4. Автоматизация бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам»

Информационные технологии являются стратегическими элементами и главными средствами создания стоимости во многих отраслях, составляющих новую экономику с элементами информационного общества.

В условиях современной системы управления предприятием, вне зависимости от сферы деятельности, без использования информационных технологий невозможно оперативно, то есть, с высокой скоростью управлять основными функциями менеджмента: планирование, управление, контроль, мотивация.

Необходимо отметить, что любой бизнес-процесс начинается с планирования. Планирование деятельности предприятия базируется на составлении финансового плана, в процессе которого определяется оптовый (розничный) оборот, прибыль, объем производства, цена товара и т.д. Определение данных показателей в процессе планирования связано с рутинными функциями расчета, поэтому использование вычислительной техники должно быть направлено, прежде всего, на упрощение расчетов в процессе планирования. Но, любой расчет в процессе планирования, производится на основе входных данных (исходных показателей). Получение данных показателей, без использования информационной системы (далее ИС), также является рутинной, трудоемкой функцией. При применении ИС можно получить все требуемые исходные показатели, необходимые при планировании, посредством запросов по определенным параметрам [20].

Таким образом, применение ИС в процессе планирования позволяет устранить рутинные функции, посредством их автоматизации. Необходимо учитывать то, что конкретные управленческие решения, все равно, принимает человек, управленец. Процесс принятия решений невозможно автоматизировать, но рутинные функции поиска необходимой информации, а также получения результативных, расчетных показателей, необходимо и можно автоматизировать.

По результатам анализа основных бизнес-процессов в предыдущем разделе можно сказать, что многие из процессов имеют свои недостатки, которые можно и нужно автоматизировать.

Для автоматизации мною был выбран бизнес- процесс «Распределения товара по торговым точкам». Как упоминалось в предыдущем разделе, компания ООО «СемьСот» использует для ведения учета своей коммерческой деятельности информационную систему 1С: Предприятие, в том числе логист, распределяющий товары на торговый точки.

Далее будет предложен способ автоматизации бизнес-процесса путем внесения дополнительных документов в существующую информационную систему.

Прежде чем описывать суть автоматизации, рассмотрим более подробно, что собой представляет информационная система 1С: Предприятие.

5. 2.1 Информационная система 1с: Предприятие

Информационная система 1С: Предприятие позволяет существенно автоматизировать экономическую и организационную деятельность предприятий различного профиля. Программы 1С имеют определенное функциональное назначение. Они ориентированы на реализацию регламентированного состава учетных задач с фиксированными алгоритмами решения [21].

В подразделе перечисляются задачи, которые будут дополнительно разработаны и включены в состав программ 1С. Поясняется, каким образом будут использоваться результаты решения переработанных задач.

При внедрении разработки можно будет устранить следующие недостатки:

- задержка необходимой информации;

- низкая оперативность;

- высокая трудоемкость обработки информации;

- несовершенство процессов обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Зачастую типовые решения, поставляемые фирмой 1С, требуют доработок под особенности учета предприятия. Под доработками понимаются изменения, вносимые в программные модули продуктов [22].

В настоящее время в большинстве организаций различного профиля ощущается потребность в специалистах, которые профессионально владеют разнообразными современными информационными технологиями. При этом наиболее частыми требованиями и пожеланиями со стороны работодателей являются навыки работы с информационной системой 1С: Предприятие.

Если посмотреть на спектр специалистов, работающих с 1С: Предприятие, то мы увидим, что он достаточно широк – менеджеры, бухгалтеры, программисты, разработчики, руководители подразделений и т. д. Всех этих людей можно разделить на две условные категории – разработчиков и пользователей.

Доработка 1С – набор действий, направленных на достижение максимальной функциональности и эффективности работы пользователей с программой, осуществляемых путем корректировки программного кода [23].

Основная функция данного мероприятия – достижение максимального удобства работы пользователя с бухгалтерским или управленческим учетом. Доработка 1С – это возможность создать максимально эффективную систему-помощника в ведении бизнеса. Оптимизация функционала программы 1C, доработка ее программного кода позволит снизить вероятные ошибки при ведении учета. Таким образом, в распоряжении компании оказывается уникальная система, позволяющая уйти от стандартных, не всегда оптимальных принципов работы. Основным недостатком доработки 1С признана невозможность обновить систему стандартным способом после внесения изменений в код.

Большое преимущество 1С программ заключается в том, что применяемые типовые конфигурации можно доработать под специфику учета и бизнес-процессы любой компании, если они имеют отличия от универсального решения, предлагаемого фирмой «1С». Доработка повышает возможности в организации эффективной работы предприятия и обеспечению сотрудникам максимального удобства при работе с программой. Настройки обладают практически неограниченными возможностями, что позволяет реализовать различные бизнес-процессы, а также автоматизировать некоторые функции на базе типовых конфигураций или «с нуля». Дополнительная доработка 1С может использоваться для изменения и корректировки:

- документов и их печатных форм;

- отчетов руководителям, настроенных для удобного анализа данных в разных разрезах по необходимым для контроля показателям;

- механизмов расчета потребности в сырье и материалах для формирования заявок поставщикам;

- обмена документами и данными с контрагентами с использованием электронной цифровой подписи, выполняя шифрование сразу из 1С;

- поточного ввода множества документов одного типа в автоматическом режиме без привлечения пользователей, используя помощь сканирования, распознавание текста и импорт данных в 1С;

- систем контроля и управления дебиторской задолженностью, а также других функций и параметров любого вида учета.

Стоит заметить, что внести изменения можно в различные конфигурации программ 1С, совершенно независимо от сложности продукта.

Как правило, все специалисты фирмы 1С имеют многолетний опыт выполнения доработок программных продуктов на предприятиях разнообразной деятельности и масштаба. Компании, осуществляющие данные настройки обладают сертификатом международного стандарта качества. Кроме этого сертификаты фирмы «1С» должны иметь все аналитики и программисты, которые выполняют технические задания по доработке систем.

Автоматизация выбранного мной бизнес-процесса «Распределение товара по торговым точкам» предполагает именно доработку существующей на предприятии конфигурации информационной системы 1С: Предприятие.

Автоматизация будет осуществляться путем доработки конфигурации «Управление торговлей». Что собой представляет данная конфигурация, рассмотрим далее.