Организация поставок лс и товаров аптечного ассортимента

В аптеке №1 поставки подразделяются на централизованные (с аптечного склада предприятия) и децентрализованные (фармацевтические и другие организации). Договор о поставках заключает директор предприятия. В штате дирекции предприятия имеется отдел маркетинга. Основной его функцией является изучение предложений на рынке товаров и услуг. Отдел анализирует, какие товары по ассортименту и в каких количествах как быстро реализуются аптечно - розничной сетью (АВС ХУZ анализ).

Децентрализованные поставки товаров в аптеку производятся из фармацевтических фирм, заключивших договор с предприятием. Аптека работает с прайсами розничного склада предприятия, имея возможность, в режиме текущего времени ознакомится с наличием товара, розничной ценой и сроками их годности. В аптеке отсутствует программа позволяющая учитывать в рабочем времени остатки, расход по каждому из наименований. Заявка составляется в электронной форме и выводится на бумажный носитель. При получении товара заместитель заведующей аптекой анализирует полноту удовлетворения заявки вручную. Склад формирует требование – накладную, доставка товара осуществляется по графику завоза в течение суток с момента подачи заявки.

Заявки формируются на основании эмпирического снятия остатков по каждому наименованию всего ассортимента аптеки. Ассортимент аптеки более 3000 наименований.

Работа по составлению учетно-отчетной документации

Учетные группы материально-производственных запасов в аптеке:

1. Товар (лекарственные препараты и др. товары аптечного ассортимента)

2. Вспомогательные материалы (канцелярские товары, дез. средства, моющие и

чистящие пасты), используемые для осуществления заявленных видов фарм.

деятельности

3. Тара (многоразовая, одноразовая; многоразовая м.б. возвратной)

4. Строительные материалы

5. Горюче - смазочные материалы

6. Денежные средства

7. Основные средства (оборудование, стоимость которого превышает 10000 рублей и

срок эксплуатации более 3 лет)

8. Малоценный инвентарь (стоимость единицы, которого не превышает 10000 рублей

и срок эксплуатации менее 3 лет)

С учетом выполняемых функции в аптеке №1 ведется раздельный учет следующих групп: денежные средства, основные средства, малоценный инвентарь, товар. Группа тара не учитывается, поскольку товар в аптеку поступает в одноразовой таре (картонная коробка).

Движение товара

Движение товара учитывается по сумме, препараты списка 1, 2 (ПКУ) учитываются в натуральных показателях и по сумме. Товарный отчет составляется два раза в месяц. Состоит из приходной и расходной части. Приход формируется отдельно по централизованным поставкам (аптечный склад) и по децентрализованным поставкам. Приходная часть сводного отчета подкрепляется товарными накладными. Сводные документы по расходной части: стоимость товара, отпущенного населению за наличный расчет (реестр розничных оборотов); товары, отпущенные через терминал банка; справку о переводе товара на хоз. нужды; акт возврата недоброкачественных товаров на склад предприятия; счет по безналичной оплате товаров, отпущенных из аптеки по полюсам дополнительного медицинского страхования. Между аптекой и страховой кампанией заключен договор. Переходящий остаток равен остаток товара на начало месяца плюс поступление товара за минусом расхода. Отчет составляется в двух экземплярах, один передается в бухгалтерию предприятия и имеет юридическую силу, второй экземпляр хранится в аптеке.

Учет денежных средств

Отпуск товара из аптеки населению оформляется договором купли-продажи (кассовый чек). Расчеты с покупателями и ведение кассовых операций осуществляются в соответствии с требованиями НД. Кассовые аппараты оборудованы электронным защитным устройством. При пробитии чека работник первого стола раздельно указывает стоимость каждой отпущенной упаковки. Набирает на кассовом аппарате сумму денег, полученных от покупателя, а кассовый аппарат указывает сумму сдачи. Кассовый чек передается покупателю вместе с товаром. На каждом кассовом аппарате имеется голограмма. Специалист аптеки одномоментно со своими основными обязанностями выполняет обязанности кассира торговой кассы. На рабочем месте ведется «Журнал кассира – операциониста », в котором регистрируется сумма отпуска товаров. В конце рабочей смены выводится Z – отчет по кассе, который подшивается к приходному кассовому ордеру раздельно по каждой ККМ.

Ежедневно составляется отчет о движение денег в кассе аптеки: приход (по приходным кассовым документам), сдача выручки в банк. Два раза в месяц из кассы аптеки на основании ведомости выдается заработная плата работникам. Заместитель заведующей проверяет правильность ведения журнала кассира – операциониста и соответствие документа требованиям, о чем делаются отметки.

В отчете имеется документ «Розничные обороты», где по каждому календарному дню отражается сумма розничной продажи. В конце месяца к отчету прилагается реестр движения денежных средств и инкассации выручки. Документ содержит остаток на начало отчетного периода. В приходной части реестра раздельно отражается выручка аптеки по розничным продажам и выручка отдела ДЛО. Расходная часть содержит сумму выручки, переданную в банк; выплаты по заработной плате; сумму, переданную в подотчет. На конец отчетного периода выводится остаток. На обратной стороне ведомости указано: сумма денежных средств, сданных аптекой в банк по календарным дням. Снятие фактических остатков денежных средств в кассе аптеки осуществляется ежемесячно (на последнее число месяца), о чем составляется акт, который подшивается к отчету аптеки.

Приказом по аптеке назначается лицо, которое имеет право получать деньги из кассы аптеки, для приобретения за наличный расчет товаров хозяйственного назначения. Деньги выдаются по расходно-кассовому ордеру два раза в месяц. Ответственным лицом составляется отчет о расходовании суммы взятой подотчет с приложением кассового и товарного чека. Переходящих остатков по сумме взятой подотчет нет.

В случае издания директором предприятия приказа о командировании работника за пределы города работнику выписывается командировочное удостоверение, выдаются деньги на оплату билета, суточные в пределах установленных норм по Хабаровскому краю. По возвращению из командировки работник составляет отчет, прилагая к нему билеты, лист прибытия и убытия из мест командировки, квитанцию об оплате гостиницы. В случае если суммы, переданные в момент убытия, перерасходованы, они выплачиваются работнику.

Учет основных средств

Учитываются как в стоимостном выражении, так и в натуральных показателях по каждому наименованию (карточка учета). За сохранность основных средств несет индивидуальную и материальную ответственность заведующий аптекой. В аптеке хранятся приходные, расходные документы, паспорта, гарантийные талоны на основные средства, находящиеся в подотчете. Поскольку движение основных средств не осуществляется ежемесячно, то ежемесячно не отражается. Остаток на начало, и конец отчетного периода показывается суммой. При проведении приходных и расходных операций указывается конкретное наименование и его стоимость.

Параллельно в центральной бухгалтерии ведется учет основных средств раздельно по каждой аптеке и каждому наименованию. В обязанности бухгалтера входит ежемесячный расчет амортизационных отчислений по каждому наименованию. Сверка книжного и фактического остатка по основным средствам происходит на момент инвентаризации, раз в год. Каждому поступающему наименованию основного средства присваивается инвентарный номер. Приходными документами является счет, товарная накладная, акт приемки. Расходный документ (акт о списании), который утверждается руководителем предприятия.

Малоценный инвентарь: основания для прихода (счет-накладная), расход (акт списания). Приказом по аптеке создана комиссия, имеющая право списания основных средств и малоценного инвентаря, в состав которой входит руководитель аптеки и бухгалтер ЦБ.

Инвентаризация товарных и материальных ценностей

Инвентаризация - периодическая проверка фактического наличия и состояния товара, материальных ценностей, денежных средств и сопоставление их с данными бухгалтерского баланса и отчётности аптеки для установления достоверности. Инвентаризация – вид контроля за сохранностью ТМЦ, она позволяет провести анализ для планирования деятельности аптеки на следующий год. Виды инвентаризации (плановая, внеплановая). Причины внеплановой инвентаризации: передача ТМЦ, выявление нарушений при проверках, уход бригадира в отпуск, в результате стихийного бедствия.

Порядок и частота проведения инвентаризации по учетным группам нормируется локальным актом предприятия. Нормативные документы по учету и планированию рекомендуют обязательное проведение годовой инвентаризации по всем учетным группам ежегодно в октябре.

Основанием для проведения инвентаризации является приказ по дирекции предприятия, заверенный подписью и печатью руководителя предприятия. В приказе оговаривается какие учетные группы подлежат инвентаризации, срок проведения, срок предоставления инвентаризационных документов в дирекцию предприятия, состав инвентаризационной комиссии (председатель – представитель дирекции предприятия, члены комиссии – заведующий аптекой, заместитель заведующей, члены бригады, бухгалтер ЦБ).

Внутри аптеки заведующий издает приказ об организации и порядке проведения инвентаризации в аптеке. Перед началом инвентаризации работники консультируются по порядку проведения. На время инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращаются и посторонние лица в аптеку не допускаются. Инвентаризации предшествует составление отчета для выведения остатка по всем учетным группам. Председатель комиссии проверяет отчет, ставит свою подпись и печать. Затем снимают фактические остатки денежных средств в кассе аптеки, о чем составляется акт, который подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Председатель комиссии на завершающем этапе инвентаризации выборочно или сплошным методом проверяет соответствие фактического количества записям в инвентаризационных ведомостях.

Товар с истекшим сроком годности (бой, брак) заносится в отдельную ведомость (Дефектная ведомость).

Каждое проверенное наименование ценностей отражается в “Инвентаризационной описи”, в которой указываются принятые в учёте единицы измерения ценностей, их количество, стоимость и общая сумма в розничных ценах. В конце каждой страницы описи указывается число порядковых номеров материальных ценностей, помещённых на этой странице и количество натуральных показателей этих ценностей. На последней странице описи помимо итогов этой страницы подсчитываются общие итоги по этой описи.Описи составляются по каждому виду ценностей раздельно в двух экземплярах: первый - главному бухгалтеру; второй - МОЛ под расписку в первом экземпляре. Все инвентаризационные описи подсчитываются, пронумеровываются и прошнуровываются членами комиссии. В конце каждой описи МОЛ дает соответствующую подписку, которой оно подтверждает, что фактическое наличие материальных ценностей и их цены занесены в опись правильно и что эти ценности находятся на его ответственном хранении. Первые экземпляры оформленных описей передаются главному бухгалтеру, который проводит сопоставление фактического наличия ценностей с данными учёта. Товары подлежащие ПКУ пишутся на отдельный лист ведомости и по окончанию составляется сличительная ведомость. По результатам инвентаризации составляется «Акт результатов инвентаризации». Недостача товаров по результатам инвентаризации в аптеке отсутствует с 1988 года.