Вопрос 24. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок, составление и оформление.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе "Общие положения" устанавливают:

? сферу распространения инструкции (например, "инструкция распространяется на все документы организации", "инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных" и др.);

? ответственность за ее несоблюдение;

? подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

? нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела "Правила составления и оформления документов", где определяются:

? виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

? общие правила подготовки и оформления документов;

? правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

? порядок изготовления и размножения документов;

? правила оформления и заверения копий и приложений;

? порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

? порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел "Документооборот" включает:

? порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

? правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

? основные инстанции движения документов;

? порядок подготовки и отправки исходящих документов;

? порядок учета объема документооборота.

В разделе "Регистрация документов" устанавливается:

? порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

? сроки, формы и методы регистрации;

? правила индексации документов.

Раздел "Организация справочной работы" (ИПС) закрепляет:

? принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

? включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

? порядок систематизации и классификации справочной информации;

? технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:

? категории документов, подлежащих обязательному контролю;

? порядок их постановки на контроль;

? технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

? обязанности исполнителей;

? типовые сроки исполнения;

? порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

? порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел "Оперативное хранение документов" содержит:

? правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

? устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

? правила формирования в дела отдельных категорий документов;

? порядок разработки и использования номенклатуры дел;

? порядок систематизации и индексации дел.

В раздел "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:

? порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

? правила подготовки дел к хранению;

? требования к описанию и оформлению дел;

? порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

В целях регламентации правил работы с документами, установления единых требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.

В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика разработки и применения инструкций по делопроизводству.

Инструкция или Регламент?

Не только федеральные органы исполнительной власти, но и органы власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные и негосударственные организации в большинстве своем используют именно инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Многие организации (не только федеральные органы власти) при разработке инструкции по делопроизводству используют в качестве прототипаТиповую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Вместе с тем, на практике существуют и другие подходы к регламентации делопроизводства. Наиболее ярким примером является подход, реализованный в правительстве Москвы. В аппарате правительства Москвы существует документ - Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства от 21.02.2006 № 112-ПП), который, устанавливая порядок деятельности правительства Москвы, одновременно регламентирует и делопроизводство.Утвержденный в 2006 г. Регламент правительства Москвы исключил из нормативной базы документационного обеспечения инструкцию по делопроизводству. Насколько оправдан такой подход - покажет время.

Сколько может быть инструкций в организации?Оставаясь на позиции необходимости разработки и применения именно инструкции по делопроизводству, попытаемся обосновать подход, согласно которому в организации должна быть не одна инструкция по делопроизводству (один документ для всех категорий работников), а набор (комплекс) инструкций, каждая из которых ориентирована на определенную категорию работников и учитывает их профессиональные потребности. При этом отмечу, что речь идет именно об инструкции (инструкциях), поскольку по своему назначению это документ, который определяет последовательность (технологию) выполнения определенной работы (работ).Поводом для пересмотра структуры и содержания инструкции по делопроизводству и формулирования нового подхода к ее разработке послужило следующее.1. Непосредственный опыт автора, свидетельствующий о том, что инструкции по делопроизводству даже в крупных компаниях многими сотрудниками, в т. ч. руководителями, фактически игнорируются, нередко под тем предлогом, что у них нет времени читать и изучать документы большого объема, уже не говоря о том, что довольно часто руководители разных уровней считают, что инструкция по делопроизводству предназначена исключительно для работников службы ДОУ.

2. Принятый в 2007 г. ГОСТ Р 15487-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" обращает особое внимание на необходимость четкого распределения ответственности и полномочий по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами.

3. Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, - секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию - организация делопроизводства в структурном подразделении.

Это и регистрация документов в подразделении, формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.Между тем, инструкции по делопроизводству в организациях практически не содержат норм, правил организации работы с документами в структурных подразделениях, а если и регламентируют этот участок работы с документами, то, как правило, непоследовательно, фрагментарно.Если посмотреть на инструкцию по делопроизводству с точки зрения потребителя, то действительно нужно признать, что она предназначена одновременно всем работникам организации, от специалистов по документационному обеспечению до руководителей, специалистов структурных подразделений и технических исполнителей, выполняющих различные виды работы с документами, от аналитической обработки, требующей специальных знаний, до чисто технических операций. Материал излагается в инструкции по делопроизводству в соответствии с общей технологией подготовки, обработки, хранения и использования документов в организации. Конечно, на практике существуют различные варианты инструкций, но в большинстве своем они различаются структурой. Анализ показывает, что, как правило, инструкция строится по одной из двух схем (моделей).1. Инструкция по делопроизводству начинается с регламентации обработки поступающих и отправляемых документов, их регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации и организации хранения, а затем устанавливаются порядок и процедуры подготовки документов с выделением требований к отдельным видам и разновидностям документов.

2. Материал инструкции излагается в обратной последовательности: сначала требования к составлению и оформлению документов, затем технология их обработки, хранения и использования.

Очевидно, что эти различия не принципиальны и не меняют характера и назначения этого документа.Ни одна категория работников организации не работает с инструкцией в целом. Работников структурных подразделений интересуют, главным образом, вопросы подготовки документов, процедура их согласования, систематизация документов, организация их хранения и поиска.Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату. Но как должна строиться система регистрации и учета документов, из каких составных частей должен состоять регистрационный номер, какие сведения о документе вводятся в базу данных или регистрационный журнал - эти и другие "тонкости" обработки документов специалисту структурного подразделения знать не обязательно либо достаточно знать в общих чертах. В то время как именно эти вопросы очень важны для специалистов по документационному обеспечению, потому что непосредственно им приходится выполнять работу по обработке документов, причем в полном объеме, включая ведение базы данных по документам, поиск документов и др.Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.Таким образом, если мы хотим повысить исполнительскую дисциплину и персональную ответственность за работу с документами, необходимо разрабатывать новые методы адресной регламентации делопроизводства, ориентированные на конкретную категорию работников организации как потребителей информации нормативного характера.Адресная регламентация делопроизводства. Категории работников.Какие категории работников организации целесообразно выделить в качестве адресных групп для разработки инструкций по работе с документами и какие вопросы должны найти отражение в этих инструкциях?

На наш взгляд, при разработке инструкций по делопроизводству следует учитывать интересы следующих категорий работников:

специалисты по документационному обеспечению;

? работники, ответственные за организацию работы с документами в структурных подразделениях;

? высшее руководство организации (руководитель организации, заместители руководителя, главные специалисты и др., то есть те руководители, которые принимают управленческие решения, утверждают или подписывают документы), руководители структурных подразделений всех уровней;

? специалисты структурных подразделений;

? специалисты по информационным технологиям.

В инструкции по делопроизводству для специалистов по документационному обеспечению целесообразно, на наш взгляд, отразить следующие вопросы:

? обработка поступающих и отправляемых документов;

? регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;

? организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте;

? ведение базы данных (информационно-справочного массива) по документам организации;

? организация рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей (организация документооборота);

? контроль исполнения документов (технология контроля за сроками исполнения документов);

? оформление копий документов и выписок из документов;

? номенклатура дел организации: порядок разработки, утверждения, ведения;

? формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив;

? учет бланков документов, печатей и штампов.

В инструкции по делопроизводству для работников, ответственных за организацию работы с документами в структурных подразделениях, должны быть отражены следующие вопросы:

? порядок поступления документов в структурное подразделение (из службы документационного обеспечения и из других организаций) и порядок отправки документов;

? порядок регистрации документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и отправляемых из подразделения (при смешанной форме делопроизводства);

? организация документооборота структурного подразделения;

? контроль исполнения документов в структурном подразделении;

? согласование проектов документов, подготовленных в структурном подразделении;

? организация работы с документами, поступающими из других подразделений организации и направляемыми в другие структурные подразделения;

? формирование дел в структурном подразделении, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.

Инструкция для высшего руководства организации (руководителя организации, заместителей руководителя, главных специалистов, руководителей структурных подразделений) должна отражать следующие вопросы:

? порядок рассмотрения поступающих документов (вынесение резолюций);

? порядок согласования проектов документов, подготовленных в структурных подразделениях, и порядок представления их руководству для принятия решения;

? порядок принятия решений (подписание и утверждение документов);

? организация работы коллегиальных и совещательных органов (порядок подготовки материалов, принятия решений и документирования заседаний);

? контроль исполнения поручений (со стороны руководства);

? порядок приема-передачи документов и дел при смене руководителя.

Инструкция по делопроизводству для специалистов структурных подразделений должна включать следующие вопросы:

? процедура подготовки проектов документов;

? правила составления и оформления документов;

? порядок согласования проектов документов;

? ведение аналитической работы по документам;

? организация поисковой работы по документам;

? сроки исполнения документов, порядок и условия изменения сроков исполнения документов;

? порядок приема-передачи документов и дел при увольнении работника.

Специалисты по информационным технологиям, если они действуют как сотрудники подразделения, пользуются инструкцией по делопроизводству, предназначенной для специалистов. Если же они осуществляют внедрение информационных технологий в документационное обеспечение, они должны знать всю технологию создания, обработки, хранения и использования документов в организации, все этапы обработки документов, следовательно, ими должен быть изучен весь комплекс инструктивных документов, о которых говорилось выше.

Поскольку правила составления и оформления документов должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие категории работников (специалисты по документационному обеспечению, руководители), хотя и в меньшем объеме, полагаю целесообразным в качестве отдельного документа разрабатывать правила подготовки отдельных видов документов. Во-первых, это позволит освободить инструкцию по делопроизводству от значительной части материала, относящегося к документированию. Во-вторых, позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительных документов, организационно-правовых, договорных, информационно-справочных и др.), дополнив эти требования справочными материалами о правилах написания официальных наименований, оформлении таблиц и др.