Инфор.технологии - Конспекты лекций

Иерархическую модель БД изображают в виде дерева

Элементы дерева вершины представляют совокупность данных, например логические записи. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл. Иерархическая модель данных обеспечивает одномногозначные отношения между исходными данными, например, по выполнению функций автоматизированного управления производством. Примером таких отношений могут служить следующие: одному изделию соответствует несколько материалов, используемых на различных стадиях обработки и сборки. Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объектов управления, хотя требуют для своей организации и дополнительных затрат. Сетевая модель позволяет любому объекту быть связанным с любым другим объектом.

21

Реляционная модель БД представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД.29 К преимуществам реляционной модели БД можно отнести более высокую мобильность при расширении базы данных, а также гибкости пои организации состава запросов. Эта модель более понятна, "прозрачна" для конечного пользователя организации данных. Информация включает три реквизита:

•код технологической группы оборудования;

•код изделия;

•программу выпуска.

Главное преимущество реляционной модели в том, что при иерархической и сетевой моделях СУБД структура не может быть изменена после ввода данных, тогда как для реляционной СУБД структура может изменяться по мере необходимости, т.е. фактически по желанию пользователя в любое время. С другой стороны, для больших баз данных, структура которых остается длительное время неизменной, другие модели СУБД (иерархическая и сетевая) могут оказаться более эффективными. В настоящее время большая часть СУБД для персональных компьютеров работают с реляционной моделью. К реляционным моделям относят Paradox, Access (что означает «доступ») и другие. Для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации в информационной технологии предусмотрено хранилище информации (данных). Хранилище данных - это «автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую». Информационное обеспечение автоматизированного места (АРМ) менеджера предусматривает организацию его информационной базы, регламентирует информационные связи и предполагает состав и содержание всей системы информационного отображения.

Решение об информационном наполнении может быть принято лишь на основе предварительного определения круга пользователей и выяснения сущности решаемых задач. Разработка информационного обеспечения АРМ менеджера требует прежде всего определения перечня задач, отражающих деятельность менеджера в рамках принятой декомпозиционной части планирования, соответствующей конкретному АРМ менеджера. В качестве исходной для приведенных расчетов информации используется информация, формируемая АРМ, реализующими, например, следующие примерные задачи по управлению предприятием:

• управление технической подготовкой производства (применяемость деталей и сборочных соединений в изделии, нормативные затраты времени рабочих);

• технико-экономическое планирование (годовая и квартальная производственные программы работы предприятия) и т.п.

22

Обеспечить рациональную взаимосвязь экономических показателей ОПП позволяют классификаторы, унифицированная система документации, рациональная организация баз данных.

Тема 5. Программное обеспечение в структуре информационных технологий управления (краткий обзор прикладных программ)

Главными классами программного обеспечения являются системное и специальное (прикладное). Принципиальным отличием системного программного обеспечения состоит в том, что оно организует процесс обработки информации. Прикладное программное обеспечение обычно представлено пакетами прикладных программ (ППП). В данном (узком) аспекте прикладное программное обеспечение – это некоторая совокупность программ, позволяющая организовать решение задач определенной предметной области на компьютере. Программное обеспечение и архитектура машины образуют комплекс взаимосвязанных и разнообразных функциональных средств, определяющих способность решения того или иного класса задач.

Класс программного обеспечения – специальное (прикладное) «предназначено для решения функциональных задач и работы пользователей. Пакеты прикладных программ – комплекс программ, предназначенных для решения определенного класса задач, для оснащения АРМ и решения функциональных комплексов ИС». В силу большого разнообразия специального программного обеспечения, перечислим наиболее распространенные в настоящее время. Программы финансового анализа. Наряду с чисто бухгалтерскими программами все большее место занимают программы финансового менеджмента, анализа и планирования. Применение подобных программ является показателем более высокой деловой культуры. Существуют программы анализа финансового состояния предприятии, анализа инвестиционных проектов, а также универсальные программы.

Программы правовых баз данных. В нашей стране с ее постоянно меняющимися законодательством и нормативными документами бухгалтерам, юристам, а часто и менеджерам необходимо иметь полную, не устаревшую и удобную в использовании информацию о правовых актах и нормативных материалах. В настоящее время только в сфере налогообложения и бухучета действуют тысячи нормативных актов, которые постоянно обновляются и пополняются. Программы автоматизации банковской деятельности. Главной целью процесса является обеспечение единого информационного пространства. Это жизненно важная характеристика, которая способна обеспечить функционирование всей банковской системы в реальном масштабе времени на основе электронных платежей и ведомственного электронного документооборота. Для этого

23

необходимо подключение банковфилиалов к центральному офису, что требует использования различных средств - от создания мультисервисной сети до применения спутников в удаленных филиалах. Программы автоматизации управленческой деятельности организаций. Программная система, ориентированная на комплексное решение задачи управления предприятием (финансы, бухгалтерский учет, сбыт, персонал и т.п.).

Программы автоматизации малого бизнеса. В настоящее время наибольшее развитие получил малый бизнес. Причем, успешность его коммерческой деятельности определяет уже не столько размер самой организации, сколько развитая система общения с партнерами по бизнесу в различных регионах мира. В малом бизнесе все более укореняется идея повышения конкурентоспособности за счет применения средств электронных коммуникаций и технологий. С этой целью разрабатываются различные программные продукты специально для компаний сферы малого бизнеса.

ППП формирования бизнес-планов. Очень распространенная ситуация: потенциальный иностранный инвестор есть, есть гениальная идея, но необходимо квалифицированно написать бизнес-план. Самый простой путь, позволяющий заметно сэкономить время, это - воспользоваться унифицированной программой написания бизнес-планов. План обретает стандартный вид и становится проще для восприятия. Программы обмена информацией. Одной из базовых функций информационной системы организации любого масштаба является обеспечение обмена информацией как внутри организации, так и за ее пределами. Данная задача решается с помощью программного продукта, основной функцией которого является пересылка сообщений. В простейшем случае сообщение представляет собой текстовый фрагмент, который пересылается в почтовый ящик одного или нескольких адресатов. Корпоративная сеть организаций. Создаются и обеспечиваются соответствующими программами локальные и территориально распределенные вычислительные сети организаций. С их помощью пользователи имеют возможность получать доступ к ресурсам сети предприятия практически из любого места. Они могут как просматривать и отправлять электронную почту, так и обращаться к файлам, базам данных и другим ресурсам сети. Автоматизированные хранилища данных. В последнее время резко возрос интерес к технологиям хранилищ данных, что обусловливается требованиями менеджеров к улучшению процессов поддержки принятия решений. Видеоконференции. Широкое распространение и в крупных корпорациях, и в средних фирмах получили видеоконференции. Это позволяет проводить оперативные совещания, не собирая всех его участников в одном помещении. Все остаются на своих рабочих местах, а место сбора- в виртуальной реальности.

Электронный офис. Распространены системы электронных офисов. Вне зависимости от организации, где он работает, среднестатистический пользователь корпоративной информационной системы оперирует сегодня информацией самого различного типа. В основной список следует включить

24

разнообразные документы, сообщения электронной и речевой почты, факсы, календарные планы, перечни поставленных задач.

Электронная коммерция. В России все шире используются приемы и методы электронной коммерции. Это виртуальные витрины, каталог и прайслисты, имеющие целью донести информацию о своих товарах или услугах до потенциального потребителя и предложить, ему простой и разумный способ их приобретения. Обучающие программы. Современное программное обеспечение позволяет повысить свою квалификацию, используя специальные комплексные программы подготовки специалистов. Проблемно-ориентированные ППП - наиболее функционально развитые и многочисленные ППП. Они включают следующие программные продукты: текстовые процессоры, издательские системы, графические редакторы, демонстрационную графику, системы мультимедиа, ПО САПР, организаторы работ, электронные таблицы, системы управления базами данных и т.д.:

•электронные таблицы (табличные процессоры) - пакеты программ для обработки табличным образом организованных данных.

В настоящее время наиболее популярным пакетом данного класса является Excel.

•организаторы работ (управление проектами) - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. К пакетам данного типа относятся: MS Project, SuperProject.

•текстовые процессоры – традиционные и известные программы для работы с документами (текстами), позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа.

•настольные издательские системы (НИС) - программы для профессиональной издательской деятельности, позволяющие осуществлять электронную верстку основных типов документов (информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры, справочника). Лучшими пакетами в этой области являются Page-Maker, FrameMaker, PagePlus.

Тема 6. Информационные технологии управления

Управление персоналом необходимо рассматривать не в традиционном аспекте «кадровая политика», а в контексте новой экономической модели предприятия. Еще более различаются вышеназванные подходы («управление персоналом» и «кадровая политика) при создании системы информационного обеспечения автоматизированной задачи «управление персоналом». Как известно, управление персоналом предусматривает широкий круг направлений работы с персоналом:

•разработку общих принципов управления персоналом;

•планирование потребности в персонале;

25

•формирование структуры и штатов (штатное расписание);

•создание кадрового резерва, перемещения;

•принципы и механизмы морального и материального стимулирования;

•управление первичной и вторичной адаптацией персонала;

•планирование карьеры сотрудников;

•оценка результатов деятельности;

•оценка кадрового потенциала.

Все названые (и не названные) направления деятельности службы управления персоналом «отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий». Цель данного раздела пособия – помочь студенту освоить автоматизированную кадровую программу «АиТ:\Управление персоналом». Это позволит студенту более предметно освоить курс «Информационные технологии управления» на примере функции управления персоналом. Раздел построен таким образом, что, выполняя шаг за шагом предложенные действия, студент осуществляет ввод данных для дальнейшей работы и одновременно обучается работе с программой, получая основные навыки.

Основные задачи управления персоналом и их решение на базе программы «АиТ:\ «Управление персоналом». Раздел разделен на небольшие учебные порции – ШАГИ, выполняемые студентом последовательно один за другим. В них подробно описана рекомендуемая последовательность действий и приведены примеры экранных форм, с которыми вы встретитесь в процессе работы.

Шаг 1: Структура предприятия Прежде всего, важно определить, на основе какой структуры предприятия вы настраиваете программу. В данной программе структурной единицей предприятия выступает подразделение (отдел, цех и т.п.). Следует помнить, что структурная единица является самой мелкой единицей деления; все предназначенные программой групповые действия вы сможете выполнять в рамках одного подразделения или их группы (т. наз. Филиала), но не части подразделения. Следовательно, вы должны сначала четко определить, какое структурное деление хотите заложить в базу данных. Вы должны описать ваши подразделения в соответствующем справочнике. 1. Опишите структуру предприятия Описание структуры предприятия происходит на 1-й закладке окна «Данные о предприятии». Это – структура входимости, или организационная структура. Простая структура

26

Даже если в вашем предприятии отсутствует структурное деление, вы все равно обязательно должны указать хотя бы два подразделения: работающих и уволенных сотрудников. Также рекомендуется создать структурное подразделение «Кандидаты на работу», к которому будут относиться карточки еще не принятых сотрудников. Сложная структура. Если ваше предприятие имеет сложную структуру (например, представляет собой холдинг или совокупность территориально распределенных офисов), то эти элементы структуры необходимо описать в виде Филиалов. Отдельные подразделения входят в филиалы или относятся ко всей структуре предприятия в целом (например, Администрация или Бухгалтерия); это же относится к «фиктивным» подразделениям (типа Уволенных или Кандидатов). Создание разветвленной структуры правильно производить

сверху вниз: первоначально создается один филиал, затем все входящие в него отделы, потом – другой филиал со своими отделами и так далее. Последними создаются не входящие ни в один филиал подразделения.

В установленной программе содержится контрольный пример (1-2 подразделения, несколько сотрудников), необходимый для того, чтобы Вам легче было ознакомиться с особенностями работы программы. Нет необходимости удалять его при начале работы с программой; оставьте пока эти подразделения – вы сможете использовать их в своей структуре или отказаться от них и впоследствии удалить (см. раздел «Удаление дистрибутивного примера»). Укажите статус и дату создания подразделения При добавлении нового филиала или подразделения вам предлагается заполнить его карточку. Правильно установить для всех подразделений, кроме «Уволенные» и «Кандидаты», флаги «входит в структуру ШР» и «данные передаются в Зарплату». Подразделение «Уволенные» не имеет статуса штатного, но его данные передаются в Зарплату; для подразделения «Кандидаты» эти флаги не устанавливаются. Каждое из подразделений характеризуется датой создания. Если данное подразделение не было вновь организовано недавно, то эту дату желательно указывать отнесенной по времени назад и идентичной дате регистрации предприятия. В противном случае могут возникнуть проблемы с ведением штатного расписания.

27

3.Внесите в структуру подразделение «Уволенные» Возможно, что этого подразделения нет в вашем штатном расписании, однако оно необходимо программе для корректного хранения данных об уволенных сотрудниках.

Если подразделение «Уволенные» уже имеется в установленном примере, вы можете использовать его в своей работе. Желательно, чтобы код подразделения «Уволенные» был 9999

4.Заполните реквизиты вашего предприятия

Помимо описания структуры предприятия, вы должны указать также его реквизиты (название, адрес, фамилии ответственных лиц), которые потом отразятся в выходных документах. Это делается на второй закладке окна. 5. Сохраните данные – закройте окно по кнопке «ОК» Шаг 2. Справочники штатного расписания Справочники служат для того, чтобы заполнять данными из них типовые поля в карточке сотрудника или штатной единицы, и вызываются из одноименных пунктов раздела «Штатное расписание»

28

Главного меню. Стандартные правила заполнения справочников следующие: код должен быть уникальным и всегда непустым, причем если в дистрибутивном примере код указан как числовой, то его и в дальнейшем надо заполнять числом с лидирующими нулями (т.е. не «1», а «01»). Для сохранения данных справочника он закрывается по кнопке «ОК».

1.Опишите номенклатуру должностей Вы должны заполнить справочник должностей. Для каждой должности укажите код (номер по порядку) и название. Если должность имеет слишком длинное (более 40 символов) наименование, то желательно указать его полностью в графе «Полное наименование», а в графе «Название» написать только его сокращенную форму.

Для коротких должностей графа «Полное наименование» остается пустой. Должности желательно указывать в порядке их иерархии: сначала директорат, затем – руководство среднего звена, потом – технические специалисты и рабочие.

2. Настройте справочник плановых графиков. Справочник плановых графиков в модуле «АиТ:\Кадры» представлен в сокращенном варианте – он содержит только код и наименование режима работы. Если на вашем предприятии используется в комплексе модуль «АиТ:\Табельный учет», где этот справочник ведется более подробно, то при начале работы с ним вам будет необходимо произвести детальную настройку плановых графиков.

29

1.Перечислите категории оплаты Категория оплаты – характеристика штатной единицы, определяющая ее «вилку» оплаты и рекомендованный размер оплаты в пределах этой «вилки» – служит для группировки штатных единиц по размеру оплаты труда.

«Вилку» оплаты указывать не обязательно, хотя желательно, а величину рекомендованной оплаты – обязательно. Если на вашем предприятии существуют группы должностей, имеющих равную оплату, то в этом справочнике описываются указанные группы.

Если же каждая должность имеет отдельную величину оплаты, справочник настраивается синхронно справочнику должностей. Категория оплаты может иметь ссылку на разряд по тарифной сетке, однако этот, более сложный механизм нами здесь не рассматривается. Как правило, он используется на производственных предприятиях с разветвленной системой разрядов.

Шаг 3. Создание штатного расписания Наиболее простым для начинающего пользователя способом создания штатного расписания является «Мастер

30