3 Обоснование экономической эффективности

3.1 Выбор и обоснование методики рассчета

ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Основным критерием, который определяет необходимость автоматизированной обработки данных, является экономическая эффективность.

В связи с тем, что любое экономическое мероприятие требует оценки его экономической эффективности, то необходимо провести оценку эффективности функционирования внедряемой программы. Для оценки эффективности автоматизированной экономической информационной системы (АЭИС) может служить соотношение потребностей и затрат.

Экономическая эффективность рассчитывается для возможности соотношения полученного после внедрения АЭИС результата с произведенными затратами.

Конечной целью функционирования АЭИС является удовлетворение информационных потребностей конечного пользователя.

Внедрение ЭВМ для автоматизированной обработки информации связанно с определенными капитальными вложениями:

– на приобретение вычислительной техники;

– на выполнение подготовительных работ;

– подготовку кадров и т.д.

Это наибольшие затраты, связанные с разработкой и внедрением программного, информационного и технического обеспечения автоматизированных систем обработки учетной информации в действии. В связи с этим внедрению ЭВМ должно предшествовать обоснование необходимости их использования в конкретных условиях для решения определенных задач. Это означает, что должна быть рассчитана эффективность применения вычислительной техники, потому что эффективность рассматривается как важнейшее условие совершенствования управления, планирования, учета и анализа.

При рассмотрении вопроса экономической эффективности автоматизированной системы обработки информации, необходимо различать понятия «экономический эффект» и «экономическая эффективность».

Под эффектом понимается результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженного в системной форме, в виде экономии от результата его осуществления. Он проявляется через снижение себестоимости обработки данных, получение новых сведений по сравнению с ручной обработкой. Экономический эффект может быть выражен различными показателями: прирост национального дохода; товарооборота; увеличение прибыли и др.

Под эффективностью машинной обработки экономической информации понимают необходимость применения средств вычислительной техники при сборе, передаче, обработке и хранении данных. Различают расчетную и фактическую эффективность.

Расчетную эффективность определяют на этапе проектирования автоматизации работ. Она рассчитывается в два этапа. На первом этапе, на основании данных об обследовании информационной системы объекта, осуществляется расчет по укрупненным параметрам решаемых задач. Этот расчет должен подтвердить правильность выбора вида и необходимости проведения дальнейших проектировочных работ. На втором этапе, предварительные расчеты по мере завершения разработки проекта. В частности, расчеты проводят после того, как будет определенна технология обработки, установлены режимы и место эксплуатации персонального компьютера, составлены рабочие программы.

Фактическую эффективность рассчитывают по результатам внедрения готовой к эксплуатации системы.

Основным критерием оценки экономической эффективности является минимум затрат живого и общественного труда. При этом величина экономии общественного труда зависит от ряда факторов, наиболее важными из них являются:

– обеспечение кадрами или обучение специалистов в работе с АРМ и используемой вычислительной техникой;

– выбор вычислительной техники, которая будет использоваться;

– обеспечение техническими средствами сбора, регистрации, передачи, хранения, размножения и обработки информации.

От типа применяемых вычислительных машин, их внутренней и внешней структуры, программного обеспечения зависит эффективность обработки информации.

В настоящее время более перспективными является применение вычислительной техники той модели, которая характеризуется большей производительностью, надежностью, машинной и программной совместимостью с другими ЭВМ, гибким интерфейсом, наибольшим уровнем автоматизации процессов обработки информации, а также быстродействием.

Экономический эффект от внедрения вычислительной техники подразделяют на прямой и косвенный. Определяют эффективность по отдельным стадиям, операциям, участкам работ, задачам, функциям управления или по объекту автоматизации работ в целом.

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, получаемых в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов, а также вследствие механизации и автоматизации конкретных видов деятельности предприятия.

Не исключено, что внедрение автоматизированных систем обработки информации на начальном этапе не приведет к уменьшению числа работников склада товаров. На отдельных этапах этой работы возможно даже увеличение затрат на выполнение учетных работ. Это является следствием того, что при внедрении вычислительной техники, предусматривается рост аппарата за счет необходимости специалистов по обслуживанию и эксплуатации вычислительной техники, что временно может привести к увеличению затрат по обработке информации. Однако при этом, как правило, существенно повысится качество управления информационными потоками, то есть учета, планирования, анализа, что приведет к более рациональному использованию ресурсов, а соответственно к экономии материальных и трудовых затрат, снижению себестоимости работ, повышению производительности труда, увеличению производительности предприятия. В этом случае эффективность от внедрения вычислительной техники находит проявление в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия.

Внедрение системы автоматизированного преобразования информации требует совершенствования действующей структуры управления, перераспределения функций между работниками отдельных служб, совершенствования методики планирования, учета и анализа.

Экономическую эффективность машинной обработки информации, проявляющуюся в отдельных результатах производственной деятельности предприятия, называют условной. Ее критериями могут быть:

– сокращение документооборота;

– повышение производительности;

– сокращение времени на составление отчетов.

Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого общественного труда.

Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимосвязаны. Однако величина прямой эффективности всегда меньше условной, так как первая является слагаемой второй.

Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является сопоставление данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе конкретных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения машинных систем (при ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ – затраты на обработку информации в сравнении с прежним уровнем автоматизации. При этом используются абсолютные и относительные показатели. Под отчетным периодом следует понимать затраты на машинную обработку информации или фактические затраты.

Основные показатели экономической эффективности:

– годовая экономия текущих затрат, получаемых от функционирования системы;

– дополнительные капитальные вложения (КД) (покупка сетевого оборудования, приобретение программного продукта и т.п.);

– срок окупаемости дополнительных капитальных вложений;

– расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений

– годовой экономический эффект;

– годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе.

Рассмотрим формулы, по которым будут рассчитываться показатели экономической эффективности выпускной квалификационной работы.

Годовая экономия текущих затрат С_т, получаемых от функционирования системы, вычисляется по формуле (1):

С_т = С_п + С_к , (1)

где С_п – прямая экономия;

С_к – косвенная экономия.

Косвенная экономия рассматриваться не будет. Прямая экономия С_п, которая получается от автоматизации обработки информации, вычисляется по формуле (2):

С_п = С_б – С_ср , (2)

где С_б – базовый период до внедрения системы;

С_ср – сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

Расчет показателя С_ср сравниваемого периода производится по формуле (3), то есть складывается из текущих затрат:

С_ср = С₁ + С₂ + С₄ + С₅ + С_пр, (3)

где С₁ – затраты на оплату труда персонала;

С₂ – начисления на фонд оплаты труда;

С₃ – затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие, спирт и др.);

С₄ – амортизация оборудования;

С₅ – прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы);

С_пр – предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно.

Предпроизводственные затраты – затраты, которые могут быть произведены на создание (покупку) программных средств, на обучение специалистов и т.д.

Расчет затрат на оплату труда С₁ производился по формуле (4):

С₁ = Ч_с * З_с * К_м , (4)

где Ч_с – численность сотрудников отдела;

З_с – заработная плата сотрудника, тыс. руб.;

К_м – количество месяцев в году.