Процесс заготовки: общие принципы

• В этом разделе рассматривается концепция организационных уровней

• Также рассматривается простой процесс заготовки, элементами которого являются заказ на поставку, поступление материала и контроль счетов.

• Кроме того, описываются транзакции одного экрана для заказов на поставку, поступлений материала и поступлений счета.

Цели главы

Прослушав эту главу, вы сможет

• описывать различные процессы заготовки на стороне

• перечислять релевантные для процесса заготовки организационные

уровни в SAP-системе

• объяснять взаимосвязь этих организационных уровней

• перечислять различные документы, которые могут служить в качестве

ссылочных документов при создании заказа на поставку

• назвать самые важные элементы заказа на поставку

• вводить и осуществлять выдачу простого заказа на поставку

• объяснять наиболее важные последствия поступления материала к

заказу на поставку

• вводить простое поступление материала со ссылкой на заказ на поставку

• перечислять самые важные элементы документа материала

• называть наиболее важные данные, представленные в счете-фактуре

• осуществлять простой процесс контроля счетов со ссылкой на заказ

на поставку

• объяснять наиболее важные последствия ввода счета-фактуры по заказу

на поставку

Урок: Процесс заготовки и организационные уровни

На этом уроке представлен обзор различных форм заготовки на стороне и организационных уровней, необходимых для отображения процесса заготовки.

Цели урока

Прослушав этот урок, вы сможете

• описывать различные процессы заготовки на стороне

• перечислять релевантные для процесса заготовки организационные

уровни в SAP-системе

• объяснять взаимосвязь этих организационных уровней

Практический пример

Материалы заготавливаются на предприятии по различным каналам - частично у внешних поставщиков и частично в других филиалах предприятия. В этих процессах заготовки задействованы отдел закупок,

склад и отдел контроля счетов. Эти отделы организованы на региональной и функциональной основе. Как члену проектной группы, Вам необходимо проверить отображение этих процессов заготовки и необходимой структуры предприятия в SAP-системе.

Процесс заготовки на стороне

В основе заготовки материалов на стороне лежит цикл общих операций. При более подробном рассмотрении можно отметить, что типичный процесс заготовки включает в себя следующие фазы:

Заявка = BANF (Bestellanforderung) = RFQ (Request of Quotation) ….. ME51N/ME52N/ME53N .. Tabelle EBAN

Заказ на поставку = Bestellung = PO (Purchase Order) …..ME21N/ME22N/ME23N .. Tabelle EKKO

Движение материалов = Warenbewegung = Goods movement ….. MIGO

Поступление материалов = Goods receipt = Wareneingang

Входящий счет =Incoming Invoice = Eingangsrechnung ….. MIRO .. Tabelle RBKP

Наряду со "стандартным" процессом заготовки, описанным выше, возможны различные специальные процессы заготовки. Ниже кратко рассматриваются следующие темы:

• перемещение запаса с использованием заказов на перемещение запаса;

• обработка давальческих материалов;

• консигнационный запас поставщика.

Перемещение запаса с использованием заказов на перемещение запаса

Этот вид заготовки подразумевает заготовку и поставку материалов в пределах одного предприятия. Завод, которому требуются материалы, размещает внутренний заказ другому заводу, который может поставить материалы. Таким образом, этот процесс перемещения запаса включает в себя не только управление запасами, но также и закупку на заводе-получателе.

Процесс начинается на заводе-получателе с создания заказа на перемещение запаса в закупках. Затем на заводе-поставщике производится отпуск материала со ссылкой на заказ на перемещение запаса. Количество сначала списывается в особый запас . запас в пути завода-получателя. Процесс заканчивается проводкой поступления материала по заказу на перемещение на заводе-получателе. При этом количество перемещается из запаса в пути в складской запас этого завода.

Обработка давальческих материалов

В ходе этого процесса предприятие заказывает материал у внешнего поставщика. В отличие от стандартного процесса заготовки на стороне, здесь предприятие поставляет поставщику (подрядчику) компоненты для

производства материалов (все или частично).

Этот процесс имеет следующие особенности:

Готовое изделие заказывается посредством заказа на обработку давальческого материала. Заказ содержит не только информацию о материале, подлежащем поставке, но и подробную информацию о компонентах, которые необходимо предоставить подрядчику.

Затем эти компоненты требуется предоставить подрядчику. Предоставление отражается в системе посредством проводки переноса. Поставленные материалы физически больше не находятся на предприятии, но, тем не менее, подлежат управлению как входящие в собственные запасы, поскольку все еще принадлежат этому предприятию. Эта информация отображается как вид особого запаса Запас давальческого материала поставщика.

По завершении выполнения работ/услуг подрядчик поставляет изготовленный или обработанный материал. Кроме того, здесь вводится поступление материала со ссылкой на заказ (на обработку давальческого материала). Это означает не только проводку поступления готовых изделий, но и расход компонентов из запаса давальческого материала поставщика.

Наконец, подрядчик выставляет счет на выполненные работы/услуги.

Консигнационный запас поставщика

Эта форма консигнации означает, что поставщик предоставляет материал, который подлежит хранению на предприятии, но не должен оплачиваться этим предприятием. Поставщик остается владельцем материала до тех пор, пока часть этого материала не будет отпущена с консигнационного склада. Только после этого возникает кредиторская задолженность поставщику. Расчет по подобным отпускам материала осуществляется на основе согласованных периодов, например, ежемесячно.

Обработка консигнационных материалов дает нам некоторые преимущества. Мы храним консигнационный материал на собственных складах. Мы в любое время имеет доступ к материалу на консигнационном складе. Фактурирование материалов выполняется только при их отпуске со склада и только фактически используемого количества.

Перед заготовкой материала у поставщика для консигнации необходимо согласовать цену материала. Данные по цене хранятся в системе в так называемой инфо-записи консигнационного материала. Только после этого может осуществляться пополнение консигнационного запаса этим материалом на предприятии.

Материал можно запросить у поставщика с использованием заказа на поставку консигнационного материала. После поставки материала проводка поступления материала выполняется со ссылкой на заказ на поставку

консигнационного материала. На этом процесс заготовки завершается, поскольку платеж за материал должен осуществляться не после поставки, а после отпуска. SAP-система предоставляет специальную функцию для расчета кредиторской задолженности, возникающей в результате отпуска из консигнационного запаса. В результате процесса заготовки создается кредитовое авизо, и для поставщика генерируется соответствующий выходной документ.

Определение инфо запись = info record = Infosatz …. MM11 … Tabelle EINA

Инфо-записи закупки служат в качестве источника информации для закупок. Информационная запись закупки (или просто «инфо-запись») содержит информацию о конкретном материале и поставщике, который его поставляет. Например, текущие цены поставщика.

Инфо-запись закупки также позволяет закупщику быстро определить:

●  какие материалы ранее предлагались или поставлялись определенным поставщиком

●  какие поставщики предлагали или поставляли определенный материал

Организационные уровни в процессе заготовки

Мандант, балансовая единица, завод и склад

Мандант (T000) - это организационная единица в SAP-системе, которая является самостоятельной с точки зрения права, организации и данных и имеет собственные основные записи и независимый набор таблиц. С организационно-экономической точки зрения, мандант может представлять собой, например, концерн.

Мандант представляет собой самый высокий уровень иерархии в SAP-системе. Спецификации или данные, которые создаются и вводятся на этом уровне, относятся ко всем балансовым единицам и всем прочим

организационным единицам. Поэтому не следует более одного раза вводить в систему спецификации и данные на уровне мандата. Соблюдение этого требования обеспечивает унифицированность данных.

Полномочия на доступ присваиваются в зависимости от манданта. Для каждого пользователя в рамках того манданта, в котором он будет работать, должна быть создана основная запись пользователя. Если поле

Мандант не было заполнено по умолчанию, каждый пользователь при входе в SAP-систему должен определить код манданта. Таким образом, пользователь определяет мандант, в котором он будет работать. Вся вводимая пользователем информация хранится согласно мандантам. Обработка и анализ данных также выполняются в зависимости от того или иного манданта. Мандант однозначно определяется в системе с помощью трехзначного числового кода.

Балансовая единица (T001) является наименьшей организационной единицей внешнего учета и отчетности, для которой может быть введена полная автономная система бухгалтерского учета. Ведение бухгалтерского учета включает в себя ввод всех событий, требующих проводки по счетам, и создание полного журнала балансов и отчетов о прибылях и убытках. Балансовая единица представляет собой независимую организационную единицу с собственным балансом, например, компанию внутри концерна (манданта).

В одном мандате можно создать несколько балансовых единиц, чтобы хранить, таким образом, отдельные наборы бухгалтерских книг. Для того чтобы скопировать балансовую единицу, можно воспользоваться

специальной функцией пользовательской настройки. В процессе работы зависящие от балансовой единицы спецификации копируются в новую балансовую единицу. Балансовая единица определяется в системе посредством четырехсимвольного буквенно-цифрового кода, который является уникальным в данном манданте.

Заводы (T001W) являются организационными единицами логистики, на которые подразделяется предприятие с точки зрения производства, заготовки и планирования потребности в материалах. Завод может представлять собой различные объекты в рамках фирмы, например:

• производственную мощность;

• центр распределения;

• региональный отдел сбыта;

• корпоративную штаб-квартиру;

• место проведения предупредительного ТОРО (системы управления техническим обслуживанием и ремонтом оборудования для поддержки процессов обслуживания оборудования в ходе его эксплуатации, а также простоев, хранения и транспортировки).

При создании нового завода можно использовать функцию копирования завода. В процессе копирования учитываются все записи в таблице завода, таблицах настройки и зависящих от пользовательской настройки системных таблицах, а также в тех таблицах, в которых завод представлен в виде кода. Завод определяется в системе посредством четырехсимвольного буквенно-цифрового кода, который является уникальным в данном манданте.

Склад (T001L) является организационной единицей логистики, которая позволяет дифференцировать запасы материалов в рамках завода. Управление запасами в количественном отношении осуществляется на уровне склада. Инвентаризация также производится на этом уровне. Склад определяется посредством четырехсимвольного буквенно-цифрового кода, который является уникальным для данного завода.

Структура предприятия создается путем присвоения организационных уровней друг другу. Таким образом, мандант может содержать несколько балансовых единиц. В свою очередь, балансовая единица может содержать несколько заводов. Но завод может принадлежать только одной балансовой единице.

Одному заводу может быть присвоено несколько складов, но определенный склад может принадлежать только одному заводу. Склады определяются отдельно для каждого завода и таким же образом ему присваиваются. Код склада должен быть уникальным только в рамках данного завода. В рамках манданта для различных складов может использоваться один и тот же код, поскольку при определении склада всегда должен определяться и завод.