Создание таблицы с помощью мастера

Одним из мощных инструментов Microsoft Access являются мастера, позволяющие пользователю создавать новые объекты по предлагаемым образцам. Microsoft Access сам строит объекты по результатам ответов пользователя на задаваемые ему в диалоговых окнах вопросы.

При создании таблицы с помощью мастера пользователю предлагается выбор из более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в личных или деловых целях, каждая из которых содержит соответствующий набор полей. Пользователь должен выбрать образцы полей, после чего мастер автоматически создает таблицу.

Сортировка и поиск данных

В Microsoft Access имеется возможность сортировать данные в режиме таблицы. Самая простая сортировка может быть произведена при помощи двух кнопок на панели инструментов - сортировка таблицы в порядке возрастания или убывания значений какого-либо столбца.

Сортировка по нескольким полям может выполняться с помощью фильтра. Фильтр позволяет, также, задавать условия отбора данных из таблицы. При этом в качестве операторов для задания условий отбора можно использовать любые из описанных выше для задания Условия на значение поля таблицы.

Каждый раз, когда закрывается окно режима таблицы, введенные для фильтра параметры удаляются. Если необходимо сохранить построенный фильтр, то его можно сохранить как запрос.

Работа с данными при помощи запроса-выборки

Использование запросов позволяет достаточно просто найти данные из нескольких связанных таблиц. Для создания запроса первым делом необходимо выбрать таблицы и запросы, которые будут являться базовыми для нового запроса. В последнем нет ничего удивительного: уже созданные запросы могут участвовать наравне с таблицами, т.к. они по сути дела ими и являются, но не хранятся все время в памяти, а формируются только во время обращения к ним.

Окно конструктора запросов содержит список базовых для этого запроса таблиц и бланк для создания запроса по образцу (QBE - Query By Example). Microsoft Access использует язык SQL для определения всех запросов. Технология QBE позволяет избежать непосредственного программирования на этом языке. Однако панель инструментов содержит кнопку, с помощью которой можно вывести на экран и отредактировать инструкцию SQL для текущего запроса.

Бланк QBE представляет собой таблицу, столбцы которой относятся к одному полю. По каждому из полей может производиться сортировка. Для задания условий отбора можно применять любые операторы, описанные для задания Условия на значение поля таблицы. При этом существует возможность создания нескольких альтернативных условий отбора с помощью ввода условий на значение не только в строке Условие отбора но и в строках или. Необходимо обратить внимание, что это не идентично использованию оператора OR внутри строки Условие отбора. Если существуют условия отбора для нескольких полей, то для любой записи, включаемой в набор записей запроса, все выражения в строке Условие отбора или в строке или должны принимать значение истина.

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать арифметические операции над полями таблиц, создавать символьные константы как результат конкатенации (склеивания) текстовых полей и символьных констант и пользоваться более специфическими встроенными в Access функциями.