Лабораторная работа 7

Планирование ресурсов и затрат

Таблицы норм затрат и их использование

Таблица норм затрат – это совокупность ставок ресурсов и затрат на использование для материальных и трудовых ресурсов. В Project имеется пять таблиц норм затрат (с А по Е), поэтому можно назначить пять наборов различных ставок ресурса для разных видов работ, причем в каждой таблице можно ввести до 25 ставок. Например, при тестировании программного обеспечения работа инженера может оплачиваться выше, чем во время создания программного кода; таким образом, одну таблицу норм затрат можно применить к назначению работ по тестированию программного продукта и другую – к назначению работ по созданию программного кода.

Ввод затрат на трудовые ресурсы

Чтобы ввести один набор ставок для трудового ресурса, перейдите в представление Лист ресурсов и выберите нужный ресурс. Затем выполните следующие действия.

1.Щелкните на кнопке Сведения о ресурсе.

2.Перейдите на вкладку Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе.

3.Выберите вкладку А (по умолчанию) таблицы норм затрат.

4.Введите ставки ресурсов в полях Стандартная ставка и Ставка сверх-

урочных.

5.В поле Затраты на использование задайте стоимость использования ресурса.

В диалоговом окне Сведения о ресурсе можно задать несколько наборов ставок ресурсов. Для этого выполните следующее.

1. Выберите вкладку А (по умолчанию) в области Таблицы норм затрат.

2.В столбцах Стандартная ставка и Ставка сверхурочных введите ставки ресурсов.

3.В столбце Затраты на использование введите стоимость использования ресурса.

4.В следующей строке введите в каждом столбце новое значение ставки ресурса или изменение предыдущей ставки, выраженное в процентах. Например, если известно, что почасовая ставка ресурса или стоимость его использования через месяц увеличится или уменьшится на 10%, введите значение "10%" или "-10%" соответственно (рис. 8).

11

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 8. Задание нескольких ставок оплаты ресурса

5.В столбце Дата действия введите дату, с которой изменяются ставки оплаты работы и затраты на использование.

6.Чтобы ввести новый набор затрат для ресурса, выберите вкладку В и повторите

действия 2 – 5.

Ввод затрат для материальных ресурсов выполняется точно так же, как и для трудовых ресурсов. В столбце Стандартная ставка вводится ставка материального ресурса. В столбце Затраты на использование вводится разовая оплата материальных ресурсов, например стоимость доставки. Так как сверхурочная оплата для материальных ресурсов не имеет смысла, столбец Ставка сверхурочных для материальных ресурсов не активен.

Определение способа начисления затрат

На вкладке Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе можно также задать способ начисления затрат для ресурса. Начисление затрат может выполняться в начале задачи, по окончании задачи или по мере выполнения задачи. Чтобы указать способ начисления затрат, выберите нужное значение в поле Начисление затрат (рис. 8).

Ввод фиксированных затрат

Фиксированные затраты не изменяются на протяжении выполнения всей задачи и не зависят от ее длительности. По существу, фиксированные затраты – это затраты на задачу, а не ресурс. Задать фиксированные затраты можно, если ресурсу определена "фиксированная" ставка.

Чтобы задать фиксированные затраты, перейдите в представление Диаграмма Ганта и выполните следующие действия.

1.Выберите таблицу Затраты (Вид → Таблица:Затраты).

2.Выделите нужную задачу.

3.В поле Фиксированные затраты введите сумму фиксированных затрат.

12

Планирование ресурсов и затрат

4.В поле Начисление фикс. затрат выберите способ начисления фиксированных затрат.

3.Назначение ресурсов задачам

После того как точно известно, какие ресурсы будут участвовать в проекте, определен график работы каждого ресурса, указаны затраты и способ их начисления, начинается самый ответственный этап планирования проекта – распределение ресурсов между задачами проекта.

В Project можно назначать ресурсы в диалоговом окне Назначение ресурсов либо можно редактировать данные в столбце Названия ресурсов таблицы Ввод в представлении Диаграмма Ганта. Рассмотрим оба метода более подробно.

Метод 1

1.Перейдите в представление Диаграмма Ганта или Сетевой график и выберите задачу.

2.Щелкните на кнопке Назначить ресурсы.

3.В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите нужный ресурс и укажите число единиц назначения (рис. 9). Если ресурса в списке нет, добавьте его в список ресурсов и укажите для него число единиц назначения.

4.Щелкните на кнопке Назначить.

Названия назначенных ресурсов по умолчанию отображаются на диаграмме Ганта возле отрезка той задачи, которой они назначены. Если число единиц назначения ресурса меньше 100%, то это число указывается в скобках возле названия ресурса.

Рис. 9. Назначение ресурсов в диалоговом окне Назначение ресурсов

Метод 2

Этот способ назначения ресурсов задаче уже частично описан в разделе "Автоматическое добавление ресурсов в план проекта". При автоматическом добавлении ресурсов в поле Название ресурса мы вводили название нового ресурса. После того как список ресурсов проекта сформирован, мы можем просто выбирать ресурсы из списка (рис. 10).

13

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 10. Выбор ресурса из списка Ниже приводится последовательность действий при назначении ресурсов в представ-

лении Диаграмма Ганта.

1.Перейдите в представление Диаграмма Ганта.

2.Выберите таблицу Ввод, если в данном представлении отображается другая таблица.

3.Выделите задачу.

4.В столбце Названия ресурсов выберите ресурс из раскрывающегося списка.

5.Если задаче назначено более одного ресурса, поставьте точку с запятой после ресурса, и повторите действие 4.

6.Если ресурс назначен задаче с доступностью, меньшей 100%, укажите рядом с названием ресурса в квадратных скобках количество единиц.

7.Выделите следующую задачу и повторите действия 4-6.

Просмотр назначений

Подробные сведения о назначениях можно просмотреть в представлениях Ис-

пользование задач или Использование ресурсов. В представлении Использова-

ние задач под названием каждой задачи группируются названия назначенных ей ресурсов. В представлении Использование ресурсов под названием каждого ресурса группируются названия задач, которым он назначен. Оба представления состоят из таблицы и области повременных данных, где показано распределение трудозатрат по времени.

Влияние назначений на параметры задач и ресурсов

Что делать в том случае, если в. процессе распределения ресурсов у вас изменился график работ? Можно изменить число единиц назначения, трудозатраты или длительность, можно удалить все назначения и попытаться "с нуля" распределить ресурсы; возможно, план проекта будет приведен к его первоначальному виду.

Чтобы устранить перегрузку ресурса, можно увеличить длительность одной из задач. Однако при этом окончание проекта отодвигается на более позднюю дату.

Треугольник назначения

Треугольник проекта отображает зависимость между основными параметрами проекта – областью охвата, временем, стоимостью и качеством. Назначение в Project представляет собой отношение между задачей и ресурсом. При выделении ресурса Project умножает длительность задачи на число единиц назначения ресурса и получает количество рабочих часов, необходимых для выполнения задачи (трудозатраты или объем работ). Иными словами, каждое назначение Project планирует в соответствии с длительностью задачи, числом единиц

назначения и трудозатратами.

Длительность – это число календарных дней или часов от начала до окончания за-

14

Планирование ресурсов и затрат

дачи. Если длительность задачи изменилась, то изменяются и даты начала зависимых задач, и, следовательно, календарный график всего проекта.

Трудозатраты – это число человеко-часов, потраченных на выполнение задачи. Единицы назначения – это ресурсы, сопоставленные с задачей и выраженные в

процентах (или относительных величинах).

Длительность задачи, трудозатраты и единицы назначения взаимозависимы. Трудо-

затраты – это длительность задачи, умноженная на число единиц назначения.

Эти три параметра образуют так называемый треугольник назначения. При изменении одного параметра назначения Project пересчитывает один из оставшихся параметров.

Рассмотрим взаимосвязь длительности, трудозатрат и единиц назначения на примере Задачи 1 учебного проекта. Мы назначили этой задаче два ресурса – Инженер 2 и Инженер 1

–с числом единиц назначения, равным 50%.

1.Если задаче назначить только один ресурс, число единиц назначения станет равным 50%, а не 100%, как раньше, и увеличится длительность задачи (4 дня вместо 2) или станут меньше трудозатраты (8 часов вместо 16). При планировании задач мы должны указать Project, какой из этих двух параметров – трудозатраты или длительность задачи – можно менять.

2.Если Задачу 1 требуется завершить не за два, а за один день, то можно уменьшить трудозатраты или в два раза увеличить число единиц назначения (например, изменить число единиц назначения обоих ресурсов с 50% на 100% либо назначить дополнительный ресурс – Инженер 3).

3.Если общие трудозатраты по Задаче 1 равны 32 часам вместо 16, то в этом случае необходимо увеличить количество единиц назначения или увеличить длительность задачи.

Задание способа планирования задач

Указать способ планирования задач можно в поле Тип задачи, которое находится на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче. В поле Тип зада-

чи для задачи можно выбрать один из трех типов ее планирования.

1.С фиксированным объемом ресурсов.

2.С фиксированными трудозатратами.

3.С фиксированной длительностью.

Рядом с полем Тип задачи расположен еще один параметр – флажок Фиксиро-

ванный объем работ. При выборе значения Фиксированные трудозатраты из спи-

ска Тип задачи флажок Фиксированный объём работ устанавливается по умолчанию и становится неактивным.

Как Project выполняет расчет параметров назначений для разных типов задач

На вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче вы можете задать пять различных комбинаций рассмотренных выше двух параметров задачи, которые определяют тип планирования.

1.С фиксированным объемом ресурсов.

2.С фиксированным объемом ресурсов и фиксированным объемом работ. Такой тип планирования задается всем задачам проекта по умолчанию.

3.С фиксированными трудозатратами.

4.С фиксированной длительностью.

5.С фиксированной длительностью и фиксированным объемом работ.

Задачи с фиксированным объемом ресурсов

Для задач с фиксированным объемом ресурсов Project при первом выделении ресурсов вычисляет трудозатраты, т.е. умножает длительность задачи на число единиц назна-

15

Планирование ресурсов и затрат

чения. Затем число единиц назначения объявляется постоянным. Если изменяются единицы назначения ресурсов или длительность задачи, Project пересчитывает трудозатраты. Если изменить максимальное число единиц назначения ресурсов, Project пересчитает длительность задачи. Чтобы скорректировать сроки выполнения таких задач, руководитель проекта должен добавить число единиц ресурсов вручную.

Задачи с фиксированным объемом ресурсов и фиксированным объе-

мом работ

По умолчанию всем задачам Project присваивает тип фиксированный объем ресурсов и фиксированный объём работ. Фиксированный объем ресурсов означает, что Project не изменяет число единиц. При изменении количества ресурсов или трудозатрат Project изменит только один параметр – длительность задачи. Уменьшить длительность задач в этом случае можно только путем выделения дополнительных ресурсов.

Задачи с фиксированными трудозатратами

Для задач с фиксированными трудозатратами при первом назначении ресурсов Project делит количество трудозатрат на длительность задачи и тем самым вычисляет количество единиц назначения. Для задач этого типа при изменении единиц назначения, доступности ресурса и трудозатрат Project пересчитывает длительность задачи. Если изменить длительность задачи, Project заново пересчитает количество единиц назначения.

Ликвидировать задержу выполнения таких задач можно путем добавления дополнительных ресурсов. Если известно, сколько дней осталось до завершения задачи, можно установить длительность, и; Project рассчитает требуемое число единиц назначения.

Задачи с фиксированной длительностью

Для задач с фиксированной длительностью при первом выделении ресурсов Project умножает длительность задачи на число единиц назначения и вычисляет трудозатраты. После этого длительность задачи не зависит ни от количества выделяемых ей ресурсов, ни от величины трудозатрат. При изменении единиц назначения, доступности 1 ресурсов и длительности задачи Project пересчитает трудозатраты. При изменении трудозатрат Project заново пересчитает число единиц назначения.

Если выполнение задачи такого типа затягивается по каким-либо причинам, ликвидировать задержку путем добавления ресурсов нельзя; дополнительные ресурсы будут выполнять дополнительную работу за то же время. Можно добавить ресурсы для предшественников этой задачи.

Задачи с фиксированной длительностью и фиксированным объемом

работ

Для задач с фиксированной длительностью и фиксированным объемом работ Project не будет изменять ни трудозатраты, ни длительность задачи. Если изменить доступность ресурса, Project заново пересчитает трудозатраты. При изменении единиц назначения, длительности и трудозатрат Project пересчитывает число единиц назначения. Выделение задаче дополнительных ресурсов приводит к снижению доступности ресурсов, т.е. к высвобождению части ресурсов.

Использование профилей загрузки ресурса

При планировании ресурсов, помимо изменения общей величины трудозатрат, единиц назначения и длительности задач, к назначению можно применить так называемый профиль загрузки, указывающий, какой объем работы должен быть выполнен на том или ином временном интервале назначения.

В Project к назначениям можно применить восемь стандартных профилей. При назначении профиля Project пересчитывает объем работ, длительность или число единиц в за-

16

Планирование ресурсов и затрат

висимости от типа задачи. Общая величина трудозатрат для назначения, к которому применён профиль, распределяется по всему интервалу выполнения задачи согласно выбранному профилю. Стандартный профиль можно затем изменить и тем самым создать свой пользовательский профиль загрузки.

Рассмотрим применение различных профилей на одном и том же примере. Предположим, что задаче с фиксированным объемом ресурсов и фиксированным объемом работ длительностью 5 дней на полный рабочий день назначен ресурс (40 часов трудозатрат). Рассмотрим на примере этой задачи, как применение различных профилем влияет на параметры назначения и длительность задачи.

Влияние различных профилей загрузки удобно просматривать в комбинированном представлении. Перейдите в представление Использование задач, затем выберите команду Окно → Разделить, в нижней части экрана перейдите в представление График

ресурсов.

Плоский (рис. 11). Плоский профиль означает равномерное распределение работы (100%-ная занятость ресурса каждый день). В первую половину срока выполняется 50% назначения. Данный профиль используется по умолчанию.

Рис. 11. К назначению применен профиль Плоский Загрузка в конце (рис. 12). Большая часть работы выполняется во второй поло-

вине срока. В первой половине выполняется 25% работы.

Рис. 12. Пример использования профиля Загрузка в конце

Загрузка в начале (рис. 13). Объем работы уменьшается к концу задания. В первой половине срока выполняется 75% работы.

17

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 13. Пример использования профиля Загрузка в начале

Двойной пик (рис. 14). В ходе выполнения запланированы два пика. К середине рока должно быть выполнено 50% работы и пройден первый пик.

Рис. 14. Пример использования профиля Двойной пик

Ранний пик (рис. 15). Аналогичен профилю Загрузка в начале, но с постепенным нарастанием нагрузки в начале срока. В первой половине срока выполняется 70% работы.

Рис. 15. Пример использования профиля Ранний пик

Поздний пик (рис. 16). Аналогичен профилю Загрузка в конце, но пик нагрузки приходится не на самый конец назначения. В первой половине срока выполняется только 30% работы.

18

Планирование ресурсов и затрат

Рис. 16. Пример использования профиля Поздний пик

Пирамида (рис. 17). Основной объем работ приходится на середину срока.

Рис. 17. Пример использования профиля Колокол (Пирамида)

Черепаха (рис. 18). Похож на профиль Пирамида, но имеет более длительный период с высокой интенсивностью работы.

Рис. 18. Пример использования профиля Черепаха

Расчет параметров назначений с применением профилей

При применении стандартного профиля Project определяет длительность задачи, которая должна получиться после применения нового профиля. В табл. 1 приведено определение загрузки ресурсов (в %) для стандартных профилей.

19

Планирование ресурсов и затрат

Таблица 1

Распределение загрузки ресурса (в %) для стандартных профилей

Применение стандартных профилей к назначениям

Задать профиль загрузки ресурса для данного назначения можно в диалоговом окне

Сведения о назначении. Для этого перейдите в представление Использование ре-

сурсов или Использование задач, выберите нужное назначение и щелкните на кнопке

Сведения о назначении. В диалоговом окне Сведения о назначении выберите вкладку Общие и в раскрывающемся списке Профиль определите профиль для данного назначения. Как видно из рисунков (рис. 11 – 18), если к назначению применен один из профилей (кроме Плоского), в столбце Индикаторы появится индикатор, соответствующий примененному профилю.

В представлении График ресурсов вы можете просмотреть распределение работы по дням по каждому ресурсу. В данном представлении можно просматривать не только загруженность ресурса, но и оставшуюся доступность, трудозатраты и многое другое. Для того чтобы в представлении График ресурсов просмотреть, например, оставшуюся доступность ресурса, щелкните правой кнопкой мыши в области представления и выберите из кон-

текстного меню команду Оставшаяся доступность.

Создание собственного профиля загрузки

Изменить стандартный профиль загрузки ресурса можно в представлении Использование задач либо в представлении Использование ресурсов. Изменяя часы работы в отдельные дни, вы можете сформировать свой профиль загрузки, который будет наиболее точно соответствовать реально выполняемому ресурсом объему работ.

Выберите стандартный профиль, наиболее подходящий назначению. Затем выберите ту ячейку назначения, в которой требуется изменить число часов работы, и введите новое значение. При изменении значений в полях повременных данных необходимо помнить следующее: если в ячейке указаны и начало работы, и окончание, работа распределяется между этими моментами, и Project пересчитает число единиц для данного назначения.

Так как при изменении профилей Project пересчитывает число единиц, по окончании редактирования профиля обязательно откройте диалоговое окно Сведения о назначении, перейдите на вкладку Общие и убедитесь, что значение в поле Единицы такое, как нужно.

Работа в диалоговом окне Сведения о назначении

Диалоговое окно Сведения о назначении, изображенное на рис. 19, содержит три вкладки – Общие, Отслеживание и Заметки. На вкладке Общие можно изменить следующие параметры назначения.

−Если даты начала и окончания назначения отличаются от дат начала и окончания задачи, измените их в поле Начало и Окончание.

20