Лабораторная работа-2

Лабораторная работа №2 Тема: Основные приемы оформления документа и работы с

текстом в MS Word 2007

Цель: изучить приемы работы с разделами документа, колонтитулами страниц, а также дополнительными возможностями форматирования документа; освоить различные примеры работы с текстом.

Лабораторная работа направлена на освоение следующих компетенций:

ОК-10 - способность самостоятельно применять методы и средства познания, обучения и самоконтроля для приобретения новых знаний и умений, в том числе в новых областях, непосредственно не связанных со сферой деятельности, развития социальных и профессиональных компетенций, изменения вида своей профессиональной деятельности

I.Теоретическая часть

1.1.Основные приемы работа с текстом

При создании документа в Word иногда нужно использовать текст другого документа или исправлять однотипные повторяющиеся ошибки. В Word есть несколько возможностей проверки и замены текста, в том числе и проверки грамматики. Средство тезаурус поможет найти наиболее подходящий вариант слова или фразы. Использование автотекста облегчит набор множества стандартныхфраз и предложений.

1.1.1. Подстановка часто используемого текста.

Работая с однотипными документами и часто вводя одну и туже информацию (типовые фразы, списки адресов рассылки и т.д.), можно существенно ускорить и автоматизировать работу, используя элементы

1

автотекста, которые с Word 2007 стали входить в общее понятие стандартные блоки. Автотекст - средство Word, которое позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких абзацев длиной и вставлять их нажатием пары клавиш. Стандартные блоки включают в себя не только фрагменты текста, но и стили оформления, графические элементы. Блоки хранятся в виде коллекций, которые можно пополнять.

Чтобы создать стандартный блок для многократного использования, выполните следующие действия:

1.В окне открытого документа выберите текст или графический объект, который необходимо сделать стандартным блоком автотекста. При этом если вам необходимо сохранить и использовать исходное форматирование текста выделяйте текст со знаком абзаца.

2.Перейдите к вкладке «Вставка», где в группе «Текст» щелкните по кнопке «Экспрессблоки».

3.В меню «Экспрессблоки» выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспрессблоков» или же используйте сочетание клавиш Alt+F3 (см. рис №1).

Рисунок 1 - Создание нового Экспресс-блока

2

4.В окне «Создание нового стандартного блока» в графе «Имя» введите ключевое название нового блока (см. рис №2).

5.В графе «Коллекция» выберите место размещения нового блока. Один и тот же блок можно размещать в разных коллекциях.

Рисунок 2 - Настройка параметров Экспресс-блока

6.В графе «Категория» определитесь с категорией блока. Как правило, оставляют значение «Общие». Если необходимо создать отдельную категорию для стандартных блоков, выберите значение «Создать категорию».

7.В окне «Создание категории» в графе «Имя» наберите название новой категории и закройте окно кнопкой «ОК».

8.В графе «Описание» наберите описание стандартного блока, хотя, это и необязательная процедура.

9.В графе «Сохранить в» выберите название шаблона для внедрения нового стандартного блока.

3

10.В графе «Параметры» выберите одно из трех значений:

«Вставить содержимое на ту же страницу» – стандартный блок будет размещаться на отдельной странице;

«Вставить содержимое в тот же абзац» – стандартный блок будет размещаться в выбранном абзаце;

«Вставить только содержимое» – значение для всех остальных случаев вставки.

11.Закройте окно кнопкой «ОК».

1.1.2. Поиск и замена

Внести повторяющиеся изменения в большие документы проще всего с помощью Команд найти и заменить. Команда найти находит текстовую строку, а команда заменить подставляет вместо нее новый текст.

Рисунок 3 - Диалоговое окно команды "Найти и заменить"

4

Данные команды располагаются на вкладке «Главная», в группе «Редактирование»

Для поиска слова или фразы щелкните на кнопке выбор объекта перехода и выберите пункт найти. В открывшемся диалоговом окне найти и заменить щелкните на кнопке больше, чтобы увидеть все доступные параметры. Введите в поле найти текст, который надо найти. Осуществлять поиск можно всему документу (ВЕЗДЕ). Для ускорения поиска задайте его направление (НАЗАД или вперед).

Поиск по словам можно вести с учетом регистра. Для этого воспользуйтесь флажком учитывать регистр. При поиске программа Word ищет все вхождения текстовой строки, а не только целые слова. Например, при поиске строки стол, обнаружатся слова столица, Столыпин, застолье и столетний, если не установлен флажок Только слово целиком. Подстановочные символы заменяют собой другие символы. Если ввести в

поле поиска ц*, то обнаружатся все слова, которые начинаются на «ц»; сочетание *ость представит все слова, оканчивающиеся на «ость». Параметры текста, форматированного определенным образом, можно задать с помощью меню, открывающегося при щелчке на кнопке формат. Для поиска особых кодов, например символов конца абзаца или разрыва колонки, применяют кнопку специальный.

После указания параметров поиска щелкните на кнопке найти далее, чтобы определить первое вхождение строки. Теперь диалоговое окно можно закрыть и использовать для перехода к предыдущему или следующему вхождению строки поиска синие стрелки в нижней части вертикальной полосы прокрутки. Для замены текста откройте диалоговое окно найти и заменить, а в нем — вкладку заменить. В поле найти введите искомый текст, а в поле заменить на зааменяющий его текст. Для выборочной замены щелкните на кнопке найти далее, а затем на кнопке заменить. Кнопка заменить все служит для сплошной замены но всему документу. По окончании операции откроется диалоговое окно с сообщением о числе замен.

5

В диалоговом окне найти и заменить есть вкладка перейти для поиска особых видов текста или таких объектов, как страница, сноска или рисунок. Откройте вкладку перейти, выберите тип текста или объекта перехода и введите его номер. Вкладка перейти особенно удобна в больших документах, когда необходимо пересмотреть все вхождения определенного типа текста.

Чтобы настроить смену режимов «Вставка» и «Замена» клавишей Insert, необходимо:

1.В верхнем левом углу окна программы щелкнуть по кнопке «Office».

2.В меню типичных задач выбрать пункт «Параметры Word».

3.В окне «Параметры Word» выбрать вкладку «Дополнительно».

4.В группе «Параметры правки» выбрать пункт «Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и замены».

5.Закрыть окно кнопкой «ОК».

1.1.3Проверка орфографии и грамматики

Программное обеспечение для проверки орфографии известно давно, но в Word такая проверка особенно удобна. Слова, кажущиеся программе некорректными, подчеркиваются красной волнистой линией. Если щелкнуть на таком слове правой кнопкой мыши, откроется список вариантов написания. Можно щелкнуть на правильном слове или исправить ошибку вручную. Добавить новое правильное слово в словарь можно щелчком на пункте добавить. На рисунке приведены слова, написанные неправильно, и Word дает свои предложения по их исправлению.

При проверке грамматики производится анализ естественного языка и структуры предложений. Word легко на ходит возможные ошибки и предлагает варианты изменения текста, которые сделают его грамматически правильным.

Для проверки грамматики щелкните правой кнопкой мыши на слове или фразе, подчеркнутой зеленой волнистой линией. Появится меню с несколькими пунктами.

6

Предлагаемые исправления.

Игнорирование ошибки.

Открытие диалогового окна грамматика.

Рисунок 4 - Проверка орфографии средствами MS Word

Сначала откройте диалоговое окно грамматика, чтобы выяснить, почему отмечен данный текст. Для получения информации о проблеме щелкните на кнопке Помощник в левом нижнем углу диалогового окна. Если предпочтительно отложить проверку орфографии и грамматики до окончания ввода и редактирования текста, автоматическую проверку можноотключить.

Для этого зайдите на вкладку «Рецензирование», и в группе «Правописание» нажмите кнопку «Правописание», зайдите в «Параметры» и отключите флажки автоматическая проверка орфографии и грамматики.

7

1.1.4 Команда Тезаурус

Тезаурус предлагает помощь в подборе более содержательных или более точных синонимов для придания тексту образности. Щелкните на слове, синоним которого ищете, и дайте команду Рецензирование - Тезаурус

— откроется диалоговое окно тезаурус. Дважды щелкните на термине, для которого нужен синоним. Щелкните на слове в списке значения, которое лучше всего подойдет по смыслу в качестве синонима.

Рисунок 6 - Вызов команды "Тезаурус"

Двойной щелчок вызовет список слов, имеющих то же или схожее значение. Введите в поле замена синонимом новое слово для поиска синонима к нему. Для выбора слов, для которых уже проводился поиск синонимов, откройте раскрывающийся список Синонимы для.

1.2. Печать документов 1.2.1. Предварительный просмотр

Во время набора текста документа рекомендуется время от времени просматривать свою работу как бы со стороны, очищенную от разметочных знаков и линий, то есть такой, какой она выйдет на листе бумаги из принтера. Этот процесс называется предварительный просмотр. Возможность редактирования и основного форматирования документа при режиме предварительного просмотра сохраняется. Автоматическая проверка орфографии в предварительном просмотре не работает.

9

Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность увидеть разбиение текста на страницы и обнаружить проблемы разметки, из-за которых документ выглядит неудачно. Для открытия окна предварительного просмотра щелкните на кнопке Office, выберите команду "Печать" - "Предварительный просмотр"

Рисунок 7 - Команда "Предварительный просмотр"

При включенном предварительном просмотре курсор приобретает вид лупы. В окне открытого предварительного просмотра щелкаем курсоромлупой с плюсом на странице документа. Для уменьшения масштаба щелкаем курсоромлупой с минусом на странице документа.

Рисунок 8 - параметры и возможности предварительного просмотра

В предварительном просмотре все возможные команды разбиты на 4 основных группы:

1. Печать.

10