Проектирование информационных систем. Лекция 3

Доц.В.И.Морозова дисц.«Проектирование ЭИС»

Тема 3. Проектирование системы экономической документации

1. Понятие Унифицированной системы документации (УСД)

2. Проектирование УСД ЭИС

3. Проектирование форм первичных документов

4. Проектирование форм документов результатной информации

5. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС

5.1. Проектирование экранных форм электронных документов

2. Информационная база

1. В процессе управления экономическим объектом система документации занимает одно из важных мест в информационном обеспечении ЭИС.

Документ – это определенная совокупность сведений, которые используются при решении задач и занесенных на материальный носитель в соответствии с утвержденной его формой. Документу должны быть свойственны единство формы, содержания и материального носителя и обладать следующими свойствами:

• многофункциональность (полифункциональность) – документ может предназначаться для регистрации информации о состоянии процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения и передачи этой информации на расстояние;

• обладать юридической силой – т.е. наличием подписей должностных лиц, печатей.

Система документации – совокупность форм документов, используемых в процессе управления экономическим объектом.

Система экономической документации включает в себя большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

• по степени официальности (утвержденная и неутвержденная форма док-тов);

• по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

• по уровню управления (государственный, уровень министерства, объединений, предприятий и организаций);

• по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, нормирование, оперативное управление и др.);

• по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

• по отношению к ЭИС (обрабатываемые и необрабатываемые в системе);

• по способу чтения и обработки (визуального чтения и ручной обработки. машиночитаемые док-ты);

• по отношению к задаче (первичные, промежуточные и результатные док-ты);

• по способу заполнения (ручное, полуавтоматическое – часть информации заносится в док-т автоматически из справочников, а оставшаяся часть – с клавиатуры);

• по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

• по срочности .

Системам документации для неавтоматизированных систем свойственны такие недостатки как, большие объемы потоков док-тов, их запутанность, дублирование информации при их обработке, низкая достоверность. Для упрощения системы документации необходимо:

1. проведение унификации и стандартизации док-тов;

2. использование электронных док-тов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация док-тов достигается за счет введения единых форм с синтаксической и семантической унификацией (единообразие в наименовании показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс док-тов, отвечающий единым правилам и требованиям и содержащим информацию для оптимального управления экономическим объектом. УСД подразделяются на

• межотраслевые (для предприятий страны);

• отраслевые (для предприятий конкретной отрасли);

• локальные (в рамках предприятий и организаций).

УСД межотраслевого уровня – это:

• стандарты и технич. условия;

• проектно-констр. и технологическая док-ция;

• проектная док-ция по кап.строительству;

• плановая док-ция;

• статистическая отчетность;

• финансовая первичная и отчетная док-ция;

• бухгалтерская док-ция бюдж.организаций и объединений;

• организационно-распорядительная док-ция;

• док-ция по матер.-техническому снабжению;

• док-ция по ценообразованию и торговле.

Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС, ориентированы на использование средств ВТ для сбора, обработки и передачи информации, обладать информационной совместимостью ЭИС различных уровней, все реквизиты-признаки должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

2. Процесс разработки УСД ЭИС можно разделить на три этапа:

1. построение новых форм :

• определение состава результатных показателей (проектируются формы результатных док-тов, а затем первичных);

• определение состава первичных показателей;

• разбиение показателей по формам док-тов (первичных и результатных). Семантическая близость показателей и их алгоритмическая увязка.

Например, «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» включает «кол-во отпущенных товаров со склада по накладной» «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого за месяц».

• выбор типа носителя.

Носителем первичных док-тов является бумага формата А4, А5. Тип и форма выдачи результатной информации зависит от характера решаемых задач. Выбор носителя информации зависит от надежности хранения, достоверности и качества воспроизведения.

• определение способа нанесения информации в док-ты

(зависит от считывания информации с первичного док-та (визуальный или автоматический, при котором необходимо учесть типы шрифтов: кодированные (штрих-коды); стилизованные, когда символы содержат код; нормализованные, например, шрифты на почтовых конвертах; графические отметки.

2. унификация всех документов.

На данном этапе выявляется и анализируется состав системы док-ции, устанавливается периодичность составления, тип задач, адресат, кол-во показателей, частота использования, вводится единая терминология (тезаурус), единые системы измерения, классификация и кодирование док-тов, построение единых форм док-тов.

3. технологическая документация и инструкции, содержащие правила заполнения, передачи, использования и хранения док-тов.

3. Первичные документы отражают процессы в материальной сфере и содержат постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и принятия управленческих решений.

Требования, предъявляемые к первичным документам:

• Неизбыточность и полнота информации;

• Высокая достоверность;

• Своевременность;

• Удобство для последующей обработки данных на ЭВМ.

Разработка первичных док-тов выполняется в следующей последовательности:

1. определение реквизитного состава каждого док-та;

2. классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на МН;

3. установление логической соподчиненности реквизитов;

4. выбор формы док-та;

5. выполнение расчета размеров док-та по вертикали и горизонтали;

6. выбор формата бумажного носителя;

7. выделение толстой линией реквизитов, переносимых на МН;

8. редактирование шапок док-тов согласно словаря-тезауруса.

Существуют следующие типовые формы документов:

• линейная, когда каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и располагается по горизонтали;

• анкетная - для однозначных реквизитов, но расположение по вертикали;

• табличная – для многозначных реквизитов (в столбцах – типы реквизитов, а в строках – значения типов);

• комбинированная - (однозначные и многозначные реквизиты) состоит из трех зон:

1. заголовочная – для однозначных реквизитов, включающих справочные и группировочные признаки, используемые для машинной обработки (например, код формы, код реквизита, наименование реквизита);

2. содержательная – многозначные реквизиты, включающие группу справочных, группировочных признаков и группу реквизитов–оснований;

3. оформительная - содержит подписи должностных лиц.

4. Результатный документ должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации (наличие первичных и результатных показателей);

• своевременность предоставления информации;

• достоверность;

• читаемость (логичность построения форм и текста шапок);

• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов основывается на следующих принципах:

• выделение трех зон в док-те;

• разделение реквизитов на однозначные и многозначные, имеющие несколько значений в документе;

• выделение группировочных реквизитов и помещение их во вторую зону;

• при перенесении данных документа на второй лист шапка не повторяется, а проставляется только нумерация колонок.

Последовательность построения результатных документов похожа на последовательность построения первичных документов. Необходимо отметить, что подсчет длины строки в табличной зоне (L_док) с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф осуществляется по формуле

L _док = L ₁ + L ₂ + . . . + L _i + . . . + L _n + k * d ,

где L_i - длина i-го реквизита (i = 1-n);

k - число колонок в таблице;

d - число пробелов между колонками.

При разработке системы форм входных и выходных документов в проектируемой ЭИС должны достигаться следующие основные цели:

• сокращение необходимого количества документов до минимального;

• максимальное использование стандартных и унифицированных форм;

• пригодность документов к заполнению средствами оргтехники и к последующей обработке средствами вычислительной техники;

• удобство и упрощение в заполнении документов и отыскании в них необходимых сведений.

Состав и структура форм входных оперативных, рекомендуемых для применения ЭИС, определяются разработчиком исходя из требований разрабатываемых в системе задач, выбранного комплекса периферийных технических средств и существующих на предприятии форм оперативных документов. При этом учитываются: типовые, специализированные и установленные государственными и отраслевыми стандартами формы документов, действующие в отрасли (организации, предприятии) и отвечающие используемым в условиях ЭИС методам планирования, учета и регулирования и требованиям автоматизированной обработки, являются обязательными для применения. Любые изменения форм документов, установленных государственными и отраслевыми стандартами, должны быть согласованы с Госстандартом РФ или министерством, утвердившим отраслевой стандарт.

При разработке новых форм входных оперативных документов, кроме общих требований к системе форм, необходимо учитывать, чтобы не было дублирования информации уже имеющихся документов.

Формы входных документов разработчик согласовывает с пред­приятием. В результате согласования составляется совместный протокол, в котором перечисляются наименования всех форм доку­ментов, используемых в качестве входных документов для решения задачи.

К протоколу прилагаются чертежи только вновь разрабо­танных или измененных форм.

В условиях перехода на «безбумажную» технологию обработки информации проектирование форм входных документов становится не актуальной задачей.

Состав и структура форм выходных документов определяются организационно-экономической сущностью задач, возможностями ВТ и требованиями прикладных программ.

По каждой форме оперативного документа готовится инструкция по ее заполнению, которая содержит конкретные указания, а именно: назначение док-та, кем и в какой службе он заполняется; кол-во экз.; подробное описание порядка заполнения каждой графы, особенно тех, которые будут переноситься на машинный носитель; место хранения док-тов, кем подписывается док-т и т.д.

Основной задачей проектировщиков ИС становится разработка состава и структуры базы, хранилища данных.

Для этих целей разработано большое число методик, моделей и инструментов моделирования.

5. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, которые должны заполняться пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. По окончании заполнения формы, ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол других сотрудников.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает работу с электронными формами с этапа заполнения до этапа извлечения данных, их сбора в базе данных или экспорт этих данных в какое-либо приложение.

Недостатки. Неполная юридическая проработка процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от внесения изменений, от снятия уникальных характеристик подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Достоинства. Доступны в режиме on-line; графические формы легко модифицируемы; экономия времени и мест хранения; автоматический контроль позволяет следить за правильностью и целостностью заполнения полей из справочников; позволяют использовать средства для установления связи между формами; включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки ЭД.

5.1. К наиболее мощным разработкам, обеспечивающим структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных БД и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу, относится система JetForm.

Проектирование форм ЭД (создание шаблона формы) с помощью ПО проектирования включает следующие этапы:

• создание структуры ЭД;

• определение содержания формы ЭД (выбор методов заполнения полей: вручную или выбором данных из списка, меню, БД, которая должна быть связана с формой).

Для определения перечня макетов экранных форм, проектировщик анализирует «постановку задачи», где приводятся перечни используемых документов с оперативной и постоянной и результатной информацией. В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности, максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

В процессе разработки макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную (для собственно самого макета), и служебную (для дополнительной информации).

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

• иметь хороший обзор;

• не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых должны выдаваться на экран в виде списков для просмотра;

• поля должны быть снабжены подсказками, выводимыми на экран при неправильных действиях пользователя и возможностью их исправления;

• автоматическое проставление текущей даты и времени;

• цвет полей (спокойные, не режущие глаз тона) , подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части.

Служебная часть макета располагается в нижней части экрана и отделяется от информационной как графически, так и цветом. Она используется для подсказок к кнопкам, используемым для работы с макетом:

• Производить откат на одно поле назад;

• Отказываться от ввода;

• Производить загрузку введенной записи в БД;

• Выдавать информацию на печать и т.д.

Кроме перечисленного, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех ошибок, которые могут возникнуть при работе, и способах их исправления.

5.2. Основой информационного обеспечения является информационная база (ИБ) – организованная определенным образом совокупность данных, хранимых в памяти системы в виде файлов, удовлетворяющие информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования; систему конструкторской, технологической и технической производственной документации (нормативно-справочной); оперативную документацию; систему организации ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит: систему программ организации, накопления, ведения и доступа к данным; массивы данных на машинных носителях.

Исходными данными для создания информационного обеспечения ЭИС служат материалы предпроектного обследования, которые должны содержать сведения о существующей системе управления предприятием, системе документооборота, действующих классификаторах ТЭИ, нормах и нормативах, системе первичных документов, а также требования к системе кодирования, классификации и информационной базе, которые определяются задачами управления.

Все файлы можно классифицировать по следующим признакам:

• по этапам обработки (входные, базовые, результатные); входные – с первичных док-тов, для ввода и обновления; результатные – для вывода на печать и т.д.; базовые – основные (имеют однородную структуру записей и содержат записи с оперативной и условно-постоянной информацией; рабочие – для решения конкретных задач на базе основных; промежуточные, служебные (для ускорения поиска – это справочные – это материалы, сырье, основные фонды, ресурсы, классификаторы и т.п.), индексные файлы и каталоги); табличные – сведения об экономических показателях, например, процент удержаний, отчислений и пр., считающихся постоянными в течение длительного времени; архивные - для решения аналитических, прогнозных задач, а так же для восстановления информационной базы для восстановления при разрушениях;

• по типу носителя;

• по составу информации (оперативная, постоянная);

• по назначению (по типу функциональных подсистем);

• по типу логической организации (линейная и иерархическая структуры записей, реляционные, табличные);

• по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Организация хранения файлов в информационной базе (ИБ) должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

• полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

• целостность хранимой информации;

• гибкость системы (адаптируемость ИБ к изменяющимся инф-ым потребностям);

• релевантность ИБ (способность системы осуществлять поиск и выдачу информации по запросам пользователей);

• удобство языкового интерфейса;

• разграничение прав доступа.

Существуют следующие способы организации ИБ:

совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными ППП, и интегрированная БД, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. СУБД.

Локальные файлы обеспечивают более быструю обработку данных, но недостатком является большое дублирование данных в информационной системе и, как правило, это приводит к несогласованности данных в разных приложениях. Поэтому организация локальных файлов применяется только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. БД – комплекс взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при минимальной избыточности, достаточное для оптимального использования множеством приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. При этом необходимо усиление контроля вводимых данных, разграненичение доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, ПО системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

Требования, предъявляемые к распределенным БД (РБД):

• учет территориального расположения подразделений ЭИС;

• обеспечение независимости данных от их территориального расположения;

• оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;

• сокращение стоимости информационного обслуживания абонентов;

• обеспечение решения сложных межведомственных задач;

• надежность хранения и обработки данных; использование СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;

• возможность параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.

Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов включает в себя следующие операции:

• определение информационной потребности каждой задачи, результатом которой получают «Перечень документов»;

• определение периодичности решения задач – результат: «Список задач и периодичности их решения»;

• составление списка файлов, в результате чего имеем полный перечень имен файлов ИБ;

• определение содержания файлов (формирование состава полей записей файлов);

• определение характеристик файлов (наим. файла, объем, частота использования, порядок обработки файла (последовательный, выборочный, смпешанный), периодичность обновления, длительность хранения, тип носителя и т.д.);

• выбор логической организации файлов;

• выбор носителей;

• выбор физической организации файлов – таблица описания физ. организации файлов.

Проектирование БД проходит следующие стадии:

• предпроектная

• определение эк. целесообразности и техн. возможности создания БД;

• выявление состава и содержания хранимой информации;

• определение колич. характеристик информационных объектов и структурных связей между ними на основе анализа инф. потребностей и «постановки задач»;

• построение инфологической модели предметной области;

• оценки вариантов разработки БД;

• оценка возможности применения СУБД и ее выбор.

Результатом выполнения этого комплекса работ проектировщики получают ТЭО и ТЗ, включающих:

• описание целесообразности создания БД;

• - “ - инфологической модели;

• - “ - информац. потребностей;

• - “ - описание схем документооборота;

• обоснование выбора конкретной СУБД;

• назначение БД;

• основные требования к БД;

• основные технические решения;

• технико-экономические показатели эффект-сти использования БД;

• порядок приемки БД в промышленную эксплуатацию.

Техническая документация ИБ ЭИС разрабатывается на основании методических материалов и стандартов, регламентирующих состав и содержание документации ЭИС.

• техническое проектирование

• уточненная инфологическая модель;

• логическое проектирование (составление концептуальной схемы);

• физическое проектирование (распределение по уровням памяти, выбор метода доступа, и т.д.);

• проектирование и представление данных для приложений;

• проектирование ПО, определение состава функций, поддерживаемых СУБД и т.д.);

• рабочее проектирование

• разработка оригинальных программных средств и сервисных программ;

• настройка СУБД ППП окружения в соответствии с выбранными параметрами;

• разработка контрольного примера;

• разработка должностных технологических инструкций для пользователей для взаимодействия с БД .

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.