2. Этапы реинжиниринга бизнес-процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) должен быть направлен на реорганизацию организационно-экономической системы для обеспечения поддержки изменений этой системы на принципах «как должно быть», а не «как есть». Реорганизация организационно-экономической системы и проектирование ЭИС должны проводиться параллельно.
На рис.1. отображены этапы проведения бизнес-реинжиниринга.
Проблемы (узкие места)
Идентификация БП
Цель Ключевые Бизнес- Приоритеты
Реинжиниринга факторы успеха процессы
Обратный инжиниринг
Предложения по реорганизации БП
Разработка
моделей новой организации БП
Прямой
инжиниринг Модели новой организации БП
Реализация
проекта
(РП)
Организац.-эконом. система Информационная система
Внедрение
Рис. 1. Этапы проведения бизнес-реинжиниринга
Работы по идентификации БП проводят лица верхнего звена, принимающие решения. На этом этапе осуществляется постановка задач реинжиниринга БП (РБП), которая определяется проблемами предприятия (например, снижение объема продаж, увеличение числа рекламаций на продукцию, высокая текучесть кадров, низкая загруженность оборудования, межоперационные простои и т.д.).
Постановка задач РБП, выполняемая руководителями предприятия, как правило, в двухдневный срок, включает в себя следующие задачи:
формулирование (уточнение) цели предприятия
определение критических факторов успеха (7-8 факторов) или критериев эффективности организации БП (длительность, издержки, качество, сервисное обслуживание и т.д.)
выявление основных видов БП (существующих и перспективных): 10-15 процессов
оценка важности БП по степени влияния на реализацию критических факторов успеха
определение ограничений, связанных с уровнем квалификации персонала фирмы, технической оснащенности, наличием информационных технологий, финансовыми ресурсами
описание сценариев развития предприятия (внедрение новых технологий, ресурсов, изменение поведения клиентов, партнеров, конкурентов).
определение внешних рисков обеспечения финансовыми ресурсами, надежности партнеров, конъюнктуры рынка
ранжирование (распределение по порядку) БП в соответствии с полученной оценкой важности, ограничениями, рисками и перспективами.
Для подготовки принятия решений по проведению реинжиниринга БП или уточнения сформулированных задач РБП проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия с использованием современных информационных технологий.
Формулирование цели предполагает решение задач, связанных с определением стратегии поведения предприятия на рынке в части расширения границ рынка, изменение деятельности (глобализация или локализация), повышения качества товаров и услуг и т.д.
Методами формирования стратегии предприятия являются методы анализа иерархий Сатти, нечеткой логики Заде, а инструментальными средствами – статические экспертные системы – Expert Choice, Guru, Level5, Nexpert Objects и др.
Выбор БП позволяет на основе анализа сегментов рынка конкретизировать стратегические цели предприятия для определения регионов, потребителей, каналов распределения продукции и услуг и, особенности организации БП. Основными методами исследований здесь выступают методы статистического анализа и прогнозирования, нейронных сетей, интеллектуального анализа данных современных ИХ. Наиболее мощными инструментальными средствами анализа и прогнозирования для основных сегментов рынка являются ППП SAS, Oracle Express, Business Objects, SPSS, NeurOn-Line, Brain Maker, Poly-Analyst и др.
Оценка ограничений рисков, связанных с проведением РБП (оценка возможностей предприятия в плане эффективности распределения капиталовложений по различным проектам), проводится с использованием экономико-математических моделей и методов оптимизации. К наиболее известным программным средствам бизнес-планирования относятся ППП Project Expert, ТЭО-ИНВЕСТ, COMFAR, PROSPIN и др.
После принятия решения о проведении РБП выполняется планирование работ на всех стадиях ЖЦ проекта, выделяются материальные, людские, финансовые и временные ресурсы, формируются организационная структура проекта и команды РБП, проводится разъяснительная работа с персоналом предприятия по вопросам предстоящей реорганизации.
Планирование РБП осуществляется с помощью методов и средств управления проектами: Time Line, MS Project, Primaveri – строятся сетевые календарные графики проведения работ.
Средства планирования и управления работами поддерживаются в комплексных технологиях проектирования и внедрения корпоративных ЭИС:
CASE Method (Oracle), Accelerated SAP (SAP), Orgware (BAAN).
Обратный инжиниринг – исследование функционирующих на предприятии БП («как есть»).
Цель этапа – диагностика «узких мест» в организации существующих БП и формулировании их реорганизации.
Этап обратного инжиниринга позволяет понять сущность функционирования предприятия в целом и выявить направления реорганизации БП.
На данном этапе используются методы и средства структурного анализа деловых и информационных процессов (функционально-ориентированного или объектно-ориентированного моделирования) – ППП: Design/IDEF, BPWin, ERWin, OOWin, ARIS Toolset, Rational Rose и др.
Для оценки существующих БП используются методы и средства функционально-стоимостного анализа (АВС), поддерживаемые ППП Design/IDEF, Easy ABC+, ARIS ABC и др. Функционально-стоимостной анализ позволяет выявить:
наиболее трудоемкие и затратные функции;
функции, не вносящие вклад в образование прибыли;
функции с низким коэффициентом использования ресурсов.
Разработка моделей новой организации БП
Прямой реинжиниринг предполагает разработку моделей новой организации БП. При этом строятся несколько вариантов, из которых выбираются два самых эффективных с точки зрения реализации критических факторов успеха:
идеальную модель, к которой необходимо стремиться и, которую можно будет достичь в перспективе;
реальную модель, которую можно будет достичь в будущем с учетом имеющихся ресурсов и ограничений.
Моделирование проблемной области БП выполняется в два этапа:
определяется объективная структура новой организации БП: состав объектов, функций и событий;
объекты и функции БП распределяются по структурным подразделениям предприятия, и определяются требования к информационной системе.
К построению информационной системы формируются следующие требования: состав автоматизируемых функций, и какие потребуются для этого программы (покупные, оригинальные), необходимые информационные объекты с их организацией и распределением.
Программные средства моделирования, используемые на этапе прямого реинжиниринга, позволяют отображать результаты моделирования проблемной области в репозитории-хранилище метаинформации о проекте, используемом на всех этапах разработки проекта.
К таким программным средствам можно отнести либо CASE-средства (Oracle Disigner 2000, Silver Run, Rational Rose и др)., либо модельно-ориентированные (Business Engineer - SAP) и др., либо специализированные, позволяющие экспортировать модели в CASE-средства.
Для специализированных программных средств моделирования БП (ARIS Toolset, Design/IDEF) характерна поддержка инструментов статического функционально-стоимостного и динамического имитационного моделирования для оценки заданных критериев эффективности БП.
Имитационное моделирование БП позволяет формировать такие характеристики, как производительность (объемы производства, сбыта, закупок), временные и стоимостные характеристики процессов и отдельных функций, степень и стоимость использования ресурсов. Имитационное моделирование БП проводится с целью:
сравнения средних значений и дисперсий динамических характеристик различных альтернатив процессов при одинаковых исходных данных (один сценарий моделирования на несколько моделей);
отыскание оптимальных значений переменных на некотором множестве возможных значений (несколько сценариев моделирования на одну модель);
определение зависимостей между различными факторами процессов на основе полученной статистики из специального анализа.
Средства имитационного моделирования (ReTink (Gensym)) позволяют:
повысить степень обоснованности проектов по реорганизации деятельности предприятия с учетом прогнозирования внешних и внутренних факторов развития экономической ситуации;
анализировать и прогнозировать деятельность предприятия с учетом множества вариантов организации бизнеса и различных схем поведения предприятия на рынке;
оптимизировать использование материальных, финансовых, людских и информационных ресурсов на различных стадиях жизненного цикла проекта реорганизации предприятия;
вырабатывать рекомендации по изменению организационной структуры предприятия и внедрению информационных технологий.
Реализация проекта реинжиниринга БП
По окончании определения моделей новой организации БП приступают к разработке обеспечивающих подсистем, поддерживающих функционирование предприятия в новых условиях:
разработка организационно-штатной структуры;
- « - должностных инструкций;
- « - системы стимулирования работников;
обучение персонала;
подготовка рабочей документации.
Для создания новой информационной системы (ИС) проводятся:
генерация, настройка, программирование и отладка программных модулей;
разработка и наполнение БД;
установка вычислительного оборудования и системы телекоммуникации.
Для быстрой разработки ИС используются CASE-средства автоматизации проектирования или средства конфигурации комплексных систем управления ресурсами предприятия (ERP-системы), например, R/3, BAAN IV, Oracle Application, «Галактика», БОСС и др., при этом применяются средства быстрой разработки приложений (RAD-технология) и языки программирования 4-го поколения – 4GL (ABAP4, JAM и др.).
Этап реализации проекта завершается составлением проектной документации в соответствии с принятыми стандартами с помощью CASE-средств, либо специальных программных средств.
Внедрение проекта реинжиниринга БП производится поэтапно с учетом установленных приоритетов на этапе идентификации БП. На этапе внедрения большое внимание уделяется комплексному тестированию компонентов проекта. Проект принимает комиссия, состоящая из представителей лиц, принимающих решения, будущие менеджеры процессов. Перед отчетом команды РБП на комиссии возможна независимая экспертиза проекта, проводимая специально подобранной инспекционной группой.
После внедрения БП весьма актуален анализ достижения заданных критериев эффективности функционирования предприятия, результаты которого позволят своевременно принять решение о необходимости адаптации БП к изменяющейся внешней среде.
В основе реинжиниринга БП и проектирования корпоративной ЭИС лежит моделирование проблемной области. Это обусловлено сложностью организационно-экономической системы и ЭИС с функциональной и системной точек зрения.