Контрольный лист подготовки переговоров

Контрольный лист подготовки переговоров

1. Моя целевая установка.

2. Пункты, которые необходимо затронуть в разговоре.

3. Решения, которые должны быть приняты.

Предложения для повестки дня

1___________________________________________________________________________

2___________________________________________________________________________

3___________________________________________________________________________

4___________________________________________________________________________

Круг участников

1___________________________________________________________________________

2___________________________________________________________________________

3___________________________________________________________________________

Организационные моменты:

дата (согласование срока переговоров с участниками);

продолжительность;

место (резервирование помещения);

отправка приглашений;

обзванивание по телефону.

Технические вспомогательные средства:

иллюстративные плакаты и таблицы; диктофон;

блокнот;

формуляр протокола, в котором отражены результаты переговоров.

Подготовка содержательной части переговоров:

• проблема/определение цели;

• выяснение причин, вызвавших проблему;

• анализ целей, которые ставят перед собой участники переговоров;

• разработка основных вопросов управления переговорами; » вопросы, выносимые на дополнительное обсуждение.

Планирование процесса переговоров

Чего я хочу добиться?

• Как звучит сформулированная мною главная цель переговоров?

• Чего максимально я могу достичь?

• Чего я могу, по меньшей мере, достичь?

• На каком основании партнер мог бы признать мою точку зрения?

• Какие альтернативы имеются у него и у меня?

• Каких высказываний следует избегать?

• Кто конкретно мог бы поддержать мою позицию (особенно среди тех, кто пользуется авторитетом у партнера по переговорам)?

• Какие шаги следует предпринять, чтобы достигнуть поставленной цели?

• Что произойдет, если я не достигну поставленной цели?

Сведения о партнере по переговорам:

• Каков интеллектуальный уровень партнера?

• Чему он придает особое значение?

• Какой цели он добивается?

• Что именно заставляет его отстаивать избранную позицию, добиваться определенной цели на переговорах?

• Чего будет избегать партнер по переговорам?

• Почему он может отклонить мое предложение?

Условия переговоров:

• В каком помещении состоятся переговоры?

• Будет ли "работать на меня" время (момент) переговоров?

• Какие службы можно привлечь для переговоров (юрист, архитектор, экономист и др.)?

• Какие наглядные средства могут помочь при ведении переговоров (схемы, слайды, макеты, чертежи, планы и т. п.)?

Как я действую?

• Какие действия следует предпринять при сопротивлении партнера по переговорам?

• Какими аргументами можно побудить партнера изменить его позицию?

• Какие уступки возможны с моей стороны?

Типы поведения партнеров, затрудняющие ведение переговоров

Вздорный человек, «нигилист» – часто выходит за профессиональные рамки беседы. В ходе беседы ведет себя нетерпеливо, бывает, несдержан и возбужден. Своей позицией и подходом смущает собеседников и неосознанно подталкивает их к тому, чтобы они не согласились с его тезисами и утверждениями.

«Всезнайка» – на все имеет свое мнение, постоянно требует слова и проявляет инициативу, которая подавляет партнеров по переговорам.

«Болтун» – часто бестактно и безо всякой видимой причины прерывает ход беседы. Не обращает внимания на время, которое тратит на свои выпады.

Хладнокровный неприступный собеседник – ведет себя замкнуто, чувствует себя вне времени и пространства, а также вне темы и ситуации конкретной деловой беседы. Все кажется ему недостойным его внимания и усилий.

Незаинтересованный собеседник – тема беседы его вообще не интересует. Он бы охотно «проспал» всю беседу.

«Важная птица» – такой собеседник не выносит критики – ни прямой, ни косвенной.

Чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных собеседников.

«Почемучка» – кажется, что он участвует в переговорах, чтобы сочинять и задавать вопросы независимо от того, имеют ли они реальную основу, или надуманы.

«Осторожный» – отличается «уходами» в своих выступлениях. Он охотнее промолчит, боясь сказать что-нибудь такое, что, по его мнению, может выглядеть глупо или смешно.

К подобным типам поведения могут намеренно прибегать лица, обладающие манипулятивными целями. Во многих случаях данные типы не более чем «маски», т. е. ролевые характеристики, которые манипулятор может надеть на себя. Поэтому один и тот же собеседник может изменить свой «классификационный тип» в зависимости от хода беседы, позиции делового партнера, общих и личных интересов, которые он преследует в конкретной ситуации.

В зависимости от стиля общения партнера и проявления им тех или иных поведенческих характеристик в деловом общении можно предпринять следующие меры противодействия.

В беседе с человеком, жестко отвергающим ваши предложения, целесообразно обсудить и обосновать спорные моменты, если они известны, до начала беседы; всегда оставаться хладнокровным; стремиться сохранять необходимый уровень компетентности; следить за тем, чтобы, по возможности, решения формулировались его словами; если возможно, предоставлять другим опровергать его утверждения и, только потом, отклонить их; беседовать с ним с глазу на глаз в перерывах и в паузах, чтобы узнать истинные причины его позиции; в сложных случаях – настоять на том, чтобы деловая беседа была приостановлена, и продолжить ее позднее, когда «головы остынут»; за столом или в помещении поместить его в «мертвый угол».

В беседе с человеком, забивающим вас своими знаниями, следует посадить его рядом с ведущим беседу; время от времени напоминать, что другие также хотят высказаться; попросить его, чтобы он дал и остальным собеседникам поработать над решением; дать ему возможность вывести и сформулировать промежуточные заключения; при авантюрных и рискованных утверждениях предоставить слово другим участникам для выражения их точки зрения; иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые, в случае необходимости, может ответить тот, кто ведет беседу.

«Говорливого» партнера, берущего инициативу на себя, также следует посадить ближе к ведущему беседу или другой авторитетной личности; когда он начнет отклоняться в сторону, его следует с максимальным тактом остановить; спросить, в чем он видит связь с обсуждаемым вопросом; узнать мнение других участников беседы; в случае необходимости ограничить время его выступления или всей беседы; следить, чтобы он не переворачивал проблемы «с ног на голову» только затем, чтобы посмотреть на них под новых углом зрения.

При разговоре с «неприступным» собеседником необходимо попытаться заинтересовать его предметом обсуждения; спросить: «Кажется, вы не совсем согласны с тем, что было сказано?

Конечно, нам всем было бы интересно узнать почему»; в перерывах и паузах попытаться выяснить причины такого поведения.

В беседе с «незаинтересованным» собеседником следует задавать вопросы информативного характера; придавать теме беседы интересную и привлекательную форму; задавать стимулирующие вопросы; попытаться выяснить, что интересует лично его.

В ходе делового разговора с лицом, носящим маску «важной птицы», нельзя позволять ему разыгрывать роль гостя в беседе; нужно незаметно предложить ему занять равноправное с остальными участниками беседы положение; не допускать никакой критики в адрес присутствующих или отсутствующих лиц; помнить, что речь идет только о деловой беседе; в беседе использовать метод «да, но...».

В беседе с лицом, ставящим много вопросов, все его вопросы, относящиеся к теме беседы, сразу же переадресовывать всем собеседникам, а если он один – ему самому; на вопросы информационного характера отвечать сразу и сразу же признавать его правоту, если нет возможности дать нужный ответ.

Самоанализ ведения переговоров

Проверьте себя. Осуществляете ли вы следующие действия при подготовке и ведении переговоров?

Часто Редко

1. Имеете ли вы под рукой все необходимые документы?

2. Всегда ли вы спокойны перед переговорами и в ходе их проведения?

3. Согласуете ли вы предлагаемое мероприятие с партнером?

4. Используете ли вы примеры и цифры для подкрепления своей позиции?

5. Часто ли вы обращаетесь к партнеру по имени?

6. Пользуетесь ли короткими предложениями для изложения своей позиции?

7. Позволяете ли вы партнеру полностью изложить свою позицию?

9. Предлагаете ли вы конкретные действия?

10. Умеете ли вы внимательно слушать?

11. Ставите ли вы вопросы применительно к сложившейся ситуации?

12. Записываете ли наиболее важные пункты переговоров?

13. Умеете ли при необходимости хранить молчание в ходе переговоров?

14. Можете ли вы дать понять партнеру, что его мнение и принимается как важное?

15. Поддерживаете ли вы визуальный контакт с партнером во время переговоров?

16. Конструктивно ли вы подходите к мнению, отличному от вашего?

17. Умеете ли вы постепенно продвигаться к цели?

Если больше половины ваших ответов попадут в графу «часто», вы имеете неплохие шансы на успешное ведение переговоров. Положительные оценки в этой графе свидетельствуют о внимании к собеседнику, умении учитывать не только свои, или его интересы при подготовке к переговорам и непосредственно в переговорном процессе. Эти оценки свидетельствуют так же о конструктивном рациональном подходе к переговорам, о наличии у вас здравого смысла.

Наличие более половины ответов в графе «редко» должно заставить вас пересмотреть подход к переговорам и стиль своего поведения в них.