Лабораторная работа №15 автоматизация подготовки экономических документов в ms word
Цель работы:изучить инструменты автоматизации при подготовке экономических документов в MS WORD
Методические указания:
Пример выполнения задания «Создание типовых документов с использованием слияния в MS Word и вычислений над полями слияния»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Создать в MS Excel список, содержащий информацию о купле-продажах, сохранить его под именем Фамилия. С использование слияния в MS Word создать договоры купли-продажи для покупателей и сохранить под именем Договоры 1.
Описание входной и выходной информации:
Для начала создадим образец договора (рисунок 1):
Рисунок 1 – Образец договора
Пустые места обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла Фамилия.
Поле НДС рассчитывается как 20% от поля Цена.
Поле Сумма договора рассчитывается как произведение полей Цена с НДС и Количество.
Поле В том числе НДС рассчитывается как произведение полей НДС и Количество.
Поле Итого цена с НДС рассчитывается как сумма полей Цена и НДС.
Создадим файл Фамилия в MS Excel, в котором будет содержаться необходимый список (рисунок 2).
Рисунок 2 – Список в файле Фамилия
Затем снова переходим к нашему документу. Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки кнопкой Начать слияние (рисунок 3).
Рисунок 3 – Пошаговый мастер слияния
Далее выбираем тип тех документов, которые необходимо получить на выходе после слияния. Ваш вариант – Письма (рисунок 4).
Рисунок 4 – Пошаговый мастер слияния
Определяем, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Выбираем – Текущий документ (рисунок 5).
Рисунок 5 – Пошаговый мастер слияния
Подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка (рисунок 6) и нажимаем на Обзор, после чего в диалоговом окне открытия файла указываем, где лежит ваш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния (рисунок 7).
Рисунок 6 – Пошаговый мастер слияния
Рисунок 7 – Окно диалога Получатели слияния
Далее необходимо указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого установим курсор в точку вставки и в письме используем ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого вы и выбираете нужное поле для вставки (рисунок 8).
Рисунок 8 – Окно диалога Вставка для слияния
В итоге, после вставки всех полей слияния должен сформироваться договор представленный рисунке 9.
Рисунок 9 – Образец договора после режима мастера
-Добавим новую строку записей в файл Фамилия. В итоге можно увидеть, с помощью команды «Просмотреть результаты» на вкладке Просмотр результатов, что выводиться два договора (рисунок 10).
Рисунок 10 – Образец договора после режима мастера
Пример выполнения задания «Использование электронных форм и шаблонов в текстовом процессоре MS Word»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Создать в MS Word электронную форму для составления договора купли-продажи и сохраните его под именем Электронный бланк Договора 2.
Описание входной и выходной информации:
Вначале необходимо создать образец договора (рисунок 11):
Рисунок 11 – Образец договора
Далее создаем текстовые и поля со списком. Текстовые поля создаем с помощью вкладки Разработчик, где выбираем элемент управления – Поле, также создаем и поля со списком, только элемент управления – Поле со списком (рисунок 12).
Рисунок 12 – Окно Элементы управления
Задать значения полей можно с помощью свойств: Правая кнопка мыши – Свойства (рисунок 13–14)
Рисунок 13 – Окно диалога Параметры текстового поля
Рисунок 14 – Окно диалога Параметры поля со списком
В результате получаем образец договора следующего вида (рисунок 15):
Рисунок 5.15 – Образец договора после создания полей
Пример выполнения задания «Создание документа на основе своих данных»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Создать документ Х на основе шаблона.
Ввести данные соответствующие варианту:
– номер договора равен номеру варианта, фамилия директора – Ваша фамилия;
– наименование товара, цена товара, количество товара, единица измерения товара и срок предоплаты задать в соответствии с вариантом;
– остальные формы заполнить произвольно.
Описание входной и выходной информации:
На основе документа создадим шаблон под именем Электронный бланк Договора 2, на основе которого создадим наш договор под номером 21, затем для каждого поля введем собственное значение; некоторые значения можно задать в форме выражений в свойствах полей (рисунок 16), а некоторые можно выбрать из заданного списка (рисунок 17).
Рисунок 16 – Окно диалога Параметры текстового поля
Рисунок 17 – Окно диалога Параметры поля со списком
После того, как заданы значения для каждого поля, согласно варианту, получаем следующий договор (рисунок 18):
Рисунок 18 – Образец договора 21
Пример выполнения задания «Создание главного документа на основе существующего»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Создать в своей папке главный документ на основе документа Финансовый рынок. Главный документ должен содержать в качестве вложенных следующие разделы:
– ФИНАНСОВЫЕ РЫНКИ (РЫНКИ ДЕНЕГ);
– ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ;
– ВАЛЮТНЫЙ РЫНОК;
– РЫНОК ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;
– РЫНОК ВЕКСЛЕЙ;
– РЫНОК КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;
– БИБЛИОГРАФИЯ.
Описание входной и выходной информации:
Откроем документ Финансовый рынок и сохраним его под именем Главный 1. Затем создадим более глубокую структуру документа, для этого нужно перейти в режим структуры (вкладка Вид/команда Структура). Выделяем заголовки и каждому назначаем свой уровень (рисунок 19)
Рисунок 19 – Список в режиме Структуры
Кроме этого можно менять уровни заголовков, для этого необходимо их выделить и назначить новый уровень. Сделаем следующие изменения:
– Изменим уровень заголовка Валютный рынок со второго на третий (рисунок 20);
– Изменим уровень заголовка Рынок наличной иностранной валюты с третьего на четвертый (рисунок 21).
Рисунок 20 – Список в режиме Структуры
Рисунок 21 – Список в режиме Структуры
Создадим вложенные документы. Для этого необходимо выделить в главном документе все заголовки, которые должны быть преобразованы во вложенный документ и нажать кнопку Создать вложенный документ (рисунок 22).
Рисунок 22 – Создать вложенный документ
Чтобы увидеть месторасположение и имена автоматически созданных вложенных документов, нажмем кнопку Свернуть вложенные документы. Word отобразит гиперссылки на вложенные документы. Для возврата в режим просмотра главного документа, нужно нажать кнопку Разорвать связь (рисунок 23).
Рисунок 23 – Список в режиме Структуры
Проверим, может ли вложенный файл отобразиться в главном документе при его перемещении в другую папку.
Создадим папку Копия и сохраним в ней вложенный документ Библиография, под новым именем Литература .При открытии главного документа появляется следующее окно (рисунок 24).
Рисунок 24 – Диалоговое окно
Документ откроется без заголовка Библиография (рисунок 25).
Рисунок 25 – Список в режиме Структуры
Примечание:
– Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в режиме просмотра структуры дважды щелкнуть по значку вложенного документа.
Пример выполнения задания «Создание главного документа из существующих независимых документов»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Создайте в своей папке главный документ из существующих независимых документов:
– ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ;
– КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ, ПРИЗНАКИ УЯЗВИМОСТИ;
– ПРИЗНАКИ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРЕСТУПЛЕНИЙ;
– МЕРЫ ФИЗИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ;
– ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ INTERNET.
Описание входной и выходной информации:
Создадим новую папку, в ней создадим документ с именем Главный2 и перейдем в режим структуры. Вставим в главный документ файл с именем 1. Понятие информации. Для этого поместим курсор в то место главного документа, где должен находиться вложенный документ, и нажмем кнопку Вставить (вложенный документ) на панели инструментов Структура (рисунок 26). В появившемся диалоговом окне Вставка вложенного документа укажем имя вставляемого файла и нажмем Открыть. Аналогично вставим в главный документ остальные файлы в качестве вложенных документов.
Рисунок 26 – Окно диалога Вставка
В результате получим (рисунок 27):
Рисунок 27– Список в режиме Структуры
Пример выполнения задания «Работа с главным и вложенными документами»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
В главном документе заблокировать вложенный документ Валютный рынок.
Переместить вложенный документ Рынок корпоративных ценных бумаг в начало документа.
Объединить вложенные документы Валютный рынок и Рынок корпоративных ценных бумаг в один.
Добавить два новых вложенных документа Рынок банковских кредитов и Рынок банковских депозитов в любое место главного документа.
Описание входной и выходной информации:
Заблокируем документ Валютный рынок, нажав на значок «Заблокировать документ» (рисунок 28).
Рисунок 28 – Список в режиме Структуры
Переместим вложенный документ Рынок корпоративных ценных бумаг в начало документа (рисунок 29).
Рисунок 29 – Список в режиме Структуры
Далее объединим вложенные документы Валютный рынок и Рынок корпоративных ценных бумаг в один (рисунок 30).
Рисунок 5.27 – Список в режиме Структуры
И в конце добавим два новых вложенных документа Рынок банковских кредитов и Рынок банковских депозитов в любое место главного документа (рисунок 31).
Рисунок 31 – Список в режиме Структуры
Пример выполнения задания «Использование фреймов и гиперссылок для организации навигации в большом документе»
Постановка задачи и ее математическая формулировка:
Используя фреймы, на основе независимых документов, например Банковская система Беларуси и Сущность и функции банковской системы создайте в своей папке документ.
Описание входной и выходной информации:
Создадим в своей папке новую папку Фреймы, скопировав документы Банковская система Беларуси и Сущность и функции банковской системы в папку Фреймы.
Потом создадим в Word новый документ с именем Фреймы. Затем с помощью панели Рамки создадим фреймы. Заголовки Банковская система Беларуси и Сущность и функции банковской системы будут находиться в левой рамке и являться гиперссылками, с помощью которых открываются документы в других рамках.
Чтобы создать гиперссылку, выделим текст, в диалоговом окне Добавление гиперссылки нажмем кнопку Выбор рамки и выбрать рамку, в которой будет отображаться текст документа, нажимаем ОК, потом раскрываем список Папка и выделим файл Сущность и функции банковской системы . Аналогично создадим гиперссылку Банковская система (рисунок 32).
Рисунок 32 – Окно диалога Изменение гиперссылки
В результате получим документ следующего вида (рисунок 33):
Рисунок 33 – Навигация Банковская система