Вопрос 25. Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.

Характеристика документооборота

Документооборот это средство коммуникации, т.е. перемещаась докум. связывают все звенья управленческой структуры и разные учреждения.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на стадиях управленческого процесса.

Документооборот делится на несколько составляющих частей- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении

Документопотоки различаются:

По направлению- 1. горизонтальные 2. Вертикальные-от руководителя к подчиненным

По отношению к управленческому аппарату-1. Внутренний 2. исходящий 3. Входящий

Входящий документооб. Любой организации составляет: 1)Докум. вышестоящей организации.

2)Докум. подведомственных организаций.

3)Докум. от несоподчин-ных организаций, для согласование или побуждение к ним, консультирования

Входящие документы образуют

1) Руководство организаций

2)Руководство структурных подразделений и непосредственно исполнителя

Исходящий документопоток:

Могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившые письменные или устные запросы.

Внутренние документы- организационные докум.

.Объем документооборота и правила его учета.

Объем документооборота, выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Характеристика основных документопотоков.

Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Основные документопотоки в организации:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Основные характеристики документопотока:

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

.Порядок движения и обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или неимеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок движения и обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Прохождение исходящих документов включает в себя:

составление проекта документа;

его изготовление;

согласование (визирование);

подписание;

утверждение (если необходимо);

регистрацию;

экспедиционную обработку;

сортировку по способам отправки;

отправку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем

Порядок движения и обработки внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Предварительное рассмотрение документов. Значение и основное содержание.

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

для обязательного рассмотрения руководителем;

направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

важность содержания;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечень должностных лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Процесс регистрации документов.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

При формировании уникальных регистрационных номеров применяются различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т.д.).

Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ.

Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений и организаций.

Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально.

Предусмотрена возможность автоматического формирования регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.

Осуществляется проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.

Возможна печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.

Автоматически ведутся журналы регистрации: "Документы на регистрации" и "Зарегистрированные документы", отображаемых в "Обозревателе документов", например, "Журналы регистрации за текущий год", "Журналы регистрации за предыдущий год". Можно настроить журналы регистрации для каждого вида документа, для каждой организации или подразделения, в котором регистрируются документы.

Индексирование документов.

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Если рассматривать индексирование документов относительно бумажных архивов, то здесь значение этого словосочетания означает классификацию документов. Индекс такого документа включает в себя несколько цифр, например: порядковый номер документа, номер структурного подразделения, номер номенклатуры и т.п. Индексирование бумажных документов производится в соответствии с ГОСТом, но в конечном итоге преследует ту же цель, что и индексирование электронной документации - облегчение поиска необходимой информации, необходимого документа. При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индексирование документов широко применяется поисковыми системами Интернета, но также может применяться и локальными программами, например, электронными архивами. Индексирование документов заключается в их описании специальными информационно-поисковыми терминами, в итоге каждому документу присваивается определённый набор ключевых слов, отражающих его смысловое наполнение.

автоматическое индексирование документов может происходить при помощи специального словаря - тезариуса и будет называться контролируемым, а может быть свободным. Недостатком свободного индексирования перед контролируемым является то, что в текстах документов будут обнаруживаться слова без учёта изменений их форм. Кроме того, для расширения поиска в тезариус возможно включать синонимы ключевых слов и словосочетаний.

Также стоит упомянуть, что индексирование документов может быть автоматизированным и координатным, что во много раз расширяет возможности поиска.

Организация контроля исполнения документов.

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосДумы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства РФ- до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течении 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель федерального органа или служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

резолюция руководителя

анализ содержания текста

Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением срока).

Текущий и итоговый контроль исполнения документов.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Организация хранения документов.

Для четкой организации доу документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

в доу существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

документы текущего управления;

документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.