Числовые форматы MS Exel

Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки.

Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.

В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus 1l-2-З, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel.

Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.

Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

После запуска программы открывается окно Microsoft Excel, в котором выводится название программы и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel – Книга1 (Book1)} (рис.). Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 (Book2), КнигаЗ (Book3) и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *.xls. Каждая книга будет представлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Рассмотрим технологию создания электронной таблицы на примере проектирования таблицы Учет товаров на складе.  1. Для создания таблицы надо выполнить команду Файл / Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга. 2. Сначала необходимо осуществить разметку таблицы. Например, таблица Учет товаров имеет семь колонок, которые закрепим  за столбцами от A до  G. Далее надо сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру, правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

3. Для ввода заголовка таблицы необходимо установить курсор в ячейку A2 и ввести название таблицы «Остатки товаров на складе». 4. Выделить ячейки A2:G2 и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание выбрать способ выравнивания по центру и установить флажок объединение ячеек. Нажать ОК.

5. Создание «шапки» таблицы. Ввести названия полей, например, № склада, Поставщик и т.д.  6. Для расположения текста в ячейках "шапки" в две строки необходимо выделить эту ячейку и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание установить флажок переносить по словам. 7. Вставка различных шрифтов. Выделить текст и выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание. 8. Осуществить выравнивание текста в «шапке» таблицы (выделить текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов форматирования). 9. При необходимости изменить ширину столбцов с помощью команды Формат / Столбец / Ширина. 10. Изменить высоты строки можно командой Формат / Строка / Высота. 11. Добавление рамки и заливки ячеек можно осуществить командой Формат / Ячейка на вкладках Граница и Вид соответственно. Выделите ячейку или ячейки и на вкладке Граница выберите тип линии и с помощью мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид выберите цвет заливки выделенных ячеек. 12. Перед вводом данных в таблицу можно осуществить форматирование ячеек столбцов под «шапкой» таблицы при помощи команды Формат/Ячейки, вкладка Число. Например, выделите вертикальный блок ячеек под ячейкой "№ склада" и выберите команду Формат/Ячейки на вкладке Число выделите Числовой и щелкните ОК 

Рис Окно Microsoft-Excel 2003:

1. строка формул,

2. заголовок столбца,

3. рабочая область,

4. активная ячейка,

5. заголовок строки,

6. вкладка листа,

7. кнопки перехода на другой лист.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль верхней границы таблицы видны заголовки столбцов (2), вдоль левой границы – заголовки строк (5). Каждый столбец обозначается одной или двумя буквами латинского алфавита, начиная с А, В, С и так до буквы Z, затем используются имена из двух букв АА, АВ,…AZ, ВА, ВВ и т.д. до букв IV, каждая строка – числом – 1, 2, 3, 4 и т.д.

Отображенная на экране компьютера рабочая область является небольшой частью электронной таблицы. Таблица может содержать до 256 столбцов (28) и до 65536 строк (216). Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столбцов. Активная ячейка обведена рамкой (ячейка С5). Заголовки строки и столбца активной ячейки подсвечиваются.

После выделения ячейки ее адрес или имя отображается в поле имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы переместиться к верхней части текущей области данных, дважды щелкните рамку выделенной ячейки с соответствующей стороны.

Листы и книги

В качестве первичного документа для хранения и обработки данных Microsoft Excel использует лист. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Каждый лист имеет имя, которое приводится на кнопке ярлычка (6) листа внизу окна (рис. 13.1). Количество листов в рабочей книге задается пользователем.

Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или.копировать. Лист, в котором выполняется работа, называется текущим. Любой лист можно представить с собственным заголовком в отдельном окне.

Несколько листов объединяют в книгу, которая играет роль папки-скоросшивателя и представляет собой отдельный файл, используемый для обработки и хранения данных, например, Книга1.xls. При работе с несколькими книгами одновременно каждая книга открывается в новом окне.

Лист книги может содержать таблицу (поэтому Excel иногда называют "электронной таблицей"), диаграмму, макросы, внедренные и связанные объекты из других приложений, например, Word. Файл книги имеет расширение.xls (от англ. Sheet – лист), шаблона – .xlt (от template – шаблон), рабочей области – .xlw, макросов – .xla (от Add-in-Makros). Окно Excel может отображать несколько окон рабочих книг, с которыми можно одновременно работать.

Пользовательский формат.

Пользовательские форматы позволяют изменить стандартные отображения данных в

форматах Microsoft Excel, а также применять собственные способы отображения данных. Например,

можно добавлять собственные единицы измерения, изменять цвет представления положительных,

отрицательных или нулевых значений, добавлять текст к значениям и т. д.

Для создания пользовательского формата выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых создается формат.

2. На вкладке Главная в группе Число нажмите кнопку вызова окна диалога (справа от

названия группы Число). Откроется ОД Формат ячеек (Format Cells).

3. На вкладке Число в списке Числовые форматы (Category) выберите наиболее близкий к

создаваемому формату стандартный формат.

4. В списке Числовые форматы (Category) выберите (все форматы).

5. В поле Тип откорректируйте установленные или введите новые коды создаваемого

формата (Рисунок 4.1).

6. После ввода всех необходимых кодов нажмите кнопку ОК.

Выравнивание содержимого ячеек.

По умолчанию Excel выравнивает числа по правому краю, включая и результаты расчетов по формулам, а текстовые данные – по левому. Подобная схема называется общим режимом выравнивания данных. Этот режим не всегда приемлем, в особенности, когда заголовки столбцов выровнены по левому краю, а числовые данные – по правому. К счастью, можно очень просто изменить выравнивание данных по отношению к границам ячеек. Как и при установке параметров шрифтов и форматов чисел, способ выравнивания задается не для отдельных данных, а для ячейки в целом. Даже после внесения изменений в содержимое ячеек выбранные режимы выравнивания данных продолжают действовать.

1. Активизируйте ячейку или выделите группу ячеек, в которых необходимо изменить способ выравнивания.

2. Для выравнивания содержимого выбранных ячеек по левым границам щелкните на кнопке  По левому краю на панели инструментов Форматирование.

3. Чтобы отцентрировать содержимое ячейки относительно ее границ, щелкните на кнопке  По центру.

4. Чтобы выровнять содержимое выделенных ячеек по правым границам, щелкните на кнопке  По правому краю на панели инструментов Форматирование.

5. Чтобы расположить заголовок по центру относительно нескольких столбцов, выделите его, а также столбцы, относительно которых необходимо отцентрировать данный заголовок. Затем щелкните на кнопке  Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.

6. Чтобы установить дополнительные режимы выравнивания, в меню Формат выберите команду Ячейки и щелкните на вкладке Выравнивание открывшегося диалогового окнаФормат ячеек. Находясь в этой вкладке, можно сжать текст, разместив его в пределах одной ячейки (для этого предназначен флажок Автоподбор ширины), выровнять текст по левому краю ячейки или изменить его ориентацию, как было описано ранее в этой главе в разделе "Как изменять параметры шрифтов".

7. В результате установки флажка переносить по словам широкая текстовая строка распадется на несколько строк в пределах одной ячейки, но не будет "заползать" вправо на соседние ячейки. Вследствие этого может увеличиться высота строки. Затем в списке по горизонтали можно установить режим по ширине. Текст выровняется относительно правой и левой границ ячейки в результате увеличения расстояния между словами.

8. Наконец, ячейки можно заполнить однотипными символами. Эта возможность используется для создания декоративных элементов, например, строк, состоящих из точек или знаков равенства. Для этого из списка по горизонтали выберите опцию с заполнением. Когда настройка режимов в диалоговом окне Формат ячеек будет завершена, щелкните на кнопке ОК.

Изменение шрифта текста в Excel

В Excel выбор шрифта осуществляется на вкладке "Шрифт" окна диалога "Формат ячеек". В рабочем листе шрифты используются для наглядного оформления информации различного типа и, в частности для выделения заголовков. Чтобы задать шрифт для ячейки или диапазона, сначала выделите эту ячейку или диапазон. В меню "Формат" выберите команду "Ячейки" (Ctrl+1) и затем перейдите на вкладку "Шрифт".

Выбор шрифта и его размера

Чтобы выбрать шрифт, щелкните на его имени в списке шрифтов или введите его имя в поле "Шрифт". Число в поле "Размер" может измениться и будет показывать размер шрифта, при котором Excel может оптимально выводить данные на печать выбранным шрифтом. Можно использовать полосу прокрутки списка "Размер", чтобы увидеть все имеющиеся размеры шрифта. Чтобы задать размер, просто щелкните на нужном числе в этом списке. Если вы не установили высоту строки заранее, Excel автоматически настроит ее по наибольшему размеру шрифта, используемому в этой строке.

Чтобы задать размер, не указанный в списке, выделите содержимое поля "Размер" и введите новое число. Оптимальное оформление выходных документов обычно получается при выборе размеров, которые имеются в списке "Размер".

Выбор начертания шрифта и эффектов

Предлагаемый набор начертаний зависит от выбранного шрифта. Кроме обычного начертания большая часть шрифтов предлагает курсив, полужирный курсив и полужирное начертание. Просто выберите начертание, которое вы хотите использовать, в списке "Начертание" на вкладке "Шрифт". Результат своего выбора можно увидеть в области "Образец".

Список "Подчеркивание" предлагает четыре варианта подчеркивания: одинарное по значению; двойное по значению; одинарное по ячейке; двойное по ячейке. В области "Видеоизменение" находятся флажки трех эффектов: Зачеркнутый; Верхний индекс; Нижний индекс.

Выбор цвета

Чтобы увидеть имеющиеся цвета, на вкладке "Шрифт" окна диалога "Формат ячеек" щелкните на стрелке справа от поля со списком "Цвет". Если вы выберете пункт "Авто", Excel выведет содержимое ячейки в черном цвете. Вы также можете изменить цвет символов, пользуясь кнопкой "Цвет шрифта" на панели инструментов "Форматирование". Щелчок на этой кнопке применяет к выделению цвет, показанный в прямоугольнике на кнопке. При щелчке на стрелке справа от кнопки "Цвет шрифта" раскрывается палитра цветов. Щелкните на одном из цветовых квадратов, чтобы применить цвет к содержимому выделенных ячеек. Эта кнопка имеет отсоединяемую палитру. Это означает, что после открытия палитры вы можете перетащить ее с панели инструментов. После выбора цвета в палитре цвет прямоугольника на кнопке изменится, и его в дальнейшем можно применять без использования палитры простым нажатием кнопки.

Цветовое оформление

Восприятие информации, содержащейся в таблице, значительно улучшится, если вы акцентируете внимание на некоторых ячейках, выполнив их заливку цветом. Выделите области таблицы, которые необходимо закрасить, и нажмите кнопку Цвет заливки, расположенную на панели инструментов Форматирование (при этом ячейка будет окрашена цветом, который был выбран последним). Другой цвет можно выбрать, нажав стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки

 

Цветовое оформление ячеек также задается путем активизации команды Формат/Ячейки и выбора нужного цвета на вкладке Вид диалогового окна Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать, воспользовавшись командой Формат ячеек контекстного меню.

Линии и рамки

Используя различные рамки, в таблице можно выделить определенные группы данных или создать любой бланк. Выделите ячейки, которые необходимо "оградить" рамками. Тип рамки выбирается в палитре, которая открывается после активизации кнопки Внешние границы панели инструментов Форматирование. Если вы хотите применить рамку, выбранную в последний раз, просто нажмите эту кнопку. В противном случае нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и укажите другой тип рамки.

 

Дополнительные типы рамок можно выбрать на вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек .Это окно вызывается при помощи команды Ячейки, находящейся в меню Формат, или команды Формат ячеек контекстного меню.