7 Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда -- на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров: Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - С. 237.

· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

· личная карточка работника (форма № Т-2);

· личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

· учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);

· командировочное удостоверение (форма № Т-10);

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

· приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

· приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся секретарем-референтом в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению деятельности фирмы (делопроизводству) и отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указывается рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» -- прием, увольнение и т. п., «КМ» -- о командировках, «КО» -- отпуска, «КП» -- о поощрениях и т. д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся у референта. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.