2.3. Оформление документов
Изучая раздел «Документы», «Закупки», выделяются следующие документы:
Заказ поставщику.
Счет на оплату поставщику
Корректировки заказов поставщикам
Размещение заказов
Закрытия заказов поставщикам
Документ «Заказ поставщику» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.
Позиции номенклатуры, по которым оформлен заказ на поставку, учитываются, как ожидаемые позиции номенклатуры.
С помощью заказа поставщику можно регистрировать намерение купить товары у поставщика или взять на реализацию товары у комитента. Какой заказ вводится - заказ покупателя или заказ комитенту, определяется видом договора, который выбран в документе. Данные о заказанных товарах, материалах вводятся на закладке «Товары».
В заказе поставщику можно отразить намерение получения дополнительных услуг, связанных с приобретением или изготовлением материальных ценностей, например, услуг по доставке этих ценностей. Данные об услугах указываются на закладке «Услуги».
В заказах на поставку товаров также можно указать перечень возвратной тары поставщика, в которой от него будут получены материальные ценности. Данные о возвратной таре поставщика указываются на закладке «Тара».
Рис. 18. Документ «Заказ поставщику»
Рис. 19. Печатная форма документа «Заказ поставщику»
Документ «Счет на оплату поставщика» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.
В рамках этого документа контролируется своевременность произведенной оплаты поставщику и оформляется поступление товаров от поставщика по оформленному счету.
Контроль оплаты по счету производится в соответствии с установленным вариантом контроля взаиморасчетов с контрагентом в договоре.
Этот документ не участвует в системе автоматического распределения, заказанных у поставщика позиций номенклатуры в соответствии с оформленными ранее заказами покупателей. Документ служит только для регистрации и отслеживанию взаиморасчетов по счету.
В том случае, если после регистрации счета от поставщика, необходимо произвести распределение по заказам покупателей, то на основании счета на оплату вводится документ «Заказ поставщику».
Рис. 20. Документ «Счет на оплату поставщика»
Рис. 21. Печатная форма документа «Счет на оплату поставщика»
С помощью документа «Корректировки заказов поставщикам» можно провести корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком.
Документ всегда вводится на основании документа «Заказ поставщику».
Табличная часть документа заполняется теми товарами из документу «Заказ поставщику», на основании которого он введен, по которым не было оформлено поступление товаров. При этом учитываются все ранее введенные документы корректировки.
Документ «Корректировка заказа поставщику» решает две основные задачи: добавление и удаление позиций в табличную часть документа «Заказ поставщику».
В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе поставщику, то в табличную часть документа «Корректировка заказа поставщику» вводится две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.
При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в табличную часть заказа, также вводится две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.
Для автоматического заполнения табличной части документа «Корректировка заказа поставщику» предназначена кнопка «Заполнить».
Рис. 22. Документ «Корректировки заказов поставщикам»
Рис. 23. Печатная форма документа «Корректировки заказов
поставщикам»
Документ «Размещения заказов» предназначен для ручного перераспределения заказов покупателейивнутренних заказовв соответствии с оформленнымзаказом поставщику.
Перераспределение заказов покупателей и внутренних заказов фиксируется по каждому заказу поставщику и оформляется на основании ранее выписанного заказа.
В табличной части документа по каждой номенклатурной позиции указывается исходный заказ покупателя Исходное размещение и новый заказ покупателя Новое размещение
С помощью кнопки Заполнить можно заполнить табличную часть документа остатками товаров по указанному в шапке заказу поставщику. При заполнении учитываются все корректировки, произведенные по данному заказу. Табличная часть документа заполняется теми товарами, которые еще не получены по данному заказу. В графу "Исходное размещение" автоматически заполняются те заказы покупателей и внутренние заказы, которые были указаны в документе Заказ поставщику.
Рис. 24. Документ «Размещения заказов»
Документ «Закрытие заказов поставщикам» предназначен для снятия заказов поставщикам с учета.
В табличной части документа указываются те заказы поставщика, которые необходимо закрыть (снять с учета).
Помимо этого в документе выводится информация о поставщике, которому был оформлен заказ, сумма заказа и фамилия ответственного, оформившего заказ.
Заполнение документа может происходить тремя способами: ручным подбором в табличную часть документов, подлежащих закрытию; введением на основании документа Заказ поставщику; с помощью автоматизированного отбора документов по кнопке Заполнить.
Рис. 25. Документ «Закрытия заказов поставщикам»