Вопрос 23. Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

Должностной состав службы ДОУ и их обязанности

Руководитель:

Редактировать служебные документы

Составлять план проведения мероприятий

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Использовать в работе ГОСТ Р 6.30-2003,инструкцию по ДП, стандарт предприятия

Организовывать рабочее место в соответствии с требованиями.

Экспедитор:

Разносить документы

Вести подготовку исходящих документов к отправке

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Производить сортировку документов по СП.

Делопроизводитель:

Вести прием, рассмотрение и регистрацию входящих документов

Вести подготовку исходящих документов к отправке

Составлять и оформлять справки

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Отправлять телефонограммы и факсы

Копировать документы

Составлять график проведения мероприятий

Составлять смету расходов на мероприятия

Готовить помещения для проведения мероприятий

Составлять и рассылать письма-приглашения

Производить сортировку документов по СП

Составлять проект документов и согласовывать с руководителями разных уровней.

Секретарь:

Подбирать и отбирать информацию, необходимую для составления документов

Использовать в работе office standard

Редактировать служебные документы

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

В соответствии с технологиями вести контроль исполнения документов

Вести работы с конфиденциальными документами

Составлять график проведения мероприятий

Составлять смету расходов на мероприятия

Готовить помещения для проведения мероприятий

Составлять и рассылать письма-приглашения

Вести справочно-информационную работу (+тел переговоры)

Составлять проект документов и согласовывать с руководителями разных уровней.

Секретарь-референд:

Подбирать и отбирать информацию, необходимую для работы руководителя

Использовать в работе office standard + Outlook

Вести календарь руководителя (Outlook)

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

В соответствии с технологиями вести контроль исполнения документов

Вести работы с конфиденциальными документами

Вести дневник контактов руководителя

Составлять и оформлять протокол встреч

Вести запись на прием

Вести протокол приема посетителей

Организовывать место приема посетителей

Регулировать поток посетителей

Архивист:

Составлять номенклатуру дел

Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

Должностные обязанности и функции специалистов служб ДОУ

Наименование должности Должностные обязанности

Документовед Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Архивист Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Корректор Осуществляет вычитку отредактированных рукописей и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера. При чтении рукописей проверяет их комплектность (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т.п.), порядковую нумерацию разделов в оглавлении (содержании), сравнивает их названия с заголовками в тексте, обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений в иллюстрациях и тексте. Устраняет неясность в написании отдельных букв и знаков, неправильную разбивку текста на абзацы, согласовывает с редакторами замеченные стилистические погрешности. Проверяет правильность оформления таблиц, сносок, формул, справочного аппарата издания, полноту библиографического описания и наличие соответствующих ссылок на источники цитат и цифровых данных в тексте. Дает указания наборщику по набору дефисов, тире, многозначных чисел и т.п. Дополняет редакторский паспорт, отмечая в нем все особенности вычитки рукописи. При чтении корректурных оттисков проверяет соответствие набранного текста оригиналу. Исправляет орфографические, пунктуационные и технические ошибки, допущенные при наборе или перепечатке рукописей. Проверяет правильность набора текста, заголовков, примечаний и других выделяемых частей издания в соответствии с общими правилами полиграфического производства и указаниями технического редактора. Подписывает рукописи в набор, издания в печать и на выпуск в свет.

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.

Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.

Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в

следующих документах:

1) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);

2) Методические рекомендации "Унификация текстов управленческих документов" (в соответствии с ОКУД ОК 011-93) (Рекомендации);

3) Квалификационный справочник должностей служащих (утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37) (Справочник).

4) Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).

Содержание документа

Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.

Три главных требования к содержанию:

1) ясность - точные формулировки;

2) емкость - лаконичность изложения текста;

3) логичность - рациональное, последовательное расположение в тексте всех смысловых элементов (частей инструкции).

Должностную инструкцию проще подготовить, основываясь на Справочник, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия или структурного подразделения.

Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов РФ.

Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:

- Перечень задач, возлагаемых на работника.

- Порядок назначения на должность и освобождения от должности.

- Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

- Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.

- Организационно-правовые основы деятельности работника.

- Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.

- Виды работ в рамках порученной ему функции.

- Полномочия (права и обязанности) работника.

- Место работника в иерархии (связи по должности).

- Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.

- Требования по охране труда.

Для изложения текста используется служебно-деловой стиль, для которого характерны:

- официальность;

- адресность;

- словарная и тематическая ограниченность (монотемность);

- лаконичность, ясность и точность изложения.

Структура документа

Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:

- общие положения;

- полномочия (обязанности и права) работника;

- взаимоотношения (связи по должности) работника;

- ответственность работника;

- заключительные положения.

Раздел "Общие положения" может иметь следующую внутреннюю структуру:

- основания для разработки документа;

- функциональное назначение документа;

- область применения документа;

- порядок замещения должности;

- компетенция работника (за что отвечает работник);

- квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

- чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.

Раздела "Полномочия (обязанности и права) работника" построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника.

Раздел "Взаимоотношения (связи по должности) работника" может иметь следующую внутреннюю структуру:

- виды и способы взаимодействия;

- объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);

- порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

Раздел "Ответственность работника" содержит информацию:

- о порядке привлечения работника к ответственности;

- виды и меры ответственности;

- полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.

Раздел "Заключительные положения" может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.

Помимо всего вышесказанного, должностные инструкции могут содержать приложения.

Оформление документа

Состав реквизитов должностной инструкции определяется согласно разделу 2 ГОСТ и включает:

- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметку о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметку о заверении копии документа;

- отметку об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации"; реквизит указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись: "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.