появляется значение Трудовой. Если необходимо изменить тип ресурса, выделите ячейку и выберите из раскрывающегося списка значение Материальный (рис. 2).

При описании ресурсов в Project рекомендуется следующая последовательность заполнения полей таблицы Ввод.

1.Перейдите в представление Лист ресурсов и выберите таблицу Ввод (команда

Вид → Таблица: Название таблицы → Ввод).

2.В поле Название ресурса введите название ресурса.

3.Задайте тип ресурса:

−чтобы указать, что данный ресурс является трудовым, в поле Тип выберите значе-

ние Трудовой;

−чтобы указать, что данный ресурс является материальным, в поле Тип выберите значение Материальный.

4.В поле Единица измерения материалов для материальных ресурсов введите наименование единицы измерения для данного ресурса (например, метры, тонны или штуки (рис. 2).

5.В поле Краткое название введите краткое название ресурса, например для трудового ресурса можно указать его инициалы.

6.В поле Группа укажите категорию ресурсов, например инженеры, операторы отдел продаж, материалы и т.д. Объединение ресурсов в группы позволяет просматривать, сортировать, фильтровать ресурсы по группам.

7.В поле Макс. единиц для трудового ресурса введите максимальное число единиц использования ресурса. Максимальное число единиц можно выразить в процентах (50%, 100%, 300%) или в виде числового значения (0,5; 1; 3) (рис. 2) Если в поле Макс. единиц для ресурса указано значение 50%, но ресурс назначен задаче с числом единиц, равным 100%, Project выделит его в таблице ресурсов красным полужирным шрифтом, чтобы показать, что этот ресурс перегружен.

8.В поле Стандартная ставка введите ставку повременной оплаты ресурса, например 25р./ч. Стандартная единица учета – час. Если нужно учитывать другой период времени, укажите его через косую, например 100р./день. Для материальных ресурсов в это поле вводится цена за единицу материального ресурса, например 14р.

9.В поле Ставка сверхурочных введите ставку повременной оплаты ресурса в сверхурочные часы. Ставку сверхурочных следует указывать даже тогда, когда она совпадает со стандартной ставкой оплаты. В противном случае Project будет вычислять оплату сверхурочных часов по ставке 0,00р./ч.

10.В поле Затраты на использование введите разовую стоимость использования ресурса. Если оплата трудового ресурса не повременная, а фиксированная, введи-

11.те в это поле оплату ресурса, например его месячный оклад. Для материальных ресурсов в этом поле можно указать стоимость доставки.

12.В поле Начисление укажите способ начисления затрат по ресурсам. Выберите одно из значений:

−В начале – затраты на задачу начисляются сразу после начала задачи;

−Пропорциональное – затраты начисляются пропорционально, по мере выполнения задачи. Данный способ начисления затрат установлен по умолчанию;

−По окончании – затраты на задачу начисляются по окончании задачи (пока трудозатраты по задаче не становятся равными нулю).

13.Независимо от способа начисления затрат, затраты на использование всегда на-

числяются в начале задачи.

4

Планирование ресурсов и затрат

14.В поле Базовый календарь выберите календарь для ресурса. По умолчанию в этом поле установлен календарь Стандартный. Если рабочее время ресурса отличается от того, которое определено в стандартных календарях проекта, назначьте ресурсу другой подходящий календарь.

15.В поле Код можно ввести любой код для классификации ресурсов. Это может быть код отдела, учетный номер, краткое название отдела и т.д.

Рис. 2. Описание ресурсов в таблице Ввод в представлении Лист ресурсов

Описание ресурсов в диалоговом окне Сведения о ресурсе

Диалоговое окно Сведения о ресурсе содержит пять вкладок – Общие, Рабочее

время, Затраты, Заметки и Настраиваемые поля.

Чтобы открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе, перейдите в представление ресурсов, выделите тот ресурс, данные о котором вы хотели бы просмотреть или изменить, и выполните одно из следующих действий.

− Щелкните на кнопке Сведения о ресурсе панели инструментов .

−Щелкните в строке ресурса правой кнопкой мыши и выберите из контекстного I

меню команду Сведения о ресурсе.

−Щелкните два раза левой кнопкой мыши на выделенном ресурсе в любом представлении ресурсов.

Вкладка Общие

На вкладке Общие (рис. 3) диалогового окна Сведения о ресурсе можно определить или изменить следующие данные о ресурсе.

−Поля Название ресурса, Тип, Код, Группа и Краткое название содер-

жат ту же информацию, что и соответствующие поля таблицы Ввод из пред-

ставления Лист ресурсов.

−Если ресурс был добавлен в проект из адресной книги, то в поле Адрес эл. почты отображается адрес электронной почты ресурса.

−В поле Рабочая группа можно определить способ взаимодействия с ресурсами в проекте. Выберите следующее значение.

По умолчанию, если требуется использовать тип совместной работы, определенный как стандартный для проекта на вкладке Совместная работа диалогового окна Параметры.

Нет, чтобы указать, что для связи с данным ресурсом не используются сообщения для рабочей группы.

Только электронная почта, чтобы указать, что связь с ресурсами осуществляется посредством электронной почты.

Сервер Microsoft Project Server, чтобы указать, что для связи с данным ресурсом используется Microsoft Project Server.

5

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 3. Вкладка Общие диалогового окна Сведения о ресурсе

Таблица доступности ресурса

Более подробные данные о доступности ресурса можно ввести в таблицу Доступность ресурса, расположенную на вкладке Общие диалогового окна Сведения о ре-

сурсе. Таблица содержит три столбца – Доступен с, Доступен по и Единицы. По умолчанию в полях Доступен с и Доступен по установлено значение НД. Оставьте это значение, если ресурс доступен на протяжении всего периода выполнения проекта. Если ресурс доступен с самого начала проекта, но только до некоторой определенной даты, выделите поле Доступен по и выберите эту дату из календаря. Если ресурс доступен не с даты начала проекта, выделите поле Доступен с и выберите нужную дату из календаря. Если ресурс доступен только некоторый период времени, измените значения в обоих полях – Доступен с и Доступен по. В поле Единицы установите максимальное число единиц использования ресурса в данный период времени.

В Project можно точно задать доступность ресурса. Допустим, Инженер 2 будет доступен на 100% первые две недели работы над проектом. Следующие две недели он может работать над проектом только половину рабочего дня (доступность – 50%). Затем все оставшееся время до завершения проекта он сможет работать только 2 дня в неделю (доступность

– 40%), так как в остальные дни он будет задействован в другом проекте. Заполненная таблица для Инженера 2 представлена на рис. 4.

6

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 4. Определение доступности ресурса

Корректировка рабочего времени ресурса

Степень участия ресурса в проекте (т.е. его доступность) в Project можно отобразить двумя способами. Можно определить доступность ресурса в различные периоды работы над проектом. Можно поступить наоборот – изменить рабочие часы в календаре ресурса, а число единиц назначения установить равным 100%.

Проиллюстрируем второй способ задания доступности ресурса на том же примере. Допустим, Инженер 4 (как и Инженер 2) будет работать над проектом по следующему графику: первые две недели с начала проекта (с 22мая по 4 июня включительно) – полный рабочий день, следующие две недели (с 5 июня по 19 июне включительно) – половину рабочего дня и остальной период времени до завершения проекта (с 20 июня по 25 июля) он будет работать над проектом только два дня в неделю.

Первый шаг. Выберите команду Сервис → Изменить рабочее время. В диа-

логовом окне Изменение рабочего времени на основе стандартного календаря проекта создаем новый календарь для Инженера 4. Определяем в новом календаре рабочее время ресурса. После того как новый календарь (назовем его "Инженер 4") создан, его необходимо назначить ресурсу.

Второй шаг. Теперь назначим ресурсу новый календарь. Откройте диалоговое окно Сведения о ресурсе и перейдите на вкладку Рабочее время. На этой вкладке можно не только назначить ресурсу другой календарь, но и изменить график работы ресурса.

Чтобы назначить другой календарь ресурсу, выполните следующее.

1. Откройте вкладку Рабочее время диалогового окна Сведения о ресурсе.

2.Из раскрывающегося списка Базовый календарь выберите календарь ресурса. В нашем примере это календарь "Инженер 4".

3.Щелкните на кнопке ОК.

Если требуется изменить рабочие часы в календаре ресурса, выполните следующее

7

Планирование ресурсов и затрат

действия.

1. Откройте вкладку Рабочее время диалогового окна Сведения о ресурсе.

2.Измените часы работы ресурса в календаре.

3.Щелкните на кнопке ОК.

Если в поле Макс.единиц (в представлении Лист ресурсов) для этого ресурса установлено значение 100% (или 1), реальная занятость Инженера 4 в проекте будет такой же, как и Инженера 2, которому назначен стандартный календарь проекта (по умолчанию), но задано другое число единиц назначения.

Заметки о ресурсе

Дополнительную информацию о ресурсе можно поместить в поле Заметки, расположенное на вкладке Заметки диалогового окна Сведения о ресурсе. Чтобы открыть, эту вкладку, перейдите в любое из представлений ресурсов, выделите нужный ресурс и

щелкните на кнопке Заметки о ресурсе . Дополнительные данные о ресурсе добавляются точно так же, как и для задач.

Добавление ресурсов из пула ресурсов

Даже в небольших организациях один и тот же ресурс может быть одновременно задействован в нескольких проектах. Ресурсы, которые используются в нескольких проектах, являются общими. С целью максимально эффективного использования таких ресурсов в нескольких проектах, целесообразно создать пул ресурсов – специальный файл, который содержит информацию о ресурсах вашей организации.

Организация ресурсов в проекте

Ресурсы можно группировать посредством

−создания структуры ресурсов, используя настраиваемый код структуры (поле Код таблицы Ввод в представлении Лист ресурсов);

−задания категорий ресурсов в поле Группа (таблица Ввод в представлении Лист ресурсов);

−создания названий объединенных ресурсов, которые представляют некоторую категорию ресурсов, используемых в назначениях.

Настраиваемый код структуры – это определяемый вручную алфавитноцифровой код, представляющий иерархическую или групповую структуру ресурсов. Коды структур служат специальными метками для ресурсов или задач, обладающих общими атрибутами; такие коды (например, 10 или И-5) можно использовать для группирования ресурсов в нужном порядке. Можно создавать коды структур, отражающие внутреннюю структуру организации, должностные коды и т.д. По кодам можно группировать, фильтровать или сортировать ресурсы, формируя структуру, наиболее удобную для просмотра сведений о ресурсах.

Для отображения в таблице ресурсов по некоторому условию можно использовать автофильтр. Например, если нужно отфильтровать ресурсы по кодам с помощью фильтра, выполните следующие действия.

1.Щелкните на кнопке Автофильтр.

2.В заголовке поля Код щелкните на кнопке с треугольником. Выберите из раскрывающегося списка нужное условие, как показано на рис. 5, например, значение У-1. (Чтобы задать свое условие, отличное от тех, которые приводящий в списке, выберите в списке значение (Условие...)). I

3.Если необходимо отменить фильтр, выберите условие (Все). В таблице вновь будут отображены все ресурсы.

4.Чтобы отключить режим автофильтра, щелкните еще раз на кнопке Автофильтр.

8

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 5. Выбор условия отображения ресурсов в таблице

Кроме того, все ресурсы проекта можно сгруппировать, или отсортировать по значению, указанному в поле Группа. Чтобы сгруппировать ресурсы по значению, указанному

вполе Группа, выполните следующие действия.

1.Перейдите в представление Лист ресурсов.

2.Щелкните на кнопке с треугольником в поле Группировка, расположенном на панели инструментов (рис. 6).

3.Выберите в раскрывающемся списке значение Группа ресурсов.

Рис. 6. Выбор условия для группировки ресурсов После выполнения описанных выше действий все ресурсы в таблице будут сгруп-

пированы по группам. Чтобы отменить условие группировки ресурсов, щелкните на кнопке в поле Группировка и выберите из раскрывающегося списка значение Нет группировки.

Автоматическое добавление ресурсов в план проекта

ВMS Project 2002 можно вводить ресурсы по мере назначения их задачам. Перейдите

впредставление Диаграмма Ганта и выделите задачу, для которой собираетесь назначить ре-

сурс. В поле Названия ресурсов введите название ресурса. Если число единиц назначения ресурса для данной задачи меньше 100%, укажите его в квадратных скобках рядом с названием ресурса, например "Инженер 1[50%]". Для материальных ресурсов укажите количество расходуемого материала с указанием единиц измерения, например "Компакт-диск[3 шт]" (рис. 7). Если задаче требуется назначить несколько ресурсов, введите их в строке ввода через точку с запятой.

Рис. 7. Автоматическое добавление ресурсов в процессе назначения их задачам

9

Планирование ресурсов и затрат

Режим автоматического добавления ресурсов в проект включен по умолчанию, чтобы отключить этот режим, выполните следующие действия.

1.Откройте диалоговое окно Параметры и перейдите на вкладку Общие.

2.Снимите флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи.

Данный режим рекомендуется отключать, если вы используете пул ресурсов. Снятие флажка Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи обеспечивает защи-

ту от случайных ошибок в названиях ресурсов.

Обновление данных о ресурсах

В процессе планирования ресурсов можно изменять существующие названия ресурсов или добавлять в план проекта новые ресурсы.

Чтобы изменить данные о ресурсе или добавить новый ресурс, выполните следующие действия.

1.Перейдите в представление Лист ресурсов.

2.Выберите таблицу Ввод.

−чтобы добавить новый ресурс, выберите пустую строку в таблице и введите название нового ресурса в поле Название ресурса;

−чтобы обновить существующее название ресурса, выделите его в пеня Название ресурса и введите новое название.

3.Если нужно указать группы ресурсов, в поле Группа, соответствующем данному ресурсу, введите название группы.

4.Измените данные в других полях таблицы Ввод, если это необходимо.

2. Ввод информации о затратах

Для многих руководителей проектов затраты являются важным аспектом планирования проектов и управления ими, так как во многих случаях успех проекта определяется степенью соответствия фактических затрат по проекту запланированным.

Виды затрат в проекте

Нормированные затраты на трудовые ресурсы вычисляются следующим образом: Project умножает почасовую ставку ресурса на время, которое требуется ресурсу для выпол-

нения задачи. При расчете нормированных затрат на материальные ресурсы Project ум-

ножает ставку материального ресурса (т.е. цену единицы материала) на количество материала, которое требуется для выполнения задачи.

Затраты на использование ресурсов вводятся в дополнение к нормированным за-

тратам. Затраты на использование трудового ресурса зависят от числа единиц назначения трудового ресурса; затраты на использование материального ресурса не зависят от коли-

чества используемого материала и при вычислении общих затрат по задаче учитываются только один раз.

Фиксированные затраты используются для отслеживания затрат по задачам или ресурсам, не имеющим почасовые ставки оплаты. В отличие от нормированных затрат, они остаются постоянными и не зависят от времени выполнения задачи и от количества единиц назначения.

Ввод затрат по ресурсам

Данные по затратам можно вводить в представлении Лист ресурсов, в диалоговом окне Сведения о ресурсе, в комбинированном представлении с использованием формы задач.

Первый способ – задание стандартных ставок оплаты и других данных о затратах в таблице Ввод в представлении Лист ресурсов (см. выше). Второй способ позволяет задать несколько наборов ставок для одного ресурса.

10