Лабораторная работа №8

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

например, задание области определения на локальном уровне листа или создание примечания к имени (см. рисунок 8).

Рисунок 8 - Именование области ячеек

При создании имени задается непосредственно само имя (при задании имени необходимо учитывать некоторые ограничения), затем задается область действия, в текстовое поле «Примечание» заносятся нужные комментарии, а также определяется диапазон именования. Ограничения и правила, накладываемые при создании имен:

1.Первым символом имени должна быть буква, знак подчеркивания (_) или обратная косая черта (\). Остальные символы имени могут быть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания. Нельзя использовать буквы "C", "c", "R" и "r" в качестве определенного имени, так как эти буквы используются как сокращенное имя строки и столбца

11

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

выбранной в данный момент ячейки при их вводе в поле «Имя» или «Перейти».

2.Имена в виде ссылок на ячейки запрещены. Имена не могут быть такими же, как ссылки на ячейки, например, Z$100 или

R1C1.

3.Пробелы не допускаются. В качестве разделителей слов используйте символ подчеркивания (_) и точку (.), например, «Пример_1» или «Сумма.Х.У».

4.Имя может содержать до 255-ти символов.

5.Имя может состоять из строчных и прописных букв. Excel не различает строчные и прописные буквы в именах. Например, если создать имя «Сложение» и затем создавать имя

«СЛОЖЕНИЕ», Excel предложит выбрать уникальное имя. Просмотреть все существующие имена в данной рабочей книге, а так

же создать новые или внести необходимые правки и изменения в существующие можно с помощью команды «Диспетчер имен».

Рисунок 9 - Содержание диалогового окна "Диспетчер имен"

12

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

Команды списка «Фильтр» «Диспетчера имен» используются для быстрого отображения подмножества имен. Выбор каждой команды включает или выключает операцию фильтрации, что удобно для объединения или удаления различных операций фильтрации для получения желаемого результата.

1.3.Связи между объектами в Excel

Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из

других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счет введения в

один лист формулы связи со ссылкой на ячейку другого листа (так называемая внутренняяссылка).

Для того чтобы в одной ячейки создать ссылку на ячейку, расположенную на другом листе текущей рабочей книги и получить из нее данные нужно:

1.Выделить нужную ячейку, в которую следует считать данные.

2.В выделенной ячейки ввести формулу с указанием имени листа и адреса ячейки с которой устанавливается связь =Имя_листа!Адрес_ячейки (например ссылка на ячейку С4 из Листа1 будет выглядеть следующим образом: =Лист1!С4)

Вприложении Excel так же можно ссылаться на содержимое ячеек другой рабочей книги, создавая внешнюю ссылку. Внешняя ссылка — это ссылка на ячейку или на диапазон ячеек в другой книге Excel либо ссылка на определенное имя в другой книге. Можно указывать ссылки на определенный диапазон ячеек, на определенное имя диапазона ячеек или определять имя для внешней ссылки.

Если для создания внешней ссылки используется ссылка на ячейку, к данным можно применять формулы. Изменяя тип ссылок на ячейки, можно управлять тем, на какие ячейки будет указывать внешняя ссылка при ее перемещении. Например, если используются относительные ссылки, то при

13

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

перемещении внешней ссылки ячейки, на которые она указывает, изменятся в соответствии с ее новым положением на листе.

При создании внешней ссылки из одной книги на другую необходимо использовать имя для ссылки на ячейки, с которыми создается связь. Можно создать внешнюю ссылку, используя уже определенное имя, или определить имя при создании ссылки. Использование имени упрощает запоминание содержимого тех ячеек, с которыми создается связь. Внешние ссылки, использующие определенное имя, не изменяются при перемещении, поскольку имя ссылается на конкретную ячейку (диапазон ячеек). Если нужно, чтобы внешняя ссылка, использующая определенное имя, изменялась при перемещении, можно изменить имя, используемое в этой внешней ссылке, или ячейки, на которые ссылается имя. При создании внешней ссылки происходит взаимодействие двух категорий файлов:

файл назначения - файл, в который вставлен внедренный объект.

файл-источник - содержит данные, используемые для создания этого объекта. При изменении данных в файле назначения

данные в файле-источнике не изменяются.

Формулы с внешними ссылками на другую книгу отображаются двумя способами в зависимости от того, закрыта или открыта исходная книга (предоставляющая данные для формулы):

1.Когда книга открыта, внешняя ссылка содержит имя книги в квадратных скобках, за которым следует имя листа, восклицательный знак (!) и адреса ячеек, влияющих на формулу.

2.Когда книга закрыта, внешняя ссылка описывает полный путь. Если

имя листа или книги содержит знаки, не являющиеся буквами, необходимо заключать имя (или путь) в апострофы.

Для создания внешней ссылки на ячейки в другой книге:

1.Откройте книгу, которая будет содержать внешнюю ссылку (книга назначения), и книгу, содержащую данные, с которыми создается связь (исходная книга).

14

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

2.В исходной книге нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

3.Выделите одну или несколько ячеек, для которых нужно создать внешнюю ссылку.

4.Введите = (знак равенства). Если необходимо выполнить вычисления со значением внешней ссылки или применить к нему функцию, введите оператор, или функцию, которые должны предшествовать внешней ссылке.

5.Перейдите к исходной книге, а затем щелкните лист, содержащий ячейки, на которые нужно сослаться.

6.Выделите ячейку или ячейки, ссылку на которые требуется вставить.

7.Вернитесь в книгу назначения и обратите внимание на добавленную в нее ссылку на исходную книгу и ячейки, выбранные на предыдущем шаге.

8.При необходимости отредактируйте или измените формулу в конечной книге.

9.Нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ВВОД.

Результат вставки внешний ссылки представлен на рисунке 10.

Рисунок 10 - Вставка внешней ссылки на документ filesender

15

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

Внешняя ссылка на определенное имя в другой книге задается следующим образом:

1.Откройте книгу, которая будет содержать внешняя ссылка (книга назначения), и книгу (книга источник), содержащую данные, с которыми создается связь.

2.В исходной книге нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

3.Выделите одну или несколько ячеек, для которых нужно создать внешнюю ссылку.

4.Введите = (знак равенства). Если необходимо выполнить вычисления со значением внешней ссылки или применить к нему функцию, введите оператор или функцию, которые должны предшествовать внешней ссылке.

5.На вкладке «Вид» в группе «Окно» нажмите кнопку «Перейти в другое окно», выберите исходную книгу, а затем выберите лист, содержащий ячейки, на которые необходимо создать ссылку (см. рисунок 11).

6.Нажмите клавишу F3, а затем выберите имя, на которое нужно сослаться.

Рисунок 11 - Работа с окнами в Excel

Для определения имени, которое содержит ссылку на ячейки в другой книге выполните следующий алгоритм действий:

1. Откройте книгу назначения и исходнуюкнигу.

16

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

2.В книге назначения на вкладке «Формулы» в группе «Определенные имена нажмите кнопку «Присвоить имя».

3.В диалоговом окне «Создание имени» введите имя для диапазона

вполе «Имя».

4.Если имя содержит формулу, введите ее и поместите курсор туда, куда нужно вставить внешнюю ссылку.

5.На вкладке «Вид»в группе «Окно» нажмите кнопку «Перейти в другое окно», выберите исходную книгу, а затем выберите лист, содержащий ячейки, на которые необходимо создать ссылку.

6.Выделите ячейку или диапазон ячеек, на которые нужно сослаться.

7.В диалоговом окне «Создание имени» нажмите кнопку Добавить. Для быстрого перехода к связанным данным в другом файле или на

веб-странице можно вставить гиперссылку. Гиперссылка - цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP. в ячейку листа. Кроме того, гиперссылки можно вставлять в определенные элементы диаграмм.

Создание гиперссылки на новый файл осуществляется следующим образом:

1.На листе щелкните ячейку, в которой нужно создать гиперссылку.

2.На вкладке «Вставка» в группе «Ссылки» выберите команду «Гиперссылка».

3.В разделе «Связать с» щелкните новым документом.

4.Введите имя нового файла в поле «Имя нового документа». Для задания расположения, отличного от указанного в группе Путь, введите новое расположение в поле Имя нового документа или

17

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

нажмите кнопку «Изменить «для выбора нужного расположения,

а затем нажмите кнопку ОК.

5.В разделе «Когда вносить правку в новый документ» щелкните позже или сейчас, чтобы указать, когда нужно открыть новый файл для редактирования.

6.В поле «Текст» введите текст, представляющий гиперссылку (см. рисунок 12).

Рисунок 12 -Создание гиперссылки на новый документ

7.Для отображения подсказки при наведении указателя на гиперссылку нажмите кнопку Подсказка, введите нужный текст в

поле Текст подсказки, а затем нажмите кнопку ОК.

Создать гиперссылку так же можно с помощью специализированной функции Excel. Функция ГИПЕРССЫЛКА можно создать гиперссылку, которая открывает документ, расположенный на сетевом сервере, в локальной сети (Интрасеть. Компьютерная сеть внутри организации, использующая технологии Интернета (например, протоколы HTTP и FTP). Переходы между документами, веб-страницами и другими объектами выполняются в интрасети с помощью гиперссылок.) или Интернете. Если

18

Лабораторный практикум по «Информатике». Разработчик: Аткина В.С.

щелкнуть ячейку, содержащую функцию ГИПЕРССЫЛКА, приложение Excel откроет файл, расположенный в указанном ссылкой месте.

Рисунок 13 - Пример вставки гиперссылки с уже существующим документом

Данная функция имеет следующий синтаксис: ГИПЕРССЫЛКА(адрес;имя)

Адрес— путь и имя файла для открываемого документа, представленные как текст. Адрес может ссылаться на определенное место в документе — например, на ячейку или именованный диапазон листа или книги Microsoft Excel либо на закладку в документе Microsoft Word. Путь может представлять собой путь к файлу, записанному на жестком диске, адрес сервера в формате UNC (в Microsoft Excel для Windows) либо адрес URL (URL-адрес. Адрес, указывающий протокол (такой как HTTP или FTP) и расположение объекта, документа, веб-страницы или другого ресурса в Интернете или интрасети, например: http://www.microsoft.com/.) в Интернете или внутренней сети. В аргументе «адрес» может использоваться текстовая строка, заключенная в кавычки, или ячейка, содержащая адрес ссылки в виде текстовой строки.

19